Vérification des prestations et des indemnités

Rapport final : juillet 2014

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

• Acronymes et abréviations
• Sommaire exécutif
• Réponse de la direction
• 1. Contexte
• 2. Objectif, portée et méthode et énoncé de conformité
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• 3. Constatations
  • 3.1 Admissibilité, exactitude et délais
  • 3.2 Pratiques de gestion
  • 3.3 Contrôle et surveillance
• 4. Recommandations
• 5. Conclusion
• Annexe A - Objectif et critères
• Annexe B - Références relatives aux politiques
• Notes de bas de page

Acronymes et abréviations

DPI

Développement de la police internationale

DPILE

Directive sur les postes isolés et les logements de l'État

DSE

Directives sur le service extérieur

DSME

Directives sur le service militaire à l'étranger

GRC

Gendarmerie royale du Canada

IPGS

Indemnité provisoire pour gendarme supérieur

ISP

Indemnité de subsistance de poste

SIGRH

Système d'information sur la gestion des ressources humaines

S.-comm.

Sous-commissaire

TEAM

Système d'information financière départemental

Sommaire exécutif

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) a mené une vérification dans le but de déterminer si les processus de gestion actuels favorisent le versement en temps opportun du montant exact des prestations et indemnités.

Cette vérification portait sur les prestations et indemnités du service à l'étranger, sur l'indemnité provisoire pour gendarme supérieur et sur les indemnités prévues par la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État. En dépit des importants investissements réalisés dernièrement dans les systèmes d'information internes ^{Note de bas de page 1}, l'administration et le traitement des prestations et indemnités reposent toujours fortement sur des documents papier et des opérations manuelles. Le cloisonnement et la séparation des processus, aussi bien que les pratiques de gestion élaborées isolément, sans vue globale de l'intégralité du processus, rendent difficile la tâche d'administration. Cela dit, il faut fournir au personnel les outils adéquats lui permettant de s'acquitter de ses responsabilités le plus efficacement possible.

Le regroupement et la simplification sont de mise. Il est possible de tirer parti de plusieurs opérations d'administration et de contrôle existantes en leur appliquant des moyens technologiques, notamment par la mise au point d'une méthode d'analyse de données pour évaluer le caractère raisonnable des prestations et indemnités ainsi que l'admissibilité à ces dernières. Cette mesure permettrait de réduire le fardeau de gestion et d'accroître la conformité aux politiques et directives applicables. En outre, la direction doit cibler les opérations peu utiles et qui peuvent être éliminées afin d'éviter les problèmes de suradministration et de sous-gestion.

Il faut réexaminer les politiques et les processus actuels en définissant et en validant les principes fondamentaux, et en revoyant les méthodes de fonctionnement de sorte à assurer l'atteinte effective des objectifs fixés.

Le présent rapport propose des recommandations visant à améliorer les pratiques de gestion et les activités de contrôle et de surveillance afin de rendre plus efficace le traitement des prestations et indemnités. La réponse de la direction démontre la détermination des cadres supérieurs à prendre en compte ces recommandations ainsi que les constatations de la vérification. La direction travaille d'ailleurs présentement à l'élaboration d'un plan d'action détaillé. Une fois ce plan approuvé, la Vérification interne de la GRC en surveillera la mise en œuvre et réalisera une vérification complémentaire au besoin.

Réponse de la direction

Je suis heureux de commenter la vérification des prestations et des indemnités.

