The National DNA Data Bank of Canada - Annual Report 2019-2020

Table of Contents

• Message from the Commissioner, Royal Canadian Mounted Police
• Quick facts
• The National DNA Data Bank
  • Offender and forensic hits
  • Convicted offender submissions
  • Processing of biological samples
    • Convicted offender samples
    • Crime scene and victim samples
    • Voluntary donor samples
    • Missing persons, relatives of missing persons or human remains
    • Overview of NMPDP submission process
  • Comparing DNA Profiles
  • International participation
  • Privacy of information
  • The value of secondary designated offence submissions
  • Process for reporting a DNA match / process for confirming a DNA match
• Success stories
• The National DNA Data Bank Advisory Committee
• Key statistics
• Financial statement

Message from the Commissioner, Royal Canadian Mounted Police

I am pleased to present the 2019-2020 National DNA Data Bank (NDDB) annual report.

This year, the NDDB continued its important work of processing DNA samples to help identify suspects and victims, link crime scenes, and solve active cases. It was also instrumental in helping families obtain answers and find some closure in the wake of tragedies.

Following the devastating crashes of Air Ethiopia Flight 302 in March 2019 and the Ukraine International Airlines Flight PS752 in January 2020, the NDDB helped identify the remains of the Canadian passengers. In a coordinated effort led by INTERPOL, the RCMP, including members of the NDDB team, worked with other international experts to identify the passengers by processing their personal belongings and biological reference samples from their families. Through a collaborative international effort, the victims of these terrible tragedies were identified, allowing the families to receive closure and cope with the loss of their loved ones.

The NDDB has been working diligently in partnership with the National Centre for Missing Persons and Unidentified Remains to assess, accept and process submissions for the new humanitarian indices (Missing Persons Index, Relatives of Missing Persons Index and Human Remains Index) introduced in 2018. Thanks to these efforts, the program has already received its first associations, identifying the remains of six individuals. As a result, police were able to notify the families that their loved ones were identified.

The Victim's Index also continues to help law enforcement identify victims in criminal investigations and bring offenders to justice.

This year, important legislative amendments affected the NDDB. Bill C-75, An Act to amend the Criminal Code, the Youth Criminal Justice Act and other Acts and to make consequential amendments to other Acts received Royal Assent in the spring of 2019, changing the category of 70 offences to listed secondary offences. In addition, the coming into force in late 2018 of the Cannabis Act and the amendments to the Criminal Code regarding transportation offences, including impaired driving, have added new offences to the list of designated offences that qualify for DNA sample processing. These legislative changes allow the NDDB to keep fulfilling its mandate of supporting police investigations and solving crimes.

As the NDDB enters its 20^th year of operation in June 2020, we will continue to modernize operations, forge new partnerships, and enhance the services we provide to remain responsive to an evolving crime environment. Our dedicated professionals at the NDDB are well-equipped to handle the ever-changing needs and requirements for DNA profile processing and matching. Their efforts will continue to help keep Canadians safe, and provide victims and their families with the closure they deserve.

Brenda Lucki
Commissioner

Quick facts

The National DNA Data Bank

The NDDB is a centralized collection of hundreds of thousands of DNA profiles that helps investigators across the country solve a range of crimes. The main goals are simple:

• link crime scenes across jurisdictional lines
• help identify or eliminate suspects
• determine whether a serial offender has been involved in certain crimes
• assist investigators, coroners and medical examiners to find missing persons and identify human remains

The NDDB was created by an act of Parliament on June 30, 2000. At that time, DNA analysis was a relatively new procedure. Since then, it has become a key component of most investigations, saving time and money by helping to focus investigations.

On behalf of the Government of Canada, the RCMP is the steward of the NDDB, which operates for the benefit of Canada's entire law enforcement community.

The NDDB maintains the following indices:

• Convicted Offenders Index (COI)
• Crime Scene Index (CSI)
• Victims Index (VI)
• Voluntary Donors Index (VDI)
• Missing Persons Index (MPI)
• Relatives of Missing Persons Index (RMI)
• Human Remains Index (HRI)

The COI, CSI, VI and VDI provide assistance to criminal investigations as follows:

• Comparing DNA profiles found at crime scenes against the DNA profiles of convicted offenders (CSI to COI). When a match is made, it can help identify a suspect. An "offender hit" is the term used to describe this type of DNA match. If no match is made, that information can also help eliminate suspects.
• Comparing DNA profiles found at different crime scenes (CSI to CSI). When a match is made between DNA profiles found at separate crime scenes, it can help link crimes for which no suspects have been identified. This determines whether a serial offender is involved in a number of cases. A "forensic hit" is the term used to describe this type of DNA match.
• Comparing DNA profiles contained in the VI and the VDI. This helps to identify unknown victims, link crime scenes together through victim and voluntary donor DNA profiles, or eliminate the voluntary donors from the focus of an investigation. The VDI can also be used for elimination purposes in humanitarian investigations.

As part of the National Missing Persons DNA Program, the NDDB maintains the MPI, RMI and HRI to support humanitarian investigations at the national level. These indices allow DNA profiles developed from biological samples and other items collected and submitted by police, coroners and medical examiners to be compared to other DNA profiles in the NDDB. The DNA profiles in the RMI are only compared to those in the MPI and the HRI.

Offender and forensic hits

When the NDDB first began operating in 2000, it contained relatively few DNA profiles. As more DNA profiles are added to the NDDB over the years, a greater number of matches are made in less time.

Offender and forensic hits

Convicted offender submissions

Every year, the NDDB processes approximately 40,000 convicted offender submissions consisting of:

• biological samples (used to generate DNA profiles that are entered into the Convicted Offenders Index (COI)
• endorsement submissions (fingerprints and documentation for convicted offenders whose DNA profiles are already in the COI

Before executing a new DNA order or authorization, police officers must query the Canadian Police Information Centre (CPIC) to determine whether a convicted offender's DNA profile is already in the NDDB. Endorsements therefore consist only of fingerprints and documentation. The endorsement process ensures that a convicted offender's DNA profile remains in the NDDB if the endorsement is received prior to:

• the conviction for which the original DNA order was made being quashed on appeal
• the original DNA order/authorization being quashed on appeal
• the retention period expiring because the person was either:
  • convicted as a young person
  • previously discharged under Section 730 of the Criminal Code of a designated offence. (Note: this condition was removed as of March 6, 2018 when amendments to the DNA Identification Act came into force)

When the NDDB receives either a biological sample or an endorsement submission, the documentation is reviewed to ensure two things: first, that the DNA order was issued for a criminal offence for which DNA can legally be collected and second, that the offender's personal information required for the submission is complete and accurate.

All convicted offender submissions are recorded in the NDDB's internal tracking system without any of the offender's personal information. Documentation for both convicted offender biological sample and endorsement submissions is sent to the RCMP's Canadian Criminal Real Time Identification Services so it can be certified; associated with an individual by fingerprint comparison; and recorded in the individual's criminal record.

Processing of biological samples

Convicted offender samples

When someone is found guilty of committing a designated offence for which a biological sample can be obtained, the judge can issue a DNA order. A trained peace officer will then collect a biological sample from that person by taking a blood, buccal or hair sample. The NDDB is responsible for processing all convicted offender biological samples and entering the DNA profiles derived from these samples into the Convicted Offenders Index (COI).

Kits designed specifically for the NDDB are used for collecting biological samples from offenders. There are three types of kits available:

• Blood: The sample is obtained by using a sterile lancet to prick the fingertip
• Buccal: The inside of the mouth is rubbed with a foam applicator to obtain skin cells
• Hair: Six to eight hairs are pulled out with the root sheath attached

Although all three types of biological samples have been legally approved for collection, more than 98% of samples taken from convicted offenders are blood samples. The NDDB encourages the collection of blood samples because blood has proven to be more reliable than hair or buccal samples in generating high-quality DNA profiles.

Crime scene and victim samples

Crime scene DNA evidence is collected by police investigators and examined by forensic laboratories across Canada to generate DNA profiles. Only a DNA profile derived from a designated offence can be added to the NDDB's Crime Scene Index (CSI) or the Victims Index (VI). The NDDB is also responsible for removing victims' DNA profiles in accordance with the DNA Identification Act. The following public forensic laboratories are authorized to add DNA profiles to the CSI and VI:

• The RCMP National Forensic Laboratory Services in Ottawa, Edmonton and Surrey
• The Centre of Forensic Sciences in Toronto and Sault Ste. Marie, Ontario
• The Laboratoire de sciences judiciaires et de médecine légale in Montréal, Quebec

Voluntary donor samples

Samples collected from voluntary donors during the course of a criminal investigation of a designated offence are processed by a public forensic laboratory. If the resulting profile provides a potential benefit to the investigation, it is added to the NDDB's Voluntary Donors Index (VDI). Voluntary donor samples collected as part of a humanitarian investigation are provided to the NDDB for processing and added to the VDI. The NDDB is responsible for removing voluntary donors' DNA profiles in accordance with the DNA Identification Act.

Missing persons, relatives of missing persons or human remains

Processing of samples from missing persons, relatives of missing persons and found human remains falls within the National Missing Persons DNA Program (NMPDP). This program is a partnership between the National Centre for Missing Persons and Unidentified Remains (NCMPUR) and the NDDB. The role of NCMPUR is to act as a single point of contact for investigators. As such, NCMPUR authorizes the submissions to the NDDB for missing persons and human remains investigations.

Under the DNA Identification Act, the NDDB is responsible for maintaining the humanitarian indices and also for:

• receiving biological samples from submitting agencies and developing DNA profiles
• receiving DNA profiles from approved laboratories for technical review
• interpreting and comparing DNA profiles from human remains, relatives of missing persons and personal belongings from missing persons
• adding and removing DNA profiles in the Human Remains Index, Relatives of Missing Persons Index and Missing Persons Index in accordance with the legislation;
• issuing and explaining kinship and identity association reports
• providing scientific advice and support to NCMPUR and investigators, as required

Overview of NMPDP submission process

Comparing DNA Profiles

The DNA profiles in the NDDB are compared using the Combined DNA Index System (CODIS), which is a secure network and software program developed by the FBI and the US Department of Justice, and provided to the RCMP for use by the NDDB. CODIS has become an internationally accepted tool for many forensic laboratories, allowing DNA profile information to be compared using a standard, secure format. In Canada, the NDDB uses CODIS for daily comparisons of DNA profiles. Each new DNA profile entered into one of the NDDB's DNA indices is automatically compared against all existing profiles contained in other DNA indices as permitted by the DNA Identification Act.

International participation

The NDDB shares DNA information with international investigating authorities through an international DNA Information Sharing Agreement with INTERPOL. This agreement is approved by the Government of Canada and is limited to investigations and prosecutions of designated offences or investigations involving missing persons and unidentified human remains.

Since the first international agreement was signed in 2002, the NDDB has received 1830 incoming international requests related to criminal investigations to search the Convicted Offenders Index, the Crime Scene Index, the Missing Persons Index and the Human Remains Index. These searches produced 6 offender hits and 10 forensic hits. Furthermore, the NDDB has sent 329 requests related to criminal investigations to other INTERPOL countries for comparison of DNA profiles developed from crime scene samples, resulting in 8 offender hits and 2 forensic hits.

In 2018, the agreement was updated to allow international comparisons of DNA profiles from missing persons and unidentified human remains. Since then, the NDDB has received 51 incoming international requests to search missing persons and human remains profiles against the Convicted Offenders Index, the Crime Scene Index, the Missing Persons Index and the Human Remains Index. The NDDB has sent 13 requests to other INTERPOL countries for comparison of DNA profiles developed from missing persons and human remains. To date, none of these searches have resulted in an association.

Privacy of information

The DNA Identification Act specifies that DNA profiles in the NDDB's indices can only be used for law enforcement purposes or humanitarian purposes, through the National Missing Persons DNA Program. The Act also clearly states that the DNA profiles in the Relatives of Missing Persons Index can only be compared to DNA profiles in the Missing Persons Index and Human Remains Index.

As an additional safeguard, when a convicted offender's DNA sample arrives at the NDDB, the donor's identity is separated from his or her genetic information, and the sample is identified by a numeric bar code. These bar codes are the only link connecting personal information, the biological sample and the DNA profile. The donor's personal information is kept in a separate registry maintained by the RCMP's Canadian Criminal Real Time Identification Services (CCRTIS), which NDDB staff cannot access. This process ensures that NDDB staff never know which convicted offender's DNA profile they are processing. Likewise, CCRTIS staff do not have access to the genetic information of an offender. With the exception of biological sex, DNA profiles held within the indices of the NDDB do not reveal any medical or physical information about the donor.

The Act further protects Canadians' privacy rights by requiring informed consent for submissions to the Relatives of Missing Persons Index, the Victims Index and the Voluntary Donors Index. This consent can be withdrawn at any time by the contributor. In addition, at least once every five years, the investigating agency will be contacted about the case to ensure that the person from whom the DNA profile was obtained has not withdrawn their consent. Investigators are also asked whether they believe the DNA profile will continue to assist in the investigation for which it was obtained. If removal is requested or if the investigating agency fails to respond then the DNA profile will be removed from the appropriate DNA index and the biological sample will be destroyed.

Lastly, the NDDB will only share DNA information with other investigative authorities as permitted by legislation.

The value of secondary designated offence submissions

DNA samples for the Convicted Offenders Index can only be collected from individuals found guilty of committing crimes legislated and categorized by the Criminal Code as primary or secondary designated offences. When the NDDB first started its operations in 2000, the number of secondary designated offences was limited. In 2008, the Criminal Code was changed and the list of secondary designated offences was expanded to include a wider range of less serious crimes (e.g., failure to appear and drug offences). While usually less violent, these offences can help solve more serious criminal offences.

To illustrate the value of these offences, offender hit data was selected from the NDDB for a few common secondary designated offences. The figure below provides the number of offender hits to ongoing investigations (including murders and sexual assaults) that were the outcome of DNA orders being issued for offenders convicted of secondary designated offences.

The value of secondary designated offence submissions

Process for reporting a DNA match / process for confirming a DNA match

Process for reporting a DNA match

Criminal investigations

Process for confirming a DNA match

Criminal investigations

Success stories

The NDDB provides vital information to police investigations. Samples processed from crime scenes can either link or exclude a suspect. DNA evidence from different crime scenes is compared to assess whether the same suspect is linked to multiple offences and whether the crimes took place at the local level, domestically, or internationally.

The following are true stories that highlight just some cases where DNA has been instrumental in shaping the course of the investigation.

