Details on transfer payment programs of $5 million or more

Détails sur les programmes de paiements de transfert de 5 millions de dollars ou plus

Quarterly Financial Report - For the period ending June 30, 2020

Statement outlining results, risks and significant changes in operations, personnel and program

1. Introduction

This quarterly financial report (QFR) has been prepared by management as required by section 65.1 of the Financial Administration Act and in the form and manner prescribed by the Treasury Board. The report should be read in conjunction with the Main Estimates for 2020-21. The quarterly report has not been subject to an external audit or review.

1.1 Mandate

The Minister of Public Safety and Emergency Preparedness is the minister responsible for the Royal Canadian Mounted Police (RCMP). The responsibilities of the RCMP are set out in section 18 of the Royal Canadian Mounted Police Act. The RCMP's mandate is multi-faceted, it includes preventing and investigating crime; maintaining peace and order; enforcing laws; contributing to national security; ensuring safety of state officials, visiting dignitaries and foreign missions; and providing vital operational support services to other police and law enforcement agencies within Canada and abroad.

Further information on the mandate, roles, responsibilities and programs of the RCMP can be found in the Part II of the Main Estimates.

1.2 Basis of presentation

This quarterly report has been prepared by management using an expenditure basis of accounting. The accompanying Statement of Authorities includes the RCMP's spending authorities granted by Parliament and those used by the department consistent with the Main Estimates and Supplementary Estimates "A". This quarterly report has been prepared using a special purpose financial reporting framework designed to meet financial information needs with respect to the use of spending authorities.

The authority of Parliament is required before money can be spent by the Government. Approvals are given in the form of annually approved limits through appropriation acts, or through legislation in the form of statutory spending authority for specific purposes.

The RCMP uses the full accrual method of accounting to prepare and present its annual departmental financial statements that are part of the departmental results reporting process. However, the spending authorities voted by Parliament remain on a cash expenditure basis.

2. Highlights of the fiscal quarter and fiscal year-to-date (YTD) results

For the period ending June 30, 2020, the RCMP had $3,417.5 million in total authorities available for use, which represents a decrease of $122.8 million or (3%) when compared at the same quarter in the previous year. The RCMP's authorities have decreased in the Operating (Vote 1), Capital (Vote 5) and Statutory authorities totalling $185.9 million. These decreases are offset by an increase of $63.1 million in Grant and Contributions (Vote 10).

The RCMP's expenditures were $1,004.5 million in the first quarter of the year, representing an increase of $77.8M or 8% from the previous year's first quarter. Increases in Operating and Statutory expenditures totalled $88.1 million offset by a decrease of $10.3 million in Capital and Grants and Contribution expenditures, as shown in Table 1.

2.1 Statement of authorities

Comparison of Total Budgetary Authorities as of June 30, 2019 and June 30, 2020 (in thousands of dollars)

A decrease of $122.8 million in the authorities available for use is due to the reduced supply of the Main Estimates. Due to the COVID-19 pandemic and limited sessions in the spring for Parliament to study supply, the Standing Orders of the House of Commons were amended to extend the study period into the Fall. The RCMP is expected to receive full supply for the 2020-21 Main Estimates in December 2020.

For more information on the authority changes that affect the RCMP, we would direct the reader to the RCMP's 2020-21 Main Estimates.

2.1.1 Variance to the Net Operating Vote

The Net Operating Vote is $119.3 million (or 5%) lower than the same period last year. The decrease is largely attributed to the RCMP receiving 11/12th of the approved Main Estimates in 2020-21, in comparison to full supply in 2019-20. Should full supply be approved by the Government, the RCMP will receive an additional $217.6 million, representing an increase in year-over-year authorities.

2.1.2 Variance to the Capital Vote

The Capital Vote is $64.5 million (or 26%) lower than the same period last year. This decrease is largely attributed to the RCMP receiving 9/12th of the approved Main Estimates in 2020-21, in comparison to full supply in 2019-20. Should full supply be approved by the Government, the RCMP will receive an additional $62.3 million, which is in line with the 2019-20 first quarter authorities.

2.1.3 Variance to the Grants and Contributions Vote

The Grants and Contributions Vote is $63.1 million (or 22%) higher than the same period last year. The increase is the result of RCMP receiving $203.1 million in support of the Grant to compensate members of the RCMP for injuries received in the performance of duty received in 2020-21 Supplementary Estimates A, offset by the RCMP receiving 9/12th of the approved Main Estimates in 2020-21.

2.2 Statement of Departmental Budgetary Expenditures by Standard Object

Net Expenditures by standard objects at the end of the first quarter 2020-21 were $77.8 million (or 8%) higher than the previous year. This variance is primarily the result of a decrease in vote netted revenues of $112.8 million (or 42%) in addition to decreases in gross budgetary expenditures of $35.0 million (or 5%) from the previous year. The increase is driven by timing differences in Vote Netted Revenues collected for Contract Policing activities. This was partially offset by decreases in gross budgetary expenditures largely the result of reduced activities due to COVID-19. A detailed review by standard object emphasizes some significant variances described below and displayed in Annex B.

2.2.1 Variance by Personnel

Personnel expenditures have increased by $17.9 million (or 2%) over the same period last year. This increase is attributed to higher statutory expenditures for employee benefit plans.

2.2.2 Variance by Transportation and communications

Transportation and communications expenditures have decreased by $27.1 million (or 40%) over the same period last year. This decrease is mainly attributed to the reduced relocations, travel, delayed training as measures were implemented to contain the spread of COVID-19.

2.2.3 Variance by Information

Information increased by $0.4 million (or 77%) over the same period last year. This was mainly related to the RCMP providing firearm license holders information regarding the announcement by the Government of Canada to banning models and variants of assault-style firearms.

2.2.4 Variance by Professional and special services

Professional and special services decreased by $38.5 million (or 35%) when compared to 2019-20. The decrease is primarily due to timing differences in invoicing for legal services, health costs which occurred in the first quarter of 2019-20. Additionally, COVID-19 has delayed certain activities across programs leading to reduced expenditures in the first quarter.

2.2.5 Variance by Rentals

Rentals have decreased by $4.9 million (or 22%) when compared to 2019-20. The decrease is due to timing differences of invoicing and delayed activities due to COVID-19.

2.2.6 Variance by Purchased repair and maintenance

Purchase Repair and Maintenance decreased by $3.5 million (or 22%) compared to 2019-20. This is mainly attributed to lower renovation costs of buildings within the Contract Policing program in comparison to 2019-20. In addition, there was a timing difference related to bulk purchases such as vehicle replacements.

2.2.7 Variance by Utilities

Utilities expenditures have decreased by $6.8 million (or 21%) compared to 2019-20. The decrease in expenditures is primarily due to lower fuel and gas prices as well as reduced consumption as a result of slower operational tempo in comparison to the previous years, reduced building expenses as many employees work remotely during COVID-19, and reduced food expenditures at the RCMP's training facilities while training has been deferred.

2.2.8 Variance by Acquisition of land, buildings and works

Acquisitions of Land, Buildings and Works expenditures have decreased by $3.0 million (or 37%) when compared to the same period in 2019-20. This decrease primarily relates to projects completed in the first quarter of 2019-20 that did not occur in the same period in this fiscal year such as the indoor range and integrated training centre in the RCMP's training academy (DEPOT), as well as the construction of the National Operations Centre.

2.2.9 Variance by Other subsidies and payments

Other subsidies and payments have increased by $30.6 million (or 170%) when compared to 2019-20. This increase is primarily due to the timing of items being cleared from suspense accounts into other standard objects such as legal services, as well as increased claims payments related to the Merlo Davidson Class Action Settlement.

2.2.10 Variance by Revenues and other reductions

Vote netted revenue collected in the first quarter of 2020-21 decreased by $112.7 million (or 42%) compared to the same period last year. The decrease is primarily related to timing differences in revenue collections related to Contract Policing. In addition, due to the current environment of physical distancing and limited group settings, the number or courses provided by the Canadian Police College have decreased in comparison to the previous year, which has reduced the amount of revenues collected.

3. Risks and uncertainties

The Departmental QFR reflects the results of the current fiscal period in relation to the Main Estimates and the Supplementary Estimates "A".

The RCMP is funded through annual appropriations and are, therefore, impacted by any changes in funding approved through Parliament. In addition, it receives a significant portion of funding through vote netted revenue (VNR) from the provision of policing services to provinces, territories, municipalities and first nations communities, as well as from cost sharing agreements with provinces and territories for the provision of DNA analysis by the RCMP. The RCMP also receives VNR authorities to bill Parliamentary Protective Service (PPS) for the provision of security services throughout the Parliamentary precinct and the grounds of Parliament Hill.

On October 6, 2016, the RCMP announced that a settlement agreement had been reached between the RCMP and the plaintiffs in the Merlo and Davidson lawsuits filed on behalf of current and former female regular members, civilian members and public service employees. The settlement agreement was approved by the Federal Court and includes an independent claims process with compensation for women working, or having worked, at the RCMP who experienced harassment, bullying or discrimination based on their gender or sexual orientation during their employment from September 16, 1974 until May 30, 2017. The assessment of claims is the responsibility of an Independent Assessor appointed by the Federal Court. The window in which class members could file claims ran from August 12, 2017 to May 22, 2018. According to statistics posted on the Independent Assessor's website, a total of 3,131 claims were filed. As claims are assessed by the Independent Assessor, compensation awards are paid to successful claimants in accordance with the terms of the settlement.

In recent years, the RCMP's reference levels have been constrained by government-wide spending reduction exercises which have resulted in significant financial pressures. In order to assess the financial integrity issues faced by the RCMP and serve as the basis for longer term strategic recommendations to the Minister of Public Safety and Emergency Preparedness, a comprehensive resourcing review was undertaken, and a final report was completed in May 2017. The review findings have been assessed and the RCMP returned to Treasury Board with a fulsome Departmental Review in the fall of 2018 that included short, medium and long-term proposals to address its ongoing resourcing issues. Announcements in Budget 2019 and the Economic and Fiscal Update 2020 identified funding to support and enhance RCMP operations.

4. Significant changes in relation to operations, personnel and programs

4.1 Operations

In comparison to the first quarter of 2019-20, certain activities have been delayed as a result of the impacts of COVID-19. The RCMP continues to assess the evolving circumstances of COVID-19 and is adjusting its operations accordingly.

4.2 Personnel

Subsequent to the end of the first quarter, the following changes to the senior ranks of the department have occurred:

• Ms. Jen O'Donoughue, previously Assistant Deputy Minister and Chief Financial Officer of the Department of Fisheries and Oceans becomes Chief Financial Officer of the Royal Canadian Mounted Police.
• Mrs. Alison Whelan, previously Executive Director, National Security and Protective Policing of the Royal Canadian Mounted Police becomes Chief Strategic Policy and External Relations Officer of the Royal Canadian Mounted Police.

4.3 Programs

There has been no significant change in relation to programs in the first quarter of 2020-21.

Approved by senior officials

Approved by:

Annex A: Statement of authorities (unaudited)

Annex B: Departmental budgetary expenditures by standard object (unaudited)

Rapport financier trimestriel pour le trimestre se terminant le 30 juin 2020

Exposé sur les résultats, les risques et les changements importants dans les activités, le personnel et les programmes

1. Introduction

Le présent rapport financier trimestriel a été préparé par la direction, comme l'exige l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et suivant la forme et la manière prescrites par le Conseil du Trésor. Le rapport doit être lu en corrélation avec le Budget principal des dépenses pour l'exercice 2020 2021. Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen externe.

1.1 Mandat

Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est responsable de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Les responsabilités ministérielles sont énoncées à l'article 18 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada. Le mandat de la GRC comporte plusieurs volets, notamment prévenir la criminalité et mener des enquêtes, maintenir la paix et l'ordre, faire respecter les lois, contribuer à la sécurité nationale, veiller à la sécurité des représentants de l'État, des dignitaires en visite et des membres de missions étrangères et fournir des services de soutien opérationnel vitaux à d'autres organismes de police et d'exécution de la loi au Canada et à l'étranger.

Pour obtenir un complément d'information sur le mandat, les rôles, les responsabilités et les programmes de la GRC, consulter la Partie II – Budget principal des dépenses.

1.2 Méthode de présentation

La direction a établi le présent rapport trimestriel suivant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations ci-joint comprend les autorisations de dépenser de la GRC qui lui sont accordées par le Parlement et celles qui sont utilisées par le ministère en conformité avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A). Le présent rapport trimestriel a été établi à l'aide d'un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins de données financières à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par la voie de lois portant affectation de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par la voie de lois accordant des pouvoirs de dépenser à des fins déterminées.

La GRC utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour l'établissement de ses états financiers annuels, qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les autorisations de dépenser votées par le Parlement sont encore établies en fonction d'une comptabilité axée sur les décaissements.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

Pour la période se terminant le 30 juin 2020, les autorisations totales de la GRC s'élevaient à 3 417,5 millions de dollars, une baisse de 122,8 millions de dollars (3 %) par rapport au même trimestre de l'exercice précédent. Il y a eu des réductions totalisant 185,9 millions de dollars au chapitre du crédit 1 – Dépenses de fonctionnement, du crédit 5 – Dépenses en capital et des autorisations législatives budgétaires. Ces diminutions sont compensées par une hausse de 63,1 millions de dollars du crédit 10 – Subventions et contributions.

Les dépenses de la GRC s'élevaient à 1 004,5 millions de dollars au premier trimestre, en hausse de 77,8 millions de dollars (8 %) par rapport à l'exercice précédent. Des hausses totalisant 88,1 millions de dollars au chapitre des dépenses de fonctionnement et des dépenses législatives sont compensées par une diminution de 10,3 millions de dollars des dépenses en capital et en subventions et contributions (voir le Tableau 1).

2.1 État des autorisations

Comparaison des autorisations budgétaires totales au 30 juin 2019 et au 30 juin 2020 (en milliers de dollars)

La baisse de 122,8 million de dollars des autorisations totales pouvant être utilisées est attribuable à l'attribution partielle des crédits approuvés dans le Budget principal des dépenses. En raison de la pandémie de la COVID 19 et du nombre limité de séances tenues par le Parlement au printemps pour étudier l'attribution des crédits, le Règlement de la Chambre des communes a été modifiée pour prolonger la période d'étude jusqu'à l'automne. La GRC devrait recevoir la totalité des fonds prévus dans le Budget principal des dépenses 2020 2021 en décembre 2020.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les changements touchant la GRC, consulter le Budget principal des dépenses 2020 2021 de la GRC.

2.1.1 Écart au titre du crédit 1 – Dépenses nettes de fonctionnement

Les autorisations à cet égard ont diminué de 119,3 millions de dollars (5 %) par rapport au premier trimestre de l'exercice précédent. Cette baisse est attribuable principalement au fait que la GRC a reçu onze douzièmes du Budget principal des dépenses approuvé en 2020 2021, et non la totalité des crédits comme en 2019 2020. Si le Parlement approuve la totalité des crédits, la GRC recevra la somme supplémentaire de 217,6 millions de dollars, pour un total plus élevé comparativement à l'exercice précédent.

2.1.2 Écart au titre du crédit 5 – Dépenses en capital

Les autorisations à cet égard ont diminué de 64,5 millions de dollars (26 %) par rapport à l'exercice précédent. Cette diminution est attribuable principalement au fait que la GRC a reçu neuf douzièmes du Budget principal des dépenses approuvé en 2020 2021, et non la totalité des crédits comme en 2019 2020. Si le Parlement approuve la totalité des crédits, la GRC recevra la somme supplémentaire de 62,3 millions de dollars, ce qui correspond aux autorisations du premier trimestre de 2019 2020.

2.1.3 Écart au titre du crédit 10 – Subventions et contributions

Les autorisations à cet égard ont augmenté de 63,1 millions de dollars (22 %) par rapport à l'exercice précédent. Cette hausse est attribuable au fait que la GRC a reçu la somme de 203,1 millions de dollars pour couvrir les coûts liés à la subvention pour indemniser les membres de la GRC pour blessures subies dans l'exercice de leurs fonctions dans le Budget supplémentaire des dépenses (A) de 2020 2021, laquelle est compensée par la réception de neuf douzièmes des fonds prévus dans le Budget principal des dépenses en 2020 2021.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les dépenses nettes par article courant à la fin du premier trimestre de l'exercice 2020 2021 ont augmenté de 77,8 millions de dollars (8 %) par rapport à l'an dernier. Cet écart est attribuable principalement à une diminution des recettes nettes en vertu d'un crédit de 112,8 millions de dollars (42 %) et à une réduction des dépenses budgétaires brutes de l'ordre de 35 millions de dollars (5 %). L'augmentation résulte de différences entre les dates de perception des recettes nettes en vertu d'un crédit pour les activités de la Police contractuelle. Cette augmentation est compensée partiellement par des baisses des dépenses budgétaires brutes découlant d'activités réduites en raison de la COVID 19. Un examen détaillé par article courant illustre les écarts importants à certains égards (Annexe B).

2.2.1 Écart au titre du personnel

Les dépenses relatives au personnel ont augmenté de 17,9 millions de dollars (2 %) par rapport à l'an dernier. Cette hausse s'explique par l'augmentation des dépenses législatives liées aux régimes de prestations des employés.

2.2.2 Écart au titre des transports et des communications

Les dépenses au chapitre des transports et des communications ont diminué de 27,1 millions de dollars (40 %) par rapport à l'exercice précédent. Cette baisse est attribuable principalement au nombre réduit de réinstallations et de déplacements et au report de diverses formations dans le cadre de mesures prises pour contenir la propagation de la COVID 19.

2.2.3 Écart au titre de l'information

Les dépenses en matière d'information ont augmenté de 0,4 million de dollars (77 %) par rapport à celles de la même période l'an dernier. Cette hausse s'explique principalement par la communication de renseignements par la GRC aux titulaires de permis d'armes à feu concernant l'annonce par le gouvernement du Canada sur l'interdiction de certains types d'armes à feu et leurs variantes.

2.2.4 Écart au titre des services professionnels et spéciaux

Les dépenses au titre des services professionnels et spéciaux ont diminué de 38,5 millions de dollars (35 %) par rapport à 2019 2020, surtout parce que les dates de facturation sont différentes cette année (services juridiques, dépenses liées à la santé). De plus, il a fallu reporter certaines activités dans le cadre des programmes en raison de la COVID 19, d'où la réduction des dépenses au premier trimestre.

2.2.5 Écart au titre des locations

Les dépenses au chapitre des locations ont baissé de 4,9 millions de dollars (22 %) comparativement au premier trimestre de 2019 2020, notamment parce que les dates de facturation sont différentes et les activités ont été retardées en raison de la COVID 19.

2.2.6 Écart au titre des services de réparation et d'entretien

Les dépenses relatives aux services de réparation et d'entretien ont diminué de 3,5 millions de dollars (22 %) par rapport à l'exercice précédent, surtout en raison de coûts moins élevés pour la rénovation de bâtiments dans le cadre du programme de la police contractuelle comparativement à 2019 2020. De plus, les dates d'achats en gros vrac sont différentes cette année (remplacement de véhicules).

2.2.7 Écart au titre des services publics

Les dépenses relatives aux services publics ont diminué de 6,8 millions de dollars (21 %) par rapport à 2019 2020. Cette diminution est attribuable principalement à la baisse du prix du carburant et de l'essence et à une consommation réduite en raison du ralentissement de la cadence opérationnelle par rapport aux années précédentes, à la réduction des dépenses liées aux immeubles étant donné le télétravail pendant la pandémie de la COVID 19 et à la réduction des dépenses en alimentation aux installations de formation de la GRC étant donné la suspension de programmes de formation.

2.2.8 Écart au titre de l'acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages

Les dépenses au titre de l'acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages ont diminué de 3 millions de dollars (37 %) par rapport à la même période l'an dernier, notamment parce que les projets effectués au premier trimestre de 2019 2020 n'ont pas eu lieu pendant la même période cet exercice (p.ex. salle de tir et centre de formation intégré de la Division Dépôt et construction du Centre national des opérations).

2.2.9 Écart au titre d'autres subventions et paiements

Les dépenses au titre d'autres subventions et paiements ont augmenté de 30,6 millions de dollars (170 %) par rapport à 2019 2020. Cette hausse est attribuable principalement aux différences entre les dates de rapprochement de postes dans les comptes d'attente vers d'autres articles courants comme les services juridiques et au versement de plus d'indemnisations en fonction de l'accord de règlement du recours collectif Merlo Davidson.

2.2.10 Écart au titre des revenus et autres réductions

Les recettes nettes en vertu d'un crédit perçues au premier trimestre de 2020 2021 ont diminué de 112,7 millions de dollars (42 %) par rapport à la même période l'an dernier. La baisse est attribuable principalement aux différences entre les dates de perception des recettes dans le cadre du programme de la police contractuelle. De plus, étant donné les consignes actuelles en matière d'éloignement physique et les restrictions imposées en matière de rassemblements, le Collège canadien de police a offert moins de cours que l'an dernier, entraînant une réduction des recettes.

3. Risques et incertitudes

Le rapport financier trimestriel du ministère fait état des résultats de la période comptable en cours par rapport au Budget principal des dépenses et au Budget supplémentaire des dépenses (A).

