Vérification du contrôle des pièces à conviction dans les détachements

Rapport final : novembre 2013

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

• Acronymes et abréviations
• Sommaire Exécutif
• Réponse de la gestion à la vérification
• 1 Contexte
• 2 Objectif, portée et méthode
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• 3 Principales constatations
  • 3.1 Gestion des pièces à conviction
  • 3.2 Contrôle et surveillance
  • 3.3 Entreposage
• 4 Recommandations
• 5 Conclusion
• Annexe A - Objectif et critères de vérification
• Annexe B - Plans d'action détaillés de la gestion
• Notes de bas de page

Acronymes et abréviations

ADN

acide désoxyribonucléique

AQSS

assurance de la qualité au sein d'un service

EG

examen de la gestion

GRC

Gendarmerie royale du Canada

MO

Manuel des opérations

OREC

officier responsable des enquêtes criminelles

PRIME

Police Records Information Management Environnent

SIRP

Système d'incidents et de rapports de police

SPCA

Services de police contractuels et autochtones

Sommaire Exécutif

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) a procédé à une vérification afin d'évaluer le caractère adéquat des politiques, des processus et des pratiques que suivent les détachements pour contrôler les pièces à conviction et de déterminer le niveau de conformité avec les politiques applicables.

La collecte, l'examen et la préservation des pièces à conviction sont des éléments clés du succès d'une enquête. Pour qu'une pièce à conviction conserve sa force probante, son intégrité doit être préservée. Des pratiques et des processus adéquats doivent être en place afin que les pièces à conviction soient inscrites, entreposées, traitées et éliminées conformément aux obligations juridiques et aux politiques.

Bien que tous les items échantillonnés aient été trouvés, la nécessité de donner des directives sur la manipulation des pièces à conviction, qui servent à appuyer les opérations et à présenter des éléments de preuve en cour, existe néanmoins. La clarification des rôles, des responsabilités et des politiques, ainsi que l'adoption de méthodes normalisées et un engagement organisationnel de les utiliser atténueront le risque que soit compromise la force probante des pièces à conviction. Il faut aussi améliorer la surveillance et le contrôle afin d'assurer à la direction que les politiques sont respectées.

En vue de donner suite proactivement aux observations préliminaires, le centre de décision a communiqué avec les commandants divisionnaires afin de leur faire part des constatations découlant de la vérification et leur demander de l'information quant aux mesures correctives.

Le présent rapport de vérification comporte des recommandations qui visent à accroître l'efficacité des pratiques liées à la manipulation des pièces à conviction. Des plans d'action de la gestion ont été fournis en réponse aux recommandations d'apporter les améliorations nécessaires. La Vérification interne de la GRC surveillera de près la mise en œuvre de ces plans d'action et fera un suivi au besoin.

Réponse de la gestion à la vérification

Je suis heureux de pouvoir commenter la vérification du contrôle des pièces à conviction dans les détachements. Deux recommandations ont été formulées à la suite de la vérification et quelques suggestions ont été proposées pour améliorer des points de moindre importance. Nous reconnaissons qu'il faut donner suite aux constatations de la vérification.

La vérification a relevé des risques que doivent surveiller les divisions dans leur gestion des risques liés aux pièces à conviction. Les problèmes cernés sont importants, et le meilleur moyen de les régler est d'accroître la surveillance.

Un examen des constatations de la vérification et des documents pertinents permet de déterminer que la plupart des lacunes mises au jour par la vérification se rapportent à l'omission par l'enquêteur d'indiquer la date, l'heure et ses initiales sur les pièces à conviction et à des irrégularités dans le SIRP et les méthodes d'entreposage. De telles lacunes renforcent le besoin d'améliorer la surveillance afin d'assurer la conformité et l'atténuation des risques. La majorité des lacunes résultent de l'entrée automatique de la date et de l'heure des saisies de pièces à conviction dans le SIRP. Des mises à niveau additionnelles ont été suggérées afin d'améliorer l'intégrité des données et ainsi régler le problème. On recommande de désactiver l'entrée automatique de la date et de l'heure de la saisie; ainsi, les membres devront entrer l'information manuellement dans les champs obligatoires.

Après avoir obtenu la rétroaction de l'équipe de vérification, on a demandé aux OREC de formuler des commentaires. Tous les OREC estiment qu'il existe suffisamment de politiques divisionnaires et nationales qui fournissent des lignes directrices sur les exigences relatives à la manipulation des pièces à conviction. Les OREC ont confirmé que les lacunes sont en fait des problèmes de conformité isolés découlant d'un manque de supervision. Afin d'atténuer les risques liés aux lacunes relevées, les divisions se sont engagées à surveiller davantage la conformité avec les exigences au moyen d'examens indépendants supplémentaires et d'une évaluation du caractère adéquat des politiques divisionnaires existantes. Les mesures correctives proposées par les OREC consistent à améliorer la surveillance divisionnaire au moyen de vérifications des pièces à conviction, de processus obligatoires d'AQSS et de diverses initiatives de formation divisionnaires.

L'équipe de vérification a également relevé un manque d'uniformité dans la façon de remplir les rapports à un juge de paix (formulaire 5.2) après une saisie légale. Le fait que ce problème soit ressorti des entrevues faites à l'avance, des EG antérieurs et des sondages d'évaluation du risque menés auprès des détachements et des représentants des OREC démontre qu'il faut prendre des mesures soutenues d'atténuation et de surveillance des risques afin d'assurer la conformité avec les lois relatives à la conservation des pièces à conviction. Cet aspect fera l'objet d'une surveillance accrue grâce à l'AQSS et aux EG.

Un examen des politiques existantes confirme que certaines drogues doivent être détruites sur place, en présence d'un témoin. La politique ne décrit pas en détail le rôle des témoins, mais précise que la destruction des drogues doit se faire en présence d'un OREC ou de son délégué. Les étapes que doivent suivre les témoins de la police pour veiller à la destruction légitime de drogues sont également clairement décrites sur le formulaire. Si les agents de district remettaient l'accent sur l'AQSS et les EG, cela devrait permettre d'améliorer le contrôle et la surveillance, y compris l'uniformité dans la façon de remplir le formulaire.

La Vérification interne a constaté que l'espace d'entreposage était insuffisant dans quelques-uns des détachements visés. Les vérificateurs ont confirmé que l'accumulation d'articles pouvant être détruits contribuait au problème d'espace et que plusieurs conservateurs de pièces à conviction leur avaient expliqué qu'un grand pourcentage des pièces à conviction en stock pourrait être éliminé si le nettoyage devenait une priorité. Les commandants et les OREC rencontrés en entrevue ont recommandé que les agents de districts responsables améliorent le contrôle et la surveillance au moyen de vérifications obligatoires des pièces à conviction et de processus d'AQSS. Le fait de remettre l'accent sur l'élimination des pièces à conviction en temps opportun devrait régler la grande majorité des problèmes d'espace.

Il est à noter que, avant la vérification, on avait amorcé le processus de renouvellement des politiques nationales en matière de pièces à conviction, y compris les chapitres 21.8, 21.10 et 21.11 du Manuel des opérations. Plusieurs des problèmes qui ont été relevés au cours de la vérification sont précisément visés par les politiques révisées. Celles-ci définissent davantage le rôle et les responsabilités de tous les participants au cycle de continuité des pièces à conviction. De plus, on examinera les liens possibles entre les politiques semblables afin d'améliorer la sensibilisation. La révision des politiques devrait être terminée d'ici l'automne 2013.

En résumé, le rapport de vérification fait ressortir les risques liés à la manipulation, à l'entreposage et à l'élimination des pièces à conviction saisies par les policiers. La vérification a donné lieu à une évaluation globale des processus en vigueur à la GRC sur la manipulation des pièces à conviction qui permettra immanquablement d'améliorer les stratégies d'atténuation des risques.

Doug Lang

Sous-commissaire, Services de police contractuels et autochtones

1 Contexte

Aux fins de la présente vérification, une pièce à conviction est tout élément de preuve qui peut être présenté dans une instance judiciaire. Une pièce à conviction peut être une marque de la bande de roulement d'un pneu ou un véhicule complet, un seul bourgeon de marihuana ou un kilogramme de cocaïne. Autres exemples : des armes à feu, de l'argent, des bijoux, des ordinateurs, des vêtements, des photographies, des enregistrements vidéo ou audio, des preuves biologiques ou des traces.

Il y a plus de 680 détachements de la GRC au pays qui gèrent des pièces à conviction dans le cadre des fonctions régulières de police. Certains membres jouent un rôle clé dans la gestion des pièces à conviction, notamment les enquêteurs, les conservateurs des pièces à conviction, les chefs de détachement, les OREC et les commandants divisionnaires. Le cadre stratégique actuel est géré par la Sous-direction de la police criminelle des Services de police contractuels et autochtones (SPCA).

Les policiers peuvent obtenir des pièces à conviction de différentes façons, avec ou sans autorisation judiciaire. La conformité avec le Code criminel et d'autres lois fédérales ou provinciales en ce qui concerne la déclaration et la conservation des pièces saisies doit être assurée en tout temps.

La collecte, l'analyse et la préservation des preuves matérielles sont essentielles au succès d'une enquête. La partie poursuivante doit être en mesure de prouver que les pièces présentées en cour sont identiques à celles qui ont été saisies. De plus, les manipulations et les transferts des pièces à conviction (chaîne de possession) doivent être bien consignés dès le moment de la saisie jusqu'à la présentation de la pièce durant la procédure judiciaire et son élimination subséquente. Par conséquent, il faut établir des processus et des pratiques pour veiller à ce que les pièces saisies soient inscrites, entreposées, traitées et éliminées en conformité avec les exigences juridiques et les politiques.

2 Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

L'objectif de la vérification était d'évaluer le caractère adéquat des politiques, des processus et des pratiques des détachements de la GRC en ce qui concerne les pièces à conviction, et de déterminer le niveau de conformité avec les politiques applicables.

2.2 Portée

La vérification portait sur les détachements de la GRC dans les provinces contractantes. Elle ne visait ni les groupes d'enquêtes fédéraux, ni les services de soutien judiciaire (c.-à-d. les services de laboratoires).

Plus précisément, la vérification portait sur les pratiques et les processus établis dans les détachements pour maintenir la garde et le contrôle des pièces à conviction dès leur inscription jusqu'à ce qu'elles soient éliminées. Aucune pièce à conviction associée aux enquêtes de la gestion des cas graves ne faisait partie de l'échantillon utilisé pour la vérification.

2.3 Méthode

La planification de la vérification s'est achevée en avril 2012. Cette phase a compris des entrevues préliminaires avec les gestionnaires, un examen des politiques et des procédures connexes, des visites pilotes et un sondage auprès des gestionnaires divisionnaires concernant les risques. Les critères qui ont servi à élaborer les procédés de vérification nécessaires se fondent sur les politiques de la GRC et sur les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion du Bureau du contrôleur général. L'objectif et les critères de vérification figurent à l'annexe A.

Au cours de la phase d'examen, qui s'est terminée en juillet 2012, diverses techniques de vérification ont été employées : examen des derniers rapports d'examens de la gestion (EG) et des résultats de l'AQSS; entrevue avec les conservateurs des pièces à conviction dans les détachements et leur superviseur; examen d'un échantillon de pièces à conviction et comparaison avec les dossiers électroniques et papier; examen de l'emplacement physique des pièces et des mesures de protection en place. Compte tenu de la portée nationale du mandat, des visites sur place ont été faites dans les détachements de huit divisions (M, E, K, F, D, J, H et B). Au total, on a visité 42 détachements. À chaque détachement visité, les vérificateurs ont examiné un échantillon discrétionnaire de dix à vingt pièces à conviction pour en assurer la conformité avec les politiques de la GRC sur la manipulation des éléments de preuve (pièces à conviction). La majorité des articles examinés étaient des pièces à conviction à risque élevé, soit de l'argent, des drogues et des armes à feu.

2.4 Énoncé de conformité

Le projet de vérification a été planifié et mené en fonction des normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada.

3 Principales constatations

3.1 Gestion des pièces à conviction

Une gestion saine des pièces à conviction est essentielle pour atténuer le risque d'endommagement, de contamination, de perte ou de fraude. Le changement de détenteur des pièces à conviction doit être consigné de manière exacte pendant toute leur durée de vie, jusqu'à la conclusion de l'enquête lorsque les pièces sont présentées en cour, transférées à la Couronne, retournées à leur propriétaire ou détruites.

Conservateur des pièces à conviction

Le rôle du conservateur des pièces à conviction est essentiel à la gestion adéquate des pièces à conviction. Le conservateur est responsable de veiller à l'application appropriée des contrôles physiques, à l'exactitude de la tenue des dossiers et à la conformité avec les politiques. Dans tous les détachements visés par la vérification, la conservation des pièces à conviction était assignée à un membre, qui s'acquittait de cette fonction selon ce qu'il comprenait de son rôle et de ses responsabilités. La plupart des conservateurs de pièces à conviction rencontrés en entrevue ont expliqué que l'orientation reçue liée à leur rôle se limitait à un aperçu des procédures du détachement en matière de pièces à conviction et à la remise des clefs permettant d'accéder aux salles où se trouvent les pièces. Il n'existe aucun guide national ou divisionnaire à l'intention des conservateurs qui permettrait de normaliser la gestion des pièces à conviction, d'où le manque d'uniformité dans la façon dont les conservateurs s'acquittent de leurs responsabilités. Par exemple, dans certains détachements, le conservateur relève proactivement les problèmes (p. ex. information manquante sur l'étiquette du sac de pièces à conviction) et met en œuvre des mesures correctives (p. ex. communication avec l'enquêteur pour demander que la pièce soit étiquetée à nouveau), alors que dans d'autres détachements, le conservateur n'exerce pas son rôle avec autant de rigueur.

Dans le cas d'un changement de conservateur, une pratique généralement acceptée consiste à consigner et à confirmer le transfert des pièces à conviction afin d'assurer l'exactitude des dossiers. Plusieurs détachements ont affirmé suivre cette pratique sans toutefois être en mesure d'en fournir la preuve. En outre, dans les cas où il n'y avait eu aucun changement récent de conservateur, il y avait peu de preuves des mesures prises pour assurer l'exactitude et l'exhaustivité des dossiers des pièces à conviction. Bien que tous les items échantillonnés aient été trouvés, la gestion des pièces à conviction serait améliorée si l'on répondait aux préoccupations suscitées ci-dessus.

Le temps que le conservateur accorde à cette fonction est aussi un élément clé de l'exactitude des dossiers. Plusieurs chefs de détachement ont admis que les conservateurs des pièces qui sont des membres réguliers sont rarement en mesure d'accorder le temps nécessaire à la fonction de conservateur en raison des exigences opérationnelles. De plus, le taux de roulement élevé des membres réguliers dans le rôle de conservateur de pièces à conviction nuit à la normalisation de la fonction. Dans 27 des 42 détachements visités, le conservateur des pièces à conviction était un membre régulier.

Étant donné la similitude de la fonction du conservateur d'un détachement à un autre, le rôle doit être mieux défini et compris afin d'assurer l'uniformité dans la façon dont les pièces à conviction sont gérées dans les détachements. En outre, il faut mettre en œuvre des mesures pour assurer l'exactitude des dossiers des pièces à conviction.

Manque d'uniformité dans les pratiques

Les politiques définissent et établissent les principes de base pour la gestion des pièces à conviction, qui doit être conforme à toutes les politiques et aux exigences prévues par la loi. La plupart des divisions ont leur propre ensemble de politiques relatives aux pièces à conviction qui sont conformes aux politiques nationales. Cependant, les politiques nationales sont de nature générale et ne sont pas suffisamment normatives. Le manque d'uniformité dans la gestion des pièces à conviction a été observé à travers la GRC. La vérification a révélé plusieurs points qui doivent être améliorés en vue d'une meilleure gestion des pièces à conviction.

Information sur les saisies - Une exigence fondamentale de la politique ^{Note de bas de page 1} est d'inscrire sur chaque pièce à conviction la date et l'heure de la saisie ainsi que les initiales de l'enquêteur. Dans 25 des 42 détachements visés, un de ces trois éléments essentiels n'était pas inscrit sur l'étiquette d'au moins une pièce à conviction de l'échantillon. Au total, sur 524 articles examinés, 79 ou 15 % d'entre eux n'avaient pas cette information.

L'information est également entrée dans un système d'information (SIRP ou PRIME) afin de garder une trace écrite de la continuité de possession. Les dates et les heures de saisies inscrites sur les pièces à conviction ne correspondent pas toujours à l'information entrée dans le système. Par exemple, dans le SIRP, au moment d'entrer une pièce à conviction saisie, la date et l'heure inscrites devraient correspondre à la date et à l'heure à laquelle la pièce a été saisie. Cependant, étant donné que ce champ génère, par défaut, la date et l'heure de l'entrée des données plutôt que la date et l'heure réelles de la saisie, il y a une différence entre les données dans le SIRP et celles inscrites à la main sur l'étiquette de la pièce à conviction. De plus, compte tenu de l'arrivée des étiquettes code à barres du SIRP, si la date et l'heure à laquelle l'article est étiqueté n'est pas la date et l'heure à laquelle l'article a été saisi, l'information sous la rubrique de la date et l'heure de la saisie ne sera pas exacte.

Il faut clarifier la manière d'inscrire la date et l'heure des saisies afin d'éviter toute confusion inutile dans la continuité de possession des pièces à conviction.

Pièces à conviction d'origine biologique - Les pièces à conviction d'origine biologique comprennent les cheveux, le sang, l'urine, le sperme, la salive, l'ADN, les tissus et les os humains et toute autre substance dont l'origine est une matière vivante. Une seule division a donné des directives sur la manipulation des preuves biologiques. Celles-ci suscitent bien des questions pour les conservateurs de pièces à conviction qui, d'après les entrevues, sont incertains de la façon dont il faut les conserver (à savoir s'il faut les réfrigérer ou non) et de leur durée de rétention.

Il faut donner des directives supplémentaires pour s'assurer que ces pièces à conviction sont manipulées d'une manière uniforme qui en préservera l'intégrité.

Rapport à un juge de paix - La politique ^{Note de bas de page 2} prévoit que lors d'une saisie exécutée en vertu d'un mandat de perquisition ou non effectuée en vertu d'un pouvoir de perquisition statutaire (p. ex. articles saisis à la suite d'une arrestation ou saisie d'objets bien en vue), les enquêteurs doivent remplir un rapport à un juge de paix (formulaire 5.2) ou présenter les pièces à conviction devant un juge de paix, conformément aux exigences établies au paragraphe 489.1(1) du Code criminel du Canada. Les membres rencontrés en entrevue dans les détachements ont signalé qu'un rapport à un juge de paix est rédigé lorsque des articles sont saisis en vertu d'un mandat de perquisition. Pour ce qui est des articles saisis sans pouvoir de perquisition statutaire, les rapports aux juges de paix sont normalement rédigés s'il est fort probable que les pièces à conviction seront requises en cour.

Il faut prendre des mesures pour s'assurer qu'un rapport à un juge de paix est rempli lors d'une saisie, tel que l'exige le Code criminel.

Destruction de drogues - La politique nationale ^{Note de bas de page 3} prévoit que la destruction de drogues illicites se fasse au moyen d'un incinérateur de type commercial. Bien que la majorité des détachements visés aient pris des arrangements pour que les drogues saisies soient détruites conformément à cette politique, quelques détachements dans des régions éloignées au pays détruisent les drogues sur place en les brûlant ou en les éliminant d'une autre façon. Même si ces pratiques semblent raisonnables, compte tenu de l'accès limité aux incinérateurs de type commercial, elles ne sont pas entièrement conformes à la politique.

La politique ^{Note de bas de page 4} prévoit que la destruction des drogues se fasse en présence de deux témoins. Elle ne donne toutefois pas le rôle précis des témoins (à quel point ils doivent vérifier l'exactitude de la liste des pièces à conviction à détruire). Même s'il y avait bel et bien deux signatures sur le rapport de destruction, il était difficile de déterminer qui étaient les témoins et quelles mesures ils avaient prises pour assurer la destruction.

Il faut mettre en œuvre des mesures pour s'assurer que les drogues sont détruites en conformité avec les exigences de la politique applicables.

Dans l'ensemble, les risques étant les mêmes et les exigences se ressemblant suffisamment d'un détachement à l'autre, il est justifié d'adopter un ensemble de politiques et de processus. Des politiques consolidées, des pratiques exemplaires et un guide à l'intention des conservateurs des pièces à conviction doivent fournir des directives normatives qui permettront d'améliorer la gestion des pièces à conviction à l'échelle de la GRC.

3.2 Contrôle et surveillance

Dans les détachements, les processus visant à surveiller et à examiner la conformité des pratiques liées à la manipulation des pièces à conviction ne permettent pas que des mesures correctives soient prises rapidement au besoin.

Les chefs de détachement sont responsables de veiller à l'exécution d'examens adéquats des activités (y compris la gestion des pièces à conviction) du détachement. Ils doivent notamment s'assurer que des mesures correctives sont prises et que des suivis sont effectués. Bien que l'on n'ait trouvé aucune directive pour toute l'organisation, on a obtenu de l'une des divisions visitées un guide ou manuel à l'intention des nouveaux chefs de détachement qui les somme de vérifier toutes les pièces à conviction dans les deux semaines qui suivent leur arrivée dans un détachement. Le guide exige également des chefs d'examiner tous les six mois les pièces à conviction afin de s'assurer que la politique est respectée. Même si, dans certains cas, des examens réguliers étaient effectués, aucun document à l'appui n'a été fourni.

Dans les détachements, les programmes d'AQSS et les examens de gestion (EG) sont des outils qui permettent de surveiller la qualité des services et des fonctions opérationnelles, administratives et financières. Le contrôle des pièces à conviction peut être inclus dans ces deux types de programme, mais il n'est pas obligatoire et la fréquence des examens effectués dans le ces programmes varie beaucoup.

• Les EG dans les détachements sont des évaluations indépendantes des pratiques de gestion et permettent d'évaluer la conformité de certaines activités avec les politiques. Dans le cadre d'un EG, les activités sont évaluées au moyen d'un outil normalisé (guide d'examen) qui offre une méthode systématique pour examiner la conformité avec les politiques. Des 42 détachements visés, douze ont inclus les pièces à conviction dans un EG au cours des deux dernières années; treize ont effectué un EG au cours des deux à quatre dernières années et les 17 autres détachements n'avaient pas fait un tel examen dans les quatre dernières années ou plus. Dans l'ensemble, les constatations contenues dans le présent rapport ressemblent à celles qui se trouvent dans les EG. Il semblerait donc que les mesures correctives recommandées dans les EG n'ont pas été maintenues.
• Pour ce qui est de l'AQSS, les détachements doivent choisir quelques activités par exercice financier qu'ils examineront afin d'en assurer la conformité et, selon les résultats d'une évaluation des risques et des priorités, les pièces à conviction peuvent être incluses ou non dans l'examen. Pour l'exercice 2012-2013, seulement 17 des 42 détachements visés avaient inclus les pièces à conviction dans leur AQSS annuelle

Un examen régulier de la conformité permet de déterminer si les politiques et les procédures sur la manipulation des pièces à conviction sont suivies de façon uniforme et ainsi de protéger l'intégrité des biens saisis et des éléments de preuve. Le fait de procéder régulièrement à des examens permet de remédier aux lacunes rapidement, s'il y a lieu, et de souligner l'importance des procédures de contrôle des pièces à conviction à tout le personnel du détachement.

Des mécanismes de contrôle et de surveillance existent, mais ils doivent être améliorés étant donné leur dépendance aux politiques existantes et la fréquence des examens. Le fait de remédier aux cas relevés par la vérification fournira à la direction l'assurance que les politiques et les procédures sur la manipulation des pièces à conviction sont suivies de façon uniforme.

3.3 Entreposage

L'accumulation de pièces à conviction inutiles a contribué à une pénurie d'espace d'entreposage dans quatre des 42 détachements visés. Certains détachements manquent déjà d'espace et utilisent de l'espace de rangement à l'extérieur de leur salle principale de pièces à conviction (p. ex. remise extérieure, cellules pour prisonnier, stalles de garage). L'utilisation de ces espaces de rangement pour les pièces à conviction présente un risque parce qu'ils ne sont pas aussi sécurisés que la resserre des pièces à conviction principale.

Un des facteurs qui a contribué à l'entassement dans ces détachements est le fait que les pièces à conviction ne sont pas toujours éliminées en temps opportun. Bon nombre des détachements visés avaient dans leur resserre des pièces à conviction qui n'étaient plus pertinentes et qui pouvaient être éliminées en vertu d'une ordonnance de la cour. Les conservateurs de pièces à conviction ont expliqué que les enquêteurs ne les avertissent pas toujours lorsqu'un dossier est clos et que les pièces saisies peuvent être éliminées. De plus, certains chefs de détachement rencontrés en entrevue ont admis que les membres réguliers ne peuvent souvent pas accorder le temps nécessaire à l'élimination des pièces à conviction en raison des priorités opérationnelles de plus grande importance.

Le temps d'attente moyen pour l'autorisation de détruire des drogues contribue aussi à l'entassement dans les resserres. Les conservateurs de pièces à conviction ont signalé que l'obtention d'une telle autorisation prend en moyenne cinq mois.

Enfin, la durée de conservation obligatoire des preuves biologiques ou d'ADN contribue aussi au problème d'espace. Ces éléments de preuve doivent être conservés de 2 à 70 ans, selon le type. Le manque d'espace deviendra un problème à la longue.

L'entassement dans une resserre de pièces à conviction peut entraîner la désorganisation ainsi que la perte, l'endommagement ou la contamination des biens et des éléments de preuve. L'élimination des pièces à conviction en temps opportun améliorerait la situation.

4 Recommandations

1. Le s.-comm. des Services de police contractuels et autochtones, en collaboration avec les commandants divisionnaires, doit clarifier et normaliser le rôle et les responsabilités des postes clés de la gestion des pièces à conviction.
2. Les commandants divisionnaires doivent s'assurer que les dossiers des pièces à conviction sont à jour, exacts et complets et améliorer les mécanismes de contrôle et de surveillance utilisés pour les pièces à conviction, y compris l'élimination en temps opportun.

5 Conclusion

Les politiques, pratiques et processus actuels ne sont pas suffisamment détaillés pour assurer la gestion appropriée des pièces à conviction. Les risques que comporte la gestion des pièces à conviction sont les mêmes d'un détachement à l'autre et les exigences de chacun se ressemblent suffisamment pour justifier l'établissement d'un ensemble de politiques. Des politiques détaillées, des orientations sur les pratiques exemplaires et un guide à l'intention des conservateurs de pièces à conviction sont des exemples de directives normatives qui permettraient d'améliorer le contrôle et la surveillance des pièces à conviction à l'échelle de la GRC.

Des mécanismes de contrôle et de surveillance existent, mais ils doivent être améliorés pour fournir à la direction l'assurance que les politiques et les procédures sur la manipulation des pièces à conviction sont suivies de façon uniforme.

De plus, les cadres supérieurs doivent s'assurer que tous les détachements ont une capacité d'entreposage adéquate pour les pièces à conviction et remédier à l'entassement dans les resserres.

Il est essentiel de remédier à ces situations en temps utile afin d'assurer la gestion adéquate des pièces à conviction dans un avenir prévisible.

Annexe A - Objectif et critères de vérification

Objectif : Évaluer le caractère adéquat des politiques, des processus et des pratiques que suivent les détachements de la GRC pour gérer les pièces à conviction et déterminer la conformité avec les politiques applicables.

Critère 1 :

Des politiques opérationnelles existent pour gérer la manipulation des pièces à conviction et atténuer les risques connexes.

Critère 2 :

Des mécanismes de contrôle sont en place pour surveiller la conformité avec les politiques.

Critère 3 :

Les employés connaissent leurs responsabilités et ont reçu la formation, les outils et les ressources nécessaires pour s'en acquitter.

Critère 4 :

La manipulation des pièces à conviction se fait en conformité avec les politiques et les lois applicables.

Annexe B - Plans d'action détaillés de la gestion

1) Recommandation

Le s.-comm. des Services de police contractuels et autochtones, en collaboration avec les commandants divisionnaires, doit clarifier et normaliser le rôle et les responsabilités des postes clés de la gestion des pièces à conviction.

Plan d'action de la gestion

D'accord. Les rôles et les responsabilités liés à la gestion des pièces à conviction sont définis par les politiques et les directives existantes. Une supervision adéquate dans les divisions et les détachements et des processus de surveillance dans les districts sont les meilleurs moyens de remédier aux cas isolés de non-conformité.

1. Les SPCA de la DG examineront la politique nationale existante et, au besoin, apporteront des modifications pour en améliorer la clarté.
2. Les commandants examineront leurs politiques divisionnaires pour s'assurer qu'elles fournissent une orientation adéquate sur les rôles et les responsabilités dans les détachements.

Échéance : le 30 septembre 2013

Responsables : commandants divisionnaires et s. comm. des SPCA

2) Recommandation

Les commandants divisionnaires doivent s'assurer que les dossiers des pièces à conviction sont à jour, exacts et complets et améliorer les mécanismes de contrôle et de surveillance utilisés pour les pièces à conviction, y compris l'élimination en temps opportun.

Plan d'action de la gestion

D'accord. Le suivi des SPCA auprès des commandants divisionnaires a donné lieu à des examens complets du contrôle des pièces à conviction à l'échelle divisionnaire. L'amélioration de la surveillance exercée par les divisions, y compris l'accent remis sur la formation, les vérifications des resserres de pièces à conviction, les AQSS obligatoires, les EG et les examens améliorés des pièces par les équipes d'examen de district, permettrait d'atténuer le risque.

1. Les commandants feront clairement savoir aux chefs que les pièces à conviction deviendront un élément obligatoire de l'AQSS et amélioreront la surveillance et la conformité au moyen d'EG et d'une meilleure supervision à l'échelle du district.
2. Les commandants examineront leurs politiques divisionnaires pour s'assurer qu'elles fournissent une orientation adéquate sur l'entreposage, l'élimination et la surveillance des pièces à conviction.

Échéance : le 1^er juin 2013

Responsables : commandants des divisions, coordonnés par le s.-comm. des SPCA.