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G1-028 Utilisation sécuritaire des rayonnages mobiles

Guide de sécurité matérielle
Publication de l’organisme‑conseil  G1-028

Émis : septembre 2005

Table des matières

 

1.  Introduction

Le but du présent guide consiste à fournir des renseignements sur l’utilisation des unités de rayonnages mobiles pour l’entreposage des renseignements de nature délicate.

Il est impératif que le personnel de la Sécurité ministérielle et de la Gestion des biens immobiliers (RE) participe à toutes les étapes. Cela permettra de s’assurer que tous les aspects liés à l’approvisionnement et à l’installation des unités de rayonnages mobiles sont conformes aux codes et aux règlements en matière de sécurité, de sécurité‑incendie et aux questions d’ordre architectural ou structurel.

On recommande également à tous les membres du personnel, qui participent à l’approvisionnement, à l’installation et à la modification des rayonnages mobiles, de lire et de comprendre le présent guide.

L’approvisionnement et l’installation des rayonnages mobiles ne devraient pas, en aucun cas, être délégués à un agent d’approvisionnement sans le soutien et la coordination du personnel de la Sécurité ministérielle et de la Gestion des biens immobiliers.

1.1  Établissement des besoins

Le demandeur (l’utilisateur final) ou l’agent de sécurité pour le ministère (ASM) doit établir les besoins et fournir les renseignements suivants afin d’appliquer de façon appropriée les dispositions contenues dans le présent document :

  • La nature des documents qui doivent être entreposés sur les rayonnages mobiles;
  • La zone de sécurité où les unités seront installées; et
  • Si l’on utilise ou non les coffres sécuritaires approuvés de la GRC avec les rayonnages mobiles.

Dans la plupart des cas, la zone de sécurité de l’emplacement où l’on installera les rayonnages mobiles est connue par l’utilisateur final. On devrait communiquer avec l’ASM si la zone est inconnue ou si les dispositions énoncées dans le présent document indiquent qu’une zone plus sécuritaire est disponible. Dans la mesure où les exigences énoncées dans le présent guide indiquent qu’une zone plus sécuritaire est requise, on devra procéder à une réévaluation complète des exigences et des options.

1.2  Coordination avec les autorités fédérales des incendies : Normes de protection contre l’incendie

Actuellement, il n’y a aucune unité de rayonnages mobiles qui soit conforme aux dispositions des autorités fédérales des incendies. Les normes de protection contre l’incendie nécessitent des modifications, comme l’indique le présent document. Veuillez communiquer avec les autorités fédérales des incendies afin d’obtenir des directives.

Le présent document devrait être lu en parallèle avec le document intitulé Normes de protection contre l’incendie. Le présent document fait référence aux dispositions particulières des autorités fédérales des incendies qui ont une incidence sur les conditions relatives à la sécurité. Bien que tous les efforts possibles aient été déployés afin de s’assurer que le présent document complète les exigences des autorités fédérales des incendies, les fonctionnaires publics des autorités fédérales des incendies constituent ont le pouvoir final de décision en ce qui a trait à l’interprétation et à l’application des Normes de protection contre l’incendie. Dans tous les cas, les exigences en matière de sécurité‑incendie ont la préséance sur les conditions en matière de sécurité énoncées dans la présente.

2.  Généralités

L’utilisation des rayonnages mobiles est courante dans les bureaux du gouvernement. On accorde de plus en plus d’importance à ce type de rayonnages compte tenu des demandes d’espace croissantes.

2.1  Description

Les rayonnages mobiles se composent de « chariots » qui constituent des sections indépendantes verrouillées pouvant être déplacées au moyen d’un rail. On peut rapprocher les sections afin de réduire l’espace et les distancer afin d’accéder aux rayonnages d’un chariot en particulier. En règle générale, les chariots sont conçus de façon à permettre l’entreposage ouvert des documents. Cependant, on peut également utiliser ces unités afin de conserver des coffres sécuritaires (des classeurs et des coffres‑forts).

Unité de rayonages habituelle

2.2  Utilisation des coffres sécuritaires approuvés

Il est acceptable de placer des coffres sécuritaires approuvés1 dans des unités de rayonnages mobiles en fonction de leur poids et de leur taille. On devrait communiquer avec le fournisseur des rayonnages mobiles et le personnel du génie en construction afin d’obtenir des directives lorsqu’on envisage cette option. Les coffres sécuritaires conservent leur classification de sécurité initiale lorsqu’ils sont placés dans une unité de rayonnages mobiles pourvu que l’unité de rayonnages soit dans la zone appropriée qui est prévue pour l’entreposage de ce type de conteneur.

2.3  Renseignements requis

L’utilisateur final ou le personnel de la Sécurité ministérielle doit fournir les renseignements suivants afin d’appliquer les dispositions contenues dans le présent guide.

  • La zone où l’unité de rayonnages sera installée;
  • La classification des renseignements qui seront entreposés; et
  • Si l’on utilise ou non des coffres sécuritaires approuvés.

Figure 1
Figure 1

3.  Conditions relatives à la sécurité

3.1  Utilisation des produits disponibles sur le marché (COTS)

Dans la mesure où les rayonnages mobiles sont utilisés selon les directives du fournisseur et qu’ils sont munis d’une serrure commerciale qui s’enclenche lorsque les unités sont complètement fermées ensemble, ils réuniront les critères de « verrouillage » et seront approuvés pour l’entreposage des renseignements Protégé A et Protégé B. Voir « Exigences de verrouillage pour les renseignements Protégé A et Protégé B ».

Cependant, les autorités fédérales des incendies des Normes de protection contre l’incendie recommandent que les unités disposent d’un espace de 100 mm entre les chariots lorsqu’ils sont fermés. En raison de cet espace, l’unité constitue un entreposage sur rayons ouverts. L’entreposage de renseignements de nature délicate sur rayons ouverts (à l’exception des renseignements Protégé A et Protégé B, qui peuvent être conservés de façon sécuritaire dans une pièce verrouillée conformément aux « Exigences de verrouillage pour les renseignements Protégé A et Protégé B ») n’est pas acceptable à moins que l’unité soit installée à l’intérieur d’une pièce sécuritaire, par conséquent ils devront être entreposés dans un coffre sécuritaire approuvé. Dans tous les cas où les rayonnages mobiles ont été modifiés afin de répondre aux exigences des autorités fédérales des incendies, leur utilisation en vue d’entreposer des documents délicats est assujettie aux modifications ou aux conditions suivantes. Veuillez communiquer avec l’utilisateur final ou l’ASM afin d’obtenir des directives sur les coffres sécuritaires et les zones de sécurité et de connaître la zone de sécurité où les rayonnages mobiles seront installés.

3.2  Modification des procédures d’entreposage des renseignements Protégé A, Protégé B et cotés Confidentiel

Dans la mesure où une unité de rayonnages mobiles, qui a fait l’objet de modifications afin de répondre aux exigences des autorités fédérales des incendies, n’est pas installée dans une pièce verrouillée, l’unité de rayonnages mobiles sera seulement approuvée pour l’entreposage de l’information non protégée et devra par ailleurs être modifiée en ajoutant des grillages de sécurité ou des barres appelées astragales qui serviront à réduire la distance entre les chariots. Les astragales latérales devraient être en acier ou en aluminium solide, tandis que les astragales de la partie supérieure doivent être perforées afin de permettre l’eau de s’écouler (voir la figure 2).

Figure 2

Étant donné que les astragales en métal solidement fixées pourraient créer une striction lorsque les chariots sont fermés, on recommande d’installer les astragales latérales sur une charnière retenue par un ressort qui pivote normalement contre le chariot. On doit faire pivoter la charnière manuellement afin de réduire l’espace et d’installer la serrure (voir la figure 3). Le moraillon peut faire partie intégrante de l’astragale (figure 2 – option 1) ou constituer une pièce distincte (figure 2 – option 2).