La GRC a bien commencé à prendre des mesures pour résoudre les problèmes soulevés dans le présent rapport. Au sein de la Police fédérale, on en est à étudier les avantages qu'il y aurait à déplacer les spécialistes des prestations et des indemnités relevant de la Police internationale vers la Sous-direction de la gestion générale. Dans les Ressources humaines, conformément aux mesures d'efficacité prises en application du Plan d'action pour la réduction du déficit, tous les bureaux régionaux de la rémunération ont été regroupés en une seule unité située à Ottawa. Cette mesure a déjà donné plusieurs résultats, mais ne nous attendons à en tirer tous les avantages qu'après un certain temps. Afin d'atténuer toute conséquence à court terme que le regroupement pourrait avoir sur l'excellence du service, on offre actuellement des séances de formation à tous les employés. Par ailleurs, les Services nationaux de rémunération se sont lancés dans la publication de bulletins trimestriels sur des sujets précis, où seront traitées prioritairement les questions liées aux prestations et aux indemnités mentionnées dans le rapport. La vérification a également révélé des déficiences dans les outils qu'utilisent les conseillers en rémunération, déficiences auxquelles on donnera également la priorité. Prochainement, un expert en la matière nous viendra en aide pour élaborer une méthode de contrôle de la rémunération et des prestations axée sur le risque. De plus, la Vérification interne aidera les Services nationaux de rémunération à concevoir des outils automatisés qui permettront d'améliorer l'efficacité des activités de contrôle.

Nous sommes reconnaissants des constatations formulées dans le présent rapport et nous nous engageons à rédiger un plan d'action détaillé d'ici le 15 septembre 2014. Ce plan fera état d'échéances et de jalons précis que la GRC respectera.

S.-comm. D.G.J. (Daniel) Dubeau
Dirigeant principal des Ressources humaines

1. Contexte

En avril 2013, le commissaire a approuvé le plan de vérification axé sur les risques 2013-2016. Ce plan comprenait un engagement relatif aux prestations et aux indemnités, qui donnait suite à la vérification des missions de paix internationales touchant les avantages versés réalisée en mai 2010. Cette dernière portait sur les prestations et les indemnités versées aux policiers canadiens affectés à des missions de paix internationales et visait à évaluer leur conformité aux directives et à vérifier si les montants étaient exacts et versés en temps voulu. Il en est ressorti que, même si les paiements étaient effectués dans des délais raisonnables, l'exactitude des montants restait à améliorer. Des recommandations ont été formulées et des plans d'action, mis en œuvre. Étant donné la complexité notable de l'administration des prestations et les interventions manuelles qu'elle suppose, un suivi a été effectué dans le cadre de la présente vérification pour déterminer si la GRC a pris des mesures correctives pour appliquer de façon satisfaisante les recommandations initiales.

Les employés de la GRC sont admissibles à plusieurs prestations et indemnités, assorties de divers objectifs stratégiques et conditions. Certaines d'entre elles sont difficiles à administrer en raison de la complexité des directives et des politiques qui les régissent, ainsi que des calculs financiers qu'elles requièrent. D'autres, parmi elles, nécessitent une intervention manuelle considérable pour déterminer les montants à verser, commencer le paiement et y mettre fin. Ce processus complexe et laborieux augmente le risque d'erreurs. À la suite d'une évaluation axée sur le risque de toutes les prestations et indemnités, il a été établi que les prestations et indemnités suivantes feraient l'objet de la présente vérification :

• Prestations et indemnités du service à l'étranger
• Indemnité provisoire pour gendarme supérieur (IPGS)
• Indemnités prévues par la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État (DPILE)

Prestations et indemnités du service à l'étranger

Les prestations et indemnités du service à l'étranger sont versées aux membres qui participent à des opérations policières internationales visant à renforcer les liens de coopération entre les organismes canadiens et étrangers d'application de la loi afin de lutter contre l'activité criminelle internationale et d'assurer la sécurité des Canadiens au pays. Il existe une panoplie de prestations et indemnités du service à l'étranger (logement, études, rémunération, déplacement, etc.) décrites dans les Directives sur le service extérieur (DSE) du Conseil du Trésor et dans le chap. 10 - Directives sur le service militaire à l'étranger (DSME) des Directives sur la rémunération et les avantages sociaux de la Défense nationale et des Forces canadiennes. Ces cadres stratégiques sont complexes et difficiles à administrer puisque l'admissibilité aux prestations et indemnités du service à l'étranger est fonction de nombreux facteurs : conditions difficiles, risque et coût de la vie dans le pays étranger, durée et fréquence des affectations, situation familiale des employés en mission, etc. Les changements dans la situation personnelle de chaque employé influencent les montants versés selon le cas.

Au sein de la Police fédérale, le Développement de la police internationale (DPI) est responsable de l'affectation de policiers canadiens, en vertu des DSME, à diverses missions dans le monde. La majorité de ces policiers ne sont pas membres de la GRC. Les conditions de leur affectation sont énoncées dans une lettre d'entente signée entre la GRC et leur service policier d'attache. Le DPI interprète et calcule les prestations et indemnités auxquelles les agents en mission sont admissibles. Les paiements sont traités par les Opérations de la paye des Ressources humaines pour les membres de la GRC et par les Opérations comptables de la Gestion générale et contrôle pour les policiers non membres de la GRC.

Toujours dans la Police fédérale, le Centre de coordination et de liaison internationale se charge des affectations en vertu des DSE, mais ne s'occupe pas de l'interprétation, des calculs ou des paiements des prestations et indemnités. Ce sont les Opérations de la paye et les Opérations comptables qui interprètent, calculent et administrent ces prestations et indemnités selon l'article des DSE qu'elles sont chargées d'appliquer. Le centre de décision du service extérieur, à la Gestion générale et contrôle, soutient les Opérations comptables dans l'administration de certaines prestations et indemnités prévues par les DSE. Ce centre peut, sur demande, offrir des conseils aux Opérations de la paye.

Indemnité provisoire pour gendarme supérieur

L'IPGS sert à récompenser les membres au grade de gendarme pour leur long service à la GRC et est administrée par les Opérations de la paye. Le centre de décision de la paye aux Services nationaux de rémunération dicte l'orientation stratégique relative à l'IPGS. Pendant la période à l'étude, l'IPGS était une indemnité annuelle équivalant à 2 % ou à 4 % du salaire de gendarme, versée lorsque certains critères étaient remplis. Le versement et la cessation des paiements de l'IPGS exigent une intervention manuelle.

Indemnités prévues par la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État

La DPILE du Conseil du Trésor vise à faciliter le recrutement et le maintien en poste des employés chargés de la prestation de programmes gouvernementaux dans des régions isolées. Elle est conçue pour reconnaître les désavantages et les coûts excessivement élevés qu'entraînent la vie et le travail dans des lieux isolés, et pour faire en sorte que les employés occupant des logements de l'État bénéficient d'un traitement équivalent à celui des employés qui possèdent ou louent des logements semblables appartenant à des particuliers ou à des entreprises commerciales.

La DPILE prévoit divers types d'indemnités, assorties chacune d'options et d'exceptions, administrées par les Opérations de la paye et soutenues par le centre de décision de la paye. Ces indemnités, à l'instar des autres prestations et indemnités à l'étude, nécessitent beaucoup d'interventions manuelles pour l'activation, la cessation et l'ajustement des paiements de façon continue.

2. Objectif, portée, méthode et énoncé de conformité

2.1 Objectif

La vérification avait pour objectif de déterminer si les processus de gestion actuels favorisent le versement en temps opportun du montant exact des prestations et indemnités.

2.2 Portée

La vérification consistait à évaluer les processus de gestion existants utilisés dans l'administration et le traitement des paiements effectués entre le 1er avril 2012 et le 31 mars 2013 pour les prestations et indemnités suivantes :

• Prestations et indemnités du service à l'étranger versées aux policiers canadiens assujettis aux DSME ou aux DSE;
• IPGS versée aux membres ayant servi pendant plusieurs années à la GRC au grade de gendarme;
• Indemnités prévues par la DPILE versées aux membres de la GRC travaillant et vivant dans des régions isolées.

La vérification n'a pas tenu compte des paiements effectués en remboursement des dépenses liées à la réinstallation, aux soins médicaux et aux déplacements pour raisons opérationnelles.

2.3 Méthode

La planification de la vérification s'est achevée en janvier 2014. Au cours de cette phase, l'équipe de vérificateurs a procédé à des entrevues et a analysé des textes de loi, des politiques, des directives et des procédures pertinentes, ainsi que les pratiques de gestion connexes. Elle a constaté et validé les processus en observant des processus définis, et a déterminé les contrôles clé pour l'administration et le traitement des prestations et des indemnités à l'étude. Des engagements antérieurs pris par d'autres ministères et professionnels du gouvernement ont également été examinés. Il s'agissait notamment de l'évaluation des écarts réalisée par un conseiller externe en vue de l'application de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du trésor et du rapport sur les vérifications post-paiement 2012-2013 produit par la section du contrôle interne de Gestion générale et contrôle.

Pour établir les critères de vérification, l'équipe de vérificateurs s'est appuyée sur les politiques de la GRC et les directives du Conseil du Trésor. Elle a ajouté d'autres critères qui s'inspirent des contrôles de gestion de base délivré par le Bureau du Contrôleur général du Canada, portant sur le Cadre de responsabilisation de gestion du gouvernement fédéral. À l'annexe A figurent l'objectif et les critères de vérification. Les références relatives aux politiques se trouvent à l'annexe B.

Pendant la phase d'examen, qui s'est terminée en avril 2014, les vérificateurs ont employé diverses techniques, dont l'extraction et l'analyse de données à l'aide des systèmes d'information internes, pour relever les anomalies touchant l'admissibilité. À l'aide d'une méthode discrétionnaire, ils ont sélectionné un échantillon de dossiers à évaluer. Les procédures de vérification consistaient à trouver, parmi les dossiers conservés, les documents originaux correspondant aux prestations et aux indemnités à l'étude, à vérifier l'exactitude des paiements et leur conformité aux politiques de la GRC et aux directives fédérales applicables, et à examiner l'approbation de transactions par les agents autorisés en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. À la fin de la phase, l'équipe de vérificateurs s'est réunie avec le personnel pour valider les constatations et en informer la haute direction.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3. Constatations

3.1 Admissibilité, exactitude et délais

Lorsque le montant juste était versé dans un délai raisonnable, les paiements étaient jugés exacts et opportuns. Cependant, la question de l'admissibilité a occupé une place centrale dans le processus. En effet, même si un montant était calculé exactement et versé en temps opportun, il restait à valider l'admissibilité par des pièces justificatives conservées au dossier qui prouvaient la conformité aux politiques et aux directives applicables. À défaut de références, les vérificateurs ont fait appel à leur jugement professionnel afin d'évaluer les délais de versement.

De manière générale, les bénéficiaires avaient bien droit aux prestations et indemnités à l'étude. Il n'empêche que des erreurs se sont glissées dans les montants versés, erreurs dues à de mauvais calculs, à une mauvaise interprétation des politiques ou à l'application des mauvais taux par les divers groupes intervenants dans l'administration des prestations et des indemnités. Certaines erreurs ont été relevées et corrigées par les administrateurs, tandis que d'autres ont été détectées durant la vérification et signalées aux fins de correction. Lorsque des erreurs sont observées, il faut procéder à leur correction, ce qui, en plus d'engendrer des répercussions financières pour le bénéficiaire, alourdit le fardeau administratif de l'organisation. Par ailleurs, en cas d'erreur touchant un policier non membre de la GRC, le recouvrement des paiements en trop doit s'effectuer manuellement, une opération exigeante qui pourrait agir sur les relations de l'organisation avec ses partenaires policiers.

Pour les prestations et indemnités à l'étude, le risque d'erreur augmente considérablement, car l'activation et la cessation des versements ainsi que l'application des changements de taux continus et les ajustements connexes doivent s'effectuer manuellement.

Prestations et indemnités du service à l'étranger

En général, les bénéficiaires étaient bien admissibles aux prestations et indemnités du service à l'étranger qu'ils ont reçues. La complexité des directives, la durée variable des affectations et la situation personnelle de chaque employé, ainsi que le processus manuel laborieux décrit précédemment, rendent difficile de garantir l'exactitude des montants versés.

En outre, la vérification des missions de paix internationales touchant les avantages versés (mai 2010) a révélé qu'il était nécessaire d'améliorer l'exactitude des paiements. Une fonction d'assurance de la qualité a été mise en œuvre qui devait permettre d'accroître l'exactitude et d'assurer le respect des DSME avant l'émission du dernier paiement aux policiers canadiens affectés à l'étranger. Cela dit, la présente vérification vient confirmer que cette fonction a été délaissée. Tel que prévu, plusieurs montants de prestations et indemnités versés étaient inexacts. Des erreurs de calcul et des erreurs administratives touchant des prestations et indemnités particulières ont été relevées.

Indemnité de subsistance de poste (ISP)

L'ISP est versée mensuellement pour compenser le coût élevé des biens et services dans les lieux d'affectation à l'étranger. Pour déterminer le montant de l'ISP, on utilise le salaire de base de l'employé. Les Opérations de la paye et le DPI interprétaient différemment la définition de salaire de base. Les Opérations de la paye utilisaient un outil qui générait inadéquatement des montants à ajouter au salaire de base, ce qui augmentait le montant de l'ISP. Le DPI utilisait un autre outil conforme à la directive, mais les documents conservés aux dossiers faisaient souvent état d'un salaire différent de celui utilisé dans le calcul de l'ISP. Même si le salaire de base des membres réguliers de la GRC était connu, on n'utilisait pas toujours le montant juste. Qui plus est, le montant de l'ISP doit être ajusté en fonction des modifications de salaire, mais les processus manuels sont tels qu'il était difficile de vérifier que les augmentations avaient bel et bien été ajoutées. À noter que, malgré les incohérences, le montant de l'ISP est plafonné lorsque le salaire de base est supérieur ou égal à 100 000 $. Donc, du moment que le montant du salaire de base utilisé pour calculer l'ISP est exact, le risque de surévaluation n'existe que dans le cas des salaires inférieurs au seuil établi.

Aide au logement

Le processus actuel d'administration de l'aide au logement ne respecte pas les DSE. Un employé en mission à l'étranger peut être admissible à cette aide pour une ou des personnes à sa charge inscrites dans un programme d'études post-secondaires afin d'assurer à ces dernières un lieu de résidence stable jusqu'à la fin de l'année universitaire. Les DSE précisent que le remboursement n'est à verser que sur réception de justificatifs des coûts réels et d'une attestation d'études à plein temps jusqu'à la fin de l'année universitaire. Le processus employé actuellement par les Opérations comptables consiste à verser un paiement après réception d'une preuve d'inscription, sans exiger de preuve d'achèvement de l'année universitaire. De ce fait, il n'y a aucune méthode de vérification de l'admissibilité dans les cas où une personne à charge inscrite à plein temps dans un programme s'en retire ultérieurement ou change son statut à étudiant à temps partiel après le versement de l'aide au logement.

Indemnité provisoire pour gendarme supérieur

Tel qu'il a été mentionné précédemment, l'IPGS est une indemnité annuelle équivalant à 2 % ou à 4 % du salaire de gendarme, et versée à certaines conditions. Pour être admissible à l'indemnité de 2 %, le gendarme doit avoir accumulé 11 années de service à la Gendarmerie. Pour celle de 4 %, il doit avoir servi pendant sept ans à la Gendarmerie et réussi l'exercice de simulation relatif à l'emploi exigé pour la promotion au grade de caporal.

Les erreurs les plus significatives relevées tiennent à la mauvaise interprétation des critères d'admissibilité. Parfois, le nombre d'années de service passées dans d'autres organismes policiers canadiens était indûment inclus dans la détermination de l'admissibilité à l'IPGS pour les policiers qui sont devenus membres de la GRC. Même si la direction a été informée de cette constatation, la cessation de certains paiements et le recouvrement d'autres demeurent en suspens. Les années de service travaillées dans d'autres organismes policiers canadiens sont reconnues pour l'admissibilité à l'exercice de simulation relatif à l'emploi aux fins de promotion au grade de caporal, mais ne le sont pas pour ce qui est de l'IPGS. Il faut éclaircir la politique sur l'IPGS, car le critère du nombre d'années de service continue à créer de la confusion.

Les gendarmes admissibles sont sélectionnés au moyen de divers processus manuels. La majorité d'entre eux sont nommés dans un rapport mensuel du SIGRH. Les Opérations de la paye comparent manuellement ce rapport avec celui du mois précédent pour en dégager les noms des gendarmes devenus admissibles. Il reste que ce processus ne suffit pas à connaître toutes les personnes admissibles et ne permet pas de repérer celles qui sont inadmissibles alors qu'elles reçoivent l'indemnité. Les vérificateurs ont alors analysé des données et confirmé certains cas où des gendarmes répondaient à tous les critères d'admissibilité et auraient dû toucher l'IPGS. L'examen d'un autre échantillon a confirmé des cas où des membres de la GRC continuaient de bénéficier de l'IPGS après leur promotion à un grade supérieur à celui de caporal. Un troisième exemple touchant les délais de paiement concernait un gendarme qui était nommé six fois dans le rapport mensuel avant de commencer à recevoir l'indemnité.

Mis à part l'examen effectué au début des versements, il n'y a aucune méthode de contrôle en place qui permette de détecter ces erreurs. Le risque d'erreur est donc toujours présent.

Indemnités prévues par la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État

En général, les membres de la GRC dont les dossiers se trouvaient dans l'échantillon examiné et qui recevaient ces indemnités étaient affectés à un poste isolé. Tel qu'il a été mentionné précédemment, les opérations d'administration font appel au processus manuel. Pour la plupart, les montants versés étaient exacts malgré des erreurs de calcul mineures. Quelques problèmes d'admissibilité ont été constatés dans le cas de membres de la GRC occupant des logements de l'État et recevant l'indemnité de frais de logement associée aux résidences privées ou l'indemnité de combustible et de services publics alors que ces frais sont inclus dans le loyer.

Une fois le versement des indemnités activé, les paiements en trop ou en moins pourraient perdurer et, s'ils ne sont pas détectés, devenir considérables. Encore une fois, il n'y a aucune méthode de contrôle permettant de repérer ces erreurs. Les Opérations de la paye ont confirmé toutes les erreurs relevées et ont reçu les résultats aux fins de correction.

L'exactitude du montant versé et les délais de paiement dépendaient des activités manuelles d'administration, de supervision et d'examen menées par les divers groupes intervenant dans le processus. Généralement, dès qu'une personne admissible était nommée, le traitement du paiement débutait dans un délai raisonnable.

3.2 Pratiques de gestion

Les politiques et procédures ainsi que la définition claire des rôles et des responsabilités des différentes sections d'une organisation permettent de s'assurer que les consignes de la direction sont appliquées comme prévu. Tel qu'il a déjà été mentionné, les pratiques de gestion actuelles de tous les groupes dépendent fortement des processus manuels. S'ensuit un risque d'erreur accru et un fardeau administratif alourdi. Étant donné la complexité des politiques et des directives, et les processus manuels employés, il faut envisager des méthodes de fonctionnement plus efficaces.

En ce qui touche les prestations et indemnités du service à l'étranger, il est difficile de favoriser l'uniformité sachant que les administrateurs sont nombreux et que les rôles et les responsabilités de chacun ne sont pas suffisamment clairs parmi les divers groupes intervenants. Le centre de décision du service extérieur est chargé d'offrir des conseils et de communiquer les révisions apportées à la politique par rapport aux DSE. Il soutient activement les Opérations comptables dans l'administration des paiements pour service extérieur prévus par les DSE. Cela dit, il n'y a pas de responsabilisation claire, du point de vue du centre de décision, à l'égard des mises à jour des politiques concernant les DSME. De plus, les Opérations de la paye et le DPI reçoivent très peu d'indications, voire aucune, relativement à leur administration des paiements pour service extérieur prévus par les DSME ou les DSE, selon le cas. En raison de ce vide, le DPI doit, au besoin, communiquer directement avec le ministère de la Défense nationale et le Secrétariat du Conseil du Trésor pour obtenir des interprétations et des éclaircissements.

Le Manuel de la procédure salariale décrit les procédures de la GRC applicables aux indemnités du service extérieur, procédures qui datent et renferment des renseignements incomplets et incohérents, comparativement aux DSE et aux DSME. Les Services nationaux de rémunération ont créé ce manuel; par contre, ils ne soutiennent pas les opérations policières internationales. Il est ressorti des entrevues et des constatations que les divers groupes intervenants ne se reportaient pas aux procédures pour obtenir de l'orientation. Ces groupes ont élaboré leurs propres processus et procédures, dont un grand nombre n'était pas officialisé, même si la majorité se conformait aux DSE ou aux DSME. L'officialisation des procédures et un examen procédural favoriseraient la cohérence, assureraient une meilleure conformité aux directives complexes et fourniraient des lignes directrices claires aux administrateurs.

Comme on l'a indiqué, la GRC administre les prestations et indemnités du service à l'étranger pour les membres qui participent à des missions policières à l'étranger. Même si les prestations et les indemnités prévues par les DSE et les DSME diffèrent, il y a possibilité de créer des synergies entre les divers groupes intervenant dans leur administration, et de réaliser des gains en efficacité. L'initiative de restructuration en cours à la Police fédérale pourrait avoir une incidence sur les programmes et les pratiques de gestion actuels, et favoriser la résolution des problèmes observés.

D'après les constatations de la vérification, la cause profonde de la plupart des erreurs relevées réside dans les processus manuels laborieux et dans les politiques et les directives ambiguës qui entraînent des incohérences. La situation s'aggrave du fait que les rôles et les responsabilités des intervenants ne sont pas suffisamment clairs.

3.3 Contrôle et surveillance

Les activités de contrôle et de surveillance jouent un rôle essentiel dans la vérification de l'exactitude et des délais des paiements. Elles servent aussi à détecter les anomalies et à évaluer l'efficacité des pratiques et processus de gestion actuels. Cela dit, il a été établi que très peu de ces activités, voire aucune, ont été réalisées.

Même si la direction avait accès aux rapports sur la paye, ces derniers sont peu utiles à l'évaluation de l'exactitude des paiements et de l'admissibilité des bénéficiaires. À l'aide des systèmes d'information internes ^{Note de bas de page 2}, il faut analyser les données pour contrôler les tendances et aider la direction :

• à repérer les problèmes et les anomalies liés à la paye et aux prestations;
• à déterminer le caractère raisonnable des paiements versés;
• à évaluer l'efficacité des activités de traitement et d'examen des paiements;
• à donner des directives en vue de mises à jour des politiques et de l'amélioration continue;
• à recenser les besoins en matière de formation;
• à évaluer l'intégrité des éléments de données clés inscrits dans les systèmes d'information internes;
• à établir des rapports sur les mesures de rendement.

En utilisant les systèmes d'information internes pour contrôler et superviser les processus, on peut déterminer de façon proactive les prestations et indemnités auxquelles les employés ont droit et détecter les anomalies. Par exemple, vu que l'IPGS équivaut soit à 2 % soit à 4 % du salaire de gendarme, un simple script lancé avec la fonction d'extraction de données du système TEAM pourrait permettre de repérer les employés qui reçoivent plus que le montant maximal attribuable. Les données du SIGRH peuvent également servir à confirmer l'admissibilité et à relever les anomalies. Le recours à l'analyse de données engendrera des améliorations et permettra de prendre rapidement les mesures correctives nécessaires. Il peut s'avérer pragmatique d'adopter une approche axée sur le risque qui tient compte des seuils de tolérance.

La direction ne doit pas perdre de vue qu'il faudra analyser minutieusement toutes les données extraites, car la vérification a révélé des problèmes d'intégrité des données. À titre d'exemple, les données du SIGRH concernant des postