Human Resources Management Information System (HRMIS)

Executive summary

This report contains a Privacy Impact Assessment (PIA) for the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) Human Resources Management Information System (HRMIS). HRMIS is a national system that provides direct access to Human Resource (HR) information in support of operational activities, via client-server technology and intranet/Internet technology. The scope of this PIA defines both client/server and web-based technology presently used, and the development and implementation of a total web-based architecture to provide a robust environment for the 22,000 employees of the RCMP accessing the system.

HRMIS is comprised of two components. The first allows HR professionals to access the system via a client/server technology to administer HR functions. Information captured for this purpose includes benefits programs and benefits claims, career plans, certifications, considerations for promotion/transfer, dependants, discipline, education, employment equity, grievances, health and safety and accident reporting, language skills, leave and leave entitlements, posting data, public complaints, salary information, security/reliability clearances, skills, superannuation, tests and training courses. The second is a HR On-line component accessed via an intranet/Internet technology by all employees of the RCMP and provides web-based access to Leave Self Service, Employee Self Service and Manager Self Service.

Leave Self Service allows an employee to electronically request leave transactions, and for Supervisors/Managers to process requests for paid leave. All employees can use the self service application to check their up-to-date leave balances, view their detailed leave transactions for the current fiscal year, request leave, and amend a leave request already submitted. Leave Self Service also provides a mechanism for Federal Implementation Strategy (FIS) reporting.

Employee Self Service provides the ability for employees to view and update personal information online. This includes addresses, marital status, phone numbers, job information, employment history, training information, accomplishments, honors and awards, licenses and certificates, memberships, career preferences, skills and languages, and the ability to self identify. Providing the employee this service allows discrepancies in information to be identified and corrective action taken within a timely manner. Personal information which requires official documentation for verification is only viewable to the employee and any updates are performed by a HR professional.

Manager Self Service enables managers to view on a 24/7 basis position, employment and training information of their employees (both RCMP and Federal Public Service). Employment information consists of both present and past postings within the organization. Position information contains the details pertinent to the creation of a position as well as the communication requirements and the linguistic profile of it. The training information consists of both personal courses acquired by the employee as well as courses provided by the RCMP relevant to duties performed. The intent of providing access to employee training information is to ensure the safety of the general public and all RCMP employees.

The present architecture of the HRMIS application incorporates both client/server and intranet/Internet technology. This requires that Human Resources professionals access the system via two methods: through the client/server for human resource functions and through the web-based service to HR On-line. This is not an efficient means of administering the application to employees. The upgrade of the HRMIS application will provide both a pure Internet architecture and a more stable environment for it to operate in. All employees will access the application through a web browser on their desktops, thereby eliminating the requirement for a client install.

Enhanced security is one of the primary advantages of the application upgrade. The HRMIS system is a protected application and the maximum security is being afforded to it. Public Key Infrastructure (PKI) will be implemented once a national rollout is completed. HRMIS provides interfaces to third parties including Blue Cross Insurance, Public Works and Government Services Canada, and the Canadian Security Intelligence Service for the purpose of providing information relative to the administration of benefits, pay and pensions, and security screening. Interfaces are a necessity to provide the appropriate information required in the administration of HR activities for RCMP employees, and are done so by the authority of a Memorandum of Understanding (MOU), a statute or an act of parliament.

The upgrade of the HRMIS application will not result in the collection of any new data, will not provide any new interfaces to third parties nor will it provide any new services to employees. The goal of the RCMP is to provide service delivery to employees that is faster, more efficient and enhances the credibility of the application. By providing employees with the mechanism to view and update their own personal information, service delivery goals can be attained. The administration of services is more timely and data integrity issues are reduced and/or resolved. Utilizing an infrastructure that will support a web-based architecture will improve the efficiency of the application. This will benefit the organization and offer a credible method of administering human resources in the RCMP.

Système d'information sur la gestion des ressources humaines

Sommaire

Le présent rapport contient l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) de la Gendarmerie Royale Du Canada (GRC). Le SIGRH est un système national qui donne un accès direct aux renseignements des ressources humaines (RH) à l'appui des activités opérationnelles, par la technologie client-serveur et la technologie Intranet-Internet. La portée de cette ÉFVP définit les technologies client-serveur et Web actuellement utilisées ainsi que le développement et la mise en oeuvre d'une architecture Web afin d'assurer un environnement robuste aux 22 000 employés de la GRC qui accèdent au système.

Le SIGRH comporte deux composantes. La première permet aux professionnels des ressources humaines d'accéder au système par une technologie client-serveur pour administrer les fonctions des RH. Les renseignements saisis dans ce but incluent les programmes de prestation et les demandes de prestation, les plans de carrière, les accréditations, les facteurs concernant les promotions et les transferts, les personnes à charge, la discipline, l'éducation, l'équité en matière d'emploi, les griefs, la santé et la sécurité, la déclaration d'accidents, les compétences linguistiques, les congés et les droits à des congés, les données à afficher, les plaintes du public, l'information sur les salaires, les autorisations de sécurité et de fiabilité, les compétences techniques, les pensions de retraite, les examens et les cours de formation. La deuxième composante est un accès en direct aux RH par la technologie Intranet-Internet pour tous les employés de la GRC et un accès par le Web au libre-service des congés, au libre-service des employés et au libre-service des gestionnaires.

Le libre-service des congés permet aux employés de soumettre par voie électronique une demande de congé et aux superviseurs ou gestionnaires de traiter les demandes de congé payé. Tous les employés peuvent utiliser l'application de libre-service pour vérifier le solde mis à jour de leurs congés, voir les demandes détaillées de leurs congés pour l'année financière en cours, demander un congé et modifier une demande de congé déjà présentée. Le libre-service des congés fournit également un mécanisme d'établissement de rapports de la Stratégie d'information financière (SIF).

Le libre-service des employés donne aux employés la capacité de voir et de mettre à jour en direct des renseignements personnels. Ceux-ci comprennent des renseignements relatifs à leur adresse, situation de famille, numéro de téléphone, emploi, historique de l'emploi, formation, réalisations, prix et distinctions, permis et certificats, affiliations, préférences concernant la carrière, les compétences et les langues et la capacité de s'identifier. Assurer ce service aux employés permet de reconnaître des divergences dans les renseignements et de prendre des mesures correctives opportunément. Les renseignements personnels qui requièrent un document officiel en vue de leur vérification ne peuvent être vus que par l'employé et un professionnel des ressources humaines qui effectue les mises à jour.

Le libre-service des gestionnaires leur permet d'accéder jour et nuit, aux renseignements concernant l'emploi et la formation de leurs employés. Les renseignements sur l'emploi comprennent les affectations actuelles et passées dans l'organisation. Les renseignements sur les postes contiennent des détails se rapportant à la création du poste, ses exigences en communication et son profil linguistique. Les renseignements sur la formation comprennent les cours personnels suivis par l'employé, ainsi que les cours offerts par la GRC en rapport avec l'exercice des fonctions. L'accès accordé aux renseignements relatifs à la formation des employés a pour but d'assurer la sécurité du grand public et de tous les employés (es) de la GRC.

L'architecture actuelle de l'application du SIGRH intègre la technologie client-serveur et la technologie Intranet-Internet. Cela demande que les professionnels des ressources humaines accèdent au système en utilisant deux méthodes, soit par le client-serveur pour les fonctions des ressources humaines et par le service Web, par les RH en direct. Cette façon de faire n'est pas efficace pour administrer l'application pour les employés. La mise à niveau de l'application du SIGRH fournira une architecture pure Internet et un environnement plus stable pour son utilisation. Tous les employés accéderont à l'application par un navigateur de leur ordinateur de bureau, en éliminant ainsi la nécessité d'une installation client.

L'un des principaux avantages de la mise à niveau de l'application est l'amélioration de la sécurité. Le SIGRH est une application protégée et la sécurité maximale lui est accordée. Le système Infrastructure à Clé Publique (ICP) sera mis en oeuvre dès que le transfert national sera achevé. Le SIGRH assure des interfaces à des tiers, dont la Compagnie d'assurance Croix bleue, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et le Service canadien du renseignement de sécurité, en vue de fournir des renseignements se rapportant à l'administration des avantages sociaux, de la rémunération et des pensions. Des interfaces sont nécessaires pour fournir les renseignements adéquats requis pour l'administration des activités des RH pour les employés de la GRC et sont ainsi assurées en vertu d'un protocole d'entente (PE) ou d'une loi du Parlement.

La mise à niveau de l'application du SIGRH ne résultera pas dans la collecte de nouvelles données, ne fournira pas de nouvelles interfaces à des tiers ni de nouveaux services aux employés. La GRC a pour but d'assurer aux employés une prestation de service plus rapide et plus efficace, et d'améliorer la crédibilité de l'application. En procurant aux employés un mécanisme pour voir et mettre à jour leurs propres renseignements personnels, il est possible d'atteindre les buts de la prestation de service. L'administration des services est plus opportune et les problèmes d'intégrité des données sont réduits ou résolus. L'utilisation d'une infrastructure qui prendra en charge une architecture Web améliorera l'efficacité de l'application. L'organisation en profitera et bénéficiera d'une méthode crédible pour l'administration de ses ressources humaines.

Opération SECURUS

Une bonne sécurité est bonne pour les affaires. Au même titre que d'autres risques, comme des accidents et des catastrophes naturelles, la possibilité d'activités terroristes doit être envisagée dans le cadre d'un plan de gestion des risques opérationnels.

La Gendarmerie royale du Canada et le Service canadien du renseignement de sécurité ont noué un partenariat avec le service de police de Vancouver dans le cadre de l'opération SECURUS pour adopter une approche coordonnée et globale pour protéger les biens.

Vous connaissez vos activités et vous savez quand quelque chose cloche. Quand vous signalez vos préoccupations, vous aider à protéger votre commerce et à assurer la sécurité de tous les Canadiens.

Operation SECURUS

Good security makes good business sense. Along with other risks, such as accidents or natural disasters, the possibility of terrorist activity must be considered as part of a business risk management plan.

The RCMP and the Canadian Security Intelligence Service have partnered with the Vancouver Police Department in Operation SECURUS to bring about a coordinated and comprehensive approach to the protection of assets.

You know your business, and you know when something doesn't look right. When you report your concerns, you help to protect your business, and to keep all Canadians safe.

Regular Member Applicant Questionnaire

Among the forms required in step 3 (Forms Completion), you will find the Regular Member Applicant Questionnaire (RMAQ) (PDF).

The questions contained in this form pertain to your honesty, integrity and ethics. We ask that you complete your RMAQ as thoroughly and accurately as possible.

Questionnaire du postulant à un poste de membre régulier

Parmi les formulaires requis à l'étape 3 (Formulaires à remplir), vous trouverez le Questionnaire du postulant à un poste de membre régulier (QPPMR) (PDF).

Les questions contenues dans ce formulaire ont trait à l'honnêteté, l'intégrité et l'éthique. Nous vous demandons de le remplir de la manière la plus complète et la plus précise possible.

Regular Member Selection Interview

What is the Regular Member Selection Interview?

The goal of the selection interview is to determine if you have the essential organizational competencies for successful performance as a police officer.

The competencies are:

• Developing self
• Flexibility
• Problem Solving
• Conscientiousness and Reliability
• Meeting Client Needs
• Communication
• Teamwork
• Self Control and Composure

How do I prepare?

The Preparatory Guide for the Regular Member Selection Interview will help to make you more aware of what will happen at this step of the recruitment process and provide you with tips on how to prepare for the interview.

I was successful in the selection interview. What happens next?

Applicants who successfully complete the selection interview will be contacted to proceed to the Pre-Employment Polygraph.

Entrevue de sélection des membres réguliers

Qu'est-ce que l'entrevue de sélection des membres réguliers?

L'entrevue de sélection des membres réguliers vise à déterminer si vous possédez les compétences organisationnelles essentielles pour faire carrière comme policier ou policière.

Ces compétences sont :

• Le perfectionnement personnel
• La souplesse
• La résolution de problèmes
• La conscience professionnelle et la fiabilité
• La satisfaction des besoins des clients
• La communication
• Le travail d'équipe
• Le calme et la maîtrise de soi

Comment me préparer?

Le Guide préparatoire à l'entrevue de sélection des membres réguliers explique le déroulement de cette étape du recrutement et vous offre des conseils sur la façon de vous y préparer.

J'ai réussi l'entrevue de sélection. Quelle est la prochaine étape?

On communiquera avec les postulants qui ont réussi l'entrevue de sélection pour les convoquer à l'entrevue et au test polygraphique d'admissibilité et de fiabilité.

Évaluation médicale

Le postulant doit satisfaire aux normes médicales minimales établies par les Services de santé de la GRC. C'est dire qu'il doit subir des examens médicaux et psychologiques. Les frais de ces examens sont payés par la GRC.

Health Assessment

Each applicant must meet medical standards as assessed by RCMP Health Services. This includes a full medical and psychological exam. Cost of medical and psychological exams are absorbed by the RCMP.

Date modified:

1969-12-31