Figure 3


Figure 4

Selon les exigences des autorités fédérales des incendies, on permet l’installation d’un grillage perforé en travers de la partie supérieure, pour autant que les trous mesurent au moins 6,4 mm et que ces ouvertures représentent au moins 70 % de sa surface.

Lorsqu’on modifie des rayonnages mobiles afin d’incorporer des astragales ou des grillages conformément aux exigences susmentionnées et qu’on utilise une serrure à combinaison, les rayonnages mobiles sont alors approuvés pour l’entreposage des renseignements Protégé A, Protégé B et cotés Confidentiel.

4.  Rayonnages mobiles et coffres sécuritaires

4.1  Utilisation des coffres sécuritaires approuvés avec des rayonnages mobiles

Tel que cela a été mentionné dans la section Généralités, les coffres sécuritaires approuvés peuvent être placés dans des unités de rayonnages mobiles et conserver leur classification de sécurité initiale aussi longtemps que l’unité de rayonnages mobiles demeure dans la zone de sécurité appropriée (ou supérieure) qui est prévue pour l’entreposage des coffres sécuritaires.

5.  Résumé des exigences relatives aux normes de sécurité

Classeur (chariot) - Tout le périmètre (toutes les parois, à l’exception du parement intérieur de l’étagère) du chariot doit être construit de manière à ce qu’il soit difficile d’enlever une pièce sans endommager le conteneur ou laisser une preuve d’effraction. On recommande l’utilisation de rivets en acier lorsque les organes de fermeture doivent être exposés à l’extérieur du classeur. Si l’on utilise des vis, leur tête doit être forée afin d’empêcher l’enlèvement.

Moraillon - On recommande un moraillon de type Abloy PL200. Il devrait être installé au moyen de rivets en acier ou de vis à tête forée afin d’empêcher l’enlèvement.

Serrure - On doit utiliser un cadenas à combinaison de type S&G series 8077 pour l’entreposage de renseignements classifiés. Toute serrure commerciale à clé ou à combinaison est acceptable pour l’entreposage des renseignements portant la mention Protégé A et Protégé B (peut faire l’objet d’une évaluation de la menace et des risques).

Astragales latérales - Tôles d’acier d’un calibre minimum de 14. De préférence sur des charnières retenues par un ressort.

Grillage de la partie supérieure - Tôles d’acier d’un calibre minimum de 14 avec des trous qui mesurent au moins 6,4 mm et qui représentent au moins 70 % de sa surface.

6.  Table d’application en matière de sécurité (menaces de base seulement)2

Zone Non modifié
(COTS)
Modifié afin de répondre aux Normes de protection contre l’incendie
(interstice de 100 mm en position fermée) (système de rayonnage ouvert)
Modifications additionnelles afin de répondre aux exigences en matière de sécurité
(astragales et serrures)
Opérations Protégé A and Protégé B (« verrouillé ») Non classifié seulement Confidentiel, Protégé A et Protégé B
Sécurité Protégé A
Haute sécurité Protégé B (peut faire l’objet d’une ÉMR)
À l’intérieur des pièces sécuritaires3
SR‑1 (pièce sécuritaire C) Protégé B et Confidentiel Des modifications en matière de sécurité ne sont pas nécessaires.
SR‑2 (pièce sécuritaire B) Très secret et Protégé C (peut faire l’objet d’une ÉMR)

7.  Conclusion

De nombreux acheteurs considèrent les unités de rayonnages mobiles comme s’il s’agissait de mobilier de bureau. En fait, ils ont besoin de conseils de la part du personnel de la sécurité, de la sécurité incendie et de l’ingénierie. La section des installations devrait coordonner l’approvisionnement et l’installation afin de s’assurer que la surcharge du plancher et le raccordement aux services publics satisfont aux exigences du code et que les unités sont modifiées de façon appropriée de manière à satisfaire aux exigences en matière de sécurité et aux exigences des autorités fédérales des incendies. La section des installations devrait prendre part au processus dès le début.

7.1  Nouveaux achats

En ce qui concerne les nouveaux achats, les documents d’approvisionnement devraient comprendre une description des modifications requises dans le cadre de l’approvisionnement initial, de préférence sous forme de Devis directeur national (DDN) écrit. En règle générale, le personnel des installations connaissent bien ce mode de présentation et sont familiers avec les questions connexes liées à l’installation des rayonnages mobiles (p. ex. la charge maximale admissible au sol, les modifications relatives au système de gicleurs) qui devraient être traitées dans le cahier des charges. Tour à tour, on peut demander aux fabricants de donner un prix sur la fourniture d’un produit conformément aux exigences énoncées dans le présent document. On recommande seulement cette option si l’agent des acquisitions connaît à fond les exigences en matière de sécurité et les données techniques connexes afin d’être en mesure de déterminer si la proposition du fabricant satisfait pleinement aux exigences. Le marché devrait contenir une clause indiquant que le fabricant doit fournir une garantie selon laquelle les unités de rayonnages satisfont aux exigences des autorités fédérales des incendies et aux exigences de la GRC en matière de protection des incendies et de sécurité et toute modification nécessaire après la livraison ou la mise en place sera effectuée au frais du fabricant.

7.2  Mises à niveau et garanties

En ce qui concerne les mises à niveau apportées aux unités existantes, un ordre d’exécution donné par la Division des biens immobiliers serait la solution la plus simple, que l’on recommande encore une fois, afin d’assurer la conformité avec toutes les exigences liées à la protection contre l’incendie et les exigences structurales.

On devrait toujours tenir compte des questions relatives à la garantie avant d’apporter toute modification. Veuillez communiquer avec le fabricant afin d’obtenir des renseignements ou des conseils avant de procéder à des modifications quelconques.

8.  Renseignements supplémentaires et personnes‑ressources

  • Pour obtenir de l’aide relativement aux recommandations de sécurité, veuillez communiquer avec la Sous‑direction de la sécurité technique de la GRC (RCMP.LSA-GRC.POSM@rcmp-grc.gc.ca)
  • Si vous avez des questions relativement aux normes de protection contre l’incendie et à l’interprétation des Normes de protection contre l’incendie, veuillez communiquer avec les Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) ou les autorités fédérales des incendies.
  • Pour obtenir des conseils et des renseignements sur le DDN, veuillez communiquer avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Consultez également le site à l’adresse suivante : http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/biens-property/ddn-nms/questions-fra.html.

9.  Références

 


Notes

1 Les coffres sécuritaires approuvés sont des coffres‑forts, des classeurs et d’autres conteneurs qui ont été testés et approuvés pour l’entreposage de renseignements de nature délicate en tenant compte du niveau de classement de sécurité lorsqu’ils sont placés dans la zone de sécurité visée ou dans un emplacement plus sécuritaire.

2 Dans le document Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle, on définit les menaces de base comme les dispositions obligatoires de la Politique du gouvernement sur la de sécurité (PGS), de ses normes opérationnelles connexes et des documents techniques. Les menaces de base sont communes à tous les ministères gouvernementaux. On doit procéder à une ÉMR pour tous les cas spéciaux. Veuillez communiquer avec l’agent de la Sécurité ministérielle afin d’obtenir des directives.

3 Une pièce sécuritaire SR‑2 (anciennement la pièce sécuritaire B) est approuvée pour l’entreposage sur rayons ouverts de tous les documents classifiés (jusqu’à Très secret) et les documents Protégé C. Cette pièce peut faire l’objet d’une ÉMR et est assujettie à des contrôles d’accès appropriés. Une pièce sécuritaire SR‑1 (anciennement la pièce sécuritaire C) est approuvée pour l’archivage sur rayons ouverts des documents classifiés confidentiel, Protégé A et Protégé B. La construction d’une pièce sécuritaire doit être conforme au Guides de la GRC sur la construction d’une pièce sécuritaire. Voir l’adresse http://www.rcmp-grc.gc.ca/physec-secmat/pubs/phys-sec/index-fra.htm afin de consulter les liens sur les cahiers des charges (Guide).


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