Puisque la GRC est financée au moyen de crédits annuels, toute modification des fonds approuvés par le Parlement influe sur son fonctionnement. La GRC reçoit par ailleurs une partie importante de son financement en recettes nettes en vertu d'un crédit (RNC) via la prestation de services de police aux provinces, aux territoires, aux municipalités et aux communautés des Premières nations et des ententes de partage des coûts conclues avec les provinces et les territoires pour les analyses génétiques effectuées par la GRC. De plus, la GRC détient une autorisation relative aux RNC lui permettant de facturer le Service de protection parlementaire (SPP) pour les services de sécurité qu'elle assure à la cité parlementaire et sur la colline du Parlement.

Le 6 octobre 2016, la GRC a annoncé avoir conclu un accord de règlement avec les demanderesses de deux recours collectifs, Merlo et Davidson, déposés au nom d'actuelles et d'anciennes membres régulières, membres civiles et employées de la fonction publique. L'accord a été approuvé par la Cour fédérale et comprend un processus indépendant de réclamation avec indemnisation pour les femmes qui travaillent ou qui ont travaillé à la GRC et qui ont fait l'objet d'une discrimination fondée sur le sexe ou l'orientation sexuelle, ou encore d'intimidation ou de harcèlement au cours de leur emploi, du 16 septembre 1974 au 30 mai 2017. L'évaluation des réclamations a été confiée à un évaluateur indépendant nommé par la Cour fédérale. Les demanderesses ont pu présenter leurs dossiers de réclamation du 12 août 2017 au 22 mai 2018. Selon les données affichées sur le site Web de l'évaluateur indépendant, un total de 3 131 réclamations ont été déposées. À mesure que l'évaluateur indépendant examine les réclamations, les indemnités sont versées aux demanderesses qui ont vu leur dossier accueilli, suivant les conditions prévues dans le règlement.

Ces dernières années, la GRC a fait face à des compressions de ses niveaux de référence par suite des exercices de réduction des dépenses à l'échelle gouvernementale, entraînant d'importantes pressions financières pour l'organisation. Afin d'évaluer les problèmes d'intégrité financière auxquels elle faisait face et de formuler des recommandations stratégiques à long terme à l'intention du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile, un examen exhaustif de l'affectation de ses ressources a été effectué et le rapport final des examinateurs a été présenté en mai 2017. Les constatations de l'examen ont été évaluées et la GRC a présenté au Conseil du Trésor à l'automne de 2018 un examen ministériel exhaustif qui contenait des propositions à court, à moyen et à long terme pour résoudre les problèmes récurrents quant à l'affectation des ressources. Le Plan budgétaire 2019 et la Mise à jour économique et financière ont annoncé des fonds pour appuyer et renforcer les opérations de la GRC.

4. Changements importants touchant le fonctionnement, le personnel et les programmes

4.1 Fonctionnement

Comparativement au premier trimestre de 2019 2020, certaines activités ont été retardées en raison des répercussions de la COVID 19. La GRC suit de près la situation et adapte ses opérations à l'évolution des circonstances.

4.2 Personnel

Après la fin du premier trimestre, les changements suivants ont été effectués au niveau des échelons supérieurs du ministère.

• Mme Jen O'Donoughue, auparavant sous-ministre adjointe et dirigeante principale des finances du ministère des Pêches et Océans, est nommée dirigeante principale des Finances de la GRC.
• Mme Alison Whelan, auparavant directrice exécutive de la Sécurité nationale et de la Police de protection de la GRC, est nommée dirigeante principale des Politiques stratégiques et des Relations extérieures de la GRC.

4.3 Programmes

Aucun changement important n'a été observé au chapitre des programmes au cours du premier trimestre de 2020 2021.

Approbation des cadres supérieurs

Approuvé par :

Annexe A : État des autorisations (non-vérifié)

Annexe B : Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non-vérifiées)

National Cybercrime Coordination Unit

Executive summary

This report examines the privacy impacts associated with the collection, use, disclosure and retention of personal information by the Royal Canadian Mounted Police (RCMP) in the operation and administration of the National Cybercrime Coordination Unit (NC3). This assessment fulfills the requirements to conduct a Privacy Impact Assessment (PIA) under the Treasury Board Secretariat (TBS) Policy on Privacy Protection and complies with the standards for performing a PIA as set out in the TBS Directive on Privacy Impact Practices.

Overview

The NC3 is a National Police Service stewarded within the RCMP. The NC3 will coordinate and deconflict intelligence for cybercrime investigations across all levels of policing and enable efficient law enforcement activities of national and international police partners as they relate to cybercrime, including apprehending and disrupting cybercriminals. Ultimately, the NC3 is intended to reduce the threat, impact and victimization of cybercrime in Canada and contribute to achieving the Government of Canada's long-term vision of safety and security in the digital age.

Budget 2018 earmarked $137.5 million over five years, and $23 million ongoing for the creation of the NC3. The larger part of the NC3 initiative and the majority of the funding is to build/acquire a new robust IM/IT system to allow the NC3 to carry out the various parts of its mandate. This system is referred to as the National Cybercrime Solution (NCS). The NCS will include a Public Reporting Website, a NC3 Internal Solution, and a Police and Partner Portal (P3).

Public Reporting Website

The Public Reporting Website will provide an easy-to-use website, for victimized individuals, and businesses to report a wide spectrum of cybercrimes, including pure cybercrime (e.g., malware, hacking), and financially-motivated cybercrime (e.g., cyber fraud, identity theft, forgery, extortion). The reports will be ingested by the NC3 Internal Solution where various analytics, coordination and de-confliction components will add value through data enrichment. The reports will be shared with appropriate police services^{Footnote 1} for the incident based on geolocation of the reporting and suspect devices and systems. The RCMP will undertake a number of measures to ensure that personal information and sensitive non-personal commercial information is collected, disclosed, retained and disposed of appropriately.

The RCMP has partnered with Canadian Digital Services (CDS) to develop the Public Reporting Website using an agile and user-centered approach to design. This includes ongoing assessments of the Website. The agile software development methodology includes four key stages:

• 1 - Discovery (research)
• 2 - Alpha (testing and prototyping)
• 3 - Beta (build and iterate with users)
• 4 - Live (full operational use)

The Discovery and Alpha stages were completed in FY 2019-20. These stages included testing and development of prototypes for the new reporting website. The next stage, Beta, will further test and iterate the prototype in a production setting to monitor and assess user reporting from individual and business victims of cybercrime and fraud. Beta testing is scheduled to commence in early 2020, and will involve the collection, administration and use of victim complaints (including personal information) in a controlled setting to iterate and develop the Public Reporting Website prototype. The Beta stage will involve information sharing, pursuant to informed consent by the user. Personal information may be shared with domestic law enforcement partners to inform law enforcement operations and potential cybercrime investigations. Non-personal information (e.g., aggregate data for statistical purposes stripped from any personal identifiers or high severity cyber threat intelligence such as indices excluding any personal identifiers) may be shared with other security partners, such as the Canadian Centre for Cyber Security, to inform Government of Canada cyber security response measures. Non-personal and aggregate information (i.e., summary analysis on the results of reported information) may be shared with the Canadian Digital Service to inform the ongoing development of the Public Reporting Website prototype.

The collection and use of personal information through Beta testing will be consistent with personal information that is currently collected and used through the Canadian Anti-Fraud Centre (CAFC).

NC3 Internal Solution

The NC3 Internal Solution will contain a centralized data repository containing cybercrime investigative data, incidents and intelligence, data preservation requests, and mutual legal assistance requests to facilitate coordination of multi-jurisdictional law enforcement activities. Canadian cybercrime investigators from all jurisdictions will be able to discover if they are investigating the same suspects, and linking information from domestic and international law enforcement partners.

The NC3 Internal Solution will securely store, search and analyze cybercrime data and information such as monikers/identifiers, malware signatures, lists of malicious IP addresses, malware cross-reference reports, indicators of compromise, as well as computer and network logs in structured, unstructured and semi-structured formats. The NC3 will have governance structures, supporting policy instruments (e.g., standing operational policies, information sharing arrangements) and technical / security protocols (e.g., role-based access controls, deployment of two-factor security authentication where required) to administer access to the NC3 Internal Solution and its centralized data repository.

Police and Partner Portal

The Police and Partner Portal (P3) will be provided to authorized law enforcement (Canadian provincial and municipal police agencies) and security partners (i.e. Canadian Centre for Cyber Security (CCCS), Canadian Radio-television and Telecommunications (CRTC), and the Competition Bureau Canada) to access the NC3 Internal Solution and its centralized data repository based on defined role-based access controls, query, search, and information exchange capabilities. This will be based on stringent terms and conditions of access stipulated in information sharing agreements and will require training by the end user. In addition, there will be a capacity to audit who has accessed the centralized data repository, to verify that all access has been authorized. The functionality provided via the P3 will be based on the role of the user, i.e., Role-Based Access Control (RBAC).

Through the P3, authorized law enforcement and security partners will have the ability to query, view and select public reports (complaints received via the Public Reporting Website) via the P3 as well as import victim reported incidents into their local Records Management System to facilitate law enforcement action (i.e., creation of a criminal occurrence at the local level). Law enforcement agencies will only be capable of importing victim complaint reports that link to the police service's authorized jurisdiction.

Law enforcement and authorized partners will be responsible for the accuracy of information provided to the NC3, and the NC3 will be responsible for defining and administering user access, terms and conditions in either Memoranda of Understandings (MOUs) or Information Sharing Agreements (ISAs) or both.

Summary of privacy issues identified

Based on the present assessment, privacy risks arising from the activities of the NC3 are considered to be moderate. However, if recommendations from this PIA were fully adopted, the risks would be reduced to an acceptable or low level.

Privacy issues identified through the PIA process include:

• Risk of a technical attack against NC3's National Cybercrime Solution
• Risk of unauthorized access to the databases
• Risk of compromised database
• Risk of further data dissemination by third parties
• Risk of inadvertently identifying individuals
• Risks inherent to long-term retention of personal information

The NC3 will develop and implement a management action plan to address those risks. The action plan will indicate a specific timeframe for remedying or mitigating each risk and, where possible, naming a specific person or staff position to be responsible for taking action.

The protection of privacy is a pillar of NC3's operations. Every effort will be made within NC3's operating procedures and policies to ensure that operational benefits are proportionate to privacy impacts and to help achieve a balance between an individual's right to privacy and the need for collecting personal information to inform law enforcement operations, activities and priorities. Information collected by the NC3 will be used for authorized purposes only and secured in a manner commensurate with its sensitivity.

The RCMP will implement policies, protocols and controls to ensure the protection and proper handling of personal information collected by the NC3. A comprehensive analysis of the RCMP's obligations under the Privacy Act with respect to the operation and administration of NC3's core activities was completed as part of this PIA.