The National DNA Data Bank Advisory Committee

Established in 2000 under the mandate of the DNA Identification Act, the NDDB Advisory Committee provides the NDDB with strategic guidance and direction on scientific advancements, matters of law, legislative changes, privacy issues and ethical practices. In addition, the Advisory Committee reports to the RCMP's Commissioner on matters related to the NDDB operations and advises the Commissioner on a range of issues related to DNA ethics, scientific advancements and legislative changes. The members of the Advisory Committee are appointed by the Minister of Public Safety and Emergency Preparedness and collectively represent a diverse spectrum of expertise. The current members of the Advisory Committee are:

Brendan Heffernan (Chairperson)
Dr. Frederick R. Bieber, Ph. D.
Dr. Ron Fourney, Ph. D., O.O.M.
Derrill Prevett, Q.C.
Sue O'sullivan, B.a., O.O.M.
Dr. Michael Szego, Ph. D., Mhsc.
Dr. Ben Koop, Ph. D.
Lacey Batalov
Kasia Krzymien (April 2018 to July 2019)

For their complete biographies and more information about the Advisory Committee's role, please visit the NDDB Advisory Committee website.

Key statistics

Biological samples: June 30, 2000 through March 31, 2020

Endorsements: January 1, 2008 through March 31, 2020

Retroactive authorizations

This is a biological sample taken from an offender who was found guilty of certain designated Criminal Code offences before June 30, 2000. The authorization is granted as per qualifying criteria set out in s.487.055 of the Criminal Code. Under this provision, the NDDB has received 5,035 submissions.

Rejection of NDDB submissions

The NDDB has rejected only 6,743 (1.5 %) of the biological samples and 2,623 (1.5 %) of the endorsements it has received to date. Reasons for rejection include: the offender was convicted of a non-designated offence, the biological sample was inadequate, the collection kit used was inappropriate (sample), the offender's DNA profile was not contained in the COI (endorsement), or the DNA order was missing or invalid.

Collection of additional bodily substances

If a biological sample is rejected because the quality of the sample is deemed inadequate for DNA analysis, or if it was not submitted in accordance with the DNA Identification Regulations, an application for resampling can be authorized by a judge. Since June 30, 2000, the NDDB has received 1,728 samples taken under this provision.

Financial statement^{Footnote 1}

Banque nationale de données génétiques du Canada - Rapport annuel 2019-2020

Tableau des matières

• Message de la Commissaire, Gendarmerie royale du Canada
• Faits et chiffres
• La Banque nationale de données génétiques
  • Correspondances condamnés et criminalistiques
  • Transmissions concernant des condamnés
  • Traitement des échantillons biologiques
    • Échantillons de contrevenants
    • Échantillons de scènes de crime ou de victimes
    • Échantillons de donneurs volontaires
    • Échantillons de personnes disparues, des familles de personnes disparues ou de restes humains
    • Aperçu du processus de transmission au PNAPD
  • Comparaison des profils d'ADN
  • Participation internationale
  • Confidentialité des renseignements
  • L'importance des transmissions pour une infraction secondaire désignée
  • Processus de signalement/confirmation d'une correspondance d'ADN
• Histoires de réussite
• Comité consultatif de la Banque nationale de données génétiques
• Statistiques principales
• États financiers

Message de la Commissaire, Gendarmerie royale du Canada

J'ai le plaisir de présenter le rapport annuel 2019-2020 de la Banque nationale de données génétiques (BNDG).

Cette année, la BNDG a poursuivi son important travail de traitement d'échantillons d'ADN, grâce auxquels elle a pu identifier des suspects et des victimes, établir des liens entre des scènes de crime, et élucider des affaires non résolues. Le fruit de ce travail a aussi permis à des familles d'obtenir des réponses et un certain apaisement à la suite de tragédies.

Ainsi, la BNDG a participé à l'identification des victimes canadiennes des écrasements dévastateurs du vol 302 d'Ethiopian Airlines en mars 2019 et du vol PS752 d'Ukraine International Airlines en janvier 2020. Dans le cadre d'un effort concerté mené par INTERPOL, des membres de la GRC et de l'équipe de la BNDG, ainsi que d'autres experts internationaux ont procédé au traitement d'effets personnels et d'échantillons biologiques de référence obtenus des familles des passagers de ces terribles catastrophes. Une fois les victimes identifiées, leurs proches ont pu commencer le travail de deuil et faire face à la perte des leurs.

TLa BNDG travaille assidûment en partenariat avec le Centre national pour les personnes disparues et restes humains non identifiés, créé en 2018, afin d'évaluer, d'accepter et de traiter les demandes destinées aux fichiers d'application humanitaire (fichier des personnes disparues, fichier des familles de personnes disparues et fichier des restes humains). Grâce à ces efforts, le programme a obtenu ses premières correspondances et a identifié les restes de six personnes. La police a ainsi pu informer les familles que leurs proches avaient été identifiés.

Le fichier des victimes continue également à aider les services de police à identifier les victimes dans le cadre d'enquêtes criminelles et, donc, à traduire les contrevenants en justice.

Cette année, d'importantes modifications législatives ont eu des incidences pour la BNDG. Le projet de loi C-75, Loi modifiant le Code criminel, la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents et d'autres lois et apportant des modifications corrélatives à certaines lois, a reçu la sanction royale au printemps 2019, faisant passer 70 infractions à la liste d'infractions secondaires. De plus, l'entrée en vigueur à la fin de 2018 de la Loi sur le cannabis et des modifications au Code criminel en ce qui a trait aux délits en matière de conduite, y compris la conduite avec facultés affaiblies, ont ajouté de nouvelles infractions à la liste d'infractions désignées qui se qualifient pour le traitement d'échantillons d'ADN. Ces modifications législatives permettent à la BNDG de continuer à réaliser son mandat, soit de prêter assistance aux enquêtes policières et de résoudre les crimes.

La BNDG amorce sa 20^e année d'activités en juin 2020. Nous continuerons de moderniser les opérations, de nouer de nouveaux partenariats et d'optimiser les services que nous fournissons afin de rester en phase avec l'évolution du contexte de la criminalité. Les professionnels dévoués de la BNDG ont tout ce qu'il faut pour répondre à l'évolution constante des besoins et des exigences en matière de traitement et de comparaison de profils ADN. Leurs efforts continueront de contribuer à assurer la sécurité des Canadiens et de permettre aux victimes et à leurs familles de trouver l'apaisement qu'elles méritent.

Brenda Lucki
Commissaire

Faits et chiffres

La Banque nationale de données génétiques

La BNDG est une collection de centaines de milliers de profils d'ADN visant à aider les enquêteurs du pays à élucider divers crimes. Les principaux objectifs sont simples :

• établir des liens entre des scènes de crime de différentes juridictions;
• aider à identifier ou à exclure des suspects;
• déterminer si un contrevenant en série est impliqué dans certains crimes; et
• aider les enquêteurs, les coroners et les médecins légistes à trouver des personnes disparues et à identifier des restes humains.

La BNDG a été créée par une loi fédérale le 30 juin 2000. Lors de sa création, l'analyse de l'ADN était relativement nouvelle, mais elle est depuis devenue une composante importante de beaucoup d'enquêtes, permettant d'économiser temps et argent en aidant à circonscrire celles-ci.

Depuis, la GRC en est responsable, pour le compte du gouvernement du Canada, et elle en assure le fonctionnement à l'intention de tous les services de police du Canada.

La BNDG est responsable des fichiers suivants :

• le fichier des condamnés (FCO)
• le fichier de criminalistique (FCR)
• le fichier des victimes (FV)
• le fichier des donneurs volontaires (FDV)
• le fichier des personnes disparues (FPD)
• le fichier des familles de personnes disparues (FFPD)
• le fichier des restes humains (FRH)

Le FCO, le FCR, le FV et le FDV appuient les enquêtes criminelles :

• par la comparaison des profils d'ADN recueilli sur des scènes de crime aux profils de contrevenants condamnés (entre le FCR et le FCO). Une concordance peut aider à identifier des suspects. On qualifie ce type de concordance de « correspondance condamné ». À l'inverse, l'absence de concordance peut permettre d'exclure des suspects, ce qui est tout aussi important;
• par la comparaison des profils d'ADN recueilli sur différentes scènes de crime (entre profils d'ADN du FCR). La mise en correspondance de profils d'ADN provenant de différents lieux de crime peut aider à établir des liens entre des crimes pour lesquels aucun suspect n'a été identifié. Cela permet aussi de déterminer si l'on est en présence d'un criminel en série dans plusieurs affaires. On qualifie ce type de concordance de « correspondance criminalistique ».
• par la comparaison des profils d'ADN contenus dans le FV et le FDV. Une correspondance peut aider à identifier une victime inconnue, à faire un rapprochement entre des lieux de crime grâce aux profils d'ADN de victimes et de donneurs volontaires ou à mettre hors de cause des donneurs volontaires de l'objet d'une enquête. Le FDV peut aussi servir à exclure des individus lors d'une enquête de nature humanitaire.

En application du Programme national d'ADN pour les personnes disparues, la BNDG tient le FPD, le FFPD et le FRH afin d'appuyer les enquêtes de nature humanitaire à l'échelle nationale. Ces fichiers permettent de comparer des profils d'ADN établis à partir d'échantillons biologiques et d'autres articles recueillis et soumis par la police, des coroners et des médecins légistes à d'autres profils d'ADN de la BNDG. Les profils du FFPD sont comparés seulement à ceux du FPD et du FRH.

Correspondances condamnés et criminalistiques

À son entrée en activité en 2000, la BNDG contenait peu de profils d'ADN. Avec les années, plus la BNDG comptera de profils d'ADN, moins il faudra de temps pour établir un plus grand nombre de correspondances

Correspondances entre les fichiers de la BNDG

Transmissions concernant des condamnés

Chaque année, la BNDG traite environ 40 000 transmissions concernant des condamnés qui consistent en :

• échantillons biologiques (utilisés pour générer des profils d'ADN qui sont ajoutés au FCO); ou
• transmission de visas (empreintes digitales et documentation de condamnés dont le profil d'ADN figure déjà au FCO).

Avant d'exécuter une nouvelle ordonnance de prélèvement d'ADN ou une autorisation relative à un tel prélèvement, les policiers doivent consulter le Centre d'information de la police canadienne (CIPC) afin de vérifier si le profil d'ADN d'un condamné a déjà été ajouté à la BNDG. Les visas se limitent donc aux empreintes digitales et à la documentation. Le processus de visa garantit que le profil d'ADN d'un condamné reste dans la BNDG si le visa est reçu avant que :

• la condamnation pour laquelle on a rendu la première ordonnance de prélèvement d'ADN est annulée en appel;
• l'ordonnance/autorisation initiale de prélèvement d'ADN est annulée en appel; ou
• la période de rétention expire parce que la personne a été soit :
  • condamnée en tant que jeune; ou
  • absoute en vertu de l'article 730 du Code criminel d'une infraction désignée. (Note : cette disposition a été supprimée à partir du 6 mars 2018 lors de l'entrée en vigueur des modifications à la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques.)

Dès la réception d'un échantillon biologique ou de la transmission d'un visa, la BNDG examine la documentation pour garantir deux choses : premièrement, que l'ordonnance de prélèvement d'un échantillon d'ADN a été émise relativement à une infraction pour laquelle de l'ADN peut légalement être prélevé; et deuxièmement, que les renseignements personnels au sujet du contrevenant qui sont exigés pour la transmission sont complets et exacts.

Toutes les transmissions concernant des contrevenants condamnés sont enregistrées dans le système de suivi interne de la BNDG sans la moindre référence à l'information personnelle au sujet de chaque individu. La documentation relative à l'échantillon biologique et à la transmission d'un visa concernant un contrevenant condamné est envoyée aux Services canadiens d'identification criminelle en temps réel de la GRC pour être certifiée; associée à un individu par comparaison des empreintes digitales; et consignée au casier judiciaire de l'individu.

Traitement des échantillons biologiques

Échantillons de contrevenants

Lorsqu'une personne est reconnue coupable d'une infraction désignée pour laquelle un prélèvement d'un échantillon biologique peut être obtenu et qu'un juge a rendu une ordonnance en ce sens, un agent de la paix expérimenté procède au prélèvement d'un échantillon sanguin, buccal ou capillaire. La BNDG est responsable du traitement des échantillons biologiques de tous les contrevenants condamnés et de l'entrée des profils d'ADN établis dans le fichier des condamnés (FCO).

Des trousses conçues spécialement pour la BNDG sont utilisées pour la collecte des échantillons corporels. Trois types de trousses sont disponibles pour chacun des échantillons suivants :

• Sanguin : par piqûre du bout d'un doigt avec une lancette stérilisée
• Buccal : par frottis de l'intérieur de la bouche avec un écouvillon pour obtenir des cellules épithéliales
• Capillaire : par prise de six à huit cheveux comportant la gaine épithéliale

Bien que les trois types d'échantillons biologiques prélevés de contrevenants condamnés soient légalement approuvés, plus de 98 % des transmissions sont des échantillons sanguins. La BNDG favorise la collecte de ce type d'échantillons, car le sang se révèle plus fiable qu'un échantillon capillaire ou buccal pour en dériver des profils d'ADN de grande qualité.

Échantillons de scènes de crime ou de victimes

Toutes les preuves génétiques issues de scènes de crime sont recueillies par des enquêteurs et examinées dans des laboratoires judiciaires du Canada pour générer des profils d'ADN. Seul un profil d'ADN résultant d'un crime associé à une infraction désignée peut être ajouté au fichier de criminalistique (FCR) ou au fichier des victimes (FV) de la BNDG. Conformément à la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques, la BNDG est responsable de supprimer des profils d'ADN de victimes. Les laboratoires judiciaires publics suivants sont autorisés à télécharger des profils d'ADN dans le FCR et le FV:

• Les Services nationaux de laboratoire judiciaire de la GRC à Ottawa, Edmonton et Surrey
• Le Centre des sciences judiciaires à Toronto et Sault Ste. Marie, Ontario
• Le Laboratoire de sciences judiciaires et de médecine légale à Montréal, Québec

Échantillons de donneurs volontaires

Au cours d'une enquête criminelle concernant une infraction désignée, les échantillons provenant de donneurs volontaires sont traités par un laboratoire judiciaire public et peuvent être ajoutés au fichier des donneurs volontaires (FDV) de la BNDG, s'ils peuvent profiter à l'enquête. Les échantillons de donneurs volontaires recueillis durant une enquête de nature humanitaire sont fournis à la BNDG pour être traités et ajoutés au FDV. Conformément à la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques, la BNDG est responsable de supprimer des profils d'ADN de donneurs volontaires.

Échantillons de personnes disparues, des familles de personnes disparues ou de restes humains

Les échantillons de personnes disparues, des familles de personnes disparues et de restes humains sont du ressort du Programme national d'ADN pour les personnes disparues (PNAPD). Il s'agit d'un partenariat entre le Centre national pour les personnes disparues et restes humains non identifiés (CNPDRN) et la BNDG. Le rôle du CNPDRN est de servir d'unique point de contact pour les enquêteurs et d'autoriser les échantillons soumis à la BNDG aux fins d'enquêtes concernant des personnes disparues et des restes humains.

Conformément à la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques, la BNDG est chargée de maintenir les fichiers d'application humanitaire et est responsable :

• de recevoir des échantillons biologiques transmis par des organismes et l'établissement des profils d'ADN;
• de recevoir des profils d'ADN de laboratoires agréés pour examen technique;
• d'interpréter et de comparer des profils d'ADN provenant de restes humains, de parents de personnes disparues et de biens personnels de personnes disparues;
• d'ajouter et de retirer des profils d'ADN au fichier des personnes disparues, au fichier des familles de personnes disparues et au fichier des restes humains conformément à la loi;
• de produire et d'expliquer les rapports de filiation génétique et d'association d'identité; et
• de fournir soutien et avis scientifiques au CNPDRN et aux enquêteurs, au besoin.

Aperçu du processus de transmission au PNAPD

Comparaison des profils d'ADN

Les profils d'ADN sont comparés au moyen d'un logiciel unique de réseau, le Combined DNA Index System (CODIS), conçu par le FBI et le Département de la Justice des États-Unis et fourni à la GRC pour l'usage par la BNDG. Le CODIS, accepté mondialement par plusieurs laboratoires judiciaires, permet de gérer la comparaison de profils d'ADN dans un format standardisé et sécurisé. Au Canada, la BNDG utilise le CODIS pour la comparaison quotidienne des profils d'ADN. Dès son ajout à un des fichiers de la BNDG, chaque nouveau profil d'ADN est mis en comparaison avec les profils qui figurent dans tous les fichiers d'ADN permis par la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques.

Participation internationale

Conformément à une Entente internationale visant le partage des données génétiques avec INTERPOL, la BNDG fait part de données génétiques à des autorités internationales chargées d'enquêtes. Cette entente est approuvée par le gouvernement du Canada et est restreinte aux enquêtes et aux poursuites relatives à des infractions désignées ou aux enquêtes concernant des personnes disparues et des restes humains non identifiés.

La signature de la première entente internationale remonte à 2002. Depuis, la BNDG a reçu 1 830 demandes internationales, associées à des enquêtes criminelles, de comparaison de profils d'ADN au fichier des condamnés, au fichier de criminalistique, au fichier des personnes disparues et au fichier des restes humains. Ces demandes ont mené à six correspondances avec un contrevenant condamné et dix correspondances avec un profil d'ADN provenant d'un lieu de crime. La BNDG a quant à elle adressé à des pays membres d'INTERPOL 329 demandes, associées à des enquêtes criminelles, de comparaison d'un profil d'ADN provenant d'un lieu de crime qui ont donné lieu à huit correspondances avec un contrevenant et à deux correspondances avec un profil d'ADN provenant d'un lieu de crime.

En 2018, l'entente a été revue pour autoriser la comparaison internationale des profils d'ADN concernant des personnes disparues et à des restes humains non identifiés. Depuis, la BNDG a reçu 51 demandes de l'étranger pour comparer de tels profils à ceux du fichier des condamnés, du fichier de criminalistique, du fichier des personnes disparues et du fichier des restes humains. La BNDG a acheminé 13 demandes à d'autres pays membres d'INTERPOL en vue de la comparaison de profils d'ADN concernant des personnes disparues et des restes humains. À ce jour, aucune de ces recherches n'a abouti à une correspondance.

Confidentialité des renseignements

La Loi sur l'identification par les empreintes génétiques stipule expressément que les profils d'ADN dans la BNDG ne peuvent servir qu'aux fins de l'application de la loi et, dans le cadre du Programme national d'ADN pour les personnes disparues, qu'à des fins humanitaires. La loi prévoit aussi que les profils du fichier des familles de personnes disparues peuvent être comparés uniquement aux profils du fichier des personnes disparues et du fichier des restes humains.

Comme précaution supplémentaire, dès l'arrivée à la BNDG d'un échantillon d'ADN d'un contrevenant condamné, l'identité du donneur est séparée de son information génétique et ensuite assortie d'un code-barres numérique. Les code-barres numériques sont les seuls liens associant les renseignements personnels, l'échantillon biologique et le profil d'ADN. Les renseignements personnels d'un donneur sont conservés dans un registre distinct maintenu par les Services canadiens d'identification criminelle en temps réel (SCICTR) de la GRC, auquel le personnel de la BNDG n'a pas accès. En conséquence, le personnel de la BNDG ignore toujours l'identité du contrevenant condamné dont il est en train de traiter le profil d'ADN. Il en va de même pour le personnel du SCICTR qui n'a pas accès à l'information génétique d'un contrevenant. À l'exception du sexe biologique, les profils d'ADN présents dans les fichiers de la BNDG ne révèlent aucun renseignement de nature médicale ou physique à propos d'un donneur.

Par ailleurs, les textes législatifs garantissent la protection des renseignements personnels des Canadiens en exigeant que toute personne concernée donne son consentement éclairé avant que des données génétiques soient soumises au fichier des familles de personnes disparues, au fichier des victimes et au fichier des donneurs volontaires, et qu'elle puisse retirer à tout moment son consentement. De plus, le service d'enquête sera contacté au moins tous les cinq ans à propos du dossier afin de vérifier si la personne de qui le profil d'ADN a été obtenu n'a pas retiré son consentement, ou si le service d'enquête estime que le profil sert toujours dans le cadre de l'enquête pour laquelle il a été obtenu. Si le retrait est requis, si la vérification quinquennale n'est pas concluante ou en l'absence de réponse du service d'enquête, le profil d'ADN sera retiré du fichier et l'échantillon biologique sera détruit.

Finalement, la BNDG communique des renseignements à d'autres services d'enquête uniquement dans la mesure permise par la loi.

L'importance des transmissions pour une infraction secondaire désignée

Un échantillon pour le fichier des contrevenants peut être prélevé seulement chez une personne reconnue coupable d'avoir commis un crime prévu par la loi et classé par le Code criminel comme infraction désignée primaire ou secondaire. À la création de la BNDG, le nombre d'infractions désignées secondaires était limité. En 2008, le Code criminel a été modifié et la liste d'infractions désignées secondaires a été étendue pour inclure davantage de délits moins graves (par ex., défaut de comparution et infractions liées à la drogue). Bien qu'elles soient en général moins violentes, ces infractions peuvent aider à résoudre des infractions criminelles plus graves.

À titre illustratif de la valeur de ces infractions, voici des données de la BNDG sur des correspondances avec des contrevenants pour quelques infractions désignées secondaires communes. Les chiffres indiquent le nombre de correspondances dans le cadre d'enquêtes en cours (dont meurtres et agressions sexuelles) qui résultent d'ordonnances d'ADN rendues envers des contrevenants condamnés pour des infractions désignées secondaires.

L'importance des transmissions pour une infraction secondaire désignée

Processus de signalement/confirmation d'une correspondance d'ADN

Processus de signalement d'une correspondance d'ADN

Enquêtes criminelles

Processus de sconfirmation d'une correspondance d'ADN

Enquêtes criminelles

Histoires de réussite

Les informations que la BNDG fournit pour les enquêtes de police sont déterminantes. Les échantillons prélevés sur les scènes de crime peuvent soit y associer un suspect, soit l'exclure. Les preuves génétiques provenant de différentes scènes de crime sont comparées afin de déterminer si un même suspect est lié à plusieurs infractions, que les crimes soient survenus à l'échelle locale, nationale ou internationale.

Les histoires réelles que voici mettent en lumière des cas où l'ADN a été crucial dans le déroulement de l'enquête.

Comité consultatif de la Banque nationale de données génétiques

Institué en 2000 en vertu de la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques, le Comité consultatif de la Banque nationale de données génétiques formule des orientations stratégiques concernant les progrès scientifiques, des questions de droit, les modifications législatives, des questions relatives à la protection de la vie privée et les pratiques d'éthiques. Il fait aussi rapport au Commissaire de la GRC sur des questions liées aux activités de la BNDG qu'il conseille en matière d'éthique quant à l'ADN, de progrès scientifiques et de modifications législatives. Les membres du comité consultatif sont nommés par le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile du Canada et leur expertise collective est riche et diversifiée. Voici les membres du présent comité consultatif :

Brendan Heffernan (Président)
Frederick R. Bieber, Ph. D.
Ron Fourney, Ph. D., O.O.M.
Derrill Prevett, C.R.
Sue O'sullivan, B.A., O.O.M.
Michael Szego, Ph. D., MHsc.
Ben Koop, Ph. D.
Lacey Batalov
Kasia Krzymien (Avril 2018 à Juillet 2019)

On trouvera la biographie de chacun et plus d'information au sujet de leur rôle sur le site Web du comité consultatif de la BNDG.

Statistiques principales

Échantillons biologiques : Du 30 juin 2000 au 31 mars 2020

Visas : Du 1^er janvier 2008 au 31 mars 2020

Autorisations rétroactives

Ces dernières constituent des échantillons biologiques provenant de contrevenants reconnus coupables de certaines infractions désignées au Code criminel avant le 30 juin 2000. Une autorisation est accordée au sens des critères énoncés à l'article 487.055 du Code criminel. Au titre de cette disposition, la BNDG a reçu 5 035 transmissions.

Échantillons rejetés

La BNDG a rejeté 6 743 (1,5 %) des échantillons biologiques reçus et rejeté 2 623 (1,5 %) des visas reçus à ce jour. Les raisons motivant un rejet sont : un contrevenant condamné pour une infraction non désignée, des échantillons biologiques inadéquats, l'utilisation d'une trousse de prélèvement inappropriée (échantillon), l'absence du profil d'ADN du contrevenant dans le FCO (visa), l'absence ou l'invalidité d'une ordonnance.

Prélèvement d'échantillons supplémentaires

Si la qualité de l'échantillon biologique est jugée inadéquate aux fins de l'analyse génétique ou si l'échantillon n'a pas été transmis en conformité avec le Règlement sur l'identification par les empreintes génétiques, une demande pour un rééchantillonnage peut être autorisée par un juge. Depuis le 30 juin 2000, la BNDG a reçu 1 728 échantillons prélevés en vertu de cette disposition.

États financiers^{Note de bas de page 1}

Annual Report to Parliament 2019-2020 on the Access to Information Act

Table of contents

• Chapter one: Access to Information Act report
• Introduction
• Organizational structure
  • RCMP
  • Access to Information and Privacy (ATIP) branch
• Delegation order
• Performance 2019-2020
  • Impact of COVID-19 and mitigation measures
  • Compliance
  • Requests received and closed
  • Sources of requests
  • Pages processed
  • Number of requests processed with over 5,000 pages
  • Completion time
  • Extensions
  • Consultations for other institutions
• Reporting on access to information fees for the purposes of the Service Fees Act
• Training awareness
• Policies, guidelines, procedures and initiatives
• Summary of key issues and actions taken on complaints or audits
• Complaints and investigations
• Court action
• ATIP program internal audit
• Monitoring compliance
• Appendix A - Delegation order
• Appendix B - Statistical report on the Access to Information Act
• Appendix C - Supplemental statistical report on the Access to Information Act - Requests affected by COVID-19 measures

Chapter One: Access to Information Act report

Introduction

The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) is committed to providing Canadians with information in a timely manner. Canadians need us to be open and transparent, and be accountable for the work we do. We take our responsibilities under the Access to Information and Privacy Acts seriously, and will continue to communicate how we meet Canadians' expectations, while protecting the public and the integrity of the investigations we undertake on their behalf.

The purpose of the Access to Information Act (ATIA) is to enhance the accountability and transparency of federal institutions in order to promote an open and democratic society. The Act provides a right of access to information in accordance with principles that government information should be available to the public and that necessary exceptions should be limited and specific.

The RCMP's annual report for 2019-2020 details the manner in which it discharged its responsibilities in relation to the Act, during the reporting period. The report is prepared and tabled in Parliament in accordance with section 94 of the Access to Information Act.

During the past two years, RCMP Commissioner Brenda Lucki has worked diligently with employees, partners and stakeholders, to develop a plan to modernize as the RCMP it approaches its 150th anniversary in 2023 and beyond.

The plan is making the RCMP a modern, healthy and effective organization: putting people first to achieve policing excellence and ultimately, a safer Canada. Our work won't stop in 2023 – we know that we need to continually evolve to keep pace with the policing environment and what Canadians need and expect from the RCMP.

The RCMP's framework for modernizing its police service sets out objectives and projects under four crucial pillars: our people, our culture, our stewardship and our police services.

As part of these modernization projects, the Access to Information and Privacy (ATIP) Branch will undergo a number of changes, including reviewing its policies to better align with legislation, refining a human resources strategy to address our needs, and conducting a strategic program review to improve our business processes. We will also launch an education campaign for employees across the country. Our aim is to increase awareness of our employees' roles and responsibilities when it comes to information.

While the RCMP's change journey is long, we have set the course for where we want to be: a healthy, inclusive organization providing a leading-edge police service to keep Canadians safe.

Organizational structure

RCMP

For nearly 150 years, the RCMP has been Canada's national police service. It is unique in the world since it is a national, federal, provincial, and municipal policing body. The Force provides federal policing services to all Canadians and policing services under contract to the three territories, eight provinces, and more than 180 municipalities, including more than 750 detachments across Canadian communities, 600 Indigenous communities and three international airports.

The RCMP's mandate is multi-faceted and includes preventing and investigating crime; maintaining peace and order; enforcing laws; contributing to national security; ensuring the safety of state officials, visiting dignitaries and foreign missions; and providing vital operational support services to other police and law enforcement agencies within Canada and abroad.

The organization is sub-divided into 16 divisions (10 provinces and 3 territories) and National Headquarters in Ottawa, each of which is under the direction of a Commanding Officer or Director General. National Headquarters includes nine business lines and is structured as follows: Federal Policing; Contract and Indigenous Policing; Specialized Policing Services; Corporate Management; Human Resources; Internal Audit and Evaluation; Legal Services; Office of the Ethics Advisor; and, Strategic Policy and External Relations Directorate.

Access to Information and Privacy Branch

The RCMP established the ATIP Branch in 1983, as the central contact point for matters arising from both the Access to Informationand Privacy Acts.

The ATIP Branch falls within the RCMP's Strategic Policy and External Relations Directorate. The Director of the Branch acts on behalf of the head of the institution as the Departmental Access to Information and Privacy Coordinator for the RCMP. The ATIP Coordinator ensures compliance with both the spirit and the intent of the Access to Information and Privacy Acts, as well as all associated regulations and guidelines.

As described below, the ATIP Branch is divided into two major areas.

Disclosure Team (Operations): This team processes all formal requests under the Access to Information and Privacy Acts. This includes: working with requesters to discuss scope and clarity of their submissions; opening requests; and, tasking and receiving/importing records to and from Liaison Officers (LOs) within the RCMP's various business lines and divisions from across the country. The team also reviews records and provides disclosed pages to requesters. As well, they process informal access to information requests, review, and respond to complaints received through both the Offices of the Information and Privacy Commissioners.

When tasking requests, the Branch works closely with LOs and record holders, known as Office of Primary Interest (OPIs). Some responsibilities of the LOs and OPIs include:

• Liaison Officers (LOs): They are responsible for forwarding all ATIP requests to the appropriate personnel (OPIs) within their business lines or divisions. Other responsibilities include: tracking submissions to ensure responsive records are sent by OPIs to the ATIP Branch; ensuring records are on time; and, documenting and communicating internal RCMP ATIP processes to all who facilitate the processing of requests.
• Office of Primary Interest (OPIs): As the record holders, some of their responsibilities include: providing electronic copies of the responsive records; reviewing records for duplication; ensuring that the information falls within the scope of the request; notifying the ATIP Branch if records are voluminous; and, advising the Branch or LO if an extension is required.

Policy Team: This team monitors and develops internal policies, procedures and guidelines for the collection, retention, disposition, use and disclosure of all personal and non-personal information for RCMP-wide applications. It also offers support to ATIP analysts and the RCMP ATIP Coordinator, provides guidance to RCMP business lines and divisions across Canada with respect to section 4 to 8 of the Privacy Act. In addition, the Team reviews and creates internal policies that reflect Treasury Board Secretariat policies and directives as well as expectations of the Office of the Privacy Commissioner in order to meet its obligations in relation to the Info Source and Privacy Impact Assessments within the RCMP.

Delegation Order

The Departmental Access to Information and Privacy Coordinator has full authority to administer the legislation and apply exemptions and releases. A copy of the signed Delegation Order is included in Appendix A.

Performance 2019-2020

This section provides on overview of the RCMP's performance with respect to information requested under the Access to Information Act for the 2019-2020 reporting year. The completed statistical report is found in Appendix B.

During 2019-2020, the RCMP's ATIP Branch led the overall coordination of Bill C-58 proactive publication requirements for the RCMP. The Branch worked with various internal units which were responsible for producing briefing materials, ensuring that the RCMP met the legislative requirements.

The Branch also continued to work closely with its partners and stakeholders in finding solutions and reviewing processes to ensure that it responded to Canadians' requests in a more adequate and timely manner.

Impact of COVID-19 and mitigation measures

Due to the COVID-19 pandemic, the RCMP experienced added challenges during the reporting period. As with other non-critical services within the RCMP, employees of the ATIP Branch teleworked with limited capacity during the last two weeks of March. This resulted in some employees not being able to perform their duties and some experienced technical difficulties in processing requests. As well, most LOs and OPIs were delivering critical services and had limited abilities in responding to the ATIP Branch during this period. Not withstanding these challenges, the Branch implemented temporary measures to ensure Canadians continued to receive information during this period. Such measures included: putting in place safeguards to efficiently retrieve disclosed files; reprioritizing requests to better meet timelines; electronically releasing smaller sized consultations; and implementing a gradual return to tasking LOs and OPIs in the first quarter of the 2020-2021 fiscal year. As well, Branch employees continued to open online requests, retrieve electronic records and review backlogged files.

Compliance

The ATIP Branch saw a slight decrease in compliance for the number of closed requests within the legislated timeframes under the ATIA. Compliance decreased to 24.9% from 28.6% in 2018-2019 fiscal year. The decrease is largely due to the capacity challenge within the Branch to address complex and voluminous requests. Further, limited resources were challenged with an increase of 160% for the number of requests containing 5,000 or more relevant pages compared to the 2018-2019 reporting period. As well, because of the COVID-19 pandemic, the RCMP had limited capacity during the last two weeks in March.

Requests received and closed

As noted in the statistical report in Appendix B, the RCMP received a total of 4,512 new requests under the ATIA in 2019-2020. In addition, there were 3,688 requests outstanding from the previous reporting period for a total of 8,200 requests. Of these, 4,987 requests were completed and 3,213 carried over to the 2020-2021 fiscal year.

Generally, ATIA requests cover a variety of topics and can include information about contracts/program costs and expenses, information related to security issues, operational file material as well as the management of the RCMP.

As demonstrated below, there has been a slight increase in requests received compared to the previous last reporting period. Conversely, the number of requests closed for this reporting period increased by 19% compared to the previous fiscal year and increased by 68% compared to the 2017-2018 fiscal year.

Workload

Chart 1: Workload - Text version

Chart 1: Workload

Year	Received	Outstanding	Completed	Carried over
2017-2018	5203	1192	2967	3428
2018-2019	4436	3428	4176	3688
2019-2020	4512	3688	4987	3213

Sources of requests

During the 2019-2020 fiscal year, a total 4,512 requests were received. The sources of these requests were as follows:

• 426 (9%) were received from the media;
• 120 (3%) were from academia;
• 945 (21%) were from business;
• 198 (4%) were from organizations; and,
• 2,570 (57%) were from the public.

Two hundred and fifty-three (6%) requesters declined to identify.

Chart 2: Sources of requests - Text version

Chart 2: Sources of requests

Source	Number of requests
Media	426
Academia	120
Business (private sector)	945
Organization	198
Public	2570
Decline to Identify	253
Total	4512

Pages processed

The Branch's level of output for the number of pages processed under the ATIA during the 2019-2020 fiscal year increased by 75% compared to the 2018-2019 fiscal year and increased by 127% compared to the 2017-2018 fiscal year. This may be attributable to some efficiencies implemented by the Branch and because of the use of full-time contractors.

Chart 3: Pages processed - Text version

Chart 3: Pages processed

Number of requests	Completed
2017-2018	2967
2018-2019	4176
2019-2020	4987

Number of requests processed with over 5,000 pages

Over the past three fiscal years, the RCMP has seen a significant increase in the requests processed with over 5,000 relevant pages disclosed. For the current reporting period of 2019-2020, there has been an increase of 160% for the number of such requests compared to the 2018-2019 fiscal year and an increase of 520% compared to the 2017-2018 fiscal year.

Completion time

The Branch was able to complete a total of 1,189 (24%) requests in 30 days or less. During the reporting period, 11% (571) of the request were completed within 31-60 days, 14% (683) were completed in 61-120 days and 51% (2,544) were completed in more than 121 days.

Chart 5: Completion time - Text version

Chart 5: Completion time

Year	0-30 days	31-60 days	61-120 days	over 121 days	Totals
2017-2018	890	516	650	911	2967
2018-2019	1101	633	522	1920	4176
2019-2020	1189	571	683	2544	4987

Extensions

The ATIA allows institutions to extend the statutory time limits to respond to a request beyond 30 days.

During the 2019-2020 reporting period, the RCMP sought a total of 101 extensions for 9(1)(a), which is for interference with operations. A total of 31 extensions were sought for 9(1)(b), which is for consultation. This is attributable to the significant increase in the number of requests processed with over 5,000 relevant pages. Some of these requests contained a large volume of records or were tasked during a division's a state of emergency (i.e. wild fires in British Columbia). Extensions were also required for complex requests, which would involve multiple consultation from various units and sometimes consultations would be required both internally and externally. Almost 40% of the extensions were for the 31 to 60 days period.

Chart 6: Extensions - Text version

Chart 6: Extensions

Length of extensions	< 30 days	31-60 days	61-120 days	121-180 days	181< days	365 days or more
Interference with ops 9(1)(a)	21%	39%	5%	32%	3%	1%
Consultations -9(1)(b)	19%	26%	39%	13%	3%	100%

Consultations for other institutions

During the reporting period, the RCMP completed 529 consultations, totaling 65,498 pages reviewed. Of the 529 completed consultations, 454 were received from other Government of Canada institutions and 75 were other organizations.

The number of consultations received and completed over the last three reporting periods has stayed relatively the same. However, the number of pages reviewed increased by 80% compared to the 2018-2019 reporting period and a 133% increase compared to the 2017-2018 fiscal year.

Chart 7: All consultations received and completed - Text version

Chart 7: All consultations received and completed

Fiscal year	Requests		Pages
	Received	Completed	Received	Completed
2017-2018	576	479	33,901	28,072
2018-2019	534	542	34,870	36,334
2019-2020	528	529	60,100	65,498

Reporting on access to information fees for the purposes of the Service Fees Act

Under the ATIA, the head of a government institution may charge a fee for those services. The fee is not to exceed the cost of providing the service. In accordance with the Interim Directive on the Administration of the Act, the RCMP waives all fees prescribed by the Act and Regulations, other than the $5 application fee set out in paragraph 7(1)(a) of the Regulations. Under the Act, the head of the institution may also waive the fee or a part of a fee or may refund a fee or a part of a fee paid.

The Service Fees Act requires that an institution report annually to Parliament on the fees it collected. Under the ATIA, the information below is reported in accordance with the requirements of section 20 of the Service Fees Act.

For the 2019-2020 reporting period, the RCMP collected a total revenue of $22,090 for 4,418 access requests and waived fee in the amount of $470 for 94 access requests.

The cost to operate the access to information segment of the RCMP's ATIP Branch is $3.4 million.

Training and awareness

Training is a priority for the RCMP's ATIP Branch. Employees are encouraged and supported to enroll in various courses as a means to gain knowledge and improve their skills.

For the 2019-2020 reporting year, units within the ATIP Branch held regular information sharing sessions where employees discussed and reviewed recent files with the goal of sharing best practices. An informal mentoring program was set-up during the 2019-2020 fiscal year. Senior analysts acted as mentors and provided guidance to junior analysts. This initiative forms part of the Branch's human resources strategy for succession planning and employee retention.

One employee in the Branch's Intake team coached and trained their peers, which has resulted in more stability for this unit. All new employees joining this team received this coaching. As well, other units within the Branch were trained to assist the Intake team during busy times.

Five preliminary training sessions on reviewing files were also provided to the members of the Intake team and junior analysts within the Branch. Two more advanced practical training sessions were provided following the initial sessions. Approximately 20 participants attended the sessions, which introduced concepts they would need while reviewing files. Following the practical training sessions, mentors continued to provide guidance and advice to the participants.

Two training sessions were provided to personnel within the RCMP's Resource and Conduct Adjudications Directorates. A total of 37 participants attended this training, which included: an introduction to the Access to Information and Privacy Acts, guidelines and commonly used exemptions within the RCMP; a review of common requests received for the Directorates; and, an overview of the ATIP Branch's role and responsibilities within the Directorates. The training also included practical discussions on different scenarios and how the legislation would affect the Directorates' responsibilities.

The Branch also provided training to six business lines within the RCMP's National Headquarters. This training included a review of the ATIP Branch's roles and responsibilities and an introduction to the Access to Information and Privacy Acts, legislation and guidelines. It also included an overview of Bill C-58 and the importance of meeting the legislative requirements for proactive disclosure. Similar training was also provided to LOs in Prince Edward Island and in Nova Scotia.

Personnel within the ATIP Branch also received additional training during Branch town halls. During the November 2019 town hall, employees were updated on Bill C-58. Topics during other town halls included updates on modified processes in file reviews and criminal records exemptions.

As part of the ATIP Branch's Management Response to the internal audit of 2018, the Branch in conjunction with the RCMP's Learning and Development unit has recently started developing an online ATIP introductory course to be delivered to all RCMP employees. This training is to provide RCMP employees across the country with knowledge of ATIP legislation and procedures so that they can more effectively comply with current legislation and RCMP policies.

Policies, guidelines, procedures and initiatives

The ATIP Branch continued to review its processes to improve operational effectiveness. During the reporting period of 2019-2020, the Branch accomplished the following:

• reviewed employee work arrangements and established new telework agreements to allow more flexibility for its ATIP personnel;
• updated the Intake team's standard operating procedures, which was part of the Branch's task of formalizing its internal processes;
• enhanced internal processes for facilitating the transfer of files within the RCMP
• developed guidelines to address its backlog, enabling processing efficiencies;
• purchased and installed new servers and higher capacity computer systems, allowing the Branch to gain efficiencies;
• established an internal working group of various stakeholders within the RCMP for the development of guidelines, standard operating procedures and awareness communiques to facilitate proactive disclosure requirements under Bill C-58;
• established and led the interdepartmental working group for the development of business continuity plans specifically for ATIP programs, which led to greater information sharing among the participating departments; and,
• initiated monthly conferences with the Office of Access to Information Commissioner, resulting in streamlined processes.

Summary of key issues and actions taken on complaints or audits

Complaints and investigations

During this reporting period, the RCMP continued to work collaboratively with the Office of the Information Commissioner (OIC) to streamline processes in addressing complaint files.

To enable the RCMP to respond more efficiently to complaints received through the Offices of the Information and Privacy Commissioners, a complaints team was created in November 2017. The team, which has grown from two members to seven and now includes some consultants, has been working persistently on responding to complaints.

Section 8 of the Statistical Report (Appendix B) also provides data on the complaints received and closed. Specifically for the 2019-2020 reporting period, the RCMP received and provided the following under the ATIA:

• For Section 32, received 384 notices, which represents almost 8% of all requests closed during the reporting period. The majority of the access to information complaints received relate to being late and in deemed refusal, which can be attributable to the RCMP having a backlog and receiving complex and/or voluminous requests. Under this section, the OIC formally notifies the institution of their intent to investigate a complaint received of a request.
• For Section 30(5), received five notices. Under this section, if the OIC refuses or ceases to investigate a complaint, it notifies the complainant, the institution and if applicable any third party and the Privacy Commissioner.
• For Section 35, provided five formal representations. Under this section, the OIC provides an opportunity to institutions to provide representation to an ongoing complaint investigation.
• For Section 37, received two 'report of findings' with recommendations from the Information Commissioner. Under this section, the OIC issues a findings report, which may include recommendations, for a well-founded complaint upon the conclusion of the investigation.

