Vérification de la gestion des politiques – Phase 2

Rapport final

octobre 2020

Table des matières

• Sigles et abréviations
• Résumé
• Réponse de la direction aux résultats de la vérification
• 1. Contexte
• 2. Objectif, portée et méthodologie
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthodologie
  • 2.4 Énoncé de conformité
• 3. Constatations de la vérification
  • 3.1 Élaboration des politiques
  • 3.2 Publication des politiques
  • 3.3 Surveillance et supervision
• 4. Conclusion
• 5. Recommandations
• Annexe A – Objectif et critères de la vérification
• Annexe B – Plan d'action de la direction
• Notes de bas de page

Sigles et abréviations

ACS+

Analyse comparative entre les sexes plus

AQSS

Assurance de la qualité au sein d'un service

DPI

Dirigeant principal de l'Information

EC

Enquêtes criminelles

EGS

Équipe de gestion supérieure

EM

Expert en la matière

EMS

État-major supérieur

GRC

Gendarmerie royale du Canada

MA

Manuel d'administration

MO

Manuel des opérations

PF

Police fédérale

RH

Ressources humaines

SNE

Services nationaux d'examen

SPCA

Services de police contractuels et autochtones

SPOC

Section des politiques opérationnelles et de la conformité

SPP

Section des politiques et des publications

SPS

Services de police spécialisés

VIEE

Vérification interne, Évaluation et Examen

Résumé

La gestion des politiques opérationnelles et administratives est une fonction importante à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) qui appuie la prise de décisions efficaces, le rendement opérationnel et la sécurité des agents. Par conséquent, la commissaire a approuvé la phase II de la Vérification de la gestion des politiques dans le Plan de vérification axé sur les risques, d'évaluation et d'analyse des données de 2018-2023. La phase I de la Vérification de la gestion des politiques, qui mettait l'accent sur la planification et les politiques stratégiques, a pris fin en 2018.

La vérification a été réalisée pour évaluer si les processus et les pratiques qui existent pour gérer les politiques opérationnelles et administratives sont efficaces et uniformes à l'échelle de la GRC. La vérification a porté sur le processus d'élaboration des politiques en place et a permis d'examiner les politiques élaborées ou mises à jour par les secteurs d'activité entre janvier 2017 et janvier 2019.

Le Manuel d'administration, le Manuel des opérations et les manuels auxiliaires de la GRC (ci après collectivement nommés les « manuels ») sont les politiques officielles qui régissent et guident les mesures que doivent prendre les employés. La vérification a permis de constater qu'aucun processus d'élaboration des politiques opérationnelles et administratives n'était effectué de façon uniforme à l'échelle de la Gendarmerie, mais que les principaux éléments d'un processus d'élaboration des politiques étaient exécutés dans diverses mesures par les secteurs d'activité. Une formation et des outils nationaux n'avaient pas été fournis pour aider les employés chargés de l'élaboration des politiques, à l'exception de directives sur la publication. Les secteurs d'activité n'avaient pas mis à jour les politiques de façon régulière, et des délais de publication étaient survenus, ce qui avait causé une accumulation de publications en retard.

De plus, la vérification a révélé que les secteurs d'activité n'avaient pas mis au point des mécanismes de surveillance pour évaluer la conformité aux politiques et atténuer les risques. L'outil de surveillance d'assurance de la qualité au sein d'un service existait, mais aucun groupe de la GRC n'était responsable de le gérer. En outre, la fonction de surveillance des manuels pour veiller à ce que tous les secteurs d'activité utilisent une structure uniforme et mettent régulièrement à jour les politiques n'avait pas été attribuée.

Il est possible de renforcer le processus d'élaboration des politiques opérationnelles et administratives et d'attribuer la responsabilité de surveillance des manuels. L'élaboration des politiques tirerait profit de la mise au point d'une formation et d'outils d'orientation nationaux, de l'établissement de normes de service pour la publication des politiques nationales, de la mise à jour périodique des politiques figurant dans les manuels et de la mise au point de mécanismes de surveillance pour évaluer la conformité aux politiques.

L'initiative de renouvellement des politiques de la GRC relativement aux manuels pourrait jouer un rôle déterminant dans les efforts de modernisation de la GRC. L'attribution des responsabilités officielles pour cette initiative garantira que tous les centres de décision participent pleinement à la modernisation des manuels.

La réponse et le plan d'action de la direction élaborés en réponse au présent rapport démontrent l'engagement de la haute direction à donner suite aux constatations et aux recommandations de la vérification. La Vérification interne de la GRC surveillera la mise en œuvre du plan d'action de la direction et entreprendra une vérification de suivi, au besoin.

Réponse de la direction aux résultats de la vérification

Police fédérale

Dans l'ensemble, la Police fédérale accepte les constatations et les recommandations du rapport sur la phase II de la Vérification de la gestion des politiques et appuie les secteurs cités aux fins d'amélioration. Un plan d'action détaillé qui donne suite aux recommandations du rapport et qui fournit des échéances et des jalons précis sera élaboré aux fins d'examen par le Comité ministériel de vérification avant la prochaine réunion du Comité.

Sous-commissaire Michael Duheme, Police fédérale

Services de police spécialisés

Dans l'ensemble, les SPS acceptent les constatations et les recommandations du rapport sur la phase II de la Vérification de la gestion des politiques. Tout en tenant compte des différentes ressources disponibles dans le cadre des programmes des SPS et affectées à la mise à jour et à la tenue à jour des politiques, la vérification donne un aperçu général des travaux requis pour améliorer la gestion des politiques opérationnelles à l'échelle de l'organisation.

Un plan d'action détaillé qui donne suite aux recommandations du rapport et qui fournit des échéances et des jalons précis sera élaboré aux fins d'examen par le Comité ministériel de vérification avant la prochaine réunion du Comité.

Sous-commissaire Stephen White, Services de police spécialisés

Services de police contractuels et autochtones

Dans l'ensemble, les SPCA acceptent les constatations et les recommandations de la vérification. Les SPCA ont à cœur la vision à long terme de la commissaire pour la modernisation de la GRC et ils s'engagent à offrir des services de police de grande qualité conformément aux normes les plus élevées.

La phase II de la Vérification de la gestion des politiques réalisée en septembre 2019 est une ressource opportune, précieuse et informative sur la façon dont les SPCA assurent la tenue à jour des politiques opérationnelles.

Elle met beaucoup l'accent sur le rôle et l'importance des politiques ainsi que sur l'importance de tenir à jour des politiques judicieuses afin de guider l'efficacité des mesures prises par les employés et les policiers de première ligne.

Les gestionnaires des SPCA et leurs spécialistes fonctionnels tireront profit du contenu, de la structure, des principes, des constatations et des réflexions pertinentes fournies à cette étape de la vérification. Des cas de réussite ont été constatés, mais on reconnaît que les SPCA peuvent améliorer certains secteurs. Lors de ses quatre prochaines réunions hebdomadaires, la Section des politiques opérationnelles et de la conformité (SPOC) des SPCA examinera et discutera des détails du présent rapport de vérification.

De plus, les SPCA ont commencé à élaborer un cadre de conformité aux politiques opérationnelles au début de 2019. Les détails de cette initiative sont encore à déterminer, mais presque toutes les activités prévues cernées jusqu'à maintenant donnent suite aux observations soulignées dans le présent rapport de vérification qui portent sur la surveillance des politiques et la conformité aux politiques. Le contenu du rapport de vérification peut servir à faire progresser le programme de conformité et la stratégie sera modifiée afin d'incorporer des éléments de la vérification.

À l'heure actuelle, les SPCA assurent une réaffectation de leurs ressources dans le but d'améliorer la capacité de gestion des politiques et la surveillance connexe, établissent des indicateurs de rendement clés et des processus de surveillance de la conformité pour les politiques opérationnelles relatives aux activités à risque élevé, comme le traitement des prisonniers, les personnes disparues et les crimes contre les personnes.

Sous-commissaire Brian Brennan, Services de police contractuels et autochtones

Ressources humaines

Dans l'ensemble, les RH acceptent les constatations et les recommandations du rapport et appuient les trois secteurs cités aux fins d'amélioration. Un cadre stratégique national doit comprendre l'élaboration et la mise à jour périodique des politiques, la publication en temps opportun et la communication ainsi que des mécanismes pour appuyer la surveillance, la supervision et le respect continus des politiques.

Dirigeante principale des Ressources humaines, Gail Johnson

1. Contexte

La gestion des politiques opérationnelles et administratives est une fonction importante à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) qui appuie la prise de décisions efficaces, le rendement opérationnel et la sécurité des agents.

Le Manuel d'administration (MA), le Manuel des opérations (MO) et les manuels auxiliaires de la GRC (ci après collectivement nommés les « manuels ») contiennent les politiques qui régissent les programmes et les services policiers de la GRC et constituent l'approbation officielle préalable des mesures que les employés doivent prendre dans certaines circonstances.^{Note de bas de page 1} Les politiques opérationnelles permettent à la GRC d'exercer judicieusement ses pouvoirs légaux pour gérer et respecter ses priorités.^{Note de bas de page 2} Les politiques administratives assurent la reddition de comptes ministérielle des ressources affectées par la GRC. Les politiques servent à respecter les normes d'orientation, les principes des services policiers et les priorités de l'organisation.^{Note de bas de page 3}

L'élaboration des politiques comprend la rédaction de nouvelles politiques opérationnelles et administratives, ainsi que la mise à jour des politiques existantes afin de veiller à ce qu'elles demeurent à jour. Le processus d'élaboration des politiques renvoie au continuum suivant : la direction établit l'orientation en matière de politiques; le personnel élabore les politiques en effectuant des recherches, des analyses et des consultations ainsi qu'en examinant les options stratégiques; les politiques sont ensuite approuvées et mises en œuvre; et leur conformité fait l'objet d'un suivi périodique afin d'évaluer si les résultats attendus sont atteints.

La GRC utilise un modèle de politique décentralisée, c'est-à-dire que les fonctions liées aux politiques opérationnelles sont effectuées par l'ensemble des secteurs d'activité et des divisions. Les secteurs d'activité agissent à titre de centre de décision national dans leurs secteurs de responsabilités respectifs et abordent les questions de politique qui s'inscrivent dans leur mandat. Les divisions effectuent les fonctions d'élaboration des politiques opérationnelles pour gérer les différences propres aux divisions à la suite de demandes de renseignements ou compte tenu de la jurisprudence ou des lois provinciales. La Section des politiques et des publications (SPP) des SPS est chargée d'examiner, de modifier et de publier toutes les politiques nationales figurant dans les manuels. Les suppléments divisionnaires sont publiés par le Groupe des formules et directives de la division.

En 2018, Vérification interne, Évaluation et Examen (VIEE) a mené la phase I de la Vérification de la gestion des politiques. La vérification a porté sur la capacité de planification et d'élaboration des politiques stratégiques à la GRC. Une fois la phase I de la vérification terminée, la phase II de la Vérification de la gestion des politiques a été entreprise; celle-ci a mis l'accent sur les politiques opérationnelles et administratives de la GRC.

Le Plan de vérification axé sur les risques, d'évaluation et d'analyse des données de 2018-2023 approuvé par la commissaire comprenait la phase II de la Vérification de la gestion des politiques.

2. Objectif, portée et méthodologie

2.1 Objectif

La vérification a été réalisée afin d'évaluer si les processus et les pratiques qui existent pour gérer les politiques opérationnelles et administratives sont efficaces et uniformes à l'échelle de la GRC.

2.2 Portée

Responsabilités du président du GTPAG : SPS : responsable de l'élaboration du PAG pour le CMV; DPRH : responsable de l'exécution de la 1ere étape; PF : responsable de l'exécution de la 2e étape; SPCA : responsable de l'exécution de la 3e étape.

La vérification a mis l'accent sur les processus et les mécanismes en place pour l'élaboration, l'approbation, la publication et la surveillance, à l'échelle nationale et divisionnaire, des politiques opérationnelles.

Dans le cadre de la vérification, on a effectué le contrôle d'un échantillon des politiques élaborées ou mises à jour entre janvier 2017 et janvier 2019 dont la responsabilité incombait aux SPS, aux SPCA, à la PF et aux RH.

2.3 Méthodologie

La planification de la vérification s'est terminée en avril 2019. Au cours de cette étape, l'équipe de vérification a mené des entrevues, passé en revue les processus et examiné les politiques et les procédures pertinentes ainsi que les résultats de vérifications antérieures.

L'étape de l'examen, qui s'est terminée en août 2019, a fait appel à diverses techniques de vérification, notamment des entrevues, l'examen de documents et l'analyse de données.

Un examen des dossiers a été mené sur un échantillon des politiques afin de déterminer si diverses principales étapes du processus d'élaboration des politiques avaient été effectuées. Afin d'obtenir un échantillon de politiques diverses des SPS, des SPCA, de la PF et des RH, l'équipe de vérification a choisi 25 politiques nationales parmi les 183 politiques qui avaient été mises à jour entre janvier 2017 et janvier 2019.

La vérification des dossiers n'a pas porté sur les politiques divisionnaires, mais on a consulté des officiers responsables des enquêtes criminelles (OREC) de toutes les divisions, sauf de la Division nationale et de la Division Dépôt, concernant leurs propres processus d'élaboration des politiques et les défis connexes.

À la fin de l'étape de l'examen, l'équipe de vérification a tenu des réunions pour valider les constatations auprès du personnel et faire part à la haute direction des constatations pertinentes.

Les constatations de la vérification se fondent sur l'examen des politiques opérationnelles et administratives effectué pendant la période de deux ans visée par la vérification qui a pris fin en janvier 2019. Cependant, l'équipe de vérification est consciente que, pendant la période visée par la vérification, des efforts étaient déployés pour modifier la structure et le format des manuels de la GRC et la SPP dirigeait l'initiative de renouvellement des politiques de la GRC. Le Groupe de travail sur les politiques de la GRC a été mis sur pied en décembre 2017. Il est composé de représentants des politiques de divers centres de décision des secteurs d'activité et des divisions, qui collaboreront pour renouveler les manuels. La SPP estime que l'initiative de renouvellement des politiques visant la modernisation des manuels prendra fin en 2023. Puisque l'initiative est en cours, elle n'a pas fait l'objet d'une vérification. Toutefois, l'équipe de vérification a relevé les répercussions sur les constatations, le cas échéant.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes et à la Directive sur l'audit interne du Conseil du Trésor du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3. Constatations de la vérification

Un cadre des politiques opérationnelles et administratives solide qui comprend l'élaboration et la mise à jour périodique des politiques, la publication en temps opportun, la communication des modifications aux employés ainsi que la surveillance et la supervision est essentiel pour veiller à ce que les politiques soient respectées et guident les mesures que doivent prendre les employés pour atteindre les objectifs de l'organisation.

Par conséquent, en ce qui concerne le processus d'élaboration des politiques opérationnelles et administratives, l'équipe s'attendait à constater ce qui suit :

• Un processus d'élaboration et d'approbation des politiques bien établi et uniforme à l'échelle de la Gendarmerie;
• La publication en temps opportun des politiques et des modifications ainsi que la communication appropriée à l'échelle de la Gendarmerie;
• Des mécanismes de surveillance des politiques en place pour appuyer la conformité et la supervision des manuels afin d'assurer le maintien d'un cadre des politiques opérationnelles cohérent.

3.1 Élaboration des politiques

Élaboration et approbation des politiques

L'élaboration des politiques opérationnelles et administratives est une fonction importante à la GRC qui fournit les normes de conduite, les exigences réglementaires et les attentes dans certaines circonstances à l'appui du rendement opérationnel et de la sécurité des agents. Voici les principaux éléments du processus d'élaboration des politiques : l'élaboration et l'approbation des politiques d'une manière structurée; la prestation d'une orientation stratégique; la réalisation de recherches et de consultations auprès des principaux intervenants; l'examen des principes de l'analyse comparative entre les sexes plus (ACS+); et l'harmonisation des suppléments nationaux et divisionnaires aux politiques. Un processus d'élaboration des politiques opérationnelles et administratives n'était pas documenté pour la GRC.

La vérification a permis de constater que chaque secteur d'activité adoptait une approche distincte quant à l'élaboration des politiques opérationnelles et administratives. Comme il a été déterminé et signalé pendant la phase I de la Vérification de la gestion des politiques, l'équipe a constaté que la GRC utilise un modèle d'élaboration des politiques décentralisé pour gérer les politiques opérationnelles et administratives et qu'elle a recours à des experts en la matière (EM) qui possèdent l'expertise opérationnelle pour contribuer à l'élaboration des politiques. Chaque secteur d'activité adoptait une approche différente quant au processus d'élaboration des politiques figurant dans les manuels.

Aux SPCA, la SPOC du Service national de la police criminelle met en place et coordonne les politiques opérationnelles qui se rapportent directement aux activités policières, et elle en assume la responsabilité. Elle a officialisé le processus d'établissement des politiques et a créé une liste de vérification des activités clés à réaliser. Celle-ci agit à titre de ressource pour les autres centres de décision du secteur d'activité.

À la PF, le Groupe des politiques opérationnelles des Orientations stratégiques de la PF est chargé de coordonner le processus d'élaboration des politiques opérationnelles jusqu'à la publication, y compris la modification des politiques. Sur demande, le Groupe fournit une orientation aux experts en la matière des centres de décision du secteur d'activité qui sont tenus de rédiger les politiques.

Aux SPS, chaque centre de décision est chargé d'établir sa propre approche pour élaborer des politiques. En général, les secteurs de programmes visés par la vérification avaient recours à des spécialistes des politiques pour les aider avec l'élaboration des politiques opérationnelles et l'harmonisation du contenu avec les normes de publication. Les ressources en matière de politiques du secteur de programme faisaient appel aux experts en la matière au besoin pour élaborer les politiques opérationnelles.

Aux RH, chaque centre de décision est chargé d'établir sa propre approche pour élaborer des politiques opérationnelles et administratives, et la plupart se fient aux experts en la matière pour élaborer les politiques.

Rien ne semblait indiquer qu'il existait un processus officiel d'élaboration des politiques à l'échelle des secteurs d'activité, mais on a constaté que les secteurs d'activité suivaient tous le même processus pour l'approbation des politiques nationales. Selon le chapitre III.4 du MA, les modifications apportées aux programmes administratifs ou opérationnels doivent être approuvées par le commissaire adjoint, le directeur général ou le directeur responsable du programme ou service respectif. Dans le cadre de la vérification, on a évalué la conformité des politiques à l'exigence relative à l'approbation.

La vérification des dossiers a permis de déterminer que 21 dossiers sur 25 comportaient des éléments de preuve démontrant que les approbations étaient conformes à l'exigence figurant dans le MA. Les quatre autres dossiers ne contenaient aucun document se rapportant au processus d'élaboration des politiques. Il n'y avait aucun document à ce sujet dans ces dossiers, mais les centres de décision concernés avaient noté pendant des entrevues que l'approbation avait été obtenue. Puisque le processus de publication des politiques pour les manuels nationaux inclut la confirmation de l'approbation par la SPP avant la publication, l'équipe de vérification estime qu'il est peu probable qu'une politique ne soit pas approuvée conformément au MA. Les résultats de la vérification par secteur d'activité se trouvent dans le tableau ci-dessous.

Dans les divisions, les bureaux des Enquêtes criminelles (EC) assument la responsabilité générale de l'élaboration des politiques pour leur division, et les suppléments aux politiques sont approuvés par le commandant de la division ou son délégué. Les experts en la matière de la division font part de leurs connaissances et de leur expertise opérationnelles afin d'appuyer la fonction liée aux politiques.

La vérification n'a pas révélé qu'un processus officiel d'élaboration des politiques était appliqué de façon uniforme à l'échelle des divisions. Seules deux divisions ont présenté des éléments de preuve relativement à un processus officiel d'élaboration des politiques, comme l'indique le tableau ci dessous. Puisque la portée de la vérification n'englobait pas le contrôle des suppléments divisionnaires aux politiques, l'approbation des dossiers divisionnaires n'a pas été évaluée.

L'absence d'un processus documenté dans l'ensemble des secteurs d'activité et des divisions accroît le risque que des politiques soient élaborées sans que l'on tienne compte des principaux éléments dans le cadre du processus d'élaboration des politiques. Cela pourrait donner lieu à des politiques incohérentes à l'échelle de l'organisation, ce qui aurait des répercussions sur le rendement opérationnel, les normes de conduite acceptables et le risque sur le plan de la responsabilité.

Orientation stratégique

L'orientation stratégique et les priorités de l'organisation changent; il est donc important que les politiques de l'organisation tiennent compte de ces changements. De plus, il peut être nécessaire de modifier les politiques en raison de facteurs externes, comme la modification des dispositions législatives et des règlements.

Les entrevues menées avec les centres de décision de chaque secteur d'activité ont permis de constater qu'une orientation stratégique était fournie par la direction de la GRC. Des modifications peuvent être apportées aux politiques en fonction des commentaires reçus de la part des utilisateurs des politiques ainsi qu'en raison de modifications aux lois, de décisions des tribunaux ou de normes techniques ou scientifiques.

L'orientation stratégique peut également être établie en fonction des modifications apportées à la stratégie et aux priorités ministérielles par la haute direction. Lorsqu'un centre de décision détermine qu'une politique opérationnelle ou administrative est d'importance nationale, il peut demander l'approbation de la haute direction. Par exemple, pendant la période visée par la vérification, l'État-major supérieur (EMS) a examiné les modifications provisoires apportées aux politiques pour fournir une orientation sur le processus d'enquête et de règlement des plaintes de harcèlement (chap. XII.8 du MA) et les décorations d'ancienneté pour les membres de la GRC (chap. 22.4 du MA).

Des personnes interrogées de tous les secteurs d'activité ont mentionné qu'elles avaient reçu une orientation stratégique au moment d'élaborer des politiques opérationnelles ou administratives. La vérification a permis de déterminer qu'une orientation stratégique avait été fournie pour 19 des 25 dossiers examinés. Des documents n'avaient pas été conservés pour les 6 autres dossiers de politique. Voici les résultats de la vérification par secteur d'activité :

Dans l'ensemble, une orientation stratégique était fournie en fonction des exigences et des priorités de l'organisation; cependant, des preuves documentées de l'orientation stratégique n'ont pas été conservées de façon constante. L'orientation stratégique permet de s'assurer que les politiques répondent de manière appropriée aux nouveaux enjeux et aux besoins actuels de la GRC.

Recherche et consultation

La recherche et la consultation auprès des intervenants sont des étapes importantes du processus d'élaboration des politiques afin de s'assurer que les questions liées aux politiques sont bien comprises et que l'approbation des politiques est obtenue.

Des personnes interrogées de tous les secteurs d'activité ont mentionné qu'elles avaient mené des recherches et consulté des intervenants au moment d'élaborer des politiques opérationnelles ou administratives. La vérification a permis de déterminer que des recherches avaient été menées pour 17 des 25 dossiers de politique examinés et que des consultations ont été réalisées pour 19 des 25 dossiers. Les recherches n'avaient pas été documentées dans 8 dossiers de politique et les consultations n'avaient pas été documentées dans 5 dossiers. Voici les résultats de la vérification par secteur d'activité :

La recherche et les consultations sont des étapes importantes du processus d'élaboration des politiques, mais la vérification a révélé que la mesure dans laquelle celles-ci devraient être menées varie selon la politique. Par exemple, l'élaboration des politiques liées à la légalisation du cannabis a inclus des recherches approfondies et des consultations horizontales dans l'ensemble des secteurs d'activité ainsi que des consultations auprès d'autres services de police. Par contre, l'élaboration des politiques pour le Service national du profilage économique (chap. 3.10 du MO) a inclus des modifications mineures aux politiques et très peu de recherches et de consultations.

Les politiques opérationnelles et administratives devraient être respectées par tous les employés de la GRC; par conséquent, l'équipe de vérification s'attendait à ce que des consultations soient menées dans les divisions afin d'obtenir des commentaires et évaluer les répercussions opérationnelles. Elle a constaté que les consultations divisionnaires étaient laissées à la discrétion du centre de décision des secteurs d'activité. Seuls les SPCA avaient inclus, dans leur liste de vérification des politiques, une exigence concernant la réalisation de consultations divisionnaires.

Parmi les 25 dossiers vérifiés, 6 des 7 dossiers de politique des SPCA et 1 des 5 dossiers de politique des RH comportaient des éléments de preuve démontrant que des consultations divisionnaires avaient été menées. Les autres dossiers vérifiés ne contenaient pas de preuve de consultation divisionnaire ni suffisamment de documents pour déterminer si des consultations divisionnaires auraient été nécessaires.

En outre, l'équipe de vérification a communiqué avec les divisions afin de déterminer si les centres de décision nationaux les ont consultées pendant le processus d'élaboration des politiques. Le tableau ci-dessous indique les divisions qui ont mentionné avoir été généralement consultées pendant le processus d'élaboration des politiques nationales.^{Note de bas de page 4}

Puisque la recherche et les consultations n'ont pas été documentées de façon constante pour l'élaboration des politiques opérationnelles et administratives, des intervenants pertinents peuvent avoir été omis dans le processus d'élaboration des politiques. Ce risque est accru pour les enjeux stratégiques de nature horizontale. Il est essentiel de tenir à jour les résultats de la recherche et des consultations, car la recherche appuie la prise de décisions fondée sur des données probantes et la consultation permet de valider que les points de vue des intervenants pertinents ont été pris en considération à l'étape de l'élaboration des politiques.

Harmonisation des suppléments nationaux et divisionnaires aux politiques

Selon le chapitre III.4 du MA, les divisions peuvent élaborer des politiques opérationnelles et administratives supplémentaires lorsqu'une directive s'applique uniquement à leur propre secteur et lorsque les renseignements ne figurent pas dans une politique nationale. Les suppléments ne doivent pas répéter les renseignements figurant dans les politiques nationales et seules les pratiques locales propres à une province doivent figurer dans les suppléments divisionnaires. Ceux ci doivent être conformes aux politiques nationales de la GRC et harmonisés avec celles-ci.

Les divisions peuvent créer des suppléments aux politiques sans la participation des centres de décision nationaux. L'équipe de vérification a relevé des cas où les suppléments divisionnaires ne faisaient pas référence aux politiques nationales. Par exemple, sept divisions (B, D, E, F, H, K et M) avaient des suppléments divisionnaires sur les activités de plongée, mais deux suppléments divisionnaires (K et F) ne faisaient pas référence à la politique nationale (chap. 52.5 du MO). Par conséquent, il se peut que les employés ne soient pas au courant qu'une politique nationale portant sur ce sujet existe.

En raison du modèle décentralisé de la Gendarmerie, il y a un risque accru que les politiques élaborées séparément à l'échelle des secteurs d'activité et des divisions ne soient pas harmonisées. L'élaboration de suppléments divisionnaires sans la participation des centres de décision nationaux accroît le risque de chevauchement des politiques, d'incohérences et de répercussions négatives sur la sécurité des agents. L'harmonisation entre les politiques nationales et les suppléments divisionnaires est essentielle afin d'éviter toute confusion pour les employés et de veiller à ce que la Gendarmerie réagisse aux circonstances d'une manière uniforme et convenable.

Prise en considération de l'ACS+

L'ACS+ est un processus analytique qui sert à évaluer les répercussions potentielles des politiques, des programmes ou des initiatives sur divers groupes de femmes, d'hommes et de personnes non binaires.^{Note de bas de page 5} L'ACS+ tient également compte de l'interaction de nombreux autres facteurs identitaires, comme la race, l'ethnicité, la religion, l'âge et la déficience mentale ou physique. Le gouvernement s'est engagé à mettre en œuvre l'ACS+; par conséquent, il incombe à la Gendarmerie de déterminer si les politiques proposées pourraient avoir des répercussions sur divers groupes d'employés. Si des répercussions sont décelées, la Gendarmerie doit effectuer une évaluation de l'ACS+ approfondie et complète.^{Note de bas de page 6}

Pendant les entrevues, tous les secteurs d'activité ont mentionné qu'ils examinent les politiques pour s'assurer d'utiliser un langage neutre. Toutefois, les personnes interrogées n'avaient pu préciser aucune autre analyse particulière effectuée relativement aux considérations liées à l'ACS+ (comme l'âge, la culture, la scolarité, l'ethnicité, la race, le handicap, le lieu de résidence, etc.). Elles ont dit connaître les principes de l'ACS+ et ont mentionné que les employés avaient suivi la formation obligatoire sur l'ACS+ de la GRC. Les SPCA ont modifié leur liste de vérification des politiques en 2018 afin d'inclure une exigence concernant l'évaluation des considérations liées à l'ACS+ pendant l'élaboration des politiques. D'autres secteurs d'activité n'avaient pas établi de liste de vérification des politiques ou d'autres outils officiels pour aider à cerner les considérations liées à l'ACS+.

La vérification a permis de constater que les principes de l'ACS+ avaient été pris en considération au moment d'élaborer des politiques pour 3 des 25 dossiers examinés seulement. L'équipe de vérification reconnaît que certaines politiques peuvent comprendre très peu de considérations liées à l'ACS+. Cependant, selon les contrôles effectués, la documentation était insuffisante dans la plupart des dossiers de politique pour confirmer si une analyse avait été faite dans le but de déterminer si une politique pourrait avoir des répercussions différentes sur divers groupes de personnes. Voici les résultats de la vérification par secteur d'activité :

Les entrevues avec les représentants du Groupe de l'ACS+ ont permis de constater que le Groupe peut fournir des conseils aux employés afin de les aider à tenir compte des principes de l'ACS+ au moment d'élaborer des politiques, mais il n'est pas obligatoire de le consulter pendant le processus d'élaboration des politiques à la GRC.

Si les principes de l'ACS+ ne sont pas pris en considération au moment d'élaborer des politiques, cela pourrait vouloir dire que les répercussions des politiques sur divers groupes ne sont pas examinées systématiquement, ce qui augmenterait le risque que les politiques aient des conséquences et des répercussions inattendues sur divers groupes d'employés.

Formation et outils

Les secteurs d'activité utilisent différentes approches pour élaborer des politiques opérationnelles et administratives et se fient aux experts en la matière qui possèdent l'expertise opérationnelle pour contribuer à l'élaboration des politiques. L'élaboration des politiques étant une tâche peu fréquente pour les experts en la matière, on s'attendait à ce que les employés participant au processus d'élaboration des politiques aient accès à la formation, aux outils et à l'orientation nécessaires pour mener à bien le processus d'élaboration des politiques.

L'équipe de vérification n'a observé aucune preuve de la prestation d'une orientation nationale relativement au processus d'élaboration des politiques ou à d'une formation offerte pour aider les employés à élaborer des politiques opérationnelles et administratives, sauf des lignes directrices en matière de publication élaborées par la SPP, un groupe des SPS. La SPP a publié un guide de rédaction des politiques sur l'InfoWeb de la GRC que tous les employés de la GRC peuvent consulter pour les aider à préparer une politique aux fins de publication. De plus, la SPP a créé une liste de vérification que les réviseurs peuvent utiliser lorsqu'ils révisent les politiques. Les SPCA ont créé une liste de vérification des principales activités à réaliser au moment d'élaborer des politiques

Puisqu'il n'existe pas de formation et d'outils nationaux sur la façon d'élaborer des politiques opérationnelles et administratives, deux divisions (E et H) ont élaboré une liste de vérification des politiques officielle à l'appui de l'élaboration des politiques. Il est possible de tirer profit des outils créés par les secteurs d'activité pour élaborer une orientation nationale à appliquer à l'échelle de la Gendarmerie.

Pendant les entrevues avec les centres de décision des SPCA, de la PF, des SPS et des RH chargés d'élaborer des politiques, on a constaté que la formation était principalement obtenue en cours d'emploi et que les employés avaient acquis une expertise en faisant des essais et des erreurs. De plus, des personnes interrogées de tous les secteurs d'activité ont mentionné qu'il était difficile pour les experts en la matière d'élaborer des politiques opérationnelles et administratives sans suivre de formation et obtenir d'orientation pour les aider pendant le processus.

En raison du manque d'outils, de formation et d'orientation relativement à l'élaboration des politiques opérationnelles et administratives, les centres de décision sont plus susceptibles de ne pas incorporer les principaux éléments du processus d'élaboration des politiques. Cela pourrait donner lieu à un manque de cohérence dans l'élaboration des politiques ou à des politiques qui n'appuient pas efficacement les activités. La mise au point d'une formation et d'outils d'orientation nationaux permettrait de veiller à ce que tous les employés aient une compréhension commune du processus.

3.2 Publication des politiques

Rapidité de la publication

Selon le chapitre III.4 du MA, toutes les politiques de la GRC doivent être publiées dans le MA, le MO et leurs manuels auxiliaires correspondants, et les centres de décision doivent utiliser les manuels de la GRC pour publier les politiques. L'omission de publier les politiques dans les manuels peut créer de la confusion pour les employés et donner lieu à des conséquences juridiques lorsque les mesures qui sont prises ne respectent pas les politiques publiées.

La SPP est l'autorité en matière de publication à la GRC et elle est responsable de publier les politiques nationales dans les manuels. Elle avait élaboré un processus pour établir l'ordre de priorité de la publication des politiques opérationnelles et administratives. En consultation avec le centre de décision pertinent, la SPP avait attribué un niveau de priorité (1 = élevé, 2 = moyen et 3 = faible) aux politiques reçues aux fins de publication en fonction de l'urgence opérationnelle, des priorités ministérielles et de la prise en considération de la sécurité des agents. L'équipe de vérification a constaté que la SPP n'avait pas établi de normes de niveau de service relativement au temps prévu pour la publication des politiques opérationnelles et administratives.

En janvier 2019, il y avait 41 politiques en attente de publication. Près de la moitié des politiques dans la file d'attente avaient été désignées comme hautement prioritaires (16 sur 41). Les politiques dans la file d'attente de publication connaissaient des retards de 167 jours en moyenne (environ six mois). Certaines de ces politiques étaient directement liées à la sécurité des agents, comme la saisie de drogues (chap. 6.8 du MO), l'enlèvement des explosifs (chap. 33.3 du MO) et le déploiement rapide pour action immédiate (chap. 16.10 du MO). La phase I de la Vérification de la gestion des politiques a révélé qu'en avril 2018, il y avait 135 politiques en attente de publication. La SPP avait mentionné qu'elle manquait de ressources pour tenir à jour l'ensemble des politiques nationales de la GRC. Des améliorations ont été apportées pour réduire le nombre de politiques en attente de publication, mais le temps moyen pour la publication a démontré qu'il est encore difficile de publier les politiques en temps opportun. Par conséquent, il se peut que les membres n'aient pas accès aux politiques dont ils ont besoin pour mener les activités policières opérationnelles.

L'équipe de vérification a examiné les 20 politiques dans la file d'attente de publication qui étaient les plus désuètes (20 sur 41) afin de déterminer la raison des retards de publication. Lorsque les politiques sont présentées par un centre de décision aux fins de publication, la SPP examine la politique afin de s'assurer que sa mise en page est convenable et qu'elle respecte les normes de publication des manuels de la GRC. Le temps nécessaire pour effectuer cet examen dépend de la taille et de la complexité de la politique ainsi que de la disponibilité des ressources. La vérification a permis de constater qu'environ la moitié des politiques (9 sur 20) en attente de publication n'avaient pas encore été traitées par la SPP et que 5 des 9 politiques avaient désignées comme hautement prioritaires.

Pour ce qui est de l'autre moitié des politiques (11 sur 20), la SPP attendait une réponse du centre de décision à la suite de son examen. En tout, 5 des 11 politiques avaient été désignées comme hautement prioritaires. La SPP peut demander au centre de décision de modifier la politique pour régler des problèmes de mise en page et de rédaction ou pour obtenir l'approbation appropriée, ce qui signifie que le dossier est dans la file d'attente jusqu'à ce que le problème soit résolu par le centre de décision. Par conséquent, des retards peuvent survenir lorsqu'un centre de décision ne répond pas en temps opportun.

Des personnes interrogées de huit centres de décisions des secteurs d'activité ont mentionné que les priorités opérationnelles limitent le temps consacré à l'élaboration des politiques, en particulier lorsqu'on se fie aux experts en la matière pour réviser les politiques. Cela pourrait avoir une incidence sur la rapidité à laquelle un centre de décision peut traiter les commentaires de la SPP et présenter de nouveau une politique aux fins de publication.

Les personnes interrogées ont également mentionné que, s'il y a des retards, elles peuvent communiquer une politique modifiée de façon informelle aux employés avant qu'elle ne soit publiée officiellement dans les manuels de la GRC. Les retards dans le processus de publication présentent un risque pour la GRC si les membres prennent des mesures en fonction d'une politique modifiée qui n'est pas approuvée officiellement et qui peut être incompatible avec la politique officielle documentée, en particulier pour les programmes à risque élevé. Auparavant, le risque était atténué par la publication de bulletins. Ceux-ci étaient utilisés pour communiquer les modifications apportées à une politique si la publication dans les manuels ne pouvait être effectuée en temps opportun. Les bulletins avaient pour but de communiquer les modifications immédiates pendant que la mise à jour de la politique était en cours. Un bulletin devait être conservé pendant un maximum de trois mois, après quoi il était intégré à la politique officielle ou supprimé. Cependant, la SPP a abandonné les bulletins au printemps 2018 pour ce qui est des politiques dans les manuels afin d'éviter que les centres de décision publient des bulletins sans les intégrer aux politiques en temps opportun. En outre, certains bulletins demeuraient en vigueur même lorsque la politique avait été mise à jour, ce qui créait de la confusion pour les employés.

Le nombre de politiques en attente de publication accroît le risque que les politiques désignées comme hautement prioritaires ne soient pas publiées en temps opportun, ce qui pourrait avoir une incidence sur la sécurité des agents.

Communication des politiques

Pour que les politiques puissent aider efficacement les utilisateurs finaux, les nouvelles politiques et les modifications doivent être bien communiquées à l'échelle de l'organisation. La vérification a permis de constater que les secteurs d'activité utilisaient diverses méthodes pour communiquer les modifications apportées aux politiques nationales selon leur importance et leur incidence sur les activités. Selon les contrôles des dossiers de politique effectués, ces méthodes comprennent l'envoi de courriels par les centres de décision nationaux aux OREC divisionnaires, les bulletins de nouvelles, les bulletins internes, les mises à jour dans l'InfoWeb de la GRC et les conférences téléphoniques. Plus d'une méthode était utilisée selon le public cible et l'importance de la politique.

L'équipe de vérification a constaté que, dans les divisons, l'OREC communiquait les mises à jour apportées aux suppléments divisionnaires à l'ensemble de la chaîne de commandement divisionnaire au moyen de directives, de sites intranet de la division ou de courriels.

Selon les résultats des contrôles des dossiers concernant la communication des nouvelles politiques ou des mises à jour, 25 des 25 politiques avaient été communiquées par les secteurs d'activité aux employés, comme l'indique le tableau ci-dessous. La méthode de communication des politiques était principalement par l'entremise de l'InfoWeb de la GRC.

Disponibilité des politiques historiques

La collection de politiques opérationnelles et administratives historiques de la GRC est gérée par le Groupe des directives historiques de la SPP. La SPP est responsable de conserver les politiques et d'envoyer les fonds documentaires à Bibliothèque et Archives Canada aux fins de conservation appropriée en fonction des délais de conservation. Il est important pour la GRC de gérer des archives historiques des versions précédentes des politiques afin d'être en mesure de fournir des preuves de décisions stratégiques lorsqu'on lui demande d'expliquer ses pratiques lors de procédures judiciaires.

Les entrevues avec les employés du Groupe des directives historiques et la revue par l'équipe de vérification du processus pour chercher et extraire des politiques historiques ont permis de constater que les versions précédentes des politiques sont stockées et sont disponibles sur demande. Cependant, l'équipe a noté que le Groupe des directives historiques avait éprouvé des difficultés avec le système utilisé pour stocker les politiques. Par exemple, le système n'avait pas de fonction de recherche; les employés devaient donc effectuer manuellement une recherche dans les dossiers pour trouver les politiques. Cela peut prendre du temps et avoir une incidence sur l'efficacité de la recherche de politiques archivées au besoin.

L'initiative de renouvellement des politiques de la GRC dirigée par la SPP a proposé à l'Équipe de gestion supérieure (EGS) l'élaboration d'un portail Web permettant de consulter les versions historiques et de faciliter la capacité de recherche par les utilisateurs des politiques dans un format libre service. Cette initiative a été approuvée par l'EGS, mais elle en est encore à l'étape préliminaire et les autorisations et les approbations officielles n'ont pas encore été obtenues.

3.3 Surveillance et supervision

Supervision

Selon l'avant-propos de la commissaire dans le MA, le dirigeant principal de l'Information (DPI) est chargé de gérer le système manuel de la GRC. On s'attendait à ce qu'une fonction de supervision soit en place pour veiller à ce que les politiques figurant dans les manuels aient la même mise en page, soient claires et concises et respectent le cadre d'élaboration des politiques en place à l'échelle de la Gendarmerie et à ce que les lacunes soient corrigées rapidement.

Dans la pratique, la vérification a permis de constater que les responsabilités du DPI englobaient la publication des politiques nationales sur l'InfoWeb. L'équipe de vérification n'a observé aucune preuve de l'attribution de la fonction de supervision de la gestion à la GRC afin de fournir une gouvernance pour l'ensemble du processus d'élaboration des politiques figurant dans les manuels. Les responsables des politiques des secteurs d'activité et des divisions étaient chargés de gérer leurs politiques respectives et d'assurer la supervision de la gestion connexe. La décentralisation de la responsabilité a contribué à des mises en page incohérentes des politiques dans les manuels, ce qui a donné lieu à un ensemble de politiques volumineux qui peut être difficile à consulter. La supervision des politiques opérationnelles et administratives est requise pour s'assurer que le cadre des politiques opérationnelles de la GRC est pertinent pour ce qui est des manuels.

L'initiative de renouvellement des politiques de la GRC a été lancée par la SPP pour combler les lacunes dans les manuels, comme des mises en page incohérentes et le fait que les politiques ne sont pas mises à jour en temps opportun. L'équipe de vérification a appris que la vision de la SPP est de devenir le bureau central du renouvellement des politiques opérationnelles et administratives afin de garantir la cohérence des normes en matière de politiques, d'appuyer les centres de décision, d'exécuter des examens périodiques des politiques à l'échelle de la GRC et de conserver la responsabilité tout au long du cycle de vie des politiques pour le cadre de travail lié aux manuels. Cependant, la SPP a mentionné qu'elle ne possède pas actuellement l'autorité de supervision officielle requise pour réaliser sa vision. Bien que cela soit en dehors de la période visée par la vérification, on a constaté que la SPP a présenté sa vision de renouvellement des politiques au Conseil national des opérations intégrées en mai 2019 et à l'EGS en juin 2019, et l'initiative a été approuvée. De plus, l'initiative de renouvellement des politiques de la GRC est appuyée officiellement par la Vision 150, sous le pilier « Notre intendance ».

L'initiative de renouvellement des politiques de la GRC joue un rôle important dans les efforts de modernisation des politiques de la GRC, mais les responsabilités officielles et la supervision n'ont pas été attribuées en vue de s'assurer que les centres de décision et les divisions respectent les exigences. La modernisation des manuels dépendra de la collaboration et des efforts des responsables des politiques des secteurs d'activité et des divisions ainsi que de leur engagement à respecter les échéances. Sans attribution officielle de la fonction de supervision, il se peut que les centres de décision ne déploient pas les efforts nécessaires, et la SPP pourrait ne pas avoir la responsabilité et l'autorité de mettre en œuvre les activités requises et d'obtenir les fonds nécessaires pour assurer le succès de l'initiative de renouvellement. La supervision des manuels permettrait aussi de veiller à ce que la modernisation fournisse un cadre des politiques cohérent pour les manuels, notamment en assurant l'uniformité de la mise en page des politiques et de l'accessibilité pour les utilisateurs.

Mises à jour périodiques des politiques

Le milieu dans lequel la GRC fonctionne évolue constamment; les politiques doivent donc être mises à jour en raison de divers facteurs internes et externes, notamment les changements dans les priorités organisationnelles, les modifications législatives et les enjeux signalés pendant les activités quotidiennes. On s'attendait à ce que les centres de décision des secteurs d'activité mettent à jour les politiques de façon périodique afin d'aider la GRC à s'assurer que ses politiques sont à jour et pertinentes.

Les centres de décision nationaux ont informé l'équipe de vérification qu'ils mettent à jour leurs politiques de façon ponctuelle en fonction de facteurs comme une modification apportée à une loi, des modifications réglementaires ou législatives, la décision d'un tribunal ou les commentaires des membres.

La vérification a analysé le répertoire actuel des politiques de la GRC figurant dans les manuels en mars 2019. L'analyse a révélé que 360 des 904 politiques (40 %) avaient été mises à jour au cours des cinq dernières années. Le reste (60 %) des politiques n'avait pas été mis à jour depuis plus de cinq ans. Voici les résultats de l'analyse par secteur d'activité :

Des personnes interrogées des centres de décision de tous les secteurs d'activité ont informé l'équipe de vérification que les priorités opérationnelles concurrentes, le recours aux experts en la matière dont la disponibilité est limitée et le nombre insuffisant de ressources stratégiques spécialisées ont possiblement empêché la mise à jour périodique des politiques, ce qui a donné lieu à un grand nombre de politiques désuètes.

La mise à jour ponctuelle des politiques accroît le risque que les politiques demeurent désuètes pendant de longues périodes. Lorsque des changements surviennent dans le milieu opérationnel ou que des modifications sont apportées aux lois, les politiques existantes pourraient ne plus présenter les faits correctement et ne plus respecter les lois et les règlements. De plus, les politiques désuètes présentent un risque d'exposition accru relativement à la sécurité des agents si ces derniers réagissent aux changements survenus dans le milieu en prenant des mesures qui peuvent être incompatible avec la politique officielle documentée, en particulier pour les programmes à risque élevé. Un processus systématique selon lequel les secteurs d'activité respectent un calendrier de mise à jour périodique des politiques permettrait d'assurer l'intégrité des manuels.

Surveillance de la conformité

Les politiques constituent un élément important de la GRC, car elles fournissent une orientation sur la santé et la sécurité, le comportement à adopter et les exigences réglementaires. Par conséquent, il est important de surveiller la conformité aux politiques afin de s'assurer que les membres et les employés suivent l'orientation et prennent des décisions cohérentes. Il est également essentiel de surveiller les politiques afin de déterminer s'il faut les modifier.

Des personnes interrogées de tous les secteurs d'activité ont informé l'équipe de vérification qu'elles n'avaient pas établi un processus de surveillance pour s'assurer que les employés respectent les politiques, mais qu'elles utilisaient des activités quotidiennes de gestion pour évaluer de manière informelle le respect des politiques. Ces renseignements peuvent fournir des indicateurs de problèmes potentiels relativement aux politiques, mais ils ne peuvent pas remplacer les renseignements recueillis dans le cadre d'un processus officiel pour déterminer le respect des politiques, en particulier pour les programmes à risque élevé. On a noté que les SPCA avaient entrepris d'élaborer un cadre national de conformité aux politiques opérationnelles, dont la rédaction était en cours pendant la vérification.

Les divisions utilisaient également des activités quotidiennes de gestion pour évaluer de manière informelle le respect des politiques. Quatre divisions avaient déterminé des mécanismes officiels pour surveiller la conformité aux suppléments divisionnaires aux politiques, comme l'indique le tableau ci-dessous, et cela comprenait le suivi de l'assurance de la qualité au sein d'un service (AQSS) et les examens à risque élevé.

Les AQSS sont un outil conçu pour évaluer la conformité aux responsabilités opérationnelles, financières, administratives et liées aux programmes qui met l'accent sur les activités à risque élevé. Les chefs de détachement et de service les utilisent pour évaluer à quel point les employés respectent des politiques particulières. Les AQSS sont intégrées au Plan de rendement du détachement et au Plan de rendement du service, conformément aux exigences divisionnaires. Les services effectuent des AQSS selon leur évaluation du risque dans certains secteurs, ce qui comprend l'évaluation de la conformité, la détermination des causes des lacunes et la consignation des pratiques exemplaires. Lorsque des lacunes sont relevées, des mesures correctives appropriées doivent être prises et faire l'objet d'une surveillance.

En 2009, le Manuel sur l'AQSS a été rédigé par les Services nationaux d'examen (SNE) afin de fournir des renseignements sur la mise en œuvre et le maintien du processus d'AQSS. Cependant, le manuel n'a pas été mis à jour depuis 2009 et le groupe des SNE a été dissous en 2011 en raison de la décision de l'EMS.

Les secteurs d'activité et les responsables des politiques sont chargés d'élaborer, de mettre à jour et d'envoyer les AQSS au répertoire de la GRC. À l'heure actuelle, VIEE conserve le répertoire d'AQSS. Cependant, VIEE n'est pas responsable de la tenue à jour du répertoire ni de la gestion de la mise en œuvre des AQSS, conformément à la décision de l'EMS prise en 2011.

L'équipe de vérification a mené une analyse de la fréquence d'accès au répertoire d'AQSS afin d'évaluer s'il servait à la conformité aux politiques. D'après l'analyse, des AQSS ont été demandées environ 208 fois entre mars 2018 et février 2019. Toutefois, l'analyse ne permettait pas de savoir si les guides sur l'AQSS étaient utilisés pour surveiller les politiques ou si on les avait demandés pour une autre raison. L'analyse a permis de constater ce qui suit : un guide sur l'AQSS a été mis à jour en 2018, deux guides ont été mis à jour en 2017 et aucune mise à jour n'a été envoyée au répertoire en 2016 et 2015.

Les AQSS pourraient constituer un outil pratique pour surveiller la conformité aux politiques à l'échelle de l'organisation si les résultats étaient regroupés et transmis aux secteurs d'activité responsables aux fins d'analyse. Elles pourraient être utilisées pour déterminer les enjeux stratégiques et les modifications à apporter. La surveillance de la conformité aux politiques par les secteurs d'activité et les divisions garantirait que les politiques sont comprises et respectées. Pour assurer l'efficacité du mécanisme de surveillance des politiques, il faut examiner l'utilisation et la tenue à jour des AQSS en vue de désigner un responsable approprié, au sein de l'organisation, pour tenir à jour le répertoire et gérer l'utilisation des AQSS.

4. Conclusion

La gestion des politiques opérationnelles et administratives est une fonction importante à la GRC qui appuie la prise de décisions efficaces, le rendement opérationnel et la sécurité des agents. Afin de maintenir l'efficacité du cadre des politiques opérationnelles et administratives figurant dans les manuels, il faut mettre en place un processus solide d'élaboration des politiques pour veiller à ce que les politiques donnent une orientation claire aux employés à l'échelle de la GRC.

La vérification a permis de conclure qu'il est possible de renforcer le processus d'élaboration des politiques opérationnelles et administratives pour assurer l'uniformité des politiques élaborées à l'échelle de la Gendarmerie. Cela comprend l'exécution des principaux éléments du processus d'élaboration des politiques, comme la recherche fondée sur des éléments probants, la consultation adéquate des intervenants et la prise en considération des répercussions relatives à l'ACS+.

Les secteurs à améliorer comprennent ce qui suit : attribuer la surveillance du cadre de travail lié aux manuels, établir clairement les responsabilités du responsable des politiques, fournir une formation et des outils d'orientation nationaux aux employés chargés de l'élaboration des politiques et établir des normes de niveau de service pour la publication des politiques. De plus, il faut mettre à jour les politiques de façon périodique pour tenir à jour un ensemble de politiques pertinent et créer des mécanismes de surveillance des politiques en vue d'assurer la conformité aux politiques. D'autres possibilités d'amélioration existent quant à l'attribution de la responsabilité de la gestion des AQSS, car celles-ci pourraient constituer un outil pratique pour surveiller la conformité aux politiques et atténuer les risques.

L'initiative de renouvellement des politiques de la GRC, qui est dirigée par la SPP, pourrait jouer un rôle déterminant dans les efforts de modernisation des politiques opérationnelles et administratives de la GRC. Cependant, les responsabilités officielles n'ont pas été attribuées en vue de s'assurer que tous les centres de décision affectent des ressources et participent à cette initiative afin de respecter l'échéancier de la modernisation des manuels.

5. Recommandations

1. Le sous-commissaire des SPS, le sous-commissaire de la PF, le sous-commissaire des SPCA et la dirigeante principale des Ressources humaines doivent désigner un groupe central qui sera chargé de créer un centre d'expertise en élaboration des politiques pour le Manuel des opérations et le Manuel d'administration de la GRC. Le groupe doit élaborer ce qui suit :
   1. Un processus d'élaboration des politiques à utiliser à l'échelle de la Gendarmerie qui prend en considération les principes de l'ACS+.
   2. Des outils d'élaboration des politiques communes, de surveillance de la conformité et de documentation des dossiers pour fournir une orientation aux centres de décision et aux divisions.
   3. Un calendrier de mise à jour périodique des politiques figurant dans les manuels ainsi qu'un mécanisme d'approbation et de production de rapports annuels pour veiller à ce que les centres de décision des secteurs d'activité et des divisions mettent à jour les manuels.
2. Le sous-commissaire des SPS, le sous-commissaire de la PF, le sous-commissaire des SPCA et la dirigeante principale des Ressources humaines doivent attribuer la responsabilité de la gestion des AQSS au groupe compétent, ce qui comprend l'examen et la mise à jour du Manuel sur l'AQSS.
3. Le sous-commissaire des SPS, le sous-commissaire de la PF, le sous-commissaire des SPCA et la dirigeante principale des Ressources humaines doivent mettre en œuvre le processus d'élaboration des politiques à utiliser à l'échelle de la Gendarmerie dans leurs secteurs d'activité respectifs. Cela comprend ce qui suit :
   1. La mise à jour périodique des politiques conformément au calendrier central.
   2. L'élaboration de mécanismes de surveillance pour évaluer la conformité aux politiques afin de garantir que les centres de décision respectent les politiques et atténuent les risques. La surveillance doit comprendre l'analyse des résultats des AQSS regroupés, s'ils sont pertinents, ou d'autres outils utilisés aux fins de surveillance.
4. Le sous-commissaire des SPS doit établir des normes de service officielles en matière de publication afin d'assurer la gestion efficace et rapide des politiques en attente de publication.

Annexe A – Objectif et critères de la vérification

Annexe B – Plan d'action de la direction

Notes de bas de page

Date de modification :

2021-02-25