Vérification des dépenses de nature délicate : *

Rapport final

Novembre 2019

Table des matières

• Sigles, acronymes et abréviations
• Sommaire
• Réponse de la direction
• 1. Contexte
• 2. Objectif, portée, méthode et énoncé de conformité
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• Constatations
  • 3.1 Gouvernance
  • 3.2 Gestion des risques
  • 3.3 Contrôles internes
  • 3.4 Formation et connaissances
• Conclusion
• Recommandations
• Annexe A – Objectif et critères de vérification
• Annexe B – Plan d'action de la direction

Sigles, acronymes et abréviations

CT

Conseil du Trésor

DG

Direction générale

DND

dépenses de nature délicate

DPFA

dirigeant principal des Finances et de l'Administration

GGC

Gestion générale et Contrôle

GRC

Gendarmerie royale du Canada

LGFP

Loi sur la gestion des finances publiques

PF

Police fédérale

*

*

SPS

Services de police spécialisés

Système TEAM

Système de gestion des dépenses globales et des actifs

VIEE

Vérification interne, Évaluation et Examen

Sommaire

On entend par dépenses de nature délicate (DND) les dépenses engagées dans le cadre d'une opération aux fins d'application de la loi ou de sécurité qui pourrait être compromise si le paiement était effectué au moyen des procédures courantes de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). De telles dépenses sont engagées dans tous les domaines du travail policier, partout à la GRC, autant dans les divisions qu'à la Direction générale (DG). *

La Vérification interne de la GRC a précédemment effectué des audits portant sur les DND imputées à * au cours des années 2007-2009, 2009-2010, 2010-2011 et 2011-2012. Une vérification de suivi a également été réalisée en 2016-2017.

La vérification dont il est question dans le présent rapport portait exclusivement sur les DND imputées à *, puisque celles-ci n'avaient pas été évaluées de façon directe lors des audits précédents. L'objectif était d'évaluer le caractère adéquat du cadre de gouvernance et des contrôles internes visant ces dépenses. La portée de la vérification se limitait à la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2018.

Les vérificateurs ont conclu que les mécanismes de gouvernance et les contrôles internes visant les DND imputées à * sont adéquats, mais que des améliorations pourraient y être apportées. Malgré l'existence d'un cadre de gouvernance comportant des éléments bien définis, les rôles et les responsabilités à l'égard des dépenses effectuées sous * ne sont pas bien connus de tous les intervenants concernés. Les améliorations possibles consisteraient à actualiser la politique sur les DND afin de donner des précisions supplémentaires et à officialiser les modalités, les procédures et la formation nationales relatives aux DND correspondant à *.

La surveillance de ces DND se limitant généralement à vérifier que les dépenses ont été correctement justifiées et approuvées, l'assurance de la conformité à la politique sur les DND présente des lacunes. Lors de son examen des dossiers, l'équipe de vérification a décelé peu de problèmes à l'égard des transactions traitées selon la procédure établie pour *, mais a constaté que cette procédure était contournée dans certains cas.

La majorité des dépenses effectuées sous * sont consignées dans des systèmes d'inventaire, conformément aux exigences de la politique sur les DND. L'examen des dossiers a toutefois révélé des problèmes d'intégrité des données attribuables en partie au fait qu'il existe plusieurs systèmes d'inventaire et qu'ils ne sont pas reliés entre eux. Ce fonctionnement en vase clos limite la capacité d'assurer la surveillance des stocks consignés dans ces systèmes, particulièrement à l'échelle divisionnaire ou nationale. *

La réponse et le plan d'action de la direction élaborés en réponse au rapport illustrent l'engagement de la haute direction à apporter des correctifs suivant les constatations et les recommandations de la vérification. La Vérification interne de la GRC surveillera sa mise en œuvre et entreprendra une vérification de suivi au besoin.

Réponse de la direction

Police fédérale et Services de police spécialisés :

Le sous-commissaire à la Police fédérale (PF) et le sous-commissaire aux Services de police spécialisés (SPS) se rallient aux constatations et aux recommandations formulées dans le rapport intitulé Vérification des dépenses de nature délicate : article de rapport *. En particulier, ils reconnaissent tous deux la nécessité de collaborer afin de déterminer la meilleure façon de mettre à jour la politique actuelle sur les dépenses de nature délicate (DND), d'améliorer la capacité de surveillance et de suivi afin d'évaluer la conformité à cette politique, ainsi que d'élaborer une formation officielle pour les employés sur la procédure visant les dépenses imputées à *.

Afin de remplir son mandat de sécurité publique, la Gendarmerie royale du Canada (GRC) doit mener certaines opérations et activités de façon secrète. Notre organisation prend très au sérieux les autorisations et les dispenses spéciales que lui accorde le Conseil du Trésor (CT), dont l'exemption de l'obligation de communiquer certaines informations à l'externe, et elle s'engage à examiner la faisabilité de mettre en œuvre un système d'inventaire national comprenant l'utilisation d'une nouvelle version interactive du formulaire 1454 (Demande et autorisation de paiement).

À cette fin, nous avons accepté de mettre sur pied un groupe de travail au sein duquel seront représentés les différents centres de décision concernés par les DND. Ce groupe devra notamment élaborer le plan d'action de la direction qui servira à faire avancer rapidement et efficacement la mise en œuvre durable des recommandations énoncées dans le présent rapport. Il est prévu que ce plan détaillé sera achevé d'ici octobre 2019 et qu'il sera alors présenté au Comité ministériel de vérification aux fins d'examen et d'approbation.

Gilles Michaud, sous-commissaire à la PF
Philipe Thibodeau, sous-commissaire intérimaire aux SPS

Gestion générale et Contrôle :

La Gestion générale se rallie aux constatations et aux recommandations formulées dans le rapport de vérification et fournira un soutien au sous-commissaire à la PF en veillant au respect de l'esprit et de l'objet du document de reconnaissance des responsabilités et des obligations liées au pouvoir d'approuver le paiement de DND.

Dennis Watters, dirigeant principal des Finances et de l'Administration

1. Contexte

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'emploie à assurer la sécurité des Canadiens et de leurs institutions, à l'échelle tant nationale qu'internationale, en prenant des mesures de prévention, de détection, d'enquête et d'application de la loi axées sur les renseignements pour lutter contre le terrorisme et le crime organisé, entre autres formes de criminalité. À cette fin, la GRC mène certaines opérations et activités de façon secrète en vue soit d'infiltrer des organisations criminelles ou terroristes, soit de dissimuler les activités de collecte de renseignements de la police. Le Conseil du Trésor (CT) reconnaît les défis inhérents aux opérations de ce genre et a donc accordé à la GRC des autorisations et des dispenses spéciales, la plus importante étant l'exemption de l'obligation de communiquer certaines informations à l'externe, notamment de consigner les biens secrets dans les systèmes d'information intégrés et de rendre publics certains types de marchés.

Les dépenses relatives à ce genre d'activités sont appelées des dépenses de nature délicate (DND). Il s'agit de dépenses engagées dans le cadre d'une opération aux fins d'application de la loi ou de sécurité qui pourrait être compromise si le paiement était effectué au moyen des procédures courantes de la GRC. De telles dépenses sont engagées dans tous les domaines du travail policier, partout à la GRC, autant dans les divisions qu'à la Direction générale (DG).

Les DND sont consignées sans détails identificateurs dans le Système de gestion des dépenses globales et des actifs de la GRC, couramment appelé le système TEAM. *

La Vérification interne de la GRC a précédemment effectué des audits portant sur les DND imputées à * au cours des années 2007-2009, 2009-2010, 2010-2011 et 2011-2012. Une vérification de suivi a également été réalisée en 2016-2017.

La vérification dont il est question dans le présent rapport portait exclusivement sur les DND imputées à *, puisque celles-ci n'avaient pas été évaluées de façon directe lors des audits précédents. L'objectif était d'évaluer le caractère adéquat du cadre de gouvernance et des contrôles internes visant ces dépenses. La portée de la vérification se limitait à la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2018.

Au cours de la période de référence, la GRC a imputé à * des DND *.

En mai 2018, la commissaire a approuvé le Plan de vérification, d'évaluation et d'analyse de données axé sur les risques 2018-2023, qui prévoyait un audit des DND mettant l'accent sur les dépenses effectuées sous *.

2. Objectif, portée, méthode et énoncé de conformité

2.1 Objectif

La vérification avait pour objectif d'évaluer le caractère adéquat du cadre de gouvernance et des contrôles internes visant les DND imputées à *. L'objectif et les critères de vérification figurent à l'annexe A.

2.2 Portée

La vérification a porté exclusivement sur les DND effectuées sous * du 1er avril 2015 au 31 mars 2018.

2.3 Méthode

La planification de la vérification s'est achevée en janvier 2019. Durant cette phase, l'équipe de vérification a tenu des entrevues, procédé à une revue générale des modalités en vigueur et examiné les politiques, les directives et les procédures pertinentes ainsi que les résultats d'audits antérieurs.

La phase d'examen, terminée en avril 2019, a consisté à appliquer diverses techniques de vérification, dont la réalisation d'entrevues, l'examen de documents et de dossiers ainsi que l'analyse de données. L'équipe de vérification s'est rendue dans trois divisions et à la DG afin d'examiner les dossiers et d'évaluer les pratiques.

Les vérificateurs ont examiné les dossiers relatifs aux dépenses imputées à * pendant la période visée dans le but d'en évaluer la conformité à la politique sur les DND et à la procédure établie pour *. Afin d'englober des dépenses faites dans différentes régions du pays, ils ont sélectionné un échantillon de 96 dépenses de ce type effectuées aux SPS ainsi que dans les divisions E, C et F. De plus, pour évaluer le risque de contournement de la procédure relative à *, les vérificateurs ont collaboré avec l'équipe de l'analyse des données de Vérification interne, Évaluation et Examen (VIEE) afin de sélectionner 90 dépenses imputées à * et 10 transactions par carte de crédit faites avec des fournisseurs souvent associés aux acquisitions effectuées sous *. Ces dépenses supplémentaires ont été vérifiées pour déterminer si elles auraient plutôt dû être traitées selon la procédure établie pour *.

Au terme de la phase d'examen, l'équipe de vérification a tenu des réunions afin de valider ses constatations auprès du personnel et a présenté les conclusions pertinentes à la haute direction.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme au cadre d'exercice professionnel international de l'Institut des vérificateurs internes et à la Directive sur l'audit interne du CT, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Constatations

3.1 Gouvernance

Rôles et responsabilités

Il doit exister un solide cadre de gouvernance afin d'assurer la conformité des DND aux pouvoirs spéciaux délégués à la GRC. La gouvernance doit se faire en fonction de rôles, de responsabilités, d'obligations redditionnelles et de politiques clairement définis. Des activités de surveillance régulières, y compris pour vérifier la conformité à la politique sur les DND, devraient également favoriser le traitement approprié des DND.

La PF, les SPS, Gestion générale et Contrôle (GGC) ainsi que les divisions se partagent la responsabilité de la gouvernance des DND.

Police fédérale

Le sous-commissaire à la PF est chargé de veiller à la gestion appropriée des exigences en matière de surveillance, de responsabilisation, de formation * en vue d'assurer le succès des enquêtes et la sécurité des policiers. Au sein de la PF, le centre de décision des DND élabore la politique relative aux DND et fournit des services de formation et de soutien à l'égard de la procédure établie pour les dépenses imputées à *. * chargé des dépenses relatives à * examine ces dépenses avant de les transmettre aux Opérations comptables pour qu'elles soient consignées dans le système financier de la GRC.

Services de police spécialisés

Le sous-commissaire aux SPS est chargé de fournir des services spécialisés aux policiers de première ligne en ce qui touche les opérations et les enquêtes, ainsi que d'offrir des conseils aux cadres supérieurs de la GRC et à d'autres organismes gouvernementaux en matière de sécurité organisationnelle et gouvernementale. Au sein des SPS, les * examinent et traitent les demandes de paiement de dépenses relatives à * qui viennent de la DG et des divisions, * détient la responsabilité générale d'approuver les dépenses visées par les autorisations spéciales accordées à la GRC.

Gestion générale et Contrôle

Le dirigeant principal des Finances et de l'Administration (DPFA) est responsable de la saine gestion et de l'intendance de toutes les ressources financières et matérielles de la GRC. Le Service de la comptabilité générale, des politiques et du contrôle, qui relève du DPFA, élabore des politiques et des procédures, et assure une surveillance en veillant au respect de l'esprit et de l'objet du document de reconnaissance des responsabilités et des obligations liées au pouvoir d'approuver le paiement de DND.

À l'heure actuelle, les services national, régionaux et divisionnaires de GGC n'interviennent pas dans les activités relatives aux DND en début de transaction. Il ressort des entrevues avec les cadres supérieurs de GGC et de la PF que GGC ne donne pas de conseils préliminaires sur les transactions liées aux DND. Le mécanisme de gouvernance à cet égard consiste en la fonction d'examen que remplit * chargé des dépenses relatives à * lorsqu'il exerce le pouvoir d'approuver les demandes de paiement*

Divisions

Dans les divisions, les superviseurs de groupe se chargent de gérer et de surveiller les dépenses imputées à *, y compris de vérifier le caractère approprié des demandes de paiement connexes faites par leur groupe et, en particulier, la validité des raisons fournies pour justifier le traitement de ces dépenses comme des transactions visant de * ou des marchés *. Ils doivent aussi s'assurer que les biens de nature délicate sont gérés conformément à la politique tout au long de leur cycle de vie.

Coordonnateurs des DND

Les coordonnateurs divisionnaires des DND n'examinent pas les dépenses effectuées sous *, car celles-ci sont traitées par les *. Leur rôle se limite donc à relever les DND qui auraient dû être imputées à * mais qui ont été traitées de façon erronée dans la division, puis à rediriger ces dépenses vers les *. *, qui examine toutes les dépenses imputées à * une fois que celles-ci ont été traitées par les * et qui exerce le pouvoir d'approuver les demandes de paiement.

Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles sont généralement connus

Bien que la politique du CT et la politique nationale sur les DND énoncent les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles qui incombent aux divers intervenants appelés à exercer des fonctions relatives aux DND, il serait possible de documenter officiellement la procédure d'acquisition sous * afin qu'elle soit mieux comprise. Par exemple, *, les * et les groupes divisionnaires qui effectuent souvent des dépenses sous * connaissent bien la procédure, mais les groupes divisionnaires qui font moins souvent des dépenses de ce genre en ont une compréhension limitée. Les coordonnateurs divisionnaires des DND ont également des incertitudes : même si leur rôle se limite à transmettre * les demandes qu'ils reçoivent relativement aux dépenses effectuées sous *, ils ont affirmé ne pas savoir dans quelle mesure ils s'acquittaient efficacement de cette responsabilité à cause du manque de clarté de la politique sur les dépenses de cette catégorie. Le fait de documenter officiellement la procédure à suivre pour les dépenses correspondant à * permettrait de clarifier les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles des principaux intervenants concernés.

Dispositions de la politique

La politique nationale de la GRC sur les DND, publiée en janvier 2011, établit un cadre pour l'engagement des dépenses de ce genre et énonce les dispositions pertinentes en ce qui touche le processus d'acquisition ainsi que la gestion des finances, de l'actif, du matériel et des biens immobiliers. L'équipe de vérification a constaté que cette politique fournit des renseignements précieux aux employés qui participent à l'engagement de DND, mais que les dispositions portant sur les dépenses imputées à * ne sont pas claires et n'ont pas été mises à jour en fonction des pratiques administratives en vigueur.

Par exemple, la politique précise qu'elle s'applique à la fois aux dépenses imputées à * et aux dépenses imputées à *, mais elle ne définit pas clairement les dépenses de la deuxième catégorie ni n'explique clairement ce qui les distingue de celles de la première catégorie. De plus, bien que les modalités administratives en vigueur pour les dépenses imputées à * prévoient l'utilisation d'une version actualisée du formulaire 1454 (Demande et autorisation de paiement), le lien fourni dans la politique mène à l'ancienne version de ce formulaire. La nouvelle version du formulaire 1454 joue un rôle important dans la procédure établie pour les dépenses imputées à *, car elle comporte des contrôles automatisés pour assurer le respect d'exigences clés, notamment en ce qui concerne la justification de la dépense, son approbation par * conformément à la Matrice de la délégation de pouvoirs de signer des documents financiers relatifs à des dépenses de nature délicate et selon le type et la méthode d'acquisition, ainsi que l'examen de la dépense avant sa transmission aux fins d'approbation. Depuis mars 2016, * acceptent uniquement la nouvelle version du formulaire pour le traitement des dépenses imputées à *. Le lien fourni dans la politique sur les DND mène à une ancienne version plus limitée du formulaire, qui ne comporte pas les contrôles automatisés permettant notamment de réserver le pouvoir d'approbation des transactions *.

Surveillance

Les mesures de surveillance constituent un aspect crucial de la procédure établie pour les dépenses imputées à *, car elles permettent à la direction de déterminer si les modalités administratives sont conformes à la politique, d'évaluer le rendement et de vérifier si les fonds sont utilisés efficacement. L'équipe de vérification s'attendait à constater l'existence de mécanismes de surveillance des dépenses imputées à *, y compris pour assurer la conformité à la politique sur les DND et le suivi des biens acquis sous *.

La vérification a révélé qu'aucun processus d'assurance de la qualité au sein du service ou d'examen de gestion, aucun outil semblable, ni aucun indicateur de rendement n'avait été mis en place à la DG ou dans les divisions pour faciliter la surveillance et l'évaluation de la conformité à la politique. Bien que l'équipe ait constaté l'existence de mesures de surveillance des dépenses imputées à * pour assurer la conformité à la politique, ces mesures se limitaient généralement à vérifier que les dépenses étaient justifiées et que le formulaire 1454 était rempli correctement. L'équipe a également constaté que les superviseurs au sein des * qui exerçaient les pouvoirs prévus à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) faisaient une analyse critique de l'approbation des DND.

Les mesures de surveillance établies dans les divisions comprennent l'examen du formulaire 1454 par le superviseur avant son envoi * aux fins d'approbation et de traitement. L'équipe a constaté que les groupes divisionnaires surveillent l'utilisation opérationnelle des biens acquis sous *, mais que les groupes ayant des bureaux dans plus d'une région géographique ont généralement plus d'un système d'inventaire pour les biens de ce genre. Ces systèmes ne sont pas reliés entre eux et sont seulement accessibles sur place. Cela limite la capacité des groupes concernés à surveiller efficacement tous les biens en leur possession qui ont été acquis sous *, car il n'existe aucune liste faisant état de l'ensemble de ces biens. De plus, l'impossibilité de voir les biens acquis sous * que possèdent les groupes homologues dans les autres divisions augmente le risque que des dépenses de cette nature soient engagées inutilement alors qu'il aurait été possible d'emprunter le bien requis auprès d'un autre groupe qui possédait l'article en question et qui ne l'utilisait pas.

L'équipe de vérification a par ailleurs constaté que la DG et les divisions ne font qu'une surveillance limitée pour voir s'il y a contournement de la procédure établie pour les dépenses tombant sous *. Des mesures de surveillance de la conformité à la politique ont seulement été observées au *. Ce centre de décision avait remarqué des situations où des groupes divisionnaires avaient utilisé d'autres méthodes d'acquisition pour obtenir des biens qui auraient dû être achetés selon la procédure relative à *, et il avait pris des mesures correctives auprès des groupes concernés. Comme les systèmes d'inventaire ne sont pas reliés entre eux, les centres de décision des * n'ont aucun moyen de consulter directement les systèmes d'inventaire des groupes divisionnaires pour les biens acquis sous *, ce qui limite leur capacité à repérer les biens qui n'ont pas été obtenus selon la procédure établie.

3.2 Gestion des risques

L'équipe de vérification s'attendait à constater des mesures de gestion des risques visant à faire en sorte que : (1) les dépenses imputées à * soient justifiées; (2) les acquisitions de nature délicate effectuées dans l'exercice des pouvoirs de la GRC en la matière se fassent de manière appropriée; (3) la procédure établie à l'égard de * ne soit pas contournée.

Justification des dépenses

La politique sur les DND exige la justification de toutes les dépenses imputées à *. À cette fin, le formulaire 1454 exige l'inclusion d'une justification expliquant la nécessité de traiter la dépense visée comme une dépense devant être imputée à *. Cette justification permet au superviseur de faire une analyse critique efficace de la demande avant d'approuver la dépense. Cette approbation est requise avant que * traitent la transaction. L'examen des dossiers a révélé que toutes les transactions imputées à * qui faisaient partie de l'échantillon étaient accompagnées d'une justification appropriée expliquant clairement la raison pour laquelle la dépense devait être traitée selon la procédure établie pour *.

Modalités établies pour les acquisitions effectuées sous *

La politique sur les DND établit un cadre pour l'acquisition des biens et services qui seront imputés à *. On y trouve notamment des liens vers les pouvoirs délégués relatifs aux dépenses de ce genre et vers le Manuel de la gestion de l'actif, qui fournit des renseignements plus détaillés sur les acquisitions. Cette politique exige que les marchés passés par la GRC soient concurrentiels sauf dans les cas où une politique fédérale autorise une autre façon de procéder (recours à un fournisseur unique). Pour assurer le respect des pratiques d'acquisition appropriées, les achats imputés à * se font de manière centralisée par *, et un examen supplémentaire est effectué avant de payer le fournisseur afin de vérifier que tous les documents requis ont été versés au dossier. Il ressort de l'examen des dossiers que chacune des 96 dépenses de l'échantillon était accompagnée d'une justification de la méthode d'acquisition choisie.

Contournement de la procédure établie à l'égard de *

La procédure en question a été établie afin de limiter les risques associés aux dépenses imputées à *, mais il demeure possible que des transactions qui devraient être traitées selon cette procédure soient traitées selon d'autres méthodes d'acquisition. Cela représente un risque, car le but de la procédure relative à * est de faire en sorte que seuls les fondés de pouvoir compétents approuvent les dépenses de ce genre et que la communication des renseignements de nature délicate concernant ces dépenses se limite aux intervenants qui ont besoin de les connaître, afin de protéger les capacités opérationnelles de la GRC.

À part le recours au service des acquisitions de la DG, les groupes divisionnaires ont deux moyens possibles d'acheter de * sans suivre la procédure relative à *. Ils peuvent soit traiter la transaction à l'échelon divisionnaire en suivant plutôt la procédure relative à *, soit acheter l'équipement directement auprès du fournisseur avec une carte d'achat. Aucune de ces méthodes ne respecte les exigences de la politique en ce qui concerne l'achat *.

Bien que la procédure relative à * soit conçue pour protéger les renseignements sur les DND de la même façon que la procédure relative à *, elle se fonde sur des pouvoirs différents. Les intervenants à l'extérieur des * ne possèdent pas les pouvoirs voulus pour passer des marchés visant des dépenses qui seront imputées à *. Comme les transactions imputées à * sont traitées à l'échelon divisionnaire, le fait qu'une dépense qui devrait être imputée à * soit plutôt traitée selon la procédure relative à * signifie que les * n'ont aucune connaissance de la dépense en question, ni des biens qu'elle a permis d'obtenir. L'examen de 90 transactions traitées selon la procédure relative à * a révélé que 89 d'entre elles avaient été imputées à juste titre à *, et qu'une seule aurait plutôt dû être traitée selon la procédure relative à *.

Les coordonnateurs divisionnaires des DND sont censés examiner les dépenses imputées à * afin de relever celles qui devraient plutôt être traitées selon la procédure relative à * et de les rediriger vers * pour qu'elles fassent l'objet des autorisations requises. Peu de problèmes ont été constatés lors de l'examen des transactions divisionnaires traitées selon la procédure relative à *, mais les coordonnateurs des DND des divisions E, F et C comprenaient mal la nature des dépenses qui doivent être imputées à *, et ils estimaient que la politique sur les DND ne donnait pas suffisamment de précisions pour leur permettre de reconnaître ces dépenses. Il subsiste donc un risque que des dépenses qui devraient normalement être traitées selon la procédure relative à * par l'intermédiaire des * soient plutôt traitées par erreur dans les divisions, selon la procédure relative à *.

Il n'est pas approprié, non plus, d'effectuer de telles acquisitions au moyen des cartes d'achat des groupes divisionnaires, car les titulaires de ces cartes ne possèdent pas les pouvoirs nécessaires pour passer des marchés visant des dépenses qui doivent être imputées à *, et cette façon de procéder ne protège pas les renseignements de nature délicate à l'égard des transactions visées. En collaboration avec l'équipe de l'analyse des données de VIEE, l'équipe de vérification a choisi un échantillon de * transactions que des groupes divisionnaires avaient effectuées au moyen de cartes d'achat auprès de fournisseurs souvent associés aux dépenses imputées à *. *. En discutant avec les groupes qui avaient effectué ces transactions, on a constaté que les erreurs en question étaient attribuables à une méconnaissance de la procédure applicable et de la nature précise des dépenses qui doivent être imputées à *.

3.3 Contrôles internes

Pouvoirs délégués

L'équipe de vérification a constaté que les transactions de l'échantillon présentaient un taux de conformité élevé aux exigences de la LGFP. Toutes les dépenses imputées à * avaient été approuvées au préalable par un fondé de pouvoir compétent (pour l'art. 32 de la LGFP) et attestées par un fondé de pouvoir compétent (pour l'art. 34 de la LGFP).

La procédure relative à * tient compte des exigences de la LGFP et de la nécessité de protéger les renseignements de nature délicate concernant la dépense. *. L'examen des dossiers a révélé que 93 des 96 transactions de l'échantillon (soit 97 %) étaient accompagnées de l'approbation requise du * en vue du paiement des dépenses visées*. Pour les dépenses supérieures à 20 000 $, il faut aussi remplir un document supplémentaire, soit la liste de *, qui sert à confirmer que * a examiné le dossier avant d'approuver le paiement de la dépense. L'équipe de vérification a relevé trois dossiers concernant des dépenses supérieures à 20 000 $ qui ne contenaient pas la *. Cependant, l'approbation de la demande de paiement avait été correctement remplie pour ces dossiers, et ceux-ci contenaient la documentation requise.

Protection des renseignements de nature délicate

Il est essentiel de protéger les renseignements de nature délicate concernant les dépenses imputées à * afin que les capacités de la GRC restent secrètes. Ces renseignements doivent donc être protégés tout au long de la procédure relative à *. L'équipe de vérification a constaté qu'après avoir rempli le formulaire 1454, les groupes divisionnaires le transmettent * pour approbation et traitement, ce qui est conforme aux exigences de la désignation de sécurité du formulaire *. Les groupes * qui effectuent les dépenses imputées à * ont affirmé qu'ils *.

*. L'équipe de vérification a constaté que ces documents étaient conservés conformément aux exigences de leur désignation de sécurité.

Le besoin de protéger les renseignements de nature délicate concernant les dépenses imputées à * doit aussi être mis dans la balance avec l'obligation de la GRC de consigner les transactions dans le système *. Malgré les trois exceptions constatées lors des visites auprès des divisions sélectionnées et de la DG, les erreurs relevées par l'équipe de vérification n'indiquaient pas un problème généralisé dans le traitement des dépenses imputées à *. Elles ont donc été signalées aux groupes concernés et *.

Suivi et gestion des biens acquis sous *

Il est important, dans une perspective de saine intendance, de gérer les biens achetés sous * tout au long de leur cycle de vie, c'est-à-dire dès leur réception, durant leur période d'utilisation et jusqu'au moment de leur aliénation. L'examen des transactions faisant partie de l'échantillon a permis de relever 55 dépenses imputées à * qui ont servi à l'acquisition de biens.

La politique nationale sur les DND exige que les biens acquis selon la procédure relative à * soient consignés dans un système d'inventaire, mais elle ne précise pas quel système doit être utilisé à cette fin. L'utilisation d'un système d'inventaire exact constitue un mécanisme de contrôle important, car cela permet de repérer les biens perdus ou détournés, de prendre des décisions éclairées sur les capacités des groupes et de déterminer s'il y a lieu d'effectuer d'autres achats sous *.

La vérification a révélé que plusieurs systèmes d'inventaire s'utilisent pour faire le suivi des biens acquis selon la procédure relative à *. À la DG, on a tenté de créer un système d'inventaire national pour consigner tous les biens de ce genre qui étaient en usage à l'échelle de la Gendarmerie. Les groupes divisionnaires tiennent aussi des systèmes d'inventaire pour les biens de ce genre qu'ils ont en leur possession. Ceux qui font souvent des dépenses imputées à *, et ceux qui en font rarement utilisent *. La politique sur les DND est donc respectée, puisqu'elle exige seulement que les biens acquis sous * soient répertoriés, sans préciser que * doit être utilisé à cette fin. *.

En 2016, la DG a abandonné * comme système d'inventaire pour l'enregistrement des détails concernant les dépenses imputées à *. Des * transactions de l'échantillon qui concernaient l'acquisition de biens sous *, * ont été trouvées dans le système d'inventaire national. Les autres n'y étaient pas consignées. *.

Pendant le déroulement de la vérification, 23 groupes ont été interviewés, dont neuf, soit ceux qui faisaient beaucoup de dépenses imputées à *, utilisaient le système d'inventaire *. * ont fourni ce système aux groupes en question après une évaluation des besoins réalisée en 2013. Le système devait *.

Bien que l'équipe de vérification ait trouvé tous les biens acquis lors des transactions faisant partie de l'échantillon dans les systèmes d'inventaire * des groupes, elle a constaté d'importants problèmes quant à l'efficacité de la fonction de recherche dans *, ce qui limite la capacité de trouver rapidement des articles précis et d'assurer la surveillance des stocks consignés. À ces problèmes s'ajoute le manque d'uniformité des modalités suivies pour faire la saisie des articles *. L'équipe n'a relevé aucune procédure ni aucune instruction officielle au sujet de l'enregistrement et de la gestion des biens acquis selon la procédure relative à * dans les systèmes d'inventaire.

L'équipe a également constaté un manque de communication entre les administrateurs des systèmes * divisionnaires et l'administrateur du système d'inventaire national, ce qui fait que le système d'inventaire national n'est pas mis à jour après l'acquisition initiale des biens achetés sous *. Résultat, *. Les entrevues avec les utilisateurs divisionnaires de * ont révélé qu'ils avaient généralement appris à utiliser le système auprès de leurs prédécesseurs ou en cours d'emploi et qu'ils n'avaient reçu aucune formation officielle à cet égard. Bien qu'une formation officielle ait été donnée au moment de la mise en œuvre de *, aucune autre formation n'a été offerte depuis.

Des 23 groupes interviewés, 12 groupes possédant des biens acquis sous * n'utilisaient pas *. Ces groupes n'utilisaient pas *. Malgré la variété des systèmes d'inventaire utilisés, l'équipe de vérification a constaté partout le même manque d'uniformité dans la façon de consigner les biens et la même inconscience du besoin de communiquer avec l'administrateur du système d'inventaire national.

Le manque de formation et de consignes officielles sur les pratiques d'inventaire augmente le risque d'incohérences dans les pratiques d'enregistrement et de gestion des stocks dans le système. De plus, l'inconscience de la nécessité de communiquer avec l'administrateur du système d'inventaire national *.

Des 23 groupes interviewés, deux groupes possédant des biens acquis sous * n'utilisaient aucun système d'inventaire. Non seulement cette absence de système d'inventaire est-elle contraire à la politique sur les DND, mais elle limite la capacité des groupes concernés à assurer la surveillance et la gestion de leurs biens. *.

Bien que l'équipe de vérification ait constaté des problèmes avec les systèmes d'inventaire en place, tous les biens acquis sous * dans le cadre des transactions de l'échantillon ont pu être reliés à des documents sources tels que des formulaires 1454, des bons de commande et des factures. L'équipe de vérification a elle-même vu la majorité de ces biens lors de ses visites sur place, *, auxquels cas le membre du groupe qui en avait la responsabilité a attesté que l'article en question existait et que son utilisation était conforme à la politique sur les DND.

Contrôles relatifs aux biens acquis sous * et aux systèmes d'information

Pour protéger efficacement les biens acquis sous * après leur achat, il faut des contrôles visant à la fois les biens eux-mêmes et les systèmes d'information qui contiennent des détails à leur sujet.

L'équipe de vérification a constaté l'existence de contrôles pour la protection matérielle de tous les biens acquis sous * qu'elle a vus d'elle-même. *. L'équipe de vérification n'a relevé aucune préoccupation quant aux contrôles destinés à protéger les biens acquis sous * dans les installations de la GRC.

Les systèmes d'inventaire utilisés pour consigner les biens acquis sous *. Ces services étaient donc *. De plus, la capacité de modifier les données consignées dans le système d'inventaire * afin de réduire le risque de modifications non autorisées (suppression de biens inscrits au système).

Des contrôles étaient en place pour prévenir l'accès non autorisé aux systèmes d'inventaire, mais des possibilités d'amélioration ont été observées. *.

Une autre amélioration possible serait de documenter officiellement la procédure à suivre pour mettre à jour l'état des biens consignés dans le système d'inventaire (en faisant une inscription lorsqu'un bien change d'endroit, est détruit ou aliéné, etc.) afin que les changements soient portés à l'attention de l'administrateur du système d'inventaire national. Cela améliorerait de façon générale l'intégrité des données, l'uniformité des pratiques suivies dans les groupes et la capacité de faire un suivi efficace des stocks dans les groupes et à l'échelle nationale.

Aliénation des biens acquis sous *

Les biens acquis sous * étant de nature délicate, leur usage est souvent réservé à des fins d'application de la loi. *. Le pouvoir d'approuver l'aliénation de biens acquis sous *, relève exclusivement * et de la haute direction. Ce pouvoir n'a pas été délégué aux divisions.

Les groupes opérationnels interviewés pendant la vérification ont mentionné diverses méthodes employées pour l'aliénation de biens acquis sous *. Ces méthodes, qui exigent *, tiennent compte de la nature délicate des articles visés et sont conformes à la politique sur les DND.

Aucun des biens acquis sous * dans le cadre des transactions de l'échantillon n'avait été aliéné. Cependant, les entrevues menées auprès des groupes qui possédaient ces biens ont révélé que ceux-ci n'étaient pas très conscients de la nécessité d'obtenir l'autorisation * avant de procéder à leur aliénation, ni de la nécessité d'en signaler l'aliénation à l'administrateur du système d'inventaire national. Cette inconscience augmente le risque que des biens acquis sous * soient aliénés sans l'autorisation nécessaire, que * n'en soient pas informés et que le système d'inventaire national fasse état de stocks qui n'existent plus.

3.4 Formation et connaissances

Formation pour les principaux intervenants

L'équipe de vérification n'a relevé aucune formation officielle à l'intention des groupes appelés à faire des dépenses sous *. Les employés des groupes divisionnaires qui font de telles dépenses ont dit compter sur l'aide de leurs prédécesseurs ou *. Les centres de décision * qui font de telles dépenses ont mentionné que * avait donné une formation en cours d'emploi sur ces dépenses à certains d'entre eux. Lorsqu'il a été question, pendant les entrevues, des modifications apportées à la procédure d'acquisition sous *, les groupes ont affirmé que les changements leur sont seulement communiqués lorsqu'ils transmettent le formulaire 1454 * afin qu'une acquisition soit approuvée et effectuée. C'est notamment le cas lorsque ce formulaire est mis à jour.

En général, les groupes qui font souvent des dépenses sous * connaissent bien la procédure applicable, tandis que ceux qui en font rarement en ont une connaissance limitée. Dans les groupes de la première catégorie, la connaissance de la procédure se limite souvent à des membres déterminés du personnel. Cette réalité soulève des risques pour la continuité des activités et la mémoire organisationnelle, car si les employés en question quittent leur poste, le groupe peut n'avoir qu'une connaissance limitée de la procédure relative à *.

Cette connaissance limitée de la procédure d'acquisition sous * s'ajoute au manque de formation et de consignes officielles pour faire augmenter le risque que les groupes suivent incorrectement cette procédure ou emploient d'autres méthodes d'acquisition pour traiter les transactions de nature délicate.

Le centre de décision des DND a donné de la formation aux coordonnateurs divisionnaires des DND conformément aux exigences de la politique sur les DND. Cependant, cette formation mettait l'accent sur les dépenses effectuées sous * et ne fournissait pas d'information sur les dépenses imputées à *. Le centre de décision des DND en a décidé ainsi puisque les coordonnateurs divisionnaires des DND ne sont pas autorisés à traiter les demandes de paiement relatives à * et qu'ils doivent plutôt acheminer ces demandes * afin qu'elles reçoivent les autorisations nécessaires. Or, pour que les coordonnateurs divisionnaires des DND remplissent efficacement cette fonction, *.

Il ressort des entrevues avec les coordonnateurs divisionnaires des DND que ces derniers ne savent pas reconnaître efficacement une dépense correspondant à *. Les coordonnateurs des DND estiment ne pas disposer d'outils ou de consignes efficaces pour les aider à déterminer si une transaction donnée doit être imputée à *. Ils se fient donc au groupe concerné pour la traiter correctement. Ce manque d'outils et de consignes, ajouté à la connaissance limitée qu'ont les groupes de la procédure d'acquisition sous *, augmente le risque que des dépenses qui devraient être traitées selon cette procédure soient plutôt traitées incorrectement selon la procédure relative à *.

Conclusion

Les vérificateurs ont conclu que les mécanismes de gouvernance et les contrôles internes visant les DND imputées à * sont adéquats, mais que des améliorations pourraient y être apportées. Malgré l'existence d'un cadre de gouvernance comportant des éléments bien définis, les rôles et les responsabilités à l'égard des dépenses effectuées sous * ne sont pas bien connus de tous les intervenants concernés. Les groupes divisionnaires qui effectuent souvent des dépenses sous * et les intervenants qui participent à leur traitement connaissent bien la procédure, mais les groupes qui font rarement des dépenses de ce genre en ont une compréhension limitée. Les modalités et les procédures nationales en la matière n'ont pas été officialisées et documentées. Pour mieux faire connaître la procédure d'acquisition sous *, on pourrait non seulement l'officialiser et la documenter, mais aussi mettre à jour la politique sur les DND afin qu'elle précise quelles dépenses tombent sous * et qu'elle fournisse des liens vers le formulaire utilisé selon les pratiques administratives en vigueur. Comme la formation sur les dépenses correspondant à * se fait seulement en cours d'emploi, il y aurait lieu d'élaborer une formation officielle à l'intention des employés qui jouent un rôle dans les dépenses imputées à * afin de mieux communiquer les attentes à leur égard et de les aider à remplir leurs fonctions.

La surveillance des dépenses effectuées sous * se limitant généralement à vérifier qu'elles ont été correctement justifiées et approuvées, l'assurance de la conformité à la politique sur les DND présente des lacunes. Lors de son examen des dossiers, l'équipe de vérification a décelé peu de problèmes à l'égard des transactions traitées selon la procédure établie pour *, mais a constaté que cette procédure était contournée dans certains cas.

La majorité des dépenses effectuées sous * sont consignées dans des systèmes d'inventaire, conformément aux exigences de la politique sur les DND. L'examen des dossiers a toutefois révélé des problèmes d'intégrité des données attribuables en partie au fait qu'il existe plusieurs systèmes d'inventaire et qu'ils ne sont pas reliés entre eux. Ce fonctionnement en vase clos limite la capacité d'assurer la surveillance des stocks consignés dans ces systèmes, particulièrement à l'échelle divisionnaire ou nationale. Aucune procédure nationale n'a été officialisée ou documentée pour la gestion des stocks acquis sous * pendant leur cycle de vie. Les améliorations envisageables pour ce qui touche les systèmes d'inventaire *.

Recommandations

1. Le sous-commissaire à la PF devrait, en collaboration avec le sous-commissaire aux SPS, mettre à jour la politique actuelle sur les DND (et les politiques connexes qui y sont mentionnées) afin de s'assurer que les dépenses correspondant à * sont clairement définies, que des explications sont fournies quant à la différence entre une dépense correspondant à * et une dépense correspondant à *, que les modalités relatives aux dépenses effectuées sous * sont documentées et que la version du formulaire 1454 (Demande et autorisation de paiement) qui est actuellement en usage est ajoutée au répertoire des formulaires de la GRC et à la politique sur les DND.
2. Le sous-commissaire à la PF devrait, en collaboration avec le sous-commissaire aux SPS, élaborer un programme de surveillance pour évaluer la conformité des dépenses effectuées sous * aux dispositions de la politique sur les DND. Outre l'intervention appropriée du DPFA, ce programme de surveillance devrait garantir que les dépenses tombant sous * ne sont pas effectuées au moyen de cartes d'achat.
3. Le sous-commissaire à la PF devrait, en collaboration avec le sous-commissaire aux SPS, élaborer une formation officielle sur la procédure à suivre pour les dépenses tombant sous *, y compris à l'intention des coordonnateurs des DND et des groupes qui effectuent des dépenses correspondant à *.
4. Le sous-commissaire aux SPS devrait déterminer s'il y a moyen d'améliorer les capacités des systèmes d'inventaire afin que ceux-ci soient reliés entre eux et que leurs données soient consultables par les groupes concernés et les centres de décision *.

Annexe A – Objectif et critères de vérification

Objectif : évaluer le caractère adéquat des mécanismes de gouvernance et des contrôles internes visant les DND imputées à *.

• Critère 1 : Des structures de gouvernance, des rôles et des responsabilités ainsi que des mécanismes de responsabilisation sont établis afin d'encadrer les dépenses imputées à *.
• Critère 2 : Une stratégie de gestion des risques est en place afin de cerner, d'analyser et de gérer les risques notables en ce qui touche les dépenses imputées *.
• Critère 3 : Des contrôles internes efficaces sont en place pour assurer le respect des pouvoirs délégués ainsi que la protection des biens de nature délicate et des renseignements les concernant tout au long de leur cycle de vie.
• Critère 3 : La connaissance de la procédure d'acquisition sous * et la formation sur cette procédure sont suffisantes pour assurer la conformité à son égard.

Annexe B – Plan d'action de la direction

Date de modification :

2020-04-07