Court action

During this reporting period, one application pursuant to section 41 was submitted to the Federal Court and two applications were concluded.

ATIP program internal audit

An internal audit of the ATIP program was conducted by the RCMP's Audit and Evaluation unit. The audit examined the processes and controls, which were in place within the RCMP to support compliance with the Access to Information and Privacy Acts. The audit scope included activities carried out from April 1, 2016 to March 31, 2018. It concluded that a governance framework was in place to support the program but opportunities existed to enhance the processes and controls of the program.

The ATIP Branch continuously reviews its processes to improve the operational effectiveness and efficiency of the program. Specifically to address the internal audit, the Branch is developing and advancing key enhancements to the program and they will include reviewing and updating internal policies; reviewing business processes; developing online training and tools; and refining its human resources strategy and structure. These enhancements will be implemented in the next few years.

Monitoring compliance

The ATIP Branch monitors compliance through weekly statistical reports that include compliance rate, the number of on time and late files and complaints. Performance is also compared to previous fiscal years to identify trends. The Branch's Management team reviews the weekly reports to manage workload and to determine any upcoming issues where processes could be improved. The reports are provided to the Chief Strategic Policy and External Relations Officer and recently to the RCMP's Chief Administrative Officer.

The Branch is currently considering various reporting systems with dashboard capabilities. The new system will capture and provide pertinent data to assist the Branch with its tactical and strategic planning.

Appendix A - Delegation order

Appendix B – Statistical Report on the Access to Information Act

Section 1: Requests Under the Access to Information Act

Note: All requests previously recorded as "treated informally" will now be accounted for in this section only.

Section 2: Decline to act on vexatious, made in bad faith or abuse of right request

Section 3: Requests closed during the reporting period

3.2 Exemptions

3.3 Exclusions

3.4 Format of information released

3.5 Complexity

3.6 Closed requests

3.7 Deemed refusals

Section 4: Extensions

Section 5: Fees

Section 6: Consultations Received From Other Institutions and Organizations

Section 7: Completion Time of Consultations on Cabinet Confidences

Section 8: Complaints and Investigations

Section 9: Court Action

Section 10: Resources related to the Access to Information Act

Note: Enter values to two decimal places.

Appendix C - Supplemental Statistical Report on the Access to Information Act – Requests affected by COVID-19 measures

The following table reports the total number of formal requests received during two periods; 2019-04-01 to 2020-03-13 and 2020-03-14 to 2020-03-31.

The following table reports the total number of requests closed within the legislated timelines and the number of closed requests that were deemed refusals during two periods 2019-04-01 to 2020-03-13 and 2020-03-14 to 2020-03-31.

The following table reports the total number of requests carried over during two periods; 2019-04-01 to 2020-03-13 and 2020-03-14 to 2020-03-31.

Rapport annuel au parlement 2019-2020 sur la Loi sur l’accès à l’information

Table des matières

• Chapitre un : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information
• Introduction
• Structure organisationnelle
  • GRC
  • Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement en 2019-2020
  • Incidence de la COVID-19 et measures d'atténuation
  • Conformité
  • Demandes reçues et fermées
  • Sources de demandes
  • Pages traitées
  • Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages
  • Délai de traitement
  • Prorogations de délais
  • Demandes de consultation d'autre institutions
• Rapport sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
• Plaintes et enquêtes
• Recours judiciaire
• Vérification interne du programme d'AIPRP
• Surveillance de la conformité
• Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B - Rapport statistique sur la l'accès à l'information
• Annexe C - Rapport statistique supplémentaire – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

Chapitre un : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'engage à fournir aux Canadiens des renseignements en temps utile. Les Canadiens veulent que nous soyons ouverts et transparents, et que nous rendions compte du travail que nous accomplissons. Nous prenons au sérieux les responsabilités qui nous incombent en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et nous continuerons de communiquer la façon dont nous répondons aux attentes des Canadiens, tout en protégeant le public et en veillant à l'intégrité des enquêtes que nous menons en son nom.

L'objectif de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) est de renforcer la responsabilité et la transparence des institutions fédérales afin de promouvoir une société ouverte et démocratique. La Loi prévoit un droit d'accès à l'information conformément aux principes selon lesquels les renseignements gouvernementaux doivent être accessibles au public et les exceptions nécessaires doivent être limitées et spécifiques.

Le rapport annuel de la GRC pour 2019-2020 explique en détail la manière dont elle s'est acquittée de ses responsabilités en lien avec la Loi, au cours de la période de référence. Le présent rapport est rédigé et déposé au Parlement conformément à l'article 94 de la Loi sur l'accès à l'information.

Au cours des deux dernières années, la commissaire de la GRC, Brenda Lucki, a travaillé avec diligence avec les employés, les partenaires et les intervenants afin d'élaborer un cadre important pour la modernisation de la GRC à l'approche de son 150e anniversaire en 2023 et dans les années subséquentes.

Ce plan vise à faire de la GRC une organisation moderne, saine et efficace : faire passer les gens en premier pour atteindre l'excellence en matière de services de police et, en fin de compte, pour un Canada plus sûr. Notre travail ne s'arrêtera pas en 2023 – nous savons que nous devons continuellement évoluer pour suivre le rythme du milieu policier et de ce dont les Canadiens ont besoin et de ce qu'ils attendent de la GRC.

Le cadre de la modernisation de la GRC définit des objectifs et des projets reposant sur quatre piliers essentiels : notre personnel, notre culture, notre gérance et nos services de police.

Dans le cadre de ces projets de modernisation, la Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) subira un certain nombre de changements, notamment l'examen de ses politiques pour mieux les harmoniser avec la législation, l'amélioration d'une stratégie en matière de ressources humaines pour répondre à nos besoins, et la réalisation d'un examen stratégique des programmes pour améliorer nos processus opérationnels. Nous lancerons également une campagne de sensibilisation auprès des employés dans tout le pays. Notre objectif est de sensibiliser davantage nos employés quant à leurs rôles et responsabilités relativement à l'information.

Même si le parcours du changement de la GRC est long, nous avons déterminé ce que nous voulons être : une organisation saine et inclusive fournissant des services de police de pointe pour assurer la sécurité des Canadiens.

Structure organisationnelle

GRC

Depuis près de 150 ans, la GRC est le service de police national du Canada. Elle est unique au monde puisqu'elle est à la fois un service de police national, fédéral, provincial et municipal. La GRC fournit des services de police fédéraux complets à toute la population canadienne et des services de police contractuels aux trois territoires, à huit provinces, à plus de 180 municipalités et compte plus de 750 détachements dans des collectivités canadiennes, dans quelque 600 collectivités autochtones et dans trois aéroports internationaux.

Le mandat de la GRC comporte plusieurs volets, notamment prévenir la criminalité et mener des enquêtes, maintenir la paix et l'ordre, faire respecter les lois, contribuer à la sécurité nationale, veiller à la sécurité des représentants de l'État, des dignitaires en visite et des membres de missions étrangères, et fournir des services de soutien opérationnel vitaux à d'autres organismes de police et d'exécution de la loi au Canada et à l'étranger.

L'organisation compte divisions (10 provinces et trois territoires, ainsi que l'École de la GRC à Regina et la Direction générale à Ottawa), qui ont toutes à leur tête un commandant divisionnaire ou un directeur général. La Direction générale est organisée selon les secteurs d'activité suivants : les services de police fédérale, les services de police contractuels et autochtones, les services de police spécialisés, la gestion générale, les ressources humaines, la vérification interne et l'évaluation, les services juridiques, le Bureau du conseiller en matière d'éthique et la Direction des politiques stratégiques et relations extérieures.

Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

En 1983, la GRC a formé la Sous-direction de l'AIPRP pour prendre en charge de façon centralisée tout ce qui découlerait de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Sous-direction de l'AIPRP relève de la Direction des politiques stratégiques et relations extérieures de la GRC. Le directeur de la Sous-direction agit au nom du chef de l'organisation en qualité de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour la GRC. Le coordonnateur de l'AIPRP veille à ce que la GRC se conforme à l'esprit et à l'intention de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu'à l'ensemble des règlements et lignes directrices qui en découlent.

Comme décrit ci-dessous, la Sous-direction de l'AIPRP comprend deux principaux secteurs.

Lors de l'attribution des demandes, la Sous-direction travaille en étroite collaboration avec les AL et les détenteurs de dossiers, appelés bureaux de première responsabilité (BPR). Voici quelques-unes des responsabilités assumées par les AL et les BPR :

• Les agents de liaison (AL) : Ils sont chargés de transmettre toutes les demandes d'AIPRP au personnel approprié (BPR) de leur secteur d'activité ou de leur division. Les autres responsabilités comprennent notamment les suivantes : le suivi des demandes pour s'assurer que les BPR envoient des documents conformes à la Sous-direction de l'AIPRP; la garantie que les documents sont envoyés à temps; la documentation et la communication des processus internes de la GRC en matière d'AIPRP à tous ceux qui facilitent le traitement des demandes.
• Les bureaux de première responsabilité (BPR) : Ils sont les détenteurs des dossiers. Entre autres responsabilités, ils doivent fournir des copies électroniques des documents visés par les demandes, examiner les documents pour vérifier s'il y a duplication, s'assurer que l'information entre dans le cadre de la demande, aviser la Sous direction de l'AIPRP si les documents sont volumineux, et aviser la Sous direction ou l'AL si une prorogation est nécessaire.

Équipe des politiques : Cette équipe élabore et surveille les politiques, procédures et lignes directrices internes sur la collecte, la conservation, l'élimination, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels et autres en vue de leur utilisation dans l'ensemble de la GRC. Elle offre du soutien aux analystes de l'AIPRP et au coordonnateur de l'AIPRP de la GRC, donne des conseils aux divisions et aux secteurs d'activité sur les articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'équipe aussi examine et crée des politiques internes qui tiennent compte des politiques et des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi que des attentes du Commissariat à la protection de la vie privée afin de s'acquitter de ses obligations par rapport à InfoSource et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au sein de la GRC.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a les pleins pouvoirs pour appliquer la Loi et pour appliquer les exceptions et les divulgations. Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs signée est jointe à l'Annexe A.

Rendement en 2019-2020

Cette section donne un aperçu du rendement de la GRC en ce qui concerne les renseignements demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour l'année de référence 2019 2020. Le rapport statistique complet est fourni à Annexe B.

En 2019 2020, la Sous direction de l'AIPRP de la GRC a dirigé la coordination générale des exigences de publication proactive du projet de loi C 58 pour la GRC. Elle a travaillé avec différentes unités internes qui étaient chargées des documents d'information, en veillant à ce que la GRC respecte les exigences législatives.

La Sous direction a également continué de travailler en étroite collaboration avec ses partenaires et des intervenants pour trouver des solutions et revoir les processus afin de s'assurer qu'elle répondait aux demandes des Canadiens de manière plus adéquate et plus rapide.

Incidence de la COVID-19 et measures d'atténuation

En raison de la pandémie de COVID-19, la GRC a dû relever des défis supplémentaires au cours de la période de référence. Comme pour les autres services non essentiels de la GRC, les employés de la Sous direction de l'AIPRP ont télétravaillé avec une capacité limitée au cours des deux dernières semaines de mars. Certains employés n'ont donc pas pu exercer leurs fonctions et certains ont rencontré des difficultés techniques lors du traitement des demandes. De plus, la plupart des AL et des BPR fournissaient des services essentiels et avaient des capacités limitées pour répondre à la Sous direction de l'AIPRP pendant cette période. Malgré ces difficultés, la Sous direction a mis en œuvre des mesures temporaires pour s'assurer que les Canadiens continuent de recevoir de l'information pendant cette période. Ces mesures comprenaient notamment les suivantes : mettre en œuvre des mesures de protection pour récupérer efficacement les dossiers divulgués; redéfinir les priorités des demandes afin de mieux respecter les délais; diffuser par voie électronique les consultations de moindre envergure; mettre en œuvre un retour progressif à l'attribution des tâches aux AL et aux BPR au cours du premier trimestre de l'exercice 2020-2021. De plus, les employés de la Sous direction ont continué d'ouvrir des demandes en ligne, de récupérer des documents électroniques et d'examiner des dossiers en souffrance.

Conformité

La Sous-direction de l'AIPRP a observé une légère diminution de la conformité quant au nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la LAI. Le taux de conformité a régressé, passant de 28,6 % en 2018-2019 à 24,9 %. Ce recul est attribuable aux ressources limitées de la Sous-direction de la Sous-direction pour traiter les demandes complexes et volumineuses. En outre, les ressources limitées ont connu de la difficulté grâce à une augmentation de 160 % du nombre de demandes contenant 5 000 pages pertinentes ou plus par rapport à la période de référence de 2018-2019. De plus, en raison de la pandémie de COVID-19, la capacité de la GRC a été limitée au cours des deux dernières semaines de mars.

Demandes reçues et fermées

Comme indiqué dans le rapport statistique à l'Annexe B, la GRC a reçu 4 512 nouvelles demandes en vertu de la LAI en 2019-2020. Il y a également eu 3 688 demandes provenant de la dernière période redditionnelle, pour un total de 8 200 demandes. De ce total, 4 987 ont été réglées et 3 213 ont été reportées à l'exercice financier de 2020-2021.

Comme on peut le constater ci-dessous, il y a eu une légère augmentation du nombre de demandes reçues par rapport à la dernière période de référence. À l'inverse, le nombre de demandes fermées au cours de cette période de référence a connu une hausse de 19 % comparativement à l'exercice précédent, et de 68 % par rapport à l'exercice de 2017-2018.

Charge de travail

Graphique 1: Charge de travail - Version textuelle

Graphique 1 : Charge de travail

Année	Reçues	En suspens	Terminées	Reportées
2017-2018	5 203	1 192	2 967	3 428
2018-2019	4 436	3 428	4 176	3 688
2019-2020	4 512	3 688	4 987	3 213

Sources des demandes

Au cours de l'exercice financier 2019 2020, un total de 4 512 demandes ont été reçues. Les sources de ces demandes étaient les suivantes :

• 426 (9 %) provenaient de médias;
• 120 (3 %) provenaient d'universités;
• 945 (21 %) provenaient d'entreprises;
• 198 (4 %) provenaient d'organisations; et
• 2 570 (57 %) provenaient du grand public.

Deux cent cinquante-trois (6 %) demandeurs ont refusé de s'identifier.

Sources des demandes

Graphique 2 : Sources des demandes - Version textuelle

Graphique 2 : Sources des demandes

Source	Demandes
Médias	426
Universités	120
Entreprises	945
Organisations	198
Public	2 570
Refus de s'identifier	253
Total	4 512

Pages traitées

Le niveau de production de la Sous direction quant au nombre de pages traitées en vertu de la LAI au cours de l'exercice 2019-2020 a augmenté de 75 % comparativement à l'exercice 2018-2019 et de 127 % par rapport à l'exercice 2017-2018. Cette hausse peut être attribuable à certains gains d'efficacité mis en œuvre par la Sous direction et à l'utilisation de sous traitants à temps plein.

Graphique 3 : Pages traitées - Version textuelle

Graphique 3 : Pages traitées

Nombre de demande	Demandes terminées
2017-2018	2 967
2018-2019	4 176
2019-2020	4 987

Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages

Au cours des trois derniers exercices financiers, la GRC a enregistré une hausse substantielle des demandes traitées comptant plus de 5 000 pages pertinentes divulguées. Pour la période actuelle de 2019-2020, on note une augmentation de 160 % du nombre de ces demandes par rapport à l'exercice 2018-2019, et de 520 % comparativement à l'exercice 2017-2018.

Graphique 4 : Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages - Version textuelle

Graphique 4 : Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages

Année	Demandes	Pages divulguées
2017-2018	5	16 169
2018-2019	12	102 296
2019-2020	31	184 622

Délai de traitement

La Sous-direction a été en mesure de traiter un total de 1 189 demandes (24 %) en 30 jours ou moins. Au cours de la période de référence, 11 % des demandes (571) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 14 % (683) dans un délai de 61 à 120 jours, et 51 % (2 544) dans un délai de plus de 121 jours.

Graphique 5 : Délai de traitement des demandes fermées - Version textuelle

Graphique 5 : Délai de traitement des demandes fermées

Année	de 0 à 30 jours	de 31 à 60 jours	de 61 à 120 jours	121 jours et plus	Total
2017-2018	890	516	650	911	2 967
2018-2019	1101	633	522	1920	4 176
2019-2020	1 189	571	683	2 544	4 987

Prorogations de délais

La LAI permet aux institutions de proroger les délais légaux pour répondre à une demande au delà de 30 jours.

Au cours de la période de référence de 2019-2020, la GRC a demandé un total de 101 prorogations conformément à l'alinéa 9(1)a), qui concernent l'entrave au fonctionnement d'une institution. Au total, 31 prorogations ont été demandées en vertu de l'alinéa 9(1)b), qui concernent les consultations. Cette situation s'explique par l'augmentation substantielle du nombre de demandes traitées comportant plus de 5 000 pages pertinentes. Certaines de ces demandes contenaient un volume important de documents ou ont été traitées pendant l'état d'urgence d'une division (p. ex. les feux de forêt en Colombie Britannique). Des prorogations ont également été nécessaires pour des demandes complexes, qui nécessitaient de nombreuses consultations de la part de diverses unités et qui exigeaient parfois des consultations, tant à l'interne qu'à l'externe. Près de 40 % des prorogations ont été accordées pour une période de 31 à 60 jours.

Graphique 6 : Durée des prolongations par exception - Version textuelle

Graphique 6 : Durée des prolongations par exception

Durée des prolongations	30 jours et moins	de 31 à 60 jours	de 61 à 120 jours	de 121 à 180 jours	181 jours et plus	365 jours et plus
Interference with ops 9(1)(a)	21%	39%	5%	32%	3%	1%
Consultations -9(1)(b)	19%	26%	39%	13%	3%	100%

Demandes de consultation d'autres institutions

Au cours de la période de référence, la GRC a mené 529 consultations, pour un total de 65 498 pages examinées. Sur les 529 consultations effectuées, 454 ont été reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada, et 75 d'autres organisations.

Le nombre de demandes de consultation reçues et terminées au cours des trois dernières périodes de référence est resté relativement le même. Toutefois, le nombre de pages examinées a augmenté de 80 % comparativement à la période de référence de 2018-2019, et de 133 % par rapport à l'exercice 2017-2018.

Graphique 7 : Toutes les demandes de consultation reçues et terminées - Version textuelle

Graphique 7 : Toutes les demandes de consultation reçues et terminées

Excercice financier	Demandes		Pages
	Reçues	Terminées	Reçues	Terminées
2017-2018	576	479	33 901	28 072
2018-2019	534	542	34 870	36 334
2019-2020	528	529	60 100	65 498

Rapport sur les frais d'accès a l'information aux fins de la Loi sur les frais de service

En vertu de la LAI, le chef d'une institution gouvernementale peut exiger des frais pour ces services. Les frais ne peuvent excéder les coûts liés à la prestation des services. Conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi, la GRC renonce à tous les frais prescrits par la Loi et son règlement d'application à l'exception des frais de demande de 5 $ établis à l'alinéa 7(1)a) du Règlement. En vertu de la Loi, le chef de l'institution peut également renoncer aux frais ou à une partie des frais, ou peut rembourser des frais ou une partie des frais payés.

La Loi pour les frais de service exige qu'une institution rende compte chaque année au Parlement des frais qu'elle a perçus. Aux termes de la LAI, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Pour la période de référence de 2019-2020, la GRC a perçu un total de 22 090 $ pour 4 418 demandes d'accès à l'information, et a renoncé à des frais de 470 $ pour 94 demandes d'accès à l'information.

Le coût de fonctionnement du segment d'accès à l'information de la Sous-direction de l'AIPRP est de 3,4 millions de dollars.

Formation et sensibilisation

La formation est une priorité pour la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC. On soutient et encourage les employés à s'inscrire à divers cours afin d'acquérir des connaissances et d'améliorer leurs compétences.

Pour l'année de référence 2019-2020, les unités de la Sous-direction de l'AIPRP ont organisé régulièrement des séances d'échange de renseignements au cours desquelles les employés ont examiné et parlé des dossiers récents dans le but d'échanger des pratiques exemplaires. Un programme de mentorat informel a été mis sur pied au cours de l'exercice 2019-2020. Les analystes principaux ont joué le rôle de mentors et fourni des conseils aux analystes subalternes. Cette initiative fait partie de la stratégie en matière de ressources humaines de la Sous-direction pour la planification de la relève et le maintien en poste des employés.

Un employé de l'équipe de la Réception des demandes de la Sous-direction a encadré et formé ses pairs, ce qui a permis d'accroître la stabilité de cette unité. Tous les nouveaux employés qui se joignent à l'équipe ont profité de cet encadrement. De même, d'autres unités de la Sous-direction ont reçu une formation pour aider l'équipe de la réception des demandes en période de pointe.

Cinq séances de formation préliminaire sur l'examen des dossiers ont également été données aux membres de l'équipe de la Réception des demandes et aux analystes subalternes de la Sous-direction. Deux autres séances de formation pratique plus avancées ont été organisées après les séances initiales. Une vingtaine de participants ont assisté aux séances et se sont familiarisés avec les concepts dont ils auront besoin lors de l'examen des dossiers. Après les séances de formation pratique, les mentors ont continué de donner des orientations et des conseils aux participants.

Deux séances de formation ont été données au personnel de la Direction des adjudications en matière de recours et de déontologie de la GRC. Au total, 37 participants ont suivi cette formation qui comprenait : une introduction à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux lignes directrices et aux exceptions couramment utilisées au sein de la GRC; un examen des demandes courantes reçues pour les directions; un aperçu du rôle et des responsabilités de la Sous-direction de l'AIPRP au sein des directions. La formation comprenait également des discussions pratiques sur divers scénarios, ainsi que sur la façon dont la législation aurait une incidence sur les responsabilités des directions.

La Sous-direction a également donné une formation à six secteurs d'activité de la Direction générale de la GRC. Cette formation comprenait un examen des rôles et des responsabilités de la Sous-direction de l'AIPRP et une introduction à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la législation et aux lignes directrices. Elle englobait également un aperçu du projet de loi C-58 et de l'importance de respecter les exigences législatives en matière de divulgation proactive. Une formation similaire a également été présentée aux agents de liaison de l'Île-du-Prince-Édouard et de la Nouvelle-Écosse.

Le personnel de la Sous-direction de l'AIPRP a également reçu une formation supplémentaire lors des séances de discussion ouverte de la Sous-direction. Lors de la séance de discussion ouverte de novembre 2019, on a fait le point avec les employés sur le projet de loi C-58. Les autres séances de discussion ouverte ont porté sur les sujets suivants : les mises à jour sur les processus modifiés dans l'examen des dossiers et les exceptions concernant les casiers judiciaires.

Dans le cadre de la réponse de la direction de la Sous-direction de l'AIPRP à la vérification interne de 2018, la Sous-direction, en collaboration avec l'unité de l'Apprentissage et du perfectionnement de la GRC, a récemment commencé l'élaboration d'un cours d'introduction à l'AIPRP en ligne qui sera offert à tous les employés de la GRC. Cette formation a pour but de fournir aux employés de la GRC dans tout le pays des connaissances sur la législation et les procédures en matière d'AIPRP afin qu'ils puissent se conformer plus efficacement à la législation actuelle et aux politiques de la GRC.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La Sous direction de l'AIPRP a poursuivi l'examen de ses processus afin d'en améliorer l'efficacité opérationnelle. Au cours de la période de référence de 2019 2020, la Sous direction a accompli ce qui suit :

• examiné les régimes de travail des employés et établi de nouvelles ententes de télétravail afin d'offrir plus de souplesse à son personnel de l'AIPRP;
• mis à jour les procédures opérationnelles réglementaires de l'équipe de la Réception des demandes dans le cadre de la tâche de la Sous-direction visant à officialiser ses processus internes;
• amélioré nos processus pour faciliter le transfert de dossiers au sein de la GRC;
• élaboré des lignes directrices pour éliminer son arriéré, ce qui permet d'accroître l'efficacité du traitement;
• acheté et installé de nouveaux serveurs et des systèmes informatiques de plus grande capacité, permettant à la Sous-direction d'améliorer son efficacité;
• mis sur pied un groupe de travail interne composé de divers intervenants au sein de la GRC pour l'élaboration de lignes directrices, de procédures opérationnelles réglementaires et de communiqués de sensibilisation afin de faciliter le respect des exigences en matière de divulgation proactive en vertu du projet de loi C-58;
• mis sur pied et dirigé le groupe de travail interministériel pour l'élaboration de plans de continuité des activités spécifiquement pour les programmes d'AIPRP, ce qui a permis un meilleur échange de renseignements entre les ministères participants;
• lancé des conférences mensuelles avec le Bureau du commissaire à l'information, ce qui a permis de simplifier les processus.

Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Plaintes et enquêtes

Au cours de la période de référence, la GRC a continué de travailler en collaboration avec le Bureau du commissaire à l'information en vue de simplifier les processus de traitement des dossiers de plainte.

Pour permettre à la GRC de répondre plus efficacement aux plaintes reçues par l'intermédiaire du Commissariat à l'information et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, une équipe chargée des plaintes a été créée en novembre 2017. Cette équipe, dont le nombre de membres est passé de deux à sept et qui comprend maintenant quelques experts conseils, a travaillé sans relâche pour répondre aux plaintes.

La section 8 du rapport statistique (Annexe B) fournit également des données sur les plaintes reçues et fermées. Plus précisément pour la période de référence de 2019-2020, la GRC a reçu et fourni ce qui suit aux termes de la LAI :

• Concernant l'article 32, elle a reçu 384 avis, ce qui représente près de 8 % de toutes les demandes fermées au cours de la période de référence. La majorité des plaintes reçues en matière d'accès à l'information concernent des retards et des présomptions de refus, ce qui peut être attribuable au fait que la GRC accuse du retard et reçoit des demandes complexes et/ou volumineuses. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information informe officiellement l'institution de son intention d'enquêter sur une plainte reçue concernant une demande.
• Pour le paragraphe 30(5), elle a reçu cinq avis. En vertu de cet article, si le Commissariat à l'information refuse ou cesse d'enquêter sur une plainte, il en informe le plaignant, l'institution et, le cas échéant, tout tiers et le commissaire à la protection de la vie privée.
• Pour ce qui est de l'article 35, elle a fourni cinq représentations officielles. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information offre aux institutions la possibilité d'effectuer une représentation dans le cadre d'une enquête en cours sur une plainte.
• Concernant l'article 37, elle a reçu deux « rapports de conclusions » avec des recommandations du commissaire à l'information. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information publie un rapport de conclusions, qui peut comprendre des recommandations, pour une plainte fondée à la conclusion de l'enquête.

Recours judiciare

Au cours de la période visée par le présent rapport, une demande en vertu de l'article 41 a été soumise à la Cour fédérale et deux demandes ont été conclues.

Vérification interne du programme d'AIPRP

Une vérification interne du programme d'AIPRP a été effectuée par l'unité de Vérification et d'évaluation de la GRC. La vérification a porté sur les processus et les contrôles en place à la GRC pour assurer la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La portée de la vérification inclut les activités menées du 1er avril 2016 au 31 mars 2018. On en est venu à la conclusion qu'un cadre de gouvernance était en place pour soutenir le programme, mais qu'il existait des possibilités d'améliorer les processus et les contrôles du programme.

La Sous direction de l'AIPRP examine continuellement ses processus afin d'améliorer l'efficacité et l'efficience opérationnelles du programme. Plus particulièrement, pour donner suite à la vérification interne, la Sous direction élabore et fait progresser les principales améliorations du programme, qui comprendront l'examen et la mise à jour des politiques internes, l'examen des processus opérationnels, l'élaboration d'une formation et d'outils en ligne, et le perfectionnement de sa stratégie et de sa structure en matière de ressources humaines. Ces améliorations seront mises en œuvre au cours des prochaines années.

Surveillance de la conformité

La Sous-direction de l'AIPRP surveille la conformité au moyen de rapports statistiques hebdomadaires qui comprennent le taux de conformité, le nombre de plaintes et de dossiers traités à temps et en retard. On compare aussi le rendement par rapport aux services financiers précédents afin de relever les tendances. L'équipe de la direction de la Sous direction examine les rapports hebdomadaires pour gérer la charge de travail et déterminer les enjeux à venir, pour lesquels les processus pourraient être améliorés. Les rapports sont transmis à la dirigeante principale des politiques stratégiques et relations extérieures et, depuis peu, au dirigeant principal de l'administration de la GRC.

La Sous direction envisage actuellement divers systèmes de rapports avec la possibilité de tableaux de bord. Le nouveau système permettra de saisir et de fournir des données pertinentes pour aider la Sous direction dans sa planification tactique et stratégique.

Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l'acces à l'information

Partie 1: Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2: Motifs pour ne pas donner suite a une demande

Section 3: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.2 Exemptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4: Prorogations

Section 5: Frais

Section 6: Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8: Plaintes et enquêtes

Section 9: Recours judiciaire

Section 10: Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Annexe C - Rapport statistique supplémentaire – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Murdered: Aielah Saric

Last seen: February 2, 2006 in Prince George, British Columbia

Remains found: February 10, 2006, Highway 16 near Prince George, British Columbia.

On the evening of February 2nd, 2006, Aielah SARIC, was walking in Prince George with several friends and family members. Aielah SARIC ultimately departed the company of her friends and family to return home.

She was last seen walking in a residential area within the City of Prince George BC.

Aielah SARIC was reported missing by her family after failing to locate her with family and friends.

On February 10th, 2006 the body of Aielah was located on the side of Highway 16, approximately 22 miles east of Prince George and one mile past the Tabor Mountain ski hill.

Aielah's family and friends are searching for answers, justice, and closure. If you have information on this case, please contact any of the following:

• any RCMP Detachment
• comment/inbox any RCMP social media account
• Crime Stoppers: 1-800-222-8477

Assassinée : Aielah Saric

Vue pour la dernière fois : Le 2 février 2006 à Prince George (Colombie Britannique).

Restes trouvés : Le 10 février 2006, route 16 près de Prince George (Colombie-Britannique).

Dans la soirée du 2 février 2006, Aielah SARIC marchait dans Prince George avec quelques amis et membres de sa famille. À un certain moment, Aielah SARIC a quitté ses amis et ses proches pour rentrer à la maison.

Elle a été vue pour la dernière fois marchant dans un secteur résidentiel de la ville de Prince George (Colombie-Britannique).

Aielah SARIC a été portée disparue par sa famille qui a d'abord tenté de la retrouver auprès de ses proches et de ses amis, sans succès.

Le 10 février 2006, le corps d'Aielah a été retrouvé au bord de la route 16, à environ 22 milles à l'Est de Prince George et un mille après la station de ski Tabor Mountain.

Les proches et les amis d'Aielah veulent des réponses et que justice soit faite. Si vous avez de l'information sur cette affaire, veuillez la transmettre de l'une des façons suivantes :

• en communiquant avec n'importe lequel des détachements de la GRC
• en transmettant des commentaires ou des messages aux comptes des médias sociaux de la GRC
• en communiquant avec Échec au crime au 1-800-222-8477

Murdered: Mary Ann Birmingham

Remains found: May 28, 1986 in her home in Iqaluit, Nunavut formerly Frobisher Bay, Northwest Territories.

Fifteen-year-old Birmingham was brutally murdered in her home in Iqaluit on May 28, 1986. She was found by her sister in their family home numbered 109C in Iqaluit, Nunavut.

At the time of her murder Mary Ann was home alone as family members were travelling outside of Iqaluit.

Mary Ann's family and friends are searching for answers, justice, and closure. If you have information on this case, please contact any of the following:

• any RCMP Detachment
• comment/inbox any RCMP social media account
• Crime Stoppers: 1-800-222-8477

Assassinée : Mary Ann Birmingham

Restes trouvés : Le 28 mai 1986, dans sa résidence à Iqaluit (Nunavut), anciennement Frobisher Bay (Territoires du Nord-Ouest).

Mary Ann, âgée de 15 ans, a été brutalement assassinée dans sa maison à Iqaluit le 28 mai 1986. Elle a été retrouvée par sa sœur dans leur résidence familiale numéro 109C à Iqaluit (Nunavut).

Au moment du meurtre, Mary Ann était seule à la maison. Le reste de sa famille était en dehors d'Iqaluit.

Les proches et les amis de Mary Ann veulent des réponses et que justice soit faite. Si vous avez de l'information sur cette affaire, veuillez la transmettre de l'une des façons suivantes :

• en communiquant avec n'importe lequel des détachements de la GRC
• en transmettant des commentaires ou des messages aux comptes des médias sociaux de la GRC
• en communiquant avec Échec au crime au 1-800-222-8477

Financial Statements (Unaudited) of Royal Canadian Mounted Police for the Year Ended March 31, 2020

Statement of Management Responsibility Including Internal Control Over Financial Reporting

Responsibility for the integrity and objectivity of the accompanying financial statements for the year ended March 31, 2020, and all information contained in these statements rests with the management of the Royal Canadian Mounted Police (RCMP). These financial statements have been prepared by management using the Government of Canada's accounting policies, which are based on Canadian public sector accounting standards.

Management is responsible for the integrity and objectivity of the information in these financial statements. Some of the information in the financial statements is based on management's best estimates and judgment, and gives due consideration to materiality. To fulfill its accounting and reporting responsibilities, management maintains a set of accounts that provides a centralized record of the RCMP's financial transactions. Financial information submitted in the preparation of the Public Accounts of Canada, and included in the RCMP's Departmental Results Report, is consistent with these financial statements.

Management is also responsible for maintaining an effective system of internal control over financial reporting (ICFR) designed to provide reasonable assurance that financial information is reliable, that assets are safeguarded and that transactions are properly authorized and recorded in accordance with the Financial Administration Act and other applicable legislation, regulations, authorities and policies.

Management seeks to ensure the objectivity and integrity of data in its financial statements through careful selection, training, and development of qualified staff; through organizational arrangements that provide appropriate divisions of responsibility; through communication programs aimed at ensuring that regulations, policies, standards, and managerial authorities are understood throughout the RCMP and through conducting an annual risk-based assessment of the effectiveness of the system of ICFR.

The system of ICFR is designed to mitigate risks to a reasonable level based on an ongoing process to identify key risks, to assess effectiveness of associated key controls, and to make any necessary adjustments.

A risk-based assessment of the system of ICFR for the year ended March 31, 2020 was completed in accordance with the Treasury Board Policy on Financial Management and the results and action plans are summarized in the annex.

The effectiveness and adequacy of the RCMP's system of internal control is reviewed by the work of internal audit staff, who conduct periodic audits of different areas of the RCMP's operations, and by the Departmental Audit Committee, which oversees management's responsibilities for maintaining adequate control systems and the quality of financial reporting, and which recommends the financial statements to the Commissioner.

The financial statements of the RCMP have not been audited.

Ottawa, Canada
October 7, 2020

Statement of Financial Position (Unaudited)

As at March 31, 2020

Contractual obligations and contractual rights (Note 14)

Contingent liabilities (Note 15)

The accompanying notes form an integral part of these financial statements.

Ottawa, Canada
October 7, 2020

Statement of Operations and Departmental Net Financial Position (Unaudited)

For the Year Ended March 31, 2020

Segmented information (Note 17)

The accompanying notes form an integral part of these financial statements.

Statement of Change in Departmental Net Debt (Unaudited)

For the Year Ended March 31, 2020

The accompanying notes form an integral part of these financial statements.

Statement of Cash Flows (Unaudited)

For the Year Ended March 31, 2020

The accompanying notes form an integral part of these financial statements.

Notes to the Financial Statements (Unaudited)
For the Year Ended March 31, 2020

1. Authority and objectives

The Royal Canadian Mounted Police (RCMP) is Canada's national police force and an agency of the Department of Public Safety and Emergency Preparedness (PSEP).

The RCMP's mandate, as outlined in section 18 of the Royal Canadian Mounted Police Act, is multi-faceted. It includes: preventing and investigating crime; maintaining peace and order; enforcing laws; contributing to national security; ensuring the safety of state officials, visiting dignitaries and foreign missions; and providing vital operational support services to other police and law enforcement agencies within Canada and abroad. The core business of the RCMP is currently organized into the following four core responsibilities:

Contract and Indigenous Policing

Under the Police Service Agreements, the RCMP provides policing services to the provinces (except Ontario and Quebec) and territories, as well as municipalities and Indigenous communities. These services include the general administration of justice, preservation of peace, prevention of crime, and fulfilment of all duties as outlined under the laws of Canada or the laws of respective provinces and territories.

Federal Policing

Through Federal Policing, the RCMP prevents, detects, and investigates serious and organized crime, financial crime, and cybercrime, as well as crimes related to national security. In addition, it enforces federal statutes, conducts international policing activities, and ensures border integrity and the security of major events, state officials, dignitaries and foreign missions.

National Police Services

Through National Police Services, the RCMP provides training, national criminal data repositories, and investigative assistance, expertise, and tools to all Canadian law enforcement agencies in a variety of fields such as forensics, identification, firearms, and online child exploitation. Internally, the RCMP provides a diverse range of technical services to support operations such as the collection of digital evidence, the delivery of policing information technology tools, and the implementation of departmental security standards.

Internal Services

Internal Services are those groups of related activities and resources that the federal government considers to be services in support of Programs and/or required to meet corporate obligations of an organization. Internal Services refers to the activities and resources of the 10 distinct service categories that support Program delivery in the organization, regardless of the Internal Services delivery model in a department. These services are: Management and Oversight Services; Communications Services; Legal Services; Human Resources Management Services; Financial Management Services; Information Management Services; Information Technology Services; Real Property Services; Materiel Services; and Acquisition Services.

2. Summary of significant accounting policies

These financial statements are prepared using the RCMP's accounting policies stated below, which are based on Canadian public sector accounting standards. The presentation and results using the stated accounting policies do not result in any significant differences from Canadian public sector accounting standards.

Significant accounting policies are as follows:

a) Parliamentary authorities

The RCMP is financed by the Government of Canada through Parliamentary authorities. Financial reporting of authorities provided to the RCMP does not parallel financial reporting according to generally accepted accounting principles since authorities are primarily based on cash flow requirements. Consequently, items recognized in the Statement of Operations and Departmental Net Financial Position and in the Statement of Financial Position are not necessarily the same as those provided through authorities from Parliament. Note 3 provides a reconciliation between the bases of reporting. The planned results amounts in the "Expenses" and "Revenues" sections of the Statement of Operations and Departmental Net Financial Position are the amounts reported in the Future Oriented Statement of Operations included in the 2019-2020 Departmental Plan. Planned results are not presented in the "Government funding and transfers" section of the Statement of Operations and Departmental Net Financial Position and in the Statement of Change in Departmental Net Debt because these amounts were not included in the 2019-2020 Departmental Plan.

b) Net cash provided by Government

The RCMP operates within the Consolidated Revenue Fund (CRF), which is administered by the Receiver General for Canada. All cash received by the RCMP is deposited to the CRF, and all cash disbursements made by the RCMP are paid from the CRF. The net cash provided by Government is the difference between all cash receipts and all cash disbursements, including transactions between departments of the Government.

c) Amounts due from or to the CRF

Amounts due from or to the CRF are the result of timing differences at year-end between when a transaction affects authorities and when it is processed through the CRF. Amounts due from the CRF represent the net amount of cash that the RCMP is entitled to draw from the CRF without further authorities to discharge its liabilities.

d) Revenues

Revenues from regulatory fees are recognized based on the services provided in the year.

Funds received from external parties for specified purposes are recorded upon receipt as deferred revenue. Revenues are then recognized in the period in which the related expenses are incurred.

Deferred revenue consists of amounts received in advance of the delivery of goods and rendering of services that will be recognized as revenue in a subsequent fiscal year as it is earned.

Other revenues are recognized in the period the event giving rise to the revenues occurred.

Revenues that are non-respendable are not available to discharge the RCMP's liabilities. While the Commissioner is expected to maintain accounting control, she has no authority regarding the disposition of non-respendable revenues. As a result, non-respendable revenues are considered to be earned on behalf of the Government of Canada and are therefore presented as a reduction of the entity's gross revenues.

e) Expenses

Transfer payments are recorded as an expense in the year the transfer is authorized and all eligibility criteria have been met by the recipient.

Vacation pay and compensatory leave are accrued as the benefits are earned by employees under their respective terms of employment.

Services provided without charge by other government departments for accommodation, employer contributions to the health and dental insurance plans, legal services and workers' compensation are recorded as operating expenses at their carrying value.

f) Employee future benefits

• Pension benefits for Public Service employees: Eligible employees participate in the Public Service Pension Plan (the "Plan"), a multiemployer pension plan administered by the Government. The RCMP's contributions to the Plan are charged to expenses in the year incurred and represent the total departmental obligation to the Plan. The RCMP's responsibility with regard to the Plan is limited to its contributions. Actuarial surpluses or deficiencies are recognized in the financial statements of the Government of Canada, as the Plan's sponsor.
• Pension benefits for RCMP members: Members of the RCMP participate in a defined benefit pension plan (the "RCMP Plan") under the Royal Canadian Mounted Police Superannuation Act (RCMPSA), which is sponsored by the Government of Canada. The Minister of PSEP is the Minister responsible for the RCMPSA. The RCMP is responsible for the management of the RCMP Plan, while Public Services and Procurement Canada (PSPC) provides the day-to-day administration of the RCMP Plan. The Office of the Chief Actuary makes periodic actuarial valuations of the RCMP Plan. The RCMP Pension Accounts are the responsibility of the Government and are presented in the Consolidated Financial Statements of the Government of Canada. The RCMP's annual contributions toward the cost of current and prior service are charged to salaries and employee benefits expense in the year incurred. In addition to its regular contributions, current legislation also requires the RCMP to make contributions for actuarial deficiencies in the RCMP Plan. These contributions are expensed in the year they are credited to the RCMP Plan. This accounting treatment corresponds to the funding provided to departments through Parliamentary authorities.
• Severance benefits: The accumulation of severance benefits for voluntary departures ceased for applicable employee groups. The remaining obligation for employees who did not withdraw benefits is calculated using information derived from the results of the actuarially determined liability for employee severance benefits for the Government as a whole.

g) Accounts receivable

Accounts receivable are stated at the lower of cost and net recoverable value; a valuation allowance is recorded for receivables where recovery is considered uncertain.

h) Non-financial assets

The costs of acquiring land, buildings, equipment and other capital property are capitalized as tangible capital assets and, except for land, are amortized to expense over the estimated useful lives of the assets, as described in Note 13. All tangible capital assets and leasehold improvements having an initial cost of $10,000 or more are recorded at their acquisition cost. Tangible capital assets do not include immovable assets located on reserves as defined in the Indian Act, works of art, museum collections and Crown land to which no acquisition cost is attributable or intangible assets.

Inventories are valued at cost and are comprised of spare parts and supplies held for future program delivery and are not primarily intended for resale. Inventories that no longer have service potential are valued at the lower of cost or net realizable value.

i) Contingent liabilities

Contingent liabilities are potential liabilities which may become actual liabilities when one or more future events occur or fail to occur. If the future event is likely to occur or fail to occur, and a reasonable estimate of the loss can be made, a provision is accrued and an expense recorded to other expenses. If the likelihood is not determinable or an amount cannot be reasonably estimated, the contingency is disclosed in Note 15.

j) Contingent assets

Contingent assets are possible assets which may become actual assets when one or more future events occur or fail to occur. If the future event is likely to occur or fail to occur, the contingent asset is disclosed in Note 15.

k) Environmental liabilities

An environmental liability for the remediation of contaminated sites is recognized when all of the following criteria are satisfied: an environmental standard exists, contamination exceeds the environmental standard, the RCMP is directly responsible or accepts responsibility, it is expected that future economic benefits will be given up and a reasonable estimate of the amount can be made. The liability reflects the RCMP's best estimate of the amount required to remediate the sites to the current minimum standard for its use prior to contamination. When the future cash flows required to settle or otherwise extinguish a liability are estimable, predictable and are expected to occur over extended future periods, a present value technique is used. The discount rate used reflects the Government's cost of borrowing, associated with the estimated number of years to complete remediation.

The recorded liabilities are adjusted each year, for present value adjustments, inflation, new obligations, changes in management estimates and actual costs incurred.

If the likelihood of the RCMP's responsibility is not determinable, a contingent liability is disclosed in Note 15.

I) Measurement uncertainty

The preparation of these financial statements requires management to make estimates and assumptions that affect the reported and disclosed amounts of assets, liabilities, revenues and expenses reported in the financial statements and accompanying notes as at March 31, 2020. The estimates are based on facts and circumstances, historical experience, general economic conditions and reflect the RCMP's best estimate of the related amount at the end of the reporting period. The most significant items where estimates are used are contingent liabilities, environmental liabilities, the liability for employee future benefits, allowance for vacation pay and compensatory leave, deferred revenue for Contract Policing arrangements on tangible capital assets, accrued salaries and wages at year-end, accrued revenues for Contract Policing and the useful life of tangible capital assets. Actual results could significantly differ from those estimated. Management's estimates are reviewed periodically and, as adjustments become necessary, they are recorded in the financial statements in the year they become known.

m) Related party transactions

Related party transactions, other than inter-entity transactions, are recorded at the exchange amount. Inter-entity transactions are transactions between commonly controlled entities.

Inter-entity transactions, other than restructuring transactions, are recorded on a gross basis and are measured at the carrying amount, except for the following:

• Services provided on a recovery basis are recognized as revenues and expenses on a gross basis and measured at the exchange amount.
• Certain services received on a without charge basis are recorded for departmental financial statement purposes at the carrying amount.
  

3. Parliamentary authorities

The RCMP receives most of its funding through annual parliamentary authorities. Items recognized in the Statement of Operations and Departmental Net Financial Position and the Statement of Financial Position in one year may be funded through parliamentary authorities in prior, current or future years. Accordingly, the RCMP has different net results of operations for the year on a government funding basis than on an accrual accounting basis. The differences are reconciled in the following tables:

a) Reconciliation of net cost of operations to current year authorities used

b) Authorities provided and used

4. Accounts payable and accrued liabilities

The following table presents details of the RCMP's accounts payable and accrued liabilities:

5. RCMP Pension accounts

The RCMP maintains accounts to record the transactions pertaining to the Royal Canadian Mounted Police Pension Plan (the "RCMP Plan"), which comprises the RCMP Superannuation Account, the RCMP Pension Fund Account and the Retirement Compensation Arrangement Account. Details of the RCMP Plan can be found in the RCMP Pension Plan Annual Report and in the Public Accounts of Canada.

a) RCMP Superannuation Account

Until April 1, 2000, separate market-invested funds were not set aside to provide for payment of pension benefits. Instead, transactions relating to this plan were recorded in a RCMP Superannuation Account created by legislation in the Accounts of the Government of Canada.

The RCMP Superannuation Account is established in the Accounts of Canada pursuant to the RCMPSA. The RCMPSA requires that this Account record transactions such as contributions, benefits paid and transfers that pertain to pre-April 1, 2000 service, and that the Account be credited with interest. The Royal Canadian Mounted Police Superannuation Regulations require that the interest be credited quarterly at rates calculated as though the amounts recorded in the Account were invested quarterly in a notional portfolio of Government of Canada 20-year bonds held to maturity.

The balances and transactions in the Superannuation Account are not included in the RCMP's Statement of Financial Position as they are the responsibility of the Government of Canada and are presented in the Consolidated Financial Statements of the Government of Canada. They are presented here for information only.

b) RCMP Pension Fund Account

Pursuant to the RCMPSA as amended by the Public Sector Pension Investment Board Act, transactions relating to service subsequent to March 31, 2000, are recorded in the RCMP Pension Fund (the "Pension Fund"), where the excess of contributions over benefits and administration costs is invested in capital markets by the Public Sector Pension Investment Board (PSPIB). PSPIB is a separate Crown Corporation that commenced operations on April 1, 2000. The statutory objectives of PSPIB are to manage the funds transferred to it in the best interests of the contributors and beneficiaries and to maximize investment returns without undue risk of loss having regard to the funding requirements of the Pension Fund.

The net amount of contributions less benefits and other payments is regularly transferred to PSPIB for investment in capital markets. As at March 31, 2020, the balance in the RCMP Pension Fund Account represents amounts to be recovered from PSPIB.

c) Retirement Compensation Arrangement Account

The Retirement Compensation Arrangement (RCA) account records transactions for pension benefits that are provided in excess of those permitted under the Income Tax Act. The RCA is registered with Canada Revenue Agency (CRA) and a transfer is made annually between the RCA Account and the CRA to either remit a 50% refundable tax in respect of the net contributions and interest credits or to be credited a reimbursement based on the net benefit payments. As at March 31, 2020 the total refundable tax transferred amounts to $35.3 million ($35.0 million in 2019).

The following table provides details of the RCMP Plan accounts:

6. Environmental liabilities

Remediation of contaminated sites

The Government's "Federal Approach to Contaminated Sites" sets out a framework for the management of contaminated sites using a risk-based approach. Under this approach the Government has inventoried the contaminated sites identified on federal lands, allowing them to be classified, managed and recorded in a consistent manner. This systematic approach aids in identification of the high risk sites in order to allocate limited resources to those sites which pose the highest risk to human health and the environment.

The RCMP has identified approximately 175 sites (168 sites in 2019) where contamination may exist and assessment, remediation and monitoring may be required. Of these, the RCMP has identified 17 sites (18 sites in 2019) where action is required and for which a gross liability of $8.1 million ($7.6 million in 2019) has been recorded. This liability estimate has been determined based on site assessments performed by environmental experts.

In addition, a statistical model based upon a projection of the number of sites that will proceed to remediation and upon which current and historical costs are applied is used to estimate the liability for a group of unassessed sites. As a result, there are approximately 144 unassessed sites (134 sites in 2019) ‎where a liability estimate of $3.2 million ($3.5 million in 2019) has been recorded using this model.

These two estimates combined, totalling $11.3 million ($11.1 million in 2019) represents management's best estimate of the costs required to remediate sites to the current minimum standard for its use prior to contamination, based on information available at the financial statement date.

For the remaining 14 sites (16 sites in 2019), no liability for remediation has been recognized. Some of these sites are at various stages of testing and evaluation and if remediation is required, liabilities will be reported as soon as a reasonable estimate can be determined. For other sites, the RCMP does not expect to give up any future economic benefits (there is likely no significant environmental impact or human health threats). These sites will be re-examined and a liability for remediation will be recognized if future economic benefits will be given up.

The following table presents the total estimated amounts of these liabilities by nature and source, the associated expected recoveries and the total undiscounted future expenditures as at March 31, 2020 and March 31, 2019. When the liability estimate is based on a future cash requirement, the amount is adjusted for inflation using a forecast CPI rate of 2.0% (2.2% in 2019). Inflation is included in the undiscounted amount. The Government of Canada's cost of borrowing by reference to the actual zero-coupon yield curve for Government of Canada bonds has been used to discount the estimated future expenditures. The March 2020 rates range from 0.37% for 1 year term to 1.37% for a 30 or greater year term. The March 2019 rates ranged from 1.70% for 1 year term to 1.92% for a 30 or greater year term.

Also during the year 10 sites (16 sites in 2019) were closed as they were either remediated or assessed to confirm that they no longer meet all the criteria required to record a liability for contaminated sites. The RCMP's ongoing efforts to assess contaminated sites may result in additional environmental liabilities.

7. Deferred revenue

Deferred revenue represents the balance at year-end of unearned revenues stemming from amounts received from external parties that are restricted in order to fund the expenditures related to specific programs and stemming from amounts received for fees prior to services being performed. Revenue is recognized in the period in which these expenditures are incurred or in which the service is performed.

Deferred revenue consists of three categories: deferred revenue for contract policing arrangements on tangible capital assets, deferred revenue for donations and bequests and deferred revenue for firearms licence fees.

a) Contract policing arrangements on tangible capital assets

Deferred revenue for contract policing agreements (effective April 1, 2012 to March 31, 2032) on tangible capital assets represents the net balance of revenue received in advance of the construction, purchase and maintenance of buildings and works pursuant to the contract policing arrangements accommodations program. The revenue is recognized as costs for the construction, purchase and maintenance of buildings are incurred.

b) Donations and bequests

Deferred revenue for donations and bequests represents the balance of contributions received for various specified purposes. The revenue is recognized in the period in which the related expenses are incurred.

c) Firearms licence fees

Deferred revenue for firearms licence fees represents the firearms application fees received from clients where the application processing has not reached a sufficient stage to warrant recognizing revenue. When the application reaches a stage where the eligibility of the applicant has been assessed and the firearms licence has been issued, the fees are recognized as revenue.

The following table provides details of deferred revenue:

8. Lease obligation for tangible capital assets

The RCMP has entered into agreements to lease certain buildings under capital leases with a cost of $30.3 million and accumulated amortization of $8.8 million as at March 31, 2020 ($30.3 million and $7.7 million respectively as at March 31, 2019). The obligations related to the upcoming years include the following:

9. Employee future benefits

a) Pension benefits (Public Service employees)

The RCMP's public service employees participate in the Public Service Pension Plan (the "Plan"), which is sponsored and administered by the Government of Canada. Pension benefits accrue up to a maximum period of 35 years at a rate of 2 percent per year of pensionable service, times the average of the best five consecutive years of earnings. The benefits are integrated with Canada/Québec Pension Plan benefits and they are indexed to inflation.

Both the employees and the RCMP contribute to the cost of the Plan. Due to the amendment of the Public Service Superannuation Act following the implementation of provisions related to the Economic Action Plan 2012, employee contributors have been divided into two groups – Group 1 relates to existing plan members as of December 31, 2012 and Group 2 relates to members joining the Plan as of January 1, 2013. Each group has a distinct contribution rate.

The 2020 expense amounts to $57.0 million ($54.8 million in 2019). For Group 1 members, the expense represents approximately 1.01 times (1.01 times in 2019) the employee contributions and, for Group 2 members, approximately 1.00 times (1.00 times in 2019) the employee contributions.

The RCMP's responsibility with regard to the Plan is limited to its contributions. Actuarial surpluses or deficiencies are recognized in the Consolidated Financial Statements of the Government of Canada, as the Plan's sponsor.

b) Pension benefits (RCMP members)

The Government of Canada sponsors a variety of employee future benefits such as pension plans and disability benefits, which cover members of the RCMP. The RCMP is responsible for the overall management of the RCMP Plan. Under the terms of a Service Level Agreement, PSPC provides the day-to-day administration of the RCMP Plan, including determining eligibility for benefits and calculating and paying benefits.

Both the members and the RCMP contribute to the cost of the RCMP Plan. The 2020 expense amounts to $266.6 million ($260.5 million in 2019) and the actuarial adjustment amounts to $956.0 million ($9.0 million in 2019). The $271.0 million of government contribution represents approximately 1.22 times the contributions by members (1.18 in 2019). The actuarial liability and actuarial surpluses or deficiencies are recognized in the Consolidated Financial Statements of the Government of Canada, as the RCMP Plan's sponsor.

The actuarial liability and related disclosures for these future benefits are presented in the Consolidated Financial Statements of the Government of Canada. This differs from the accounting and disclosures of future benefits for the RCMP presented in these financial statements whereby pension expense corresponds to the RCMP's annual contributions toward the cost of current service.

c) Severance benefits

Severance benefits provided to the RCMP's employees were previously based on an employee's eligibility, years of service and salary at termination of employment. However, since 2011 the accumulation of severance benefits for voluntary departures progressively ceased for substantially all employees. Employees subject to these changes were given the option to be paid the full or partial value of benefits earned to date or collect the full or remaining value of benefits upon departure from the public service. By March 31, 2020, substantially all settlements for immediate cash out were completed. Severance benefits are unfunded and, consequently, the outstanding obligation will be paid from future authorities.

The changes in the obligations during the year were as follows:

10. Other liabilities

Benefit Trust Fund: This account was established by section 23 of the Royal Canadian Mounted Police Act, to record funds received by personnel of the RCMP, in connection with the performance of duties, over and above their pay and allowances, including forfeitures of pay. The money paid to the Benefit Trust Fund is used for the benefit of RCMP members, former members and their dependants; use of the funds is governed by the Royal Canadian Mounted Police Regulations, 2014.

RCMP (Dependants) Pension Fund: This fund, which pertains to Part IV of the Royal Canadian Mounted Police Pension Continuation Act, provides pension benefits to certain widows and other dependants of Constables of the RCMP, who purchased pension benefits between October 1, 1934 and March 1, 1949. There are no longer any active members amongst the contributors.

The following table presents details of the other liabilities:

11. Accounts receivable and advances

The following table presents details of the RCMP's accounts receivable and advances balances:

12. Inventory

The cost of consumed inventory recognized as an expense in the Statement of Operations and Departmental Net Financial Position is $39.5 million in 2020 ($64.8 million in 2019).

13. Tangible capital assets

Amortization of tangible capital assets is done on a straight-line basis over the estimated useful life of the asset as follows:

Assets under construction are recorded in the applicable asset class in the year they are put into service and are not amortized until they are put into service.

14. Contractual obligations and contractual rights

a) Contractual obligations

The nature of the RCMP's activities may result in some large multi-year contracts and obligations whereby the RCMP will be obligated to make future payments in order to carry out its transfer payment programs or when services/goods are received. Contractual obligations of $5 million or more that can be reasonably estimated are summarized as follows: