Vérification des protocoles d’entente de la GRC

Rapport final

Février 2019

Table des matières

• Acronymes et abréviations
• Sommaire
• Réponse de la direction
• Contexte
• Objectif, portée et méthode
  • Objectif
  • Portée
  • Méthode
  • Énoncé de conformité
• Constatations
  • Gouvernance
  • Processus d'examen des PE
  • Conformité aux politiques
  • Supervision et surveillance
• Conclusion
• Recommandations
• Annexe A – Objectif et critères de vérification
• Annexe B – Plan d'action de la direction

Acronymes et abréviations

c.div.

Commandant divisionnaire

CT

Conseil du Trésor

dg

Directeur général

DG

Direction générale

DPFA

Dirigeant principal des Finances et de l'Administration

DPRH

Dirigeant principal des Ressources humaines

GGC

Gestion générale et Contrôle

GRC

Gendarmerie royale du Canada

MJ

Ministère de la Justice

OREC

Officier responsable des enquêtes criminelles

PE

Protocole d'entente

PSDF

Pouvoirs de signer des documents financiers

PVEADAR

Plan de vérification, d'évaluation et analyse de données axé sur les risques

SNC

Services nationaux de comptabilité

SSO

Service des stratégies opérationnelles

TEAM

Système de gestion des dépenses globales et des actifs

Sommaire

Dans l'exécution de son mandat, la GRC signe régulièrement des ententes avec d'autres services de police, d'autres ordres de gouvernement et d'autres participants, pour échanger de l'information, coopérer dans des projets communs, fournir ou recevoir des services ou mettre en commun du matériel, du personnel ou des biens. Le protocole d'entente (PE) est une convention juridiquement non contraignante que la GRC signe avec un partenaire pour décrire les modalités selon lesquelles ils se sont entendus aux fins de leur coopération. Lorsqu'un PE est signé avec un autre ordre de gouvernement et qu'il prévoit l'acquisition de biens ou de services ou une construction en contrepartie d'un paiement en argent, il peut constituer une entente contractuelle.

On trouve dans la Politique sur les ententes de la GRC et la Directive ministérielle sur les accords conclus par la GRC incluses dans le Manuel d'administration de la GRC les exigences fixées aux PE de la GRC en termes de clauses obligatoires, d'exigences d'examen et de consultation, et d'autorités d'approbation.

La vérification avait pour objectif d'évaluer si les PE sont utilisés conformément aux exigences de la politique de la GRC. Elle a porté sur les PE en vigueur en septembre 2018 dans les secteurs d'activité et les divisions; une attention particulière a été portée aux ententes contractuelles.

La vérification a révélé qu'il manquait à la plupart des PE des dispositions obligatoires et des renseignements financiers complets. Les contrôles ont montré que l'examen des PE ne se faisait pas systématiquement et que l'approbation ne venait pas toujours du niveau exigé. Par ailleurs, il n'existe pas de fonction de supervision centralisée pour s'assurer que les PE comportent les éléments essentiels de la politique et qu'ils sont conformes aux priorités de la GRC.

La vérification a révélé une méconnaissance générale au sujet des ententes contractuelles et des autorités habilitées à les approuver, ce qui augmente le risque de dépassement des autorisations.

Les conclusions tirées de la vérification sont qu'il faut renforcer le processus de passation des PE afin de corriger les lacunes; offrir aux employés qui rédigent les PE les outils et les conseils dont ils ont besoin; normaliser le processus d'examen et en documenter l'exécution; et confirmer le rôle du Groupe de la coordination des PE dans la surveillance et la supervision afin d'assurer la conformité aux politiques.

Il y aurait lieu aussi de mettre à jour les politiques pour clarifier les rôles, les responsabilités et les pouvoirs, surtout pour les ententes contractuelles; d'examiner les ententes contractuelles potentielles pour confirmer que les limites et les pouvoirs respectent la ligne directrice du Conseil du Trésor; et d'améliorer le registre des PE pour s'assurer qu'il englobe tous les PE et qu'on peut en récupérer des renseignements suffisants et pertinents pour la prise de décision.

La réponse et le plan d'action de la direction élaborés en réponse au rapport illustrent l'engagement de la haute direction à apporter des correctifs suivant les constatations et les recommandations de l'équipe de vérification. La Vérification interne de la GRC surveillera la mise en œuvre du plan d'action de la direction et entreprendra une vérification de suivi au besoin.

Réponse de la direction

La Gestion générale se rallie aux constatations et aux recommandations formulées dans le rapport de vérification. La vérification a fait ressortir des aspects de la gouvernance et de la gestion des protocoles d'entente qu'il est possible d'améliorer, notamment relativement aux ententes contractuelles. La Gestion générale a pris des mesures pour améliorer la gouvernance des protocoles d'entente et continuera de renforcer la gouvernance, la formation et la surveillance appliquées aux protocoles d'entente.

La Gestion générale mettra en œuvre un plan d'action de la direction détaillé pour donner suite aux recommandations de l'équipe de vérification. Le plan prévoit l'examen des politiques ainsi que de la gouvernance, des outils, de la formation, de l'orientation et des examens fondés sur les risques.

Bien que cette mesure ne figure pas au plan d'action de la direction, la Gestion générale évaluera la possibilité d'améliorer les processus de suivi et d'approbation des protocoles d'entente au moyen d'une initiative de transformation des activités. Une initiative sera proposée à l'équipe de la transformation des activités de la Gestion générale et sera évaluée au regard des critères de priorisation et classée parmi les autres initiatives de la Gestion générale. Si l'initiative est retenue, l'automatisation des processus pourrait peut-être procurer des gains dans les processus d'examen et d'approbation.

Le dirigeant principal des Finances et de l'Administration,
Dennis Watters

Contexte

Dans l'exécution de son mandat, la GRC signe régulièrement des ententes avec d'autres services de police, d'autres ordres de gouvernement et d'autres participants, pour échanger de l'information, coopérer dans des projets communs, fournir ou recevoir des services ou mettre en commun du matériel, du personnel ou des biens. Les protocoles d'entente (PE) sont importants pour le travail policier, puisqu'ils documentent le travail qui se fait conjointement avec des partenaires et qui contribue à l'atteinte des objectifs de la GRC.