Groupe national de coordination contre la cybercriminalité

Résumé

Ce rapport examine les répercussions sur la vie privée associées à la collecte, l'utilisation, la divulgation et la conservation de renseignements personnels par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) lors de l'opération et de l'administration du Groupe national de coordination contre la cybercriminalité (GNCC). L'évaluation répond aux exigences relatives à la réalisation d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en vertu de la Politique sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et aux normes relatives à la réalisation d'une EFVP telles que décrites dans la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du SCT.

Aperçu

Le GNCC est un service national de police géré par la GRC. Elle coordonnera et harmonisera les renseignements pour les enquêtes cybercriminelles à tous les niveaux des services de police et favorisera l'efficacité des activités d'application de la loi des partenaires policiers nationaux et internationaux en lien avec la cybercriminalité, y compris l'arrestation et l'interruption des cybercriminels. Fondamentalement, le GNCC a pour objectif de réduire la menace, les incidences et la victimisation liées à la cybercriminalité au Canada et joue un rôle dans l'atteinte de la vision à long terme du gouvernement du Canada en matière de sécurité dans l'ère numérique.

Le budget de 2018 a réservé 137,5 millions de dollars sur cinq ans et 23 millions de dollars par la suite pour la création de le GNCC. Une importante partie de l'initiative du GNCC et la majorité de son financement servent à bâtir et à acquérir un nouveau système de gestion de l'information et de technologies de l'information (GI/TI) robuste pour lui permettre de réaliser les diverses facettes de son mandat. Ce système est appelé la Solution nationale en matière de cybercriminalité (SNC). Le GNCC comportera un site Web de signalement destiné au public, une solution interne de le GNCC et un portail pour la police et les partenaires (P3).

Site Web de signalement destiné au public

Le site Web de signalement destiné au public offrira un site Web convivial, où les victimes et les entreprises pourront signaler un large éventail de cybercrimes, y compris les cybercrimes proprement dits (les logiciels malveillants et le piratage, p. ex.) et ceux motivés par l'appât du gain (la cyberfraude, le vol d'identité, la contrefaçon et l'extorsion, p. ex.). Les éléments signalés seront ingérés dans la solution interne du GNCC, où de nombreux composants d'analyse, de coordination et d'harmonisation permettront d'enrichir les données. Ils seront ensuite partagés avec les services de police appropriés^{Note de bas de page 1} en fonction de la géolocalisation de la personne ayant effectué le signalement et des appareils et systèmes utilisés par le suspect. La GRC adoptera plusieurs mesures pour veiller à ce que les renseignements personnels et les renseignements commerciaux de nature délicate et non personnelle soient recueillis, divulgués, conservés et éliminés de façon appropriée.

La GRC a formé un partenariat avec les Services numériques canadiens (SNC) pour concevoir le site Web de signalement destiné au public en utilisant une approche de conception dynamique axée sur l'utilisateur ainsi qu'en réalisant des évaluations continues du site Web. La méthode dynamique de développement de logiciel comprend quatre étapes clés :

• 1 - la découverte (recherche);
• 2 - la version alpha (essais et prototypage);
• 3 - la version bêta (construction et itération auprès des utilisateurs);
• 4 - le lancement (utilisation opérationnelle complète).

Les étapes de la découverte et de la version alpha ont été achevées lors de l'exercice 2019-2020. Ces étapes comprenaient des essais et la mise au point de prototypes pour le nouveau site Web de signalement. La prochaine étape, la version bêta, donnera lieu à d'autres essais et à l'itération du prototype dans un environnement de production pour surveiller et évaluer le signalement des utilisateurs par des personnes et des entreprises victimes de cybercriminalité et de fraude. Les essais bêta devraient être entamés au début de 2020 et comprendront la collecte, l'administration et l'utilisation de plaintes provenant de victimes (y compris leurs renseignements personnels) dans un environnement contrôlé pour itérer et développer le prototype du site Web de signalement destiné au public. L'étape de la version bêta impliquera l'échange de renseignements conformément au consentement éclairé de l'utilisateur. Il se peut que les renseignements personnels soient partagés avec des partenaires nationaux d'application de la loi pour aviser les opérations d'application de la loi et les enquêtes cybercriminelles potentielles. Les renseignements non personnels (les renseignements regroupés ou les renseignements de cybermenace à gravité élevée, p. ex.) pourraient être partagés avec d'autres partenaires de sécurité, tels que le Centre canadien pour la cybersécurité, pour conseiller le gouvernement du Canada sur des mesures d'intervention pour la cybersécurité. Les renseignements non personnels et regroupés (c.-à-d. analyse sommaire des résultats des renseignements soumis) pourraient être partagés avec les SNC pour permettre le développement continu du prototype du site Web de signalement destiné au public.

La collecte et l'utilisation de renseignements personnels lors des essais bêta seront conformes à la collecte et à l'utilisation actuelles des renseignements personnels dans le Système de signalement du Centre antifraude du Canada (CAFC).

Solution interne du GNCC

La solution interne du GNCC comportera un dépôt de données centralisé qui contiendra des données d'enquêtes cybercriminelles, des incidents et des renseignements, des demandes de conservation des données, ainsi que des demandes d'entraide juridique pour faciliter la coordination des activités d'application de la loi intergouvernementales. Les enquêteurs canadiens sur la cybercriminalité de n'importe quelle province ou de n'importe quel territoire pourront découvrir s'ils enquêtent sur les mêmes suspects et pourront relier les renseignements provenant de partenaires nationaux et internationaux d'application de la loi.

La solution interne du GNCC stockera, recherchera et analysera les données et renseignements portant sur la cybercriminalité, telle que les noms ou les identifiants, les signatures de logiciels malveillants, les listes d'adresses IP malveillantes, les rapports de renvoi malveillants, les indices d'éléments compromettants, ainsi que les renseignements d'authentification des ordinateurs et des réseaux selon des formats structurés, non structurés et semi-structurés. Le GNCC aura des structures de gouvernance, des instruments de politique de soutien (les politiques opérationnelles établies et les dispositions d'échange de renseignements, p. ex.) et des protocoles techniques et de sécurité (le contrôle d'accès en fonction du rôle et le déploiement de l'authentification de sécurité à deux facteurs au besoin, p. ex.) pour gérer l'accès à la solution interne du GNCC et son dépôt de données centralisé.

Portail pour la police et les partenaires

Le portail pour la police et les partenaires (P3) sera offert aux partenaires des domaines de l'application de la loi et de la sécurité pour leur donner accès à la solution interne du GNCC et à son dépôt de données centralisé selon le contrôle d'accès en fonction du rôle, des requêtes, des recherches et des capacités d'échange de renseignements. Cela sera fondé sur des modalités d'accès rigoureuses et nécessitera une formation de l'utilisateur. De plus, il sera possible de vérifier l'identité des utilisateurs qui auront accédé au dépôt de données centralisé afin de confirmer que tous les accès ont été autorisés. La fonctionnalité offerte par l'entremise du P3 sera fondée sur le rôle de l'utilisateur, c'est-à-dire qu'il s'agira d'un contrôle d'accès en fonction du rôle.

Grâce au P3, les partenaires autorisés des domaines de l'application de la loi et de la sécurité auront la possibilité d'effectuer des requêtes, de consulter et de sélectionner des signalements publics (plaintes reçues par l'entremise du site Web de signalement destiné au public), en plus d'importer des incidents signalés par des victimes dans leur système de gestion des dossiers local pour faciliter les mesures d'application de la loi, c'est-à-dire en créant un incident criminel à l'échelle locale. Les autorités policières pourront seulement importer les plaintes de victimes associées à l'administration autorisée du service de police.

Les organismes d'application de la loi et les partenaires autorisés seront tenus responsables des renseignements fournis dans le GNCC, et le GNCC sera tenu responsable de l'établissement et de l'administration de l'accès des utilisateurs et des modalités.

Résumé des risques pour la protection de la vie privée

Selon l'évaluation actuelle, les risques d'atteinte à la vie privée découlant des activités du GNCC sont jugés comme étant modérés. Cependant, si les recommandations de la présente EFVP étaient entièrement adoptées, les risques seraient réduits à un niveau acceptable ou faible.

Voici certains des risques d'atteinte de la vie privée qui ont été cernés dans le cadre de l'EFVP :

• le risque d'une attaque technique contre la Solution nationale en matière de cybercriminalité du GNCC;
• le risque d'accès non autorisé aux données;
• le risque de corruption de la base de données;
• le risque de diffusion ultérieure des données par des tierces parties;
• le risque d'identification par inadvertance des personnes;
• le risque associé à la conservation à long terme des renseignements personnels.

Le GNCC élaborera et mettra en œuvre un plan d'action de gestion pour remédier à ces risques. Le plan d'action indiquera une période précise au cours de laquelle il faudra régler ou atténuer chaque risque et, dans la mesure du possible, nommera une personne ou un poste précis qui aura la responsabilité de prendre des mesures.

La protection de la vie privée est un pilier des opérations du GNCC. Tous les efforts seront déployés au sein des procédures opérationnelles et des politiques du GNCC pour veiller à ce que les avantages opérationnels soient proportionnels aux incidences sur la vie privée et pour aider à atteindre un équilibre entre le droit à la vie privée des individus et le besoin de recueillir des renseignements personnels pour appuyer les opérations, activités et priorités en lien avec l'application de la loi. Les renseignements recueillis par le GNCC seront utilisés à des fins autorisées seulement et seront sécurisés de façon proportionnelle à leur niveau de confidentialité.

La GRC mettra en œuvre des politiques, protocoles et régulations pour veiller à la protection et au traitement adéquat des renseignements personnels par le GNCC. Une analyse complète des obligations de la GRC en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels quant à l'opération et à l'administration des activités de base du GNCC a été effectuée dans le cadre de cette EFVP.

Évaluation des exigences d’emploi des membres de la GRC - Sommaire

Au sujet du programme

Le processus lié aux exigences d'emploi (EE) a été mis en œuvre en novembre 2014, dans le cadre des réformes réglementaires plus larges émanant de la Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). La loi a mis en place des modifications à la gestion des ressources humaines pour les membres de la GRC (réguliers et civils), créant ainsi un processus d'EE composé de trois éléments :

• renvoi par mesure administrative et rétrogradation (RMAR) pour des raisons d'inaptitude ou une raison autre qu'une contravention au Code de déontologie;
• cessation du versement de la solde et des indemnités (CVSI);
• Licenciement d'un membre stagiaire (LMS).

L'objectif du processus d'EE était de fournir à la GRC un mécanisme en vue de prendre des mesures administratives contre les membres pour des raisons autres que liées à la déontologie.

Les processus d'EE se déroulent à l'échelon divisionnaire et sont supervisés et appuyés par le directeur général des Responsabilités liées au milieu de travail (DG RMT) et le Centre de décision en matière d'EE de la Direction générale. Dans l'ensemble de la GRC, 19 employés se consacrent au processus d'EE et de nombreux autres jouent un rôle dans le processus d'EE dans le cadre de leurs fonctions.

Points examinés

L'évaluation a porté sur la pertinence et le rendement du processus d'EE du 28 novembre 2014 au 31 décembre 2018. De nombreuses sources de données ont été analysées pour appuyer les conclusions et les recommandations du rapport.

Conclusions

Le processus d'EE s'harmonise aux priorités de la GRC visant à accroître la responsabilité et à moderniser les processus de gestion des RH. Les réformes en matière d'EE mises en place en application de la Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada visaient à combler les lacunes liées à la gestion des questions de RH, à améliorer l'efficacité et la ponctualité du processus d'EE, et à assurer la cohérence avec la vision et les énoncés de valeurs de la GRC.

Les rôles et responsabilités liés au processus d'EE étaient clairs pour les employés de la Direction générale, mais moins pour les employés des divisions. Ils sont définis dans les documents politiques et procéduraux, mais les entrevues ont démontré qu'ils pourraient ne pas être bien compris dans l'ensemble de la GRC.

Des politiques et des procédures ont été établies pour le processus d'EE, mais, malgré l'objectif d'une application uniforme, elles peuvent être appliquées de manière incohérente dans l'ensemble de la GRC. Les entretiens ont révélé que le manque d'échange d'informations de la part du centre de décision d'EE à la Direction générale, le manque de formation et le roulement du personnel étaient des obstacles potentiels à l'uniformité.

Des mécanismes de surveillance et de soutien sont en place pour le processus d'EE, mais le soutien fourni aux divisions pourrait être amélioré.

Le processus d'EE est un mécanisme plus efficace pour prendre des mesures administratives que le processus précédent. Le processus d'EE ferme des dossiers qui, auparavant, pouvaient traîner pendant des années ou ne pas être traités du tout. Les processus de CVSI et LMS sont des outils utiles pour résoudre les dossiers à une étape précoce avant qu'ils ne deviennent plus compliqués.

Bien qu'une évaluation approfondie de l'efficacité n'ait pas été possible en raison du manque de granularité des informations financières, les éléments de preuve donnent à penser que le processus d'EE a permis une utilisation plus efficace des ressources de la GRC en permettant aux membres de retourner au travail et de renvoyer les membres au besoin.

Recommandations

Sur la base des résultats de l'évaluation, les deux recommandations suivantes ont été formulées :

• Examiner et mettre à jour la politique d'EE afin de combler les lacunes et d'uniformiser la mise en œuvre du processus lié aux EE.
• En collaboration avec les divisions, déterminer et mettre en œuvre le soutien requis pour les divisions en ce qui a trait à la formation, à la communication et à la transmission de l'information.

Pour de plus amples renseignements ou pour voir le rapport dans son intégralité, visitez notre page : Vérification interne, Évaluation et Examen.

Evaluation of the Employment Requirements for RCMP Members - Summary

About the program

The Employment Requirements (ER) process was implemented in November 2014, as part of a broader set of legislative reforms stemming from the Enhancing the RCMP Accountability Act. The Accountability Act introduced amendments to HR management for RCMP members (regular and civilian), creating an ER process consisting of three elements:

• Administrative Discharge and Demotion (AD&D) for reasons of unsuitability or other than a contravention of the Code of Conduct;
• Stoppage of pay and allowances (SPA); and
• Probationary Member discharge (PM).

The purpose of the ER process was to provide a mechanism for the RCMP to take administrative action against members for reasons other than conduct.

ER processes are conducted at the divisional level with oversight and support provided by the Director General Workplace Responsibility Branch (DG WRB) and the ER Policy Centre at National Headquarters (NHQ). There are 19 employees across the RCMP dedicated to the ER process, and many others who play a role in the ER process as part of their duties.

What we examined

The evaluation assessed the relevance and performance of the ER process from November 28, 2014 to December 31, 2018. Multiple lines of evidence were analyzed to support the findings and recommendations of the report.

What we found

The ER process is aligned with the priorities of the RCMP to enhance accountability and modernize HR management processes. The ER reforms introduced in accordance with the Accountability Act were intended to address deficiencies in managing HR issues and enhance the effectiveness and timeliness of the ER process, and align with the RCMP's vision and values statements.

Roles and responsibilities relating to the ER process were clear to NHQ employees but less so to divisional employees. The roles and responsibilities of the ER process are defined in policy and procedural documents, however interview evidence found they may not be well understood throughout the RCMP.

Policies and procedures were established for the ER process, but, despite the goal of consistent application, they may be applied inconsistently across the RCMP. Interview evidence found that the lack of information sharing from the ER Policy Centre at NHQ, a lack of training, and staff turnover were potential barriers to consistency.

Oversight and support mechanisms are in place for the ER process, but the support provided to Divisions could be improved.

The ER process is a more effective mechanism for taking administrative action than the previous process. The ER process is concluding cases that could previously drag on for years or not be addressed at all. The SPA and PM processes are useful tools to resolve cases early before they become more complicated.

While an in-depth efficiency assessment was not possible due to the lack of granularity of financial information, evidence suggests that the ER process has led to a more efficient use of RCMP resources by returning members to work and discharging members when necessary.

What we recommend

Based on the findings of the evaluation, the following two recommendations were made:

• Review and update ER policy to address gaps and improve consistency in the implementation of the ER process.
• In consultation with the divisions, determine and implement the required support to divisions with regard to training, communication, and information sharing.

For more information or to view the full report, please visit our Internal Audit, Evaluation and Review page.

Évaluation des exigences d’emploi des membres de la GRC

Services nationaux d'évaluation des programmes Vérification interne, Évaluation et Examen Gendarmerie royale du Canada

Juin 2020

Table des matières

1. Sigles et définitions
2. Sommaire
• Introduction
• Profil du programme
• Ce que nous avons examiné
• Ce que nous avons constaté
3. Introduction
   • But de l'évaluation
   • Portée et contexte de l'évaluation
4. Méthodologie d'évaluation
   • Approche en matière d'évaluation
   • Sources des données
   • Restrictions
5. Description du programme
   • Contexte
   • Profil du processus évalué
   • Ressources
6. Constatations
   • Harmonisation avec les priorités
   • Politiques et procédures
   • Efficacité
   • Efficience
7. Conclusions et recommandations
8. Réponse et plan d'action de la direction
   • Réponse de la direction
   • Plan d'action
9. Notes

Sigles et définitions

BCGA

Bureau de la coordination des griefs et des appels

CC

Consignes du commissaire

CT

Conseil du Trésor

CVSI

Cessation du versement de la solde et des indemnités

DG

Direction générale

DG, RMT

Directeur général des Responsabilités liées au milieu de travail

DRP

Dirigeant de la Responsabilité professionnelle

EE

Exigences d'emploi

GRC

Gendarmerie royale du Canada

IRL

Initiative de réforme législative

LMS

Licenciement d'un membre stagiaire

MA

Manuel d'administration

RH

Ressources humaines

RMAR

Renvoi par mesure administrative et rétrogradation

SNEP

Services nationaux d'évaluation des programmes

Sommaire

Introduction

Le présent rapport expose les résultats de l'évaluation des exigences d'emploi des membres de la GRC que les Services nationaux d'évaluation des programmes (SNEP) de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ont effectuée.

Profil du programme

Le processus lié aux exigences d'emploi (EE) a été mis en œuvre en novembre 2014, dans le cadre d'un vaste ensemble de réformes législatives découlant de la Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada.

Cette loi a apporté des modifications à la gestion des ressources humaines (RH) pour les membres (réguliers ou civils) de la GRC, en créant, pour les EE, un processus axé sur les trois éléments suivants :

• Renvoi par mesure administrative et rétrogradation (RMAR) pour inaptitude ou pour des raisons autres que la contravention à une disposition du code de déontologie;
• Cessation du versement de la solde et des indemnités (CVSI);
• Licenciement d'un membre stagiaire (LMS).

Le processus lié aux EE vise à fournir à la GRC un mécanisme lui permettant de prendre des mesures administratives (c.‑à‑d. renvoi, rétrogradation ou cessation de la solde) à l'égard des membres (réguliers ou civils) pour des motifs autres que la conduite. Ces motifs peuvent comprendre, par exemple :

• Invalidité;
• Rendement;
• Absence sans autorisation officielle;
• Perte d'une compétence de base (p. ex. permis de conduire, cote de sécurité, autorisation de posséder des armes à feu, ordonnance d'un tribunal interdisant de pénétrer dans un endroit).

Les processus liés aux EE sont mis en œuvre par les divisions, sous la surveillance du directeur général des Responsabilités liées au milieu de travail (DG, RMT) et du centre de décision en matière d'exigences d'emploi à la Direction générale (DG), et avec leur soutien. Dans l'ensemble de la GRC, 19 employés au total sont affectés au processus lié aux EE et de nombreux autres exercent un rôle à l'appui de celui‑ci dans le cadre de leurs fonctions.

Ce que nous avons examiné

L'objectif consistait à effectuer, en temps opportun et de façon neutre, une évaluation fondée sur des éléments probants de la pertinence et du rendement du processus lié aux EE au cours de la période du 28 novembre 2014 au 31 décembre 2018. Les questions posées dans le cadre de cette évaluation étaient les suivantes :

• Les modifications apportées au processus lié aux EE cadrent‑elles avec les priorités de la GRC?
• Dans quelle mesure a-t-on établi des politiques et des procédures à l'appui du processus lié aux EE?
• À quel point les modifications apportées au processus lié aux EE ont‑elles permis à la GRC de se doter d'un mécanisme efficace pour la prise de mesures administratives?
• Quel est le degré d'efficience du processus lié aux EE, compte tenu des ressources actuelles?

Ce que nous avons constaté

1. Le processus lié aux EE cadre avec les priorités de la GRC pour ce qui est d'accroître sa responsabilité et de moderniser ses processus de gestion des ressources humaines.
2. Les rôles et les responsabilités ayant trait au processus lié aux EE étaient clairement compris par les employés de la Direction générale, mais moins bien compris par les employés dans les divisions.
3. Des politiques et des procédures ont été établies aux fins du processus lié aux EE, mais leur application n'est pas toujours uniforme dans l'ensemble de la GRC.
4. Même si des mécanismes de surveillance et de soutien sont en place, diverses difficultés ont été relevées.
5. Le processus lié aux EE constitue un mécanisme efficace pour la prise de mesures administratives.
6. Le processus lié aux EE a permis de traiter les cas en temps opportun, compte tenu de la complexité et de la nature du processus.
7. Il a été impossible de procéder à une évaluation approfondie de l'efficience en raison du manque de granularité de l'information financière, mais les données recueillies semblent indiquer que le processus lié aux EE a permis de réaliser certains gains d'efficience.

Compte tenu des constatations de l'évaluation, il est recommandé que le dirigeant de la Responsabilité professionnelle prenne les mesures suivantes :

1. Examiner et mettre à jour la politique sur les EE afin de combler les lacunes et d'uniformiser la mise en œuvre du processus lié aux EE.
2. En collaboration avec les divisions, déterminer et mettre en œuvre le soutien requis pour les divisions en ce qui a trait à la formation, à la communication et à la transmission de l'information.

Introduction

But de l'évaluation

Le présent rapport expose les résultats de l'évaluation des exigences d'emploi (EE) des membres civils ou réguliers de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) que les Services nationaux d'évaluation des programmes (SNEP) ont réalisée. L'objectif consistait à effectuer, en temps opportun et de façon neutre, une évaluation fondée sur des éléments probants de la pertinence et du rendement du processus lié aux EE au cours de la période du 28 novembre 2014 au 31 décembre 2018.

L'évaluation a débuté en janvier 2019 et elle a pris fin en mai 2020 par une présentation devant le Comité de la mesure du rendement et de l'évaluation de la GRC. Le rapport a été approuvé par la commissaire de la GRC le 4 juin 2020.

Portée et contexte de l'évaluation

En 2019, les SNEP ont mis au point une évaluation de l'Initiative de réforme législative (IRL) afin d'examiner la mesure dans laquelle celle‑ci avait permis de moderniser les processus de gestion des ressources humaines (RH) en ce qui a trait à la conduite, aux enquêtes sur les plaintes de harcèlement et au règlement de celles‑ci, ainsi qu'au traitement des griefs et des appels. Le processus lié aux EE n'était pas compris dans la portée de l'évaluation de l'IRL, mais il a été déterminé qu'il y avait lieu de réaliser une évaluation distincte axée sur les EE, étant donné que l'IRL avait entraîné d'importantes modifications du processus en question.

L'évaluation visait une période de quatre années, soit du 28 novembre 2014 au 31 décembre 2018, et elle était de portée nationale. Les SNEP ont interrogé des intervenants clés à la Direction générale (DG) de la GRC, à Ottawa, ainsi qu'en Colombie‑Britannique (Division E), en Alberta (Division K), en Saskatchewan (Division F), en Ontario (Division O), au Québec (Division C) et en Nouvelle‑Écosse (Division H). Ces divisions représentaient les endroits où sont réalisés la majorité des processus liés aux EE et elles constituaient un échantillon représentatif des divisions de l'ensemble du Canada.

Méthodologie d'évaluation

Approche en matière d'évaluation

Une approche théorique a été utilisée aux fins de cette évaluation. Les SNEP ont eu recours à la triangulation comme méthode d'analyse là où plusieurs sources de données aidaient à corroborer les constatations. Ils ont utilisé de l'information qualitative et quantitative pour orienter leurs constatations, recommander des améliorations et aider à éclairer la prise de décisions par la haute direction.

Les questions qui ont orienté l'évaluation sont les suivantes :

• Les modifications apportées au processus lié aux EE cadrent‑elles avec les priorités de la GRC?
• Dans quelle mesure a‑t‑on établi des politiques et des procédures à l'appui du processus lié aux EE?
• À quel point les modifications apportées au processus lié aux EE ont‑elles permis à la GRC de se doter d'un mécanisme efficace pour la prise de mesures administratives?
• Quel est le degré d'efficience du processus lié aux EE, compte tenu des ressources actuelles?

Sources des données

Les constatations et les recommandations découlent des éléments de preuve qui suivent :

1. Examen de la documentation : Les documents internes et externes pertinents, y compris des documents de base, des rapports annuels, des analyses de rentabilisation, des politiques et des procédures, ont fait l'objet d'un examen.
2. Analyse des données : Les données administratives et relatives au rendement fournies par le centre de décision en matière d'exigences d'emploi à la Direction générale ont fait l'objet d'une analyse.
3. Entrevues : Au total, 37 entrevues ont eu lieu avec des employés de la GRC. De ce nombre, 30 ont eu lieu dans six divisions et sept ont eu lieu à la Direction générale. Les personnes interrogées étaient des intervenants clés à diverses étapes du processus lié aux EE qui ont été invités à donner leur opinion concernant le processus et à valider d'autres sources de données. Le nombre de personnes interrogées ayant donné leur opinion variait pour chaque question en fonction de leurs connaissances et de leur expertise, car les personnes interrogées ne connaissaient pas nécessairement tous les aspects du processus lié aux EE.

Restrictions

Le processus lié aux EE étant passablement nouveau et le nombre annuel de cas d'EE n'étant pas très élevé, les données sur le rendement qu'il a été possible d'obtenir aux fins de l'évaluation étaient limitées. Afin d'atténuer le risque connexe, les responsables de l'évaluation ont triangulé les données recueillies avec des données provenant d'autres sources, telles que des entrevues et l'examen de la documentation.

Par ailleurs, l'information financière propre au processus lié aux EE ne fait pas l'objet d'un suivi uniforme dans l'ensemble de la GRC. Il est donc difficile d'évaluer l'efficience du processus lié aux EE. Par conséquent, les responsables de l'évaluation ont tenu des entrevues avec des intervenants clés et des experts en la matière, et ils ont consulté les données sur le rendement afin de déterminer l'efficience dans la mesure du possible.

Description du programme

Contexte

En 2014, la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada n'avait fait l'objet d'aucune modification importante en près de 25 ans. Entre‑temps, les exigences en matière de services de police, tant sur le plan administratif qu'opérationnel, avaient évolué et les organisations policières étaient de plus en plus appelées à rendre compte de l'efficacité avec laquelle elles géraient leurs ressources financières et leurs ressources humaines.^{Footnote 1}

La Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada, qui a reçu la sanction royale le 19 juin 2013, est à l'origine d'importantes réformes apportées à la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada dans le but d'accroître la responsabilité de la GRC envers la population canadienne, et d'assurer un milieu de travail sécuritaire, sain et respectueux pour les employés de la GRC.^{Footnote 2}

Conformément à la Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada, le dirigeant de la Responsabilité professionnelle (DRP) de la GRC s'est chargé d'apporter des modifications visant à moderniser le processus disciplinaire, la procédure de règlement des griefs et le processus de gestion des ressources humaines s'appliquant aux membres, dans le but de prévenir, de gérer et de corriger les problèmes de rendement et de conduite en temps opportun et de façon équitable.

Le 28 novembre 2014, la Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada, la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada modifiée ainsi que leurs règlements d'application, les consignes du commissaire, les politiques, les processus et les procédures à l'appui sont entrés en vigueur.^{Footnote 3}

Profil du processus évalué

La Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada a modifié plusieurs processus de gestion des RH à la GRC, dont le processus de renvoi par mesure administrative. Des documents clés indiquent que le processus de renvoi par mesure administrative était perçu, historiquement, comme étant long et contraignant.^{Footnote 4} Les modifications apportées ont entraîné deux changements importants dans la gestion des RH qui ont donné lieu à l'élaboration du processus actuel des EE :

1. Le commissaire de la GRC, contrairement aux administrateurs généraux et aux autres administrateurs supérieurs de la police, n'avait pas le pouvoir de prendre des décisions à l'égard d'éléments fondamentaux des RH, de manière à gérer efficacement l'organisation. Les modifications apportées à la Loi ont permis de combler une telle lacune en conférant au commissaire le pouvoir de licencier ou de rétrograder tout membre dont le rendement est insatisfaisant, pour des raisons autres qu'une contravention à une disposition du code de déontologie, ou pour permettre à la GRC de réaliser des économies et des gains d'efficience.^{Footnote 5}

2. De plus, la Loi permet dorénavant au commissaire de déléguer la majorité des pouvoirs ayant trait aux EE à des commandants divisionnaires et à des cadres supérieurs au sein de la GRC. Il est ainsi possible d'appliquer les processus et de prendre des décisions dans les divisions, sous la surveillance et la responsabilité du directeur général des Responsabilités liées au milieu de travail (RMT) et du centre de décision en matière d'exigences d'emploi à la Direction générale, par souci d'efficacité et d'efficience.^{Footnote 6}

Le processus lié aux EE comporte trois éléments :

1. Renvoi par mesure administrative ou rétrogradation (RMAR) d'un membre pour inaptitude ou pour des raisons autres qu'une contravention à une disposition du code de déontologie.
   • La Loi sur la Gendarmerie royale du Canada confère au commissaire le pouvoir de licencier ou de rétrograder un membre dans certaines circonstances :
     • Révocation de la nomination d'une personne en vertu de l'article 9.2 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada;
     • Rendement insatisfaisant;
     • Raisons autres qu'une contravention à une disposition du code de déontologie.
2. Cessation du versement de la solde et des indemnités (CVSI)
   • La Loi sur la Gendarmerie royale du Canada confère le pouvoir d'exiger la cessation du versement de la solde et des indemnités d'un membre lorsque ce dernier ne possède plus l'une des compétences de base, s'absente sans autorisation ou abandonne sans autorisation une fonction qui lui a été assignée.
3. Licenciement d'un membre stagiaire (LMS)
   • La GRC offre, aux membres stagiaires, la possibilité de démontrer qu'ils sont aptes à continuer de servir en tant que membre à la suite de leur période de stage en leur donnant le temps et l'aide nécessaires. Si un membre stagiaire ne réussit pas à démontrer son aptitude, il peut être licencié à tout moment au cours de sa période de stage sur préavis de quatorze (14) jours, ou sur versement d'une indemnité tenant lieu de préavis.

Ressources

Lors de la mise en œuvre des réformes législatives, quatre équivalents temps plein ont été alloués au centre de décision en matière d'exigences d'emploi à la Direction générale. Aucun autre engagement financier particulier n'a été pris à l'égard des EE dans le cadre des réformes. Un financement accru pour les EE a été prévu dans le cadre du programme général des relations de travail.

Outre les quatre postes à la Direction générale qui sont réservés aux EE, 15 employés font partie de groupes spécialement chargés des EE dans les divisions. Dans celles où aucun membre du personnel comme tel n'est affecté aux EE, des employés administrent le processus lié aux EE dans le cadre de leurs fonctions générales. Les divisions dotées de groupes chargés des EE, qui sont indiquées dans la figure 1, constituaient 82 % de l'ensemble des processus liés aux EE durant la période quadriennale (de 2015 à 2018) visée par l'évaluation.

Depuis la mise en œuvre du processus, les dépenses liées aux EE n'ont pas fait l'objet d'un suivi distinct, ni dans les divisions ni à la Direction générale; ces dépenses ont plutôt été agrégées avec celles d'autres catégories. Il y a lieu de noter que certaines divisions ne disposent pas de personnel affecté aux EE et que, dans toutes les divisions, des employés exercent des rôles liés aux EE dans le cadre de leurs fonctions. Par conséquent, il est difficile de déterminer les dépenses engagées dans les divisions en lien avec les EE. À la Direction générale, seuls les salaires des employés affectés aux EE ont fait l'objet d'un suivi, comme on peut le voir dans le tableau 2.

Constatations

Harmonisation avec les priorités

Le processus lié aux EE appuie directement l'objectif de la GRC pour ce qui est de moderniser la gestion des ressources humaines, d'accroître la responsabilité de la GRC envers le public et de moderniser les processus de RH afin d'assurer un milieu de travail sécuritaire, sain et respectueux pour les employés, conformément aux dispositions de la Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada.^{Footnote 8} Les réformes liées aux EE qui ont été mises en œuvre conformément à la Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada étaient destinées à combler des lacunes dans la gestion des questions de RH et à améliorer l'efficacité et la rapidité du processus lié aux EE.^{Footnote 9}

De plus, le processus lié aux EE cadrait avec la vision et les énoncés de valeurs de la GRC au cours de la période visée par l'évaluation, concernant l'intégrité, le professionnalisme et la responsabilité, ainsi qu'avec son engagement, envers les collectivités et les employés, à faire une utilisation efficace et efficiente des ressources, et avec son engagement, envers les employés de la GRC, à implanter des systèmes justes et équitables en vue de remédier aux cas de rendement invariablement faible, de prendre des mesures disciplinaires et d'effectuer des licenciements.^{Footnote 10}

Politiques et procédures

Les rôles et les responsabilités ayant trait au processus lié aux EE sont clairement définis dans les documents de base. Par exemple, la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada énonce le pouvoir d'établir des règles qui est conféré au commissaire afin de gouverner le processus lié aux EE, tandis que les Consignes du commissaire (exigences d'emploi) décrivent le pouvoir de déléguer des attributions aux décideurs et de désigner des autorités de recommandation, dont les rôles et les responsabilités sont également définis. Les paragraphes 27.2 à 27.4 du Manuel d'administration (MA) contiennent des précisions sur les rôles et les responsabilités des décideurs et des autorités de recommandation, et ils établissent les rôles et les responsabilités des membres et des commandants dans le cadre du processus lié aux EE. Le Guide national sur les exigences d'emploi décrit en détail les responsabilités des personnes susmentionnées en ce qui a trait aux procédures et il inclut le rôle du directeur général des Responsabilités liées au milieu de travail, dans le processus lié aux EE. Cependant, un élément qui brille par son absence dans les politiques est celui des conseillers en EE dans les divisions de la GRC. Ces conseillers jouent un rôle crucial afin d'appuyer les commandants, les autorités de recommandation et les décideurs tout au long du processus lié aux EE, mais leurs rôles et leurs responsabilités ne sont pas clairement définis.

Un grand nombre de personnes interviewées, notamment toutes celles à la Direction générale, estimaient que les rôles et les responsabilités des employés dont le travail se rapporte au processus lié aux EE étaient compris. Cela dit, certains employés dans les divisions ont exprimé des préoccupations concernant la mesure dans laquelle les commandants et les gestionnaires des détachements comprenaient leurs rôles relativement au processus lié aux EE, en particulier leur responsabilité de fournir suffisamment de documentation à l'autorité de recommandation afin d'appuyer l'amorce du processus lié aux EE. Selon les données d'entrevue, le manque de compréhension pourrait être attribuable à de l'inexpérience. Dans le petit échantillon de commandants interviewés, la moitié ont indiqué comprendre leur rôle et leurs responsabilités dans le cadre du processus lié aux EE, mais leur expérience était limitée dans tous les cas.

Selon la documentation du programme, les politiques et procédures relatives au processus lié aux EE sont bien établies. Les Consignes du commissaire (exigences d'emploi) et le chapitre 27 du MA sont les politiques qui gouvernent le processus lié aux EE, et les procédures nécessaires à la mise en œuvre du processus ainsi que la répartition des responsabilités y sont énoncées. Les paragraphes 27.2 à 27.4 du MA décrivent les procédures relatives à la cessation du versement de la solde et des indemnités (CVSI), au renvoi par mesure administrative et à la rétrogradation (RMAR) ainsi qu'au licenciement d'un membre stagiaire (LMS). De plus, le MA contient des modèles pour certains éléments du processus lié aux EE. Par ailleurs, le groupe des EE, à la Direction générale, a élaboré un guide national de même que des schémas de processus afin d'aider à clarifier les procédures se rapportant au processus lié aux EE.

Même si un grand nombre de personnes interrogées, notamment toutes celles à la Direction générale, ont indiqué que des politiques et des procédures étaient en place pour l'administration du processus lié aux EE, certaines personnes interrogées dans les divisions de la GRC ont exprimé des points de vue opposés. Par exemple, certaines ont indiqué que les consultations menées auprès du DG, RMT et la participation des Services de santé n'étaient pas efficaces, car l'information n'était pas reçue en temps opportun.

Le Guide national sur les exigences d'emploi et les schémas de processus lié aux EE sont tous deux conçus pour uniformiser l'application du processus lié aux EE dans l'ensemble de la GRC.^{Footnote 10} Les exercices d'assurance de la qualité des dossiers de 2015, 2016 et 2017, effectués par le centre de décision en matière d'exigences d'emploi, ont permis de constater qu'en général, le niveau de conformité aux politiques et aux procédures sur les exigences d'emploi était élevé et les modèles étaient utili.^{Footnote 11}

Une incohérence à noter concernant le processus lié aux EE a trait au fait que certaines divisions consultent le DG, RMT au sujet des dossiers de LMS tandis que d'autres ne le consultent pas. L'obligation, pour l'autorité responsable de la recommandation, de consulter le DG, RMT, constitue une fonction d'examen centrale qui fait partie intégrante de chaque processus de RMAR, à l'appui de l'application uniforme des politiques. Une telle consultation n'est pas requise pour les processus de CVSI, et les opinions divergent quant à l'obligation de consulter le DG, RMT concernant les processus de LMS. Contrairement à la politique sur le RMAR (MA – par. 27.3), la politique sur le LMS (MA – par. 27.4) ne contient pas de directive explicite selon laquelle il faille consulter le DG, RMT. Par conséquent, certaines divisions consultent le DG, RMT au sujet des cas de LMS, tandis que d'autres ne le consultent pas. Le centre de décision en matière d'exigences d'emploi à la Direction générale est d'avis qu'il s'agit d'une omission dans la politique et qu'il faudrait consulter le DG, RMT à l'égard de tous les processus de LMS. Il fait d'ailleurs remarquer que 66 % des dossiers de LMS examinés par le DG, RMT en 2018 ont dû faire l'objet de modifications avant que le licenciement ne puisse avoir lieu.^{Footnote 12}

La plupart des personnes interrogées dans les divisions ont répondu que le processus lié aux EE était appliqué uniformément dans leur division. Toutefois, seul un petit nombre d'entre elles étaient d'avis qu'il en était de même dans l'ensemble de la GRC. Dans la plupart des cas, elles estimaient que le processus n'était pas appliqué uniformément ou elles n'en étaient pas certaines, et elles ont mentionné un manque de transmission d'information de la part du centre de décision en matière d'exigences d'emploi, concernant les cas dans d'autres divisions. De plus, il a été constaté que le manque de formation des employés qui exercent un rôle à l'égard des processus liés aux EE nuisait à l'uniformité.

La moitié des personnes interrogées à la Direction générale étaient d'avis que les processus liés aux EE étaient appliqués de façon uniforme dans l'ensemble de la GRC, tandis que les autres n'étaient pas de cet avis ou en étaient incertaines, et ont indiqué que le roulement élevé du personnel constituait un obstacle à l'uniformité.

Selon la documentation du programme, la surveillance et le soutien relèvent principalement du DG, RMT et du centre de décision en matière d'exigences d'emploi à la Direction générale. Les procédures des EE comprennent une consultation obligatoire du DG, RMT à la Direction générale au cours de l'étape de la recommandation de licenciement. Il s'agit de la principale partie du processus à être visée par la fonction de surveillance. D'autres aspects du processus font l'objet d'une surveillance intégrée lorsque les recommandations passent par les conseillers en EE, les autorités responsables de la recommandation et les décideurs, avant qu'une décision ne soit rendue.

Les personnes interrogées ont mentionné des mécanismes de surveillance semblables à ceux qui sont décrits ci‑dessus, et un grand nombre d'entre elles étaient d'avis que le processus lié aux EE faisait l'objet d'une surveillance suffisante. Cependant, la plupart des personnes interrogées dans les divisions n'étaient pas satisfaites du soutien reçu de la part de la Direction générale. Elles ont été un grand nombre à soulever le fait que le centre de décision en matière d'exigences d'emploi était uniquement réactif et que, d'une part, il ne transmettait pas d'information aux divisions et d'autre part, il n'offrait pas la formation nécessaire. En ce qui a trait à la transmission d'information, le centre de décision en matière d'exigences d'emploi a fait remarquer que puisque les décisions sont considérées comme des renseignements confidentiels entre les parties à l'appel, il est impossible de les communiquer. Toutefois, le centre de décision en matière d'exigences d'emploi travaille de concert avec le Bureau de coordination des griefs et des appels (BCGA) afin d'établir une entente écrite qui permettrait de diffuser, aux divisions, une version caviardée des décisions relatives aux appels des EE.

Selon certaines personnes interrogées, les conseils reçus lors de la consultation du DG, RMT ne sont pas toujours utiles; notamment, les conseils étaient considérés comme non pertinents ou incohérents. Cependant, les examens du programme n'appuient pas un tel point de vue. Par exemple, dans le rapport sur l'assurance de la qualité des dossiers de RMAR de 2018, il est indiqué que le DG, RMT avait recommandé des modifications cruciales dans 35 % des dossiers, et que les divisions avaient mis en œuvre ces modifications dans 100 % des dossiers.^{Footnote 13} La même année, des modifications ont été suggérées pour 66 % des dossiers de LMS et mises en œuvre dans 80 % des cas.^{Footnote 14}

Un autre problème soulevé par les personnes interrogées avait trait au fait que le DG, RMT respecte rarement la norme de service selon laquelle un avis doit être fourni dans les dix jours à l'étape de la consultation. Or, selon le rapport sur l'assurance de la qualité des dossiers de 2018, la cible n'a été atteinte que dans 30 % des cas de RMAR et dans 11 % des cas de LMS. Il est noté que les retards étaient attribuables au roulement du personnel, à la grande complexité des cas et au degré de rigueur accru lors des examens.^{Footnote 15} Par la suite, le personnel du centre de décision en matière d'exigences d'emploi a déterminé que le délai d'exécution de dix jours n'était pas raisonnable et il a recommandé de mettre à jour la politique afin de supprimer la norme de dix jours.^{Footnote 16}

Pour terminer, certaines personnes interrogées ont indiqué que le processus lié aux EE manquait de soutien sur le plan juridique et qu'une expertise à cet égard serait utile pour renforcer les dossiers, de manière à parer à d'éventuels appels. Les responsables de l'évaluation ont été informés que le DRP travaille actuellement sur l'établissement d'une entente avec les Services juridiques de la GRC en vue d'offrir du soutien aux décideurs dans le cadre du processus lié aux EE.

Efficacité

Le processus actuel des EE, qui découle de changements apportés à la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada et à d'autres documents de politique, constitue un outil plus efficace que le processus précédent pour la prise de mesures administratives. Auparavant, le nombre de renvois était très faible. De 2007-2008 à 2014-2015, il n'y a eu que deux licenciements pour des raisons autres que la conduite ou l'invalidité, aux termes de la partie V de l'ancienne Loi sur la Gendarmerie royale du Canada.^{Footnote 17} Au cours des quatre années suivantes (dans le cadre du processus lié aux EE), le nombre de membres tenus responsables du non-respect des exigences d'emploi de la GRC a fortement augmenté. En effet, on a dénombré onze licenciements et sept démissions ayant découlé de processus de RMAR (pour des raisons autres que l'invalidité), ainsi que 16 licenciements et 16 démissions dans le cadre de processus de LMS. Comme on peut le voir dans le diagramme 1, on a entrepris 76 processus de RMAR, 39 processus de LMS et 20 processus de CVSI (qui n'existaient pas sous le régime précédent) au cours de la période de quatre ans visée par l'examen.

En général, le nombre de processus d'EE dans chaque division est représentatif de la taille de celle‑ci, comme on peut le voir dans le diagramme 2.

La plupart des personnes interrogées trouvaient que le processus d'EE était efficace. Des personnes interrogées ont précisé que le CVSI était un outil utile, et que l'avis d'intention d'ordonner la cessation de la solde, en particulier, était un facteur qui incitait les employés à se conformer aux exigences d'emploi. De plus, le processus de LMS était considéré comme un outil utile pour gérer les membres stagiaires jugés inaptes à faire partie de la GRC avant qu'ils ne deviennent des membres à part entière et qu'il soit alors plus difficile de les licencier.

Les personnes interrogées ont mentionné plusieurs exemples illustrant l'efficacité du processus lié aux EE, surtout par rapport aux processus qui l'ont précédé. Parmi ces exemples, notons ceux qui suivent :

• Le processus lié aux EE permet de régler les cas au moyen de mesures administratives qui entraînent un licenciement ou un retour au travail. Avant le processus actuel des EE, les cas pouvaient durer des années ou encore ne faire l'objet d'aucun suivi.
• Les décisions ne peuvent être portées en appel qu'à la fin du processus lié aux EE, soit une fois que les membres sont déjà licenciés et/ou ne sont plus rémunérés. Dans le cadre des processus d'appel précédents, il était possible d'interjeter appel à diverses étapes, ce qui entraînait des retards.
• La responsabilité de la GRC est accrue à l'égard de ses membres ainsi qu'à l'égard du public, concernant les dépenses en ressources, grâce à la mise en place d'un processus rigoureux et structuré.

Par ailleurs, des personnes interrogées ont soulevé un obstacle possible à l'efficacité du processus lié aux EE en lien avec l'importance du rôle des commandants pour la bonne marche des activités de gestion du rendement. Il a été noté que les chefs de détachement ou les personnes responsables doivent absolument consigner les problèmes de rendement afin que l'autorité responsable de la recommandation puisse disposer de l'information pertinente aux fins de la mise en œuvre du processus lié aux EE.

Les personnes interrogées n'étaient pas toutes d'avis que le processus lié aux EE constituait un facteur de motivation pour inciter les membres à se conformer aux exigences d'emploi. Un grand nombre de celles qui estimaient qu'il ne s'agissait pas d'un facteur de motivation ont indiqué être de cet avis parce que les membres ne connaissaient pas les EE, et elles ont fait remarquer que la vaste majorité des membres ne feraient jamais l'objet d'un processus lié aux EE, que ce soit à titre de chef ou de membre visé.

Efficience

Il n'existe aucune cible précise quant à la durée du processus lié aux EE. Le type, la complexité et le résultat des cas peuvent varier, et le niveau de collaboration du membre peut avoir une incidence sur l'échéancier. Par exemple, dans la période visée par l'examen, le cas le plus long a duré 785 jours, tandis que d'autres ont duré moins de dix jours.

En général, la durée moyenne des processus liés aux EE diminue. Comme on peut le voir dans le diagramme 3, la durée moyenne des cas de CVSI et de RMAR a diminué de 2015 à 2018, alors que la durée des processus de LMS a légèrement augmenté durant la même période.

Selon les personnes interrogées, le processus lié aux EE en est un qui, par sa nature, exige beaucoup de temps, et il importe de faire preuve de rigueur et de veiller à ce que toutes les étapes du processus soient suivies, par souci d'équité pour le membre concerné, et afin que la GRC puisse assumer la responsabilité de sa décision. La plupart des personnes interrogées étaient d'avis que le processus lié aux EE permettait de traiter les cas en temps opportun, mais n'étaient pas en mesure de faire une comparaison objective, parce qu'elles n'avaient jamais utilisé le processus précédent. Les observations faites sur le terrain portaient à croire que le processus lié aux EE permettait de régler les cas beaucoup plus rapidement.

En raison du manque de granularité de l'information financière, il n'a pas été possible d'effectuer une évaluation approfondie de l'efficience, car les budgets de fonctionnement et d'entretien se rapportant aux EE font partie de programmes plus vastes tels que celui des relations avec les employés. Même si la plupart des personnes interrogées croyaient que le processus lié aux EE était efficient compte tenu des ressources limitées qui y sont affectées, un grand nombre de personnes interrogées à l'échelle divisionnaire étaient d'avis que leur division ne disposait pas de ressources adéquates pour mettre en œuvre le processus lié aux EE.

Les personnes interrogées ont soulevé un petit nombre d'améliorations possibles, sur le plan de l'efficience, telles qu'une transmission d'information accrue de la part du centre de décision en matière d'exigences d'emploi, une participation des Services de santé en temps plus opportun et un processus d'appel exigeant moins de temps.

Le processus lié aux EE vise à faire en sorte que la GRC s'efforce autant que possible de maintenir ses membres en poste. Dans les cas où il est impossible de le faire, la plupart des personnes interrogées étaient d'avis que le processus lié aux EE entraînait une utilisation plus efficiente des ressources de la GRC. Par exemple :

• Le salaire n'est pas versé si un membre est absent sans autorisation et la cessation du versement de la solde et des indemnités s'applique;
• Un appel ne peut être interjeté qu'après qu'une décision a été rendue, et le membre n'est pas rémunéré durant le processus d'appel. Dans le cadre du processus précédent, si un membre interjetait appel, la décision pouvait être suspendue et le membre continuait de toucher son salaire durant l'appel;
• Le licenciement de membres stagiaires inaptes avant qu'ils ne deviennent des membres à part entière permet de réaliser des économies à long terme;
• Les membres incapables d'exercer leurs fonctions sont licenciés et remplacés par d'autres membres, ce qui, en plus de rehausser le moral des autres membres, a pour effet d'accroître l'efficacité de la GRC.

Conclusions et recommandations

L'évaluation a permis de constater que le processus lié aux EE cadre avec les priorités stratégiques de la GRC pour ce qui est de moderniser ses pratiques de gestion des ressources humaines et d'accroître sa responsabilité. Ce processus cadre également avec les énoncés de vision et de valeurs de la GRC.

Les rôles et les responsabilités entourant le processus lié aux EE sont clairement définis dans la documentation sur les politiques et les procédures. Les employés dans les divisions sont moins convaincus que ceux de la Direction générale que les rôles et les responsabilités entourant le processus lié aux EE sont compris, en particulier pour ce qui est de la pleine compréhension, par les chefs, de leur rôle à l'égard du processus.

Même si des politiques et des procédures sont établies aux fins du processus lié aux EE, il semble que leur application ne soit pas toujours uniforme dans l'ensemble de la GRC. Il est possible qu'un manque d'information et de formation ainsi qu'un roulement élevé du personnel nuisent à l'uniformité.

Le processus lié aux EE fait l'objet d'une surveillance suffisante, mais il y aurait lieu d'améliorer le soutien offert aux divisions. Selon les groupes chargés des exigences d'emploi dans les divisions, il faudrait que la Direction générale transmette davantage d'information et fournisse des réponses plus rapidement. De plus, un soutien accru sur le plan juridique serait profitable au processus lié aux EE et permettrait de renforcer les cas de manière à parer aux litiges possibles.

L'évaluation a permis de constater que le processus lié aux EE constitue un mécanisme efficace pour la prise de mesures administratives. Ce processus permet de régler les cas, de sorte que les membres concernés retournent au travail ou sont licenciés, alors que dans le passé, les cas pouvaient durer des années ou encore ne faire l'objet d'aucun suivi.

Le processus lié aux EE permet de traiter les cas en temps opportun, et la durée moyenne des processus liés aux EE diminue. Le processus lié aux EE étant, par sa nature même, exigeant en temps, il est nécessaire de respecter la procédure afin d'assurer l'équité du processus et la responsabilisation à son égard.

Même si une évaluation approfondie de l'efficience n'a pas été possible en raison du manque de granularité de l'information financière, les données recueillies donnent à penser que le processus lié aux EE a permis de réaliser certains gains d'efficience. Des améliorations dans la transmission de l'information, dans la rapidité de la participation des Services de santé et dans le processus d'appel pourraient permettre de réaliser d'autres gains d'efficience. Le processus lié aux EE entraîne une utilisation plus efficiente des ressources de la GRC en assurant le retour au travail des membres ou leur licenciement, s'il y a lieu.

Compte tenu des constatations de l'évaluation, il est recommandé que le dirigeant de la Responsabilité professionnelle prenne les mesures suivantes :

1. Examiner et mettre à jour la politique sur les exigences d'emploi afin de combler les lacunes et d'uniformiser la mise en œuvre du processus lié aux EE.
2. En collaboration avec les divisions, déterminer le soutien requis par les divisions en matière de formation, de communication et de transmission de l'information, et le mettre en œuvre.

Réponse et plan d'action de la direction

Réponse de la direction

Les hauts dirigeants du Secteur de la responsabilité professionnelle acceptent les conclusions et les recommandations énoncées dans l'évaluation des exigences liées à l'emploi pour les membres de la GRC réalisée par les Services nationaux d'évaluation des programmes.

Plan d'action

Evaluation of the Employment Requirements for RCMP Members

National Program Evaluation Services Internal Audit, Evaluation and Review Royal Canadian Mounted Police