Vérification des notes de l'enquêteur

Rapport final : juillet 2014

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Certaines parties du texte comprises dans ces documents ne peuvent pas être publiées et sont identifiées comme suit: [*]; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

Acronymes et abréviations

AQSS
Assurance de la qualité au sein d'un service
GRC
Gendarmerie royale du Canada
OREC
Officier responsable des Enquêtes criminelles
PRIME
Police Records Information Management Environment
s.-comm.
Sous-commissaire
SGD
Système de gestion des dossiers
SIRP
Système d'incidents et de rapports de police
SPCA
Services de police contractuels et autochtones
SPPC
Service des poursuites pénales du Canada

Sommaire exécutif

Les notes de l'enquêteur et la prise de notes sont des éléments fondamentaux du travail de police. Entre autres choses, les notes de l'enquêteur servent à rafraîchir la mémoire, à justifier les décisions prises, à enregistrer les éléments de preuve et à soutenir les poursuites. Les notes de l'enquêteur ont toujours fait partie des examens internes et ces dernières années, elles ont été examinées à l'externe, comme par le Service des poursuites pénales du Canada, ce qui ne fait qu'accroitre la sensibilisation envers l'importance de la prise de notes dans le travail policier.

La Vérification interne de la GRC a procédé à la vérification des notes de l'enquêteur dans le but de donner une assurance raisonnable que les procédures et les pratiques appliquées aux notes de l'enquêteur sont adéquates pour s'assurer que ces dernières soient conformes aux politiques pertinentes afin qu'elles soutiennent les enquêtes, corroborent la preuve et préservent la crédibilité du membre qui témoigne en cour. La vérification a permis de déterminer que les notes de l'enquêteur sont prises en temps voulu et sont généralement conformes aux exigences des politiques; toutefois, il reste place à l'amélioration. Par exemple, l'examen accru des calepins par le superviseur maximiserait la probabilité de conformité des éléments essentiels exigés par la politique.

La pratique de plus en plus répandue de se servir des rapports du Système de gestion des dossiers (SGD) au lieu du traditionnel calepin devra faire l'objet d'une évaluation, étant donné l'absence de consensus dans la magistrature à savoir si un rapport du SGD peut être admis comme aide-mémoire pour le membre pendant son témoignage.

Enfin, il faudra aussi se pencher sur la conservation des calepins des membres qui prennent leur retraite ou qui quittent la GRC, afin de minimiser le risque de ne plus pouvoir consulter les notes de police originales si l'on en a besoin dans l'avenir.

Trois recommandations sont faites pour atténuer les risques que posent les pratiques actuelles concernant les notes de l'enquêteur à la GRC. En réponse à celles-ci, des mesures immédiates furent prises pour soulever les préoccupations identifiées dans la vérification auprès des commandants divisionnaires, et des gestes concrets furent posés pour combler ces lacunes.

La Vérification interne en surveillera la mise en œuvre des plans d'action mis en œuvre pour répondre aux recommandations et fera, au besoin, une vérification de suivi.

Réponse de la gestion à la vérification

La vérification a mis en lumière certains aspects qui présentent des risques et les divisions devront en tenir compte dans leur supervision des notes de l'enquêteur et de leur cycle de vie utile. Les problèmes cernés sont importants, et le meilleur moyen de les régler est d'accroître la surveillance.

Bien qu'il existe déjà des politiques et des procédures pour aider les membres dans leur prise de notes, elles présentent des lacunes à certains égards, par exemple au chapitre de l'entreposage, de la conservation, de l'accès, des rôles et responsabilités et de la protection de l'information. Mentionnons qu'avant même que se tienne la vérification, la politique nationale sur les notes de l'enquêteur, soit le chapitre 25.2 du Manuel des opérations, faisait l'objet d'une mise à jour régulière déjà bien entamée.

La Gestion de l'information, les Services de police contractuels et autochtones et les Services juridiques travaillent à l'amélioration des politiques, des normes et des procédures liées aux notes de l'enquêteur. Plusieurs des problèmes qui ont été soulevés dans le cadre de la vérification sont précisément ciblés dans les politiques révisées. Les nouvelles directives définiront de manière plus précise les rôles et les responsabilités de tous relativement à la protection, au traitement, à l'examen et à la conservation des notes des membres. La révision de la politique devrait être terminée d'ici janvier 2015.

Le problème le plus épineux à ce moment-ci est l'entreposage et le traitement des calepins des membres après leur départ. Il faudra revoir ensemble les pratiques actuelles en tenant compte de divers risques relatifs aux lois et aux politiques en vigueur (Loi sur la protection des renseignements personnels, Loi sur le casier judiciaire, Loi sur l'accès à l'information, politiques sur la tenue des dossiers et sur la sécurité). Les principaux intéressés, les centres de décision et les secteurs d'activité concernés devront en venir à un consensus sur l'option qui favorisera les meilleurs progrès dans la gestion des calepins.

En résumé, le rapport de vérification fait la lumière sur certains risques relatifs aux notes de l'enquêteur, à l'absence de notes manuscrites, à l'examen par le superviseur et aux pratiques de conservation et d'entreposage qu'appliquent les policiers. L'examen minutieux qui a abouti aux recommandations formulées ici est d'une grande valeur pour l'organisation. La vérification a déclenché une évaluation collective des notes de l'enquêteur et il ne peut en résulter que la bonification des stratégies d'atténuation des risques.

Janice Armstrong
sous-commissaire aux Services de police contractuels et autochtones
Gendarmerie royale du Canada

1. Contexte

Les notes prises dans le calepin de l'enquêteur visent à rendre compte de la preuve et des gestes et observations du membre en lien avec un incident, à justifier les décisions prises et à lui rafraîchir la mémoire lorsqu'il témoigne en cour. Le rapport du membre sur un incident comporte de l'information transcrite dans un rapport versé au SGD, en fonction des notes manuscrites prises par lui dans son calepin.

Ce sont les Services de police contractuels et autochtones (SPCA) qui sont responsables de la politique sur les notes de l'enquêteur. Celle-ci énonce les exigences relatives à la gestion, à l'utilisation et à la conservation des notes de l'enquêteur et précise les exigences de tenue d'un calepin.

La prise de notes et la conservation des calepins de police préoccupent depuis plusieurs années, notamment pour ce qui est de la désignation et de la récupération des calepins des policiers ainsi que de la qualité des notes prises pour les dossiers portés en appel. En 2011, Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) a publié une mise à jour de son rapport de 2005 sur les condamnations injustifiées. Note de bas de page 1 On y soulevait des questions par rapport à la prise de notes par les policiers et à la conservation de leurs calepins. Les auteurs concluaient qu'en dépit des efforts faits pour améliorer les pratiques de prise de notes par les policiers et des modifications apportées depuis 2005 aux politiques de conservation des services de police, les problèmes surgissent assez fréquemment pour justifier que l'on continue de porter attention à la question.

Étant donné l'importance de la question et les recommandations formulées ces dernières années, le commissaire a approuvé une mission de vérification sur les notes de l'enquêteur dans le plan de vérification axé sur les risques de 2013-2016.

2. Objectif, portée, méthode et énoncé de conformité

2.1 Objectif

La vérification visait à donner une assurance raisonnable que les procédures et les pratiques appliquées aux notes de l'enquêteur sont adéquates pour s'assurer que ces dernières soient conformes aux politiques pertinentes afin qu'elles soutiennent les enquêtes, corroborent la preuve et préservent la crédibilité du membre qui témoigne en cour.

2.2 Portée

La mission de vérification consistait à évaluer les notes prises par les membres réguliers affectés aux services généraux en milieu de police contractuelle. Elle englobait aussi le fonctionnement du centre de décision des SPCA à la Direction générale. Elle excluait les calepins utilisés pour saisir l'information liée aux sources.

2.3 Méthode

La planification de la vérification s'est achevée en janvier 2014. À cette date, l'équipe de vérification avait procédé à des entrevues et à l'examen des politiques, lignes directrices, matériel de formation, avis juridiques et rapports d'examens de gestion antérieurs en lien avec la tenue des calepins. Elle avait envoyé un questionnaire sur les risques aux officiers responsables des Enquêtes criminelles (OREC) de toutes les divisions pour recueillir leur point de vue. Elle avait examiné les procédures et politiques d'autres services de police et visité un détachement, où elle a examiné des calepins et les procédures liées aux calepins afin d'élaborer sa stratégie d'échantillonnage de vérification.

Pour les besoins de l'examen, l'équipe a visité 16 détachements dans quatre divisions. Les facteurs qui ont présidé au choix des détachements étaient le nombre d'incidents ayant donné lieu au dépôt d'accusations criminelles, le nombre de membres, la dispersion géographique, la distance entre les détachements et les coûts de transport connexes. Lors des visites, 217 calepins ont été examinés pour en déterminer la conformité aux politiques. Trois cent cinq rapports d'incident versés au SGD ont été comparés aux notes d'origine des calepins de l'enquêteur afin d'évaluer la rapidité de la prise de notes. Des rapports d'incident ont été consultés à la fois dans le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP) et dans le Police Records Information Management Environment (PRIME). Quatre-vingt-onze membres ont été interviewés afin de documenter leur connaissance de leurs responsabilités, leurs pratiques en prise de notes, la formation qu'ils ont reçue, la portée de l'examen par leur superviseur et leurs procédures de conservation des calepins.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3. Principales constatations

3.1 Rapidité de la prise de notes

Les notes se prennent dans les 24 heures suivant l'incident.

La politique sur les notes de l'enquêteur énonce que « Les membres doivent prendre des notes manuscrites et/ou électroniques dès qu'ils en ont l'occasion afin d'énoncer les observations faites et les mesures prises dans l'exercice de leurs fonctions ». Note de bas de page 2 Le membre doit prendre des notes aussitôt que possible et dès qu'il peut le faire en toute sécurité. Le délai minimal pour prendre des notes n'est pas défini dans la politique, toutefois les lignes directrices sur la prise de notes indiquent que le membre doit finir de prendre ses notes à la fin de son quart ou dans un délai de 24 heures. Les notes prises dans le calepin servent habituellement d'aide-mémoire au membre qui témoigne en cour.

Afin d'évaluer la rapidité de la prise de notes, on a comparé l'heure de saisie dans le SGD et de l'inscription dans le calepin à l'heure de l'incident. Dans la vaste majorité des rapports échantillonnés, les détails de l'incident avaient été saisis au SGD ou dans le calepin dans un délai de 24 heures. Dans la plupart des incidents examinés, on a trouvé plus de détails dans le rapport du SGD que dans le calepin. On a trouvé quelques incidents pour lesquels le rapport d'incident a été versé au SGD 72 heures ou plus après l'incident sans qu'une inscription au calepin n'étaye le degré de détails trouvé dans le rapport.

Si la plupart des notes électroniques sont versées au SGD en temps voulu, la politique énonce que « les inscriptions dans les formulaires imprimés ou électroniques, qui ne se sont pas faites en même temps que l'événement, ne sont pas considérées comme des notes et ne doivent pas remplacer le calepin de l'enquêteur ». Note de bas de page 3 Aussi, dans les quelques situations où le rapport n'a pas été créé rapidement, le calepin est le principal aide-mémoire du membre qui témoigne.

Plusieurs membres interviewés ont dit avoir été autorisés à consulter une copie de leur rapport d'incident du SGD quand ils témoignent à l'audience. On nous a dit que cette pratique dépendait du bon vouloir du juge. Faute de la certitude que les membres pourront consulter le rapport du SGD pour se rafraîchir la mémoire, l'organisation doit évaluer le risque que poserait l'absence de notes manuscrites ou leurs lacunes par rapport au rapport du SGD.

3.2 Conformité et supervision des calepins

Les calepins ne comportaient pas tous les éléments essentiels prévus par la politique et l'examen par le superviseur ne se faisait pas toujours comme prévu. Cependant, les notes inscrites au SGD font l'objet d'un examen par le superviseur.

La politique et les lignes directrices connexes définissent les éléments essentiels que doit comporter le calepin. En voici une liste :

  • La couverture du calepin doit porter :
    • Le nom et le matricule du membre,
    • Le lieu de travail,
    • La période couverte par le calepin;
  • Il ne doit manquer aucune page numérotée dans le calepin;
  • Il ne doit y avoir aucun blanc ni aucune page vierge dans le calepin;
  • Un passage corrigé doit être rayé d'un trait, mais être toujours lisible et la correction doit porter les initiales du membre.

Par ailleurs, les calepins doivent être examinés, signés et datés tous les mois par le superviseur qui en vérifie la qualité et le contenu. Toute omission des éléments essentiels pourrait avoir une incidence à un degré ou à un autre sur l'intégrité du calepin.

Notre examen des calepins échantillonnés nous a permis de confirmer que la totalité des calepins sont reliés par une couture, que les numéros de pages sont préimprimés et que les notes sont écrites à l'encre. La vaste majorité des inscriptions sont datées et portent l'heure selon le format de 24 heures, sont lisibles, sont en lien avec les affaires policières seulement et utilisent un langage approprié.

Bien que certains calepins ne portaient pas en couverture le nom ou le matricule du membre ou la date de début et la date de fin de la période couverte, d'autres moyens permettaient de trouver cette information. Cela dit, il est peu probable que l'absence de ces éléments nuirait à l'intégrité de l'information contenue dans le calepin.

Par contre, certains calepins présentaient des pages manquantes ou des espaces vierges. Ainsi, dans un petit nombre de calepins examinés, il manquait des pages et nous avons observé des espaces vierges dans quelques calepins. En cas de correction, la vaste majorité des modifications avaient été raturées d'un trait comme le prévoit la politique, mais seulement une partie de celles-ci étaient initialisées.

Bien que la politique exige que soit inscrite sur la couverture l'infraction la plus grave comprise dans le calepin, notre échantillon a révélé qu'aucun des calepins ne satisfaisait à cette exigence. Devant ce résultat, la nécessité de procéder ainsi doit être réévaluée.

Examen par le superviseur

En 2011, l'exigence d'un examen mensuel par le superviseur a été ajoutée à la politique, en même temps que l'exigence de la tenue semestrielle d'une assurance de la qualité au sein du service (AQSS) sur les calepins. Des détachements visités, deux avaient mis en place une procédure d'examen mensuel par les superviseurs, conforme à la politique. Aussi, la moitié des détachements visités avaient exécuté l'AQSS obligatoire au cours des deux dernières années.

Étant donné que chacun des calepins examinés couvre en moyenne une période de 4 mois, l'examen par le superviseur devrait y paraître clairement. Or, une majorité des calepins examinés ne portaient aucun signe d'un examen par le superviseur. Ce résultat a été confirmé quand plus de la moitié des superviseurs interviewés ont indiqué ne pas examiner les calepins. À titre de mesure d'atténuation, les superviseurs ont dit examiner et approuver les rapports du SGD, comme le prévoient les systèmes, ainsi que les trousses de divulgation à la cour qui incluent une copie des inscriptions pertinentes du calepin du membre. Certes, ces mesures sont nécessaires, mais elles ne servent pas l'objectif correspondant au rôle du superviseur à l'égard des calepins. Sans un examen des calepins, il est difficile de donner l'assurance de la conformité aux exigences inscrites dans la politique. Il est aussi difficile de juger de la rapidité de la prise des notes et de déceler les points qui appellent une amélioration.

Nos résultats indiquent que les calepins ne sont pas entièrement conformes aux politiques, notamment en ce qui touche l'exigence d'un examen par le superviseur. Les risques associés aux calepins non conformes doivent être cernés et atténués comme il se doit.

3.3 Conservation des calepins

La conservation et l'entreposage des calepins des membres qui partent à la retraite ou qui quittent la Gendarmerie ne sont pas définis.

La politique de la GRC sur les notes de l'enquêteur précise que les calepins sont la propriété de la GRC et qu'ils doivent être conservés par chaque membre. Elle précise encore que les calepins ne peuvent être détruits qu'avec l'autorisation du chef compétent. Elle comporte aussi les exigences de conservation suivantes :

  • Les notes sont conservées jusqu'à la date d'expiration du dossier de l'infraction la plus grave contenue dans le calepin;
  • Deux ans suivant la date de la dernière demande officielle de communication en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la Loi sur l'accès à l'information;
  • Deux ans suivant la dernière inscription;
  • Jusqu'à la fin des poursuites et appels en matière civile ou criminelle;
  • Jusqu'à l'expiration de la prescription, selon la plus longue de ces périodes.

En dépit des exigences de la politique en matière de conservation, nous avons pu confirmer dans nos entrevues que les calepins étaient conservés par les membres indéfiniment et qu'il n'existait aucune indication de leur destruction. Cette pratique est fidèle aux lignes directrices qui soutiennent la politique sur les notes de l'enquêteur où il est dit que les notes ne doivent pas être détruites, peu importe leur âge. [*] L'emplacement où sont conservés les calepins étant si variable, la GRC peut éprouver de la difficulté à les chercher et à les récupérer. La conservation et la récupération des calepins de police ont été soulevées parmi les problèmes préoccupants dans les rapports du SPPC de 2005 et de 2011.

Les calepins sont la propriété de la GRC et il faut clarifier les lignes directrices sur la conservation des calepins des membres qui prennent leur retraite ou qui quittent la Gendarmerie. [*] L'absence d'une ligne directrice à cet égard présente le risque que les calepins ne soient pas accessibles lorsqu'il faudra les consulter, le cas échéant.

Des efforts ont été faits afin d'élaborer une stratégie pour la conservation des calepins, mais le centre de décision des SPCA et la Gestion de l'information ont fait peu de progrès. [*] Il faut évaluer le risque que posent les pratiques actuelles pour l'organisation afin de donner à la haute direction l'assurance que ce risque ne dépasse pas son seuil de tolérance.

4. Recommandations

  1. Que la s.-comm. SPCA cerne les risques que pose à l'organisation l'absence de notes manuscrites, qu'elle les évalue et qu'elle prenne les mesures voulues pour les atténuer.
  2. Que la s.-comm. SPCA, avec les commandants divisionnaires, mette en place des mécanismes pour que les superviseurs fassent les examens prévus et qu'ils les documentent comme le prévoit la politique, afin de traiter les enjeux liés à la non-conformité.
  3. Que la s.-comm. SPCA documente et évalue les risques que posent à l'organisation les pratiques actuelles en matière de conservation et d'entreposage des calepins des membres qui prennent leur retraite ou qui quittent la Gendarmerie, et qu'elle prenne les mesures appropriées.

5. Conclusion

Le calepin demeure un outil essentiel dans les enquêtes de police et le principal aide-mémoire du membre qui témoigne en cour. Bien qu'il existe un rapport SGD pour chaque incident traité par la police, l'utilisation de ces rapports plutôt que des notes manuscrites ne constitue pas une pratique établie. Les calepins ne présentaient pas tous les éléments essentiels qu'exige la politique et le superviseur ne les examinait pas, malgré les exigences de la politique. Certains aspects de non-conformité devront être revus par la gestion et des mesures devront être prises. L'examen des calepins dûment documenté par les superviseurs favoriserait un bon taux de conformité à la politique.

La conservation et l'entreposage des calepins demeurent préoccupants. La GRC doit connaître les risques associés aux pratiques actuelles.

Annexe A - Objectif et critères de vérification

Objectif : Donner une assurance raisonnable que les procédures et les pratiques appliquées aux notes de l'enquêteur sont adéquates pour s'assurer que ces dernières soient conformes aux politiques pertinentes afin qu'elles soutiennent les enquêtes, corroborent la preuve et préservent la crédibilité du membre qui témoigne en cour.

Critère 1 :
Des politiques opérationnelles existent pour guider les enquêteurs et atténuer les risques connexes.
Critère 2 :
Des mécanismes de supervision sont en place pour contrôler la conformité aux politiques pertinentes et pour atténuer les risques de la non-conformité.
Critère 3 :
Les employés connaissent leurs imputabilités et ont reçu la formation, les outils et les ressources nécessaires pour s'acquitter de leurs responsabilités.
Critère 4 :
La prise de notes se fait conformément aux politiques et aux lois pertinentes.

Annexe B - Politique, lignes directives et renvois à des rapports externes

Politiques de la GRC

Manuel des opérations de la GRC

Lignes directrices de la GRC

Boîte à outils de l'enquêteur de la GRC

Rapports externes

Canada, Service des poursuites pénales du Canada, Chefs FPT des poursuites pénales, Un système plus juste : La voie vers l'élimination des condamnations injustifiées, Sous-comité sur la prévention des erreurs judiciaires, automne 2011, ch. 11.

Bureau du Contrôleur général du Canada

Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes, mars 2011.

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