Il y a plusieurs instruments administratifs qu'on peut utiliser pour conclure une entente avec un partenaire, selon la nature des biens ou des services fournis et du type de relation qui existe entre la GRC et celui-ci. Le PE est un type d'entente qui sert à décrire les modalités selon lesquelles la GRC fournira ou obtiendra des services, des renseignements, des biens, de l'aide ou les modalités de sa participation à un projet à coûts partagés avec un partenaire. Le PE peut aussi être appelé lettre d'intention, protocole d'accord ou accord collaboratif, entre autres. Le PE est une convention juridiquement non contraignante qui peut être terminée à tout moment par l'un ou l'autre des participants.

Selon le but de l'entente, le PE peut prévoir un mécanisme de recouvrement des coûts ou n'engager aucun échange de fonds. Si le PE est signé avec un autre ordre de gouvernement et qu'il prévoit l'acquisition de biens ou de services ou une construction en contrepartie d'un paiement en argent, cette particularité peut en faire une entente contractuelle. Dans ce cas, le PE doit satisfaire des obligations différentes et respecter les principes de la politique sur les marchés ainsi que la délégation des pouvoirs de passation de marché non concurrentiel énoncés dans les politiques du Conseil du Trésor (CT).

On trouve dans la Politique sur les ententes de la GRC et la Directive ministérielle sur les accords conclus par la GRC incluses dans le Manuel d'administration de la GRC les exigences fixées aux PE de la GRC. La politique prévoit des PE importants et locaux et décrit la procédure d'examen applicable à chacun de ces types.

On définit le PE important comme un accord écrit qui a des répercussions internationales, nationales ou régionales sur la prestation des services d'application de la loi ou qui renferme des dispositions sur l'échange des renseignements personnels. On définit le PE local comme un accord écrit qui est destiné à faciliter les activités administratives ou opérationnelles courantes de la GRC et qui n'est pas important.^{Note de bas de page 1}

La politique établit aussi les rôles et les responsabilités des signataires des PE, du Groupe de la coordination des PE, de la Gestion générale et Contrôle (GGC), des Services juridiques, des commandants divisionnaires (c. div.) et des directeurs généraux (dg) :

• Le signataire est responsable de rédiger le PE et de prendre les dispositions pour qu'il soit signé;
• Le Groupe de la coordination des PE, au Service des acquisitions et marchés, est le centre de décision en matière de PE. Il est responsable d'examiner les PE pour en vérifier la conformité à la politique, de coordonner l'examen de tous les PE importants, de donner des conseils et une orientation aux groupes qui rédigent les PE et de tenir le registre national des PE;
• La GGC est responsable de donner des conseils sur les ressources, l'actif, les biens, les acquisitions ainsi que sur les aspects financiers relatifs aux PE;
• Les Services juridiques sont responsables d'examiner les PE afin de s'assurer de la légalité des obligations proposées;
• Les c.div. et les dg sont responsables de veiller à ce que les PE soient conformes aux politiques et aux directives.

Les groupes divisionnaires des PE rattachés soit au Service divisionnaire des stratégies opérationnelles (SDSO) ou au bureau de l'officier responsable des Enquêtes criminelles (OREC) déterminent s'il s'agit d'un PE important ou local, coordonnent la procédure d'examen des PE locaux et facilitent la procédure d'approbation des PE par le c.div. pour le compte du signataire du PE.

Le Plan de vérification, d'évaluation et d'analyse de données axé sur les risques (PVEADAR) de 2018-2023 approuvé par la commissaire prévoyait une vérification des PE. Le PVEADAR mettait en lumière la nécessité de confirmer que les signataires de PE suivaient bien les procédures établies pour l'examen et l'approbation des PE, étant donné la variété et la quantité de PE en vigueur dans l'ensemble de l'organisation. Par ailleurs, le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié en 2014 une ligne directrice sur le recours aux ententes contractuelles pour acquérir des biens et des services entre divers ordres de gouvernement. La vérification évaluera le degré de conformité de la GRC aux exigences de la politique.

Objectif, portée et méthode

Objectif

La vérification avait pour objectif d'évaluer si l'utilisation des PE est conforme aux exigences de la politique applicable à la GRC. L'objectif et les critères de vérification figurent à l'annexe A.

Portée

La vérification portait sur tous les PE de la GRC, une attention particulière étant réservée à ceux considérés comme des ententes contractuelles. La portée de l'examen comprenait les PE qui existaient et étaient valides en septembre 2018, dans les secteurs d'activité et les divisions.

Méthode

La planification de la vérification s'est achevée en août 2018. Durant cette phase, l'équipe de vérification a tenu des entrevues, procédé à une revue générale des modalités en vigueur et examiné les politiques et les procédures pertinentes ainsi que les résultats d'examens antérieurs.

Pendant la phase d'examen, terminée en novembre 2018, l'équipe a eu recours à diverses techniques de vérification, dont des entrevues, l'examen de documents et l'analyse de données. L'équipe s'est rendue dans les QG de trois divisions pour examiner les dossiers et évaluer les pratiques.

L'équipe de vérification a procédé à un examen de dossiers de PE existants en septembre 2018 afin d'en évaluer la conformité aux exigences de la Politique sur les ententes de la GRC et de la Ligne directrice du CT sur les ententes contractuelles. Afin d'englober des PE variés, l'équipe de vérification a sélectionné 205 PE regroupés en deux échantillons aux fins de contrôle :

• Un échantillon prélevé au hasard dans le registre national des PE pour les divisions (à l'exclusion des divisions E, K et O) et pour les secteurs d'activité de la Direction générale (DG) (65 dossiers de divisions et 20 dossiers de secteurs d'activité de la DG, pour un total de 85 PE); et
• Un échantillon prélevé au hasard de 40 PE conservés à l'échelle divisionnaire (par les Groupes des PE et les Dossiers) dans chacun des QG visités (40 dans chacune des divisions E, K et O, pour un total de 120 PE).

L'équipe de vérification souhaitait sélectionner un échantillon au hasard de PE comportant des dépenses en repérant les ententes contractuelles à partir du système TEAM, mais la Section de l'analyse des données de la Vérification interne, Évaluation et Examen n'a pas pu trouver un ensemble de PE dans le système TEAM, faute d'un code identifiant les paiements liés à un PE.

Par conséquent, on a eu recours à une recherche de mot clé pour trouver dans le système TEAM des opérations qui pourraient être liées à un PE. À partir du résultat, l'équipe de vérification a sélectionné 15 opérations qui semblaient correspondre à ce qui était recherché et a déterminé s'il s'agissait d'ententes contractuelles. L'équipe de vérification a aussi procédé à une recherche de mot clé dans le registre national des PE afin de mettre au jour de possibles ententes contractuelles.

À la fin de la phase d'examen, l'équipe de vérificateurs s'est réunie avec le personnel pour valider les constatations et en informer la haute direction.

Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme au cadre d'exercice professionnel international de l'Institut des vérificateurs internes et à la Directive sur l'audit interne du Conseil du Trésor, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Constatations

Il doit exister une saine structure de gouvernance, comprenant des politiques à jour, des processus détaillés, des responsabilités claires et une supervision efficace, afin que les risques associés aux PE soient dûment évalués et atténués avant leur signature. Une telle structure favoriserait la passation par la GRC d'accords qui servent au mieux ses intérêts.

Nous nous attendions donc à faire les constatations suivantes :

• Des politiques sur les PE et une délégation des pouvoirs claires et à jour communiquées à l'échelle de la Gendarmerie;
• Une orientation et des outils qui clarifient le processus d'examen et d'approbation des PE à la disposition des employés qui participent au processus de passation de PE;
• Un processus d'examen qui rende compte de la signature ou de l'attestation du PE par la Gestion financière, le Service des acquisitions et marchés, les Services juridiques et les autres intéressés en cause selon la nature du PE;
• Un registre complet et exact des PE de la GRC qui fait l'objet d'un suivi régulier.

Gouvernance

Politiques et procédures

La GRC a un cadre de gouvernance en place qui définit son processus de passation de PE. Ce cadre comprend la Directive ministérielle sur les accords conclus par la GRC, la Politique sur les ententes de la GRC, la matrice des pouvoirs de signer des documents financiers (PSDF) et les suppléments divisionnaires sur les ententes. À ces documents s'ajoute la Ligne directrice sur les ententes contractuelles du CT publiée en 2014 qui définit les ententes contractuelles et qui fixe les exigences et la délégation de pouvoirs applicables aux accords de ce type.

La Directive ministérielle sur les accords conclus par la GRC offre une orientation sur les exigences de responsabilisation et de consultation y afférant. La Directive stipule que les tous les accords de la GRC doivent être signés par le commissaire ou par la personne qu'il désigne; appuyés par des conseils des Services juridiques et les Affaires étrangères Canada; et conservés avec toutes les pièces pertinentes dans un système qui facilite l'accès aux PE.

La Politique sur les ententes de la GRC détaille les rôles et les responsabilités des intéressés au processus de passation d'un PE; la structure et la teneur du PE; et les exigences d'examen et de consultation et les niveaux d'approbation qui peuvent autoriser un PE local ou un PE important.

Certaines divisions ont adopté des suppléments pour préciser davantage et clarifier les processus divisionnaires d'examen, de consultation et d'approbation pour les PE locaux. Les divisions C, D, E, F, L et V ont des politiques divisionnaires sur les ententes; les autres divisions n'ont pas de suppléments divisionnaires et s'en remettent à la politique nationale.

En 2014, le Conseil du Trésor a publié sa Ligne directrice sur les ententes contractuelles afin de clarifier l'interprétation à faire d'une entente contractuelle. On y définit l'entente contractuelle comme un accord conclu entre une autorité contractante et une entité de l'État (p. ex. une société d'État, un gouvernement provincial ou une municipalité) en vue de la fourniture d'un bien, de l'exécution d'un service, de la construction d'un ouvrage ou de la location d'un bien immobilier moyennant une contrepartie équitable. La ligne directrice précise que l'entente contractuelle est régie par les limites des marchés non concurrentiels (c.-à-d. 40 000 $ pour les biens et la construction et 100 000 $ pour des services) et qu'elle doit respecter les principes de base de la Politique sur les marchés.

L'équipe de vérification a constaté que les politiques de la GRC fournissent des renseignements utiles aux employés qui participent au processus de passation de PE, mais qu'elles doivent être mises à jour afin de refléter l'information la plus récente en matière de PE. Par exemple, ni la Directive ministérielle sur les accords conclus par la GRC (mise à jour en 2002), ni la Politique de la GRC (mise à jour en 2010) ne traitent des ententes contractuelles, et ne rendent compte de ce que prévoit la Ligne directrice du CT de 2014. La matrice des PSDF approuvée en 2017 établit les pouvoirs de signature pour les PE, mais ne dit rien des pouvoirs de signer des documents financiers relativement aux ententes contractuelles, qui équivalent aux limites des marchés non concurrentiels. Les suppléments divisionnaires ont aussi besoin d'être mis à jour. Par exemple, dans la Division C, la politique divisionnaire n'a pas été mise à jour depuis 1995 et allait être retirée du manuel divisionnaire. Dans la Division E, la politique divisionnaire était en voie d'être mise à jour pour refléter des changements dans la procédure divisionnaire.

On relève des incohérences et des définitions à clarifier dans les instruments administratifs. Ainsi, l'exigence d'un examen juridique n'est pas la même selon la Directive ministérielle que selon la Politique sur les ententes. La Directive ministérielle exige que toutes les ententes comportent un avis juridique, et la Politique n'exige l'examen par les Services juridiques que des PE importants et des PE locaux qui ne sont pas structurés selon les modèles de PE. De même, les pouvoirs de signer un PE diffèrent entre la matrice PSDF et la Politique sur les ententes. La Politique n'autorise que les c.div. et les dg (et leurs supérieurs) à signer les PE. Toutefois, la matrice des PSDF autorise l'approbation des PE par les agents des acquisitions et par les gestionnaires, directeurs et dirigeants régionaux de la Gestion générale (selon la somme à payer). Les autorisations conférées à ces postes sont inférieures à celles des c.div. et des dg, de sorte qu'elles ne concordent pas avec ce que prévoit la Politique sur les ententes de la GRC.

Enfin, les définitions des PE importants et PE locaux de la Politique sur les ententes ne sont pas claires pour les utilisateurs et laissent place à l'interprétation. L'équipe de vérification a trouvé dans les 205 PE contrôlés 70 PE considérés locaux et ordinaires par les divisions, alors qu'ils présentaient un élément d'échange de renseignements, une caractéristique du PE important selon la Politique. Les divisions se fondent sur le type de partenaire et sur l'entente de collaboration pour considérer le PE ordinaire, plutôt que sur l'aspect échange de renseignements qui en fait un PE important. L'imprécision des définitions des PE locaux et importants a des conséquences sur le processus d'examen et sur le niveau de risque associé aux PE.

Dans le Plan de rendement annuel 2018-2019 de la GGC, le Service des acquisitions et marchés s'est engagé à lancer des initiatives d'amélioration de la gouvernance des PE, à commencer par la mise à jour de la Politique sur les ententes de la GRC et de la matrice des PSDF afin qu'elles rendent compte des renseignements les plus récents sur les ententes contractuelles. Ce sera l'occasion d'examiner les définitions des PE importants et PE locaux afin de les rendre plus claires pour les employés qui participent au processus de passation des PE.

Rôles et responsabilités

La Politique sur les ententes de la GRC définit les rôles et les responsabilités des signataires de PE, du Groupe de la coordination des PE, de la GGC, des Services juridiques ainsi que des c.div. et des dg, surtout aux fins des processus d'examen et d'approbation des PE.

Les employés qui participent à la passation de PE qui ont été reçus en entrevue ont une bonne compréhension de leur rôle. Cependant, en raison des ressources limitées du Groupe de la coordination des PE (soit un poste d'AS-02 et un poste d'AS-04), l'équipe de vérification a constaté que le Groupe n'a pas pu s'acquitter de son rôle mandaté de centre de décision selon lequel il devrait fournir de l'orientation et du soutien aux employés et coordonner le processus de passation de PE. Cette incapacité nuit à l'efficacité et à la rapidité du processus d'examen des PE pour les PE importants et à la prestation de conseils pour les PE locaux.

D'autre part, le niveau de service fourni par les Services juridiques varie d'une division à l'autre. Certaines divisions, comme la Division E, ont accès à un avocat du ministère de la Justice sur place qui examine la majorité des PE, mais la plupart des divisions doivent demander conseil aux Services juridiques de la DG. Par le passé, les Services juridiques de la DG ont indiqué ne pas avoir les moyens de revoir tous les PE de toute la Gendarmerie. Pour atténuer les risques de ne pas formuler un avis juridique pour tous les PE, les Services juridiques ont élaboré des modèles de PE à utiliser dans toute l'organisation, avec l'aide du Groupe de la coordination des PE.

L'équipe de vérification a constaté que le rôle des groupes divisionnaires des PE, qui relèvent des SDSO et des OREC, n'est pas définit dans la Politique sur les ententes de la GRC. Les employés de ces groupes ont dit à l'équipe de vérification qu'ils avaient la responsabilité de déterminer si un PE était important ou local, de coordonner l'examen des PE locaux et de faciliter l'approbation des PE par les c.div. pour le compte des signataires des PE.

Au moment d'examiner la Politique sur les ententes de la GRC, on aura l'occasion de mettre à jour les rôles et les responsabilités des différents groupes qui sont parties au processus de passation des PE et de clarifier la portée du rôle du Groupe de la coordination des PE et des Services juridiques afin d'arrimer les priorités aux capacités.

Lignes directrices, formation et outils

Les PE sont rédigés par des groupes opérationnels et administratifs de partout dans l'organisation, au besoin, pour faciliter les opérations. Puisque la rédaction d'un PE est une tâche inhabituelle pour la plupart des employés, on s'attendait à ce que les employés qui participent à la passation de PE aient accès à de la formation, à des outils et à de l'orientation pour bien remplir leur rôle et leurs responsabilités à l'égard de la passation de PE.

L'équipe de vérification n'a trouvé aucune trace d'outils ou de formation offerts à tous les employés qui rédigent des PE, à l'exception de modèles nationaux qu'on trouve dans InfoWeb. Le Service des acquisitions et marchés a diffusé une note écrite et a donné une formation élémentaire sur les PE par le passé, mais n'a pas formulé d'orientation claire ni de procédures détaillées compilées dans un document complet et accessible.

Par exemple, le Service des acquisitions et marchés a inclus des renseignements sur les PE dans des exposés présentés à des employés de la GGC en 2016, mais ces renseignements n'ont pas été mis à la disposition de tous les employés de la GRC. De même, en septembre 2018, un message sur les PE a été envoyé à tous les employés de l'organisation sur les ententes contractuelles et la procédure d'examen des PE, mais l'information a été diffusée dans GCpédia.^{Note de bas de page 2} Bien que l'initiative soit louable, l'information qu'on trouve dans GCpédia n'a pas autant de crédibilité que celle qui figure dans les manuels de la GRC ni ne se trouve aussi facilement par les employés. Les politiques publiées dans les manuels doivent contenir l'information la plus à jour.

Les modèles de PE élaborés par le Groupe de la coordination des PE et les Services juridiques sont diffusés dans InfoWeb et sont passablement utilisés partout dans la Gendarmerie. Il y a un modèle pour les PE génériques, deux modèles pour les PE avec échange de renseignements et un modèle pour les PE relatifs aux opérations policières conjuguées. Bien que les employés qui rédigent des PE trouvent les modèles utiles, ils ont dit à l'équipe de vérification qu'ils aimeraient y trouver des exemples de dispositions à inclure dans un PE. Les groupes qui rédigent les PE ont dit qu'il leur serait utile d'avoir accès à d'anciens PE approuvés ou PE génériques afin de réduire le temps à consacrer à la rédaction et à la correction.

En l'absence de lignes directrices et d'outils nationaux, les divisions ont pour la plupart élaboré des formations et des ressources locales pour aider les employés à rédiger et à examiner des PE (exception faite des divisions C et M). Par exemple, dans la Division O, le Groupe des PE qui relève de l'OREC a élaboré un exposé de formation sur les PE qui est distribué dans toute la division. Dans les divisions F, H, J, K et O, les groupes des PE ont schématisé la procédure et en ont décrit les étapes afin de clarifier la procédure d'examen et d'aider les employés à rédiger les PE. Bien qu'utiles, les outils divisionnaires ne remplacent pas une formation et une orientation nationales dont l'absence peut entraîner non seulement des efforts faits en parallèle, mais aussi des incohérences. Les outils et les guides divisionnaires peuvent être incomplets et dépassés puisqu'ils sont fondés sur les politiques nationales actuellement accessibles.

Dans le Plan de rendement annuel 2018-2019 de la GGC, le Service des acquisitions et marchés s'est engagé à élaborer du matériel de formation afin de combler les lacunes en matière d'ententes contractuelles. Le processus d'élaboration d'outils nationaux donne l'occasion d'examiner et d'exploiter les outils et la formation conçus par les divisions. L'élaboration d'outils et de formation nationaux devrait uniformiser la compréhension du processus et des exigences chez tous les employés.

Processus d'examen des pe

Processus d'examen

Suivant la Politique sur les ententes de la GRC, les PE importants doivent être envoyés au Groupe de la coordination des PE à la DG qui coordonne les examens par la GGC (Gestion des finances et Service des acquisitions et marchés) et par les Services juridiques. Conformément à la politique, les PE locaux n'ont pas à être envoyés au Groupe de la coordination des PE mais doivent être examinés à l'échelle divisionnaire.

La Directive ministérielle sur les accords conclus par la GRC précise que la GRC doit tenir un registre de tous ses accords, des modifications, des rapports de vérification d'accords et de toute la correspondance connexe dans un système d'enregistrement afin d'en simplifier l'examen. L'équipe de vérification s'attendait donc à trouver des traces de l'examen des dossiers de PE.

Les contrôles ont indiqué que l'examen des PE n'est pas systématiquement effectué et documenté dans le dossier. Rien ne précisait ce que devait être l'examen pour atténuer les risques financiers, juridiques et autres associés aux PE. Il n'existait aucune liste de contrôle au bénéfice des employés qui devaient les effectuer et les résultats des consultations tenues n'étaient pas versés en dossier. L'équipe de vérification a trouvé des preuves d'un examen dans 35 % des dossiers contrôlés (71/205 dossiers). La preuve d'un examen des PE importants et PE locaux est illustrée au Tableau 1.

Les contrôle ont révélé que seulement 40 % (21/53) des dossiers des PE importants comportaient une preuve de l'examen du PE et seulement 33 % (50/152) des dossiers des PE locaux comportaient un preuve d'examen. Toutefois, comme le montre le Tableau 2, des 21 PE importants examinés, le Groupe de la coordination des PE en a examiné 8, ce qui signifie que 15 % (8/53) des PE importants ont été examinés suivant la politique. Les 13 autres PE importants qui ont été examinés l'ont été par les groupes divisionnaires des PE, mais ils auraient dû être envoyés au Groupe de la coordination des PE à cette fin. Par ailleurs, les contrôles ont révélé l'envoi de 8 PE locaux au Groupe de la coordination des PE aux fins d'examen.

L'équipe de vérification a appris des personnes interviewées dans les divisions que les PE transmis au Groupe de la coordination des PE à la DG aux fins d'examen n'obtenaient pas de réponse dans les délais prévus. L'examen d'un PE important par le Groupe de la coordination des PE, la GGC, les Services juridiques et d'autres directions opérationnelles en cause à la DG pouvait prendre plusieurs mois. Faute d'une réponse rapide de la DG, les divisions ont indiqué à l'équipe de vérification qu'elles procédaient localement à l'examen des PE et qu'elles tranchaient pour répondre à des besoins opérationnels afin de respecter les délais impartis. Puisque le Groupe de la coordination des PE ne faisait pas le suivi des délais de traitement, l'équipe de vérification n'a pas pu évaluer les normes de service pour confirmer si les divisions recevaient ou non une réponse rapide à leurs demandes.

Les résultats des contrôles ont montré que le Service des acquisitions et marchés évaluait rarement les PE en cours de processus d'examen des PE. Les entrevues avec les divisions ont indiqué qu'on consultait les représentants régionaux du Service des acquisitions et marchés informellement au besoin. Les contrôles et les entrevues ont aussi révélé que d'autres intéressés pertinents, comme les Biens immobiliers et les Biens mobiliers, n'étaient pas intégrés au processus d'examen, même si les PE concernaient des logements ou des véhicules. Par ailleurs, rien n'indiquait que les Services juridiques évaluaient systématiquement tous les PE importants en cours de processus d'examen, à l'exception de la Division E, où un avocat du MJ sur place examine la majorité des PE importants et locaux avant leur approbation. Des 39 dossiers de PE examinés par les Services juridiques selon notre contrôle, comme il figure au Tableau 3, 36 provenaient de la Division E.

Certains PE ont été examinés par plus d'un secteur fonctionnel.

Le Groupe de la coordination des PE a confirmé qu'aucune ligne directrice ni liste de contrôle sur l'examen des PE n'ont été fournies aux divisions pour clarifier et documenter le processus d'examen. L'équipe de vérification a constaté que certaines divisions avaient élaboré leurs propres listes de contrôle pour documenter l'examen, et que d'autres ne le documentaient pas. On voit au Tableau 4 quelles divisions utilisent des listes de contrôle.

Les processus divisionnaires d'examen englobaient différents intéressés, notamment les Finances, le Service des acquisitions et marchés, les Services juridiques et la Sécurité ministérielle. Toutefois, il n'y a pas d'uniformité en termes de formatage et d'exigences minimales. Le contrôle a aussi révélé un manque d'uniformité dans les listes divisionnaires de contrôle et de suivi. Celles-ci ne font pas office de mécanismes de contrôle pour s'assurer que tous les intéressés au processus d'examen y prennent part.

Puisque la rédaction d'un PE est une tâche secondaire pour la plupart des employés et qu'il y a un roulement assez fréquent de personnel en milieu opérationnel, la normalisation d'un processus d'examen et l'imposition d'exigences d'examen sont nécessaires pour que des contrôles soient mis en place. La normalisation d'une liste de contrôle qui serait utilisée à l'échelle de la Gendarmerie pour documenter le processus d'examen serait bénéfique au processus de passation de PE. Un examen obligatoire par le Service des acquisitions et marché devrait être prévu pour que les ententes contractuelles soient mises à jour et les pouvoirs financiers, vérifiés. Il est possible de s'inspirer des listes de contrôle établies par les divisions pour les besoins des examens afin d'établir une liste de contrôle nationale unique qui inclurait les exigences d'orientation et de signature applicables à l'examen.

Conformité aux politiques

La Politique sur les ententes de la GRC et les modèles nationaux définissent les parties qu'il faut trouver dans tous les PE.^{Note de bas de page 3} Ce sont :

• L'objet et la portée du PE
• Les obligations et les ressources promises par les signataires
• Les représentants ministériels responsables pour le PE
• Les modalités de modification
• Les modalités de résiliation
• Les dates d'entrée en vigueur et d'expiration
• Les modalités de règlement des différends
• L'examen et la surveillance
• La classification de sécurité
• Les dispositions financières
• Le nom et le titre des signataires

Les résultats des contrôles de conformité relativement aux parties obligatoires ont indiqué qu'il manquait à la plupart des PE des éléments clés exigés par la Politique. Comme le montre le Tableau 5, exception faite de l'objetet des obligations et ressources promises, les autres éléments clés obligatoires manquaient aux PE dans un fort pourcentage.

Le degré de conformité souffre du manque de normalisation du processus à l'échelle de l'organisation. L'équipe de vérification a constaté que chaque division avait élaboré sa propre procédure d'examen, certaines étant utilisées plus systématiquement et mieux harmonisées à la politique que d'autres. Selon les personnes interviewées, certains PE avaient été fournis par des partenaires, établis à partir de modèles différents, sans que les groupes responsables de la rédaction à la GRC aient vérifié qu'ils comportaient toutes les clauses exigées par la GRC avant qu'ils soient approuvés. Faute d'un processus d'examen solide et systématique, certains PE ont été signés même s'ils n'étaient pas conformes aux exigences de la politique.

Le degré de conformité dépendait aussi de la date à laquelle le PE avait été rédigé. Nous avons trouvé dans l'échantillon de notre contrôle des PE datés de 1989. Les PE les plus anciens ne comportaient pas de date d'expiration, ni toutes les parties qui sont exigées selon la Politique. Comme on le voit dans le Tableau 6, 29 % des PE ont été rédigés il y a plus de 15 ans.

L'absence d'une date d'expiration dans 63 % des PE (129/205) de l'échantillon peut s'expliquer par le fait que la Politique sur les ententes de la GRC n'exige pas une date d'expiration comme telle, mais plutôt une « date de résiliation, d'expiration ou un mécanisme de résiliation ». Par conséquent, les PE qui ont une disposition qui prévoit que les « parties peuvent mettre fin à l'entente à tout moment » pourraient être considérés conformes à la politique.

Bien que la politique actuelle n'exige pas une date d'expiration, il s'agit d'un dispositif clé pour s'assurer que les PE sont examinés de manière régulière et qu'ils restent à jour et servent le meilleur intérêt de la GRC. Les PE les plus anciens risquent de ne plus refléter les pratiques courantes de la Gendarmerie, les changements structurels et organisationnels des partenaires et les modifications législatives, par exemple en matière de protection des renseignements.

Le Service des acquisitions et marchés doit songer à ajouter à la politique l'exigence d'inclure une date d'expiration aux PE, afin d'éviter qu'ils soient réputés en vigueur indéfiniment. La date d'expiration garantit que le PE sera revu de temps à autre et qu'il sera modifié au besoin.

Processus d'approbation

Suivant la Politique sur les ententes de la GRC, ce sont les c.div. et les dg qui sont responsables de signer les PE. Si un PE constitue une entente contractuelle, les autorités d'approbation pour un marché non concurrentiel s'appliquent.

Les contrôles révèlent que 20 % des PE (5/25) examinés ont été signés par le détenteur d'un poste de niveau inférieur à dg à la DG. Dans les divisions, 25 % des PE (45/180) ont été signés par un signataire autre que le c.div. Les groupes divisionnaires des PE ont confirmé ne pas avoir de moyen de trouver les PE qui auraient été signés sans avoir dûment subi le processus d'examen et d'approbation à l'échelle divisionnaire. Toutefois, les personnes interviewées ont expliqué que les groupes divisionnaires des PE avaient accru la communication au sujet des PE ces dernières années afin de diminuer les situations où un chef de détachement ou de service signe un PE sans suivre le processus d'examen prévu pour un PE local.

Ententes contractuelles

La Ligne directrice sur les ententes contractuelles du CT précise que les PE qui constituent une entente contractuelle sont assujettis aux limites de passation des marchés non concurrentiels de 40 000 $ pour les biens et travaux de construction et de 100 000 $ pour les services. Si la somme à payer dépasse les autorisations de la GRC, Services publics et Approvisionnement Canada peut signer le PE suivant la délégation de pouvoirs, ou il peut être nécessaire de faire une présentation au CT.

Les entrevues et les contrôles ont fait ressortir 22 PE qui pourraient constituer des ententes contractuelles. Ils concernent l'entretien et la réparation de véhicules ou d'immeubles, des services de radiocommunication, des services de gardiens et de la recherche et développement. Certains de ces PE sont expirés ou n'ont pas encore été signés. Les renseignements sur les coûts étaient limités, les détails de l'accord n'ont pas été fournis et une justification manquait au dossier. Ces lacunes n'ont pas permis à l'équipe de vérification de confirmer avec certitude que ces PE satisfaisaient les seuils établis dans la Ligne directrice sur les ententes contractuelles du CT. Ces PE ont été portés à l'attention de la haute gestion du Service des acquisitions et marchés pour un examen plus approfondi et feront l'objet d'une étude particulière afin de déterminer s'ils satisfont les exigences du CT relativement aux ententes contractuelles.

Globalement, les entrevues avec les secteurs d'activité et les divisions ont mis au jour une méconnaissance générale au sujet des ententes contractuelles et des autorités d'approbation en ce qui les concerne. Le milieu opérationnel, le travail policier conjugué et l'utilisation d'ententes de services de police accroissent l'ambiguïté autour des ententes contractuelles. Les employés des divisions ne comprenaient pas toujours que les PE signés pour utiliser ou acheter des biens, des services ou des infrastructures de services partenaires pouvaient constituer des ententes contractuelles si le secteur privé offrait d'autres options.

Une autre source d'ambiguïté concernant les ententes contractuelles découle de l'absence dans la politique et la matrice des PSDF de pouvoirs de signature particuliers pour les ententes contractuelles. Par exemple, des ententes contractuelles qui dépassaient le pouvoir de passation de marché de la GRC ont été signées par les c.div. par le passé, parce qu'on appliquait les pouvoirs de signature pour des PE généraux.

Les personnes interviewées ont pour la plupart estimé que le Service des acquisitions et marchés avait les ressources les plus qualifiées pour reconnaître une entente contractuelle et pour indiquer qui avait le pouvoir de signature et quel serait le processus d'approbation. Cependant, puisque le Service des acquisitions et marchés ne fait pas systématiquement partie du processus d'examen des PE, il y a un risque qu'une entente contractuelle soit signée sans avoir été repérée et que les pouvoirs de passation de marché soient dépassés.

Les ententes contractuelles peuvent avoir des répercussions considérables sur les opérations de la GRC puisque leur approbation peut nécessiter une présentation au CT si elles excèdent les pouvoirs de passation de marché non concurrentiel de la GRC. Une présentation au CT est une procédure qui peut s'étendre sur six à huit mois. Les employés des divisions ont dit ne pas avoir les ressources ni l'expertise pour préparer des présentations au CT.

Bref, il faut élaborer une orientation sur les ententes contractuelles et caractériser les types de PE qui, à la GRC, peuvent constituer des ententes contractuelles. Ces éléments doivent être intégrés aux outils et à la formation à élaborer, déjà mentionnés, pour accroître la connaissance à la Gendarmerie. Le centre de décision devrait aussi déterminer la formule la plus efficace pour préparer des présentations au CT pour des ententes contractuelles, surtout si elles concernent des biens ou des services qui seront utilisés à la grandeur de la Gendarmerie.

Établissement des coûts et facturation

La Politique de la GRC sur les engagements oblige les services à enregistrer les engagements supérieurs à 5 000 $ dans le système TEAM au moyen d'un engagement de fonds. Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, il faut qu'un agent qui est fondé de pouvoirs pour l'article 32 certifie par sa signature avoir vérifié que les engagements pris correspondent aux pouvoirs qui lui sont délégués. Un fondé de pouvoirs pour l'article 34 doit certifier la réception des biens ou des services avant qu'il soit procédé au paiement. Ces exigences s'appliquent aux PE qui ont des répercussions financières.

Les contrôles de vérification ont mis au jour plusieurs PE ayant des répercussions financières et ont cherché dans les dossiers des PE la trace d'une estimation des coûts, des données pour la facturation et la preuve d'un engagement de fonds.

Les contrôles ont indiqué que 152/205 PE (74 %) avaient des répercussions financières. De ces 152 PE, 79 (52 %) ne mentionnaient pas de coûts associés ou n'avaient pas d'estimé de l'engagement financier pour la GRC, ni dans le PE, ni dans le dossier. Aussi, 98/152 PE (64 %) n'avaient aucune donnée sur la facturation ou sur le recouvrement des coûts, ni dans le PE ni dans le dossier. Aucun des dossiers de PE ne comportait la preuve qu'on avait procédé à un engagement de fonds avant que le PE soit signé. Les personnes interviewées ont confirmé qu'on ne procédait pas toujours à un engagement de fonds pour un PE et que, lorsque c'était fait, il pouvait y avoir un retard entre la signature du PE et la création de l'engagement.

Globalement, les dossiers des PE renfermaient peu de renseignements financiers, de sorte qu'il fut difficile d'en évaluer la conformité aux exigences de la politique. Pour les PE de l'échantillon, il n'a pas été possible, à partir des renseignements disponibles, de déterminer la valeur totale estimée du PE, les montants et la fréquence de facturation, les niveaux d'approbation requis et la nécessité de procéder à l'engagement de fonds.

Les personnes interviewées ont confirmé qu'il est difficile de surveiller la conformité des paiements associés aux PE aux politiques sur les finances. Contrairement aux marchés pour lesquels un bon de commande particulier est établi dans le système TEAM, les transactions associées à un PE ne sont pas associées à un numéro d'identification particulier dans le système TEAM et ne peuvent pas faire l'objet d'un contrôle interne pour les seuls PE. Les paiements associés aux PE sont assujettis à la procédure de contrôle interne de vérification des comptes, pour laquelle les employés des Services nationaux de comptabilité (SNC) demandent le numéro de l'engagement des fonds ou une copie du PE afin de payer les factures de plus de 10 000 $. Cependant, les employés des SNC rencontrés en entrevue ont dit qu'il arrive que des factures soient payées avant que les PE aient été rédigés et qu'un engagement de fonds ait été créé lorsqu'il est entendu que le PE sera signé. Pour évaluer le risque associé à cette pratique, l'équipe de vérification a contrôlé 54 des 205 PE auxquels un paiement était associé et a mis au jour une situation où des factures avaient été payées avant que le PE soit signé.

L'absence de données financières détaillées dans les PE peut faire en sorte que la GRC devra faire des paiements qui n'ont pas été prévus dans le budget du service ou absorber des coûts imprévus au moment de signer le PE. Ce problème est particulièrement préoccupant dans le cas des PE qui n'ont pas de date d'expiration, étant donné qu'un accord peut changer dans le temps. Il est possible de renforcer les contrôles en place surtout en ce qui a trait aux dispositions à inclure obligatoirement dans les PE, aux pouvoirs d'approbation et aux contrôles financiers relatifs à l'établissement du budget et à la facturation.

Supervision et surveillance

Systèmes d'information

Suivant la Politique sur les ententes de la GRC, le Groupe de la coordination des PE est responsable de tenir le registre national des PE. La politique exige que tous les PE originaux et les documents connexes soient versés au registre national.

Par conséquent, nous nous attendions à ce que toutes les ententes de la GRC se trouvent dans un registre national des PE qui permettrait la récupération de renseignements demandés afin de surveiller et de superviser la conformité aux politiques et directives de la GRC.

Des représentants du Groupe de la coordination des PE ont confirmé tenir un registre national dans le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information. Ils ont expliqué que les PE qui leur sont envoyés sont transmis aux Dossiers aux fins de classement et d'inclusion au registre.

Au terme de son analyse, l'équipe de vérification a constaté les limites suivantes associées au registre national des PE :

• Les données inscrites au registre sont celles du fichier de la GI plutôt que du PE (préfixes, numéro de dossier, titre du fichier, état du dossier, date du fichier et type de fichier). Ces données permettent seulement la gestion des dossiers par le bureau des dossiers de GI.
• Le registre ne comporte pas assez de détails pour faire le suivi des PE et produire des rapports. Par exemple, le registre ne permet pas la saisie des données suivantes : type de PE, date d'expiration, division signataire, partenaires;
• Étant donné que la majorité des renseignements associés au PE se trouvaient dans le titre du fichier, les recherches se limitent à des mots clés. Le système ne permet pas la production de rapports ni la récupération facile des dossiers des PE;
• Seuls les employés du Groupe de la coordination des PE ont accès au registre, de sorte qu'aucun autre employé ne peut y avoir accès et y faire des recherches.

Des 120 dossiers de PE qui ont fait l'objet d'un contrôle lors des visites sur place, seuls 4 montraient des preuves que l'original signé avait été envoyé au Groupe de la coordination des PE pour être versé au registre national. Les personnes interviewées des groupes divisionnaires des PE ont indiqué ne pas avoir toujours envoyé les PE au Groupe de la coordination des PE pour les faire verser au registre, ce qui confirme que le registre est incomplet. L'équipe de vérification n'a pas pu faire de renvois croisés entre les listes de suivi divisionnaires et le registre national des PE afin de valider s'il y avait dédoublement ou dans quelle mesure les listes étaient complètes, parce que les divisions utilisent une convention d'appellation différente de celle du registre national pour un même PE.

L'équipe de vérification a constaté que 13 des 15 divisions ont élaboré leur propre système de suivi et de classement des PE. Pourtant, les personnes interviewées ont dit n'avoir aucune assurance d'avoir saisi tous les PE signés par leur division. Les visites sur place ont confirmé que les listes des PE des divisions n'était pas exactes. Les listes de suivi divisionnaires comportaient des PE expirés, des PE rédigés par d'autres divisions ou secteurs d'activité et des documents comme des ententes d'occupation, des ententes de détachement et des marchés. Par conséquent, l'équipe de vérification a conclu qu'il n'existait aucune liste complète des PE dans les divers systèmes de la GRC.

Les lacunes actuelles associées au registre national ont une incidence directe sur les capacités de rendre compte et sur l'utilité du registre pour fournir des renseignements pertinents et exacts aux fins de prise de décision. Il faut améliorer l'actuel registre national des PE afin qu'il rende compte de tous les PE signés par la GRC. Les renseignements saisis doivent être complets, pertinents et exacts et doivent permettre la surveillance et la supervision des PE.

Surveillance et supervision

Suivant la Politique sur les ententes de la GRC, le Groupe de la coordination des PE est responsable d'examiner les PE pour s'assurer qu'ils sont conformes aux directives et aux politiques. On s'attendait à ce qu'existe une fonction de surveillance et de supervision chargée de s'assurer que les PE se conforment aux exigences des politiques et que les lacunes dans le processus de passation des PE seraient communiquées à la gestion et corrigées rapidement.

Les personnes interviewées du Groupe de la coordination des PE ont confirmé ne pas s'assurer que tous les PE importants sont envoyés pour examen et que tous les PE originaux sont transmis pour être versés au registre national. Il n'y a pas eu d'appel à tous à l'échelle de l'organisation depuis 2004 pour confirmer que le registre renfermait l'ensemble des PE. Le Groupe de la coordination des PE a aussi indiqué ne pas surveiller les PE pour s'assurer qu'ils ont été examinés ou résiliés à la date d'expiration.

Les groupes divisionnaires des PE ont dit pour la plupart qu'ils faisaient le suivi des dates d'expiration et d'examen des PE. Par exemple, à la Division E, l'équipe de vérification a constaté le suivi des dates de renouvellement et d'examen à l'aide d'un système qui permet de fixer une date d'agenda et de télécharger en référence les pièces du PE. Toutefois, les contrôles ont révélé que le suivi ne se faisait pas régulièrement, ni l'examen, en profondeur. Puisque les contrôles ont révélé que 63 % des PE n'avaient pas de date d'expiration, une surveillance plus systématique est de mise.

Pour ce qui est de surveiller la conformité aux obligations prises dans des PE, la Politique sur les ententes de la GRC prévoit que les c.div. (dans les divisions) et les dg (à la DG) ont la responsabilité de veiller à ce qu'un processus soit en place pour surveiller le respect du PE. Par ailleurs, la politique dit que les signataires des PE ont la responsabilité de surveiller les PE en ce qui a trait à la mesure du rendement.^{Note de bas de page 4}

Les gestionnaires et représentants des groupes divisionnaires des PE ont déclaré que la surveillance des PE se faisait surtout de façon informelle parmi les activités quotidiennes et lors des rencontres ordinaires avec les partenaires. Ils ont confirmé l'absence de surveillance et de rapports officiels, tels que prévus dans les dispositions des PE à ces égards. Bien qu'il existe un guide d'assurance de la qualité au sein d'un service (AQSS) pour surveiller la conformité à la politique et à la directive ministérielle, sa dernière mise à jour remonte à 2007 et les personnes interviewées n'ont pas pu dire s'il était utilisé activement.^{Note de bas de page 5}

L'absence d'une fonction officielle de surveillance et de supervision accroît le risque que le processus de passation de PE ne soit pas respecté, le risque que la GRC s'engage dans des activités qui ne sont pas conformes aux politiques gouvernementales, et le risque que des PE qui n'ont pas de lien avec les priorités et le mandat de la GRC soient signés.

Conclusion

Les PE sont un élément important du travail policier, puisqu'ils documentent le travail qui se fait conjointement avec d'autres services de police ou d'autres ordres de gouvernement, en vue d'aider la GRC à atteindre ses objectifs. Pour atténuer les risques financiers et juridiques associés aux PE, il faut mettre en place des mécanismes robustes qui garantiront que les PE sont rédigés suivant les modèles approuvés, qu'ils sont examinés et signés par les bonnes personnes et qu'ils sont surveillés de près.

L'équipe de vérification a conclu qu'il est possible de renforcer le processus de passation de PE afin d'accroître la conformité; que les employés qui rédigent les PE devraient avoir la formation, les outils et l'orientation dont ils ont besoin; que les examinateurs devraient suivre une procédure normalisée et documenter leurs conseils; et que le Groupe de la coordination des PE devrait prendre part à la surveillance et à la supervision afin de vérifier la conformité à la politique, aux autorités d'approbation et aux contrôles financiers.

L'occasion se présente de mettre à jour les politiques afin de clarifier les rôles, les responsabilités et les pouvoirs, surtout en ce qui a trait aux ententes contractuelles; d'examiner les possibles ententes contractuelles afin de confirmer que les limites et les pouvoirs sont conformes à la Ligne directrice du CT; et d'améliorer le registre des PE afin d'y trouver absolument tous les PE et de pouvoir en récupérer des renseignements factuels aux fins de prise de décision.

Recommandations

1. Que le dirigeant principal des Finances et de l'Administration s'assure que les politiques soient mises à jour afin de clarifier les rôles, les responsabilités et les pouvoirs, surtout en ce qui a trait aux ententes contractuelles.
2. Que le dirigeant principal des Finances et de l'Administration normalise une procédure d'examen pour l'ensemble de l'organisation qui englobe la Gestion des finances, le Service des acquisitions et marchés, les Biens immobiliers, les Biens mobiliers et les Services juridiques et qui soit soutenue par des lignes directrices et des listes de contrôle nationales.
3. Que le dirigeant principal des Finances et de l'Administration élabore des outils, de la formation et une orientation pour aider les employés qui rédigent des PE et pour clarifier les exigences et le processus d'approbation des ententes contractuelles. Les PE de la GRC qui pourraient constituer des ententes contractuelles doivent être repérés et évalués afin de garantir que les limites et pouvoirs de dépenser sont conformes aux lignes directrices du Conseil du Trésor.
4. Que le dirigeant principal des Finances et de l'Administration mette à jour le registre des PE pour s'assurer qu'il est complet et qu'il modernise le système utilisé pour la conservation des PE afin que celui-ci puisse produire des données exactes au soutien de la prise de décision, de la surveillance et de la supervision.

Annexe A – Objectif et critères de vérification

Annexe B – Plan d'action de la direction

Date de modification :

2019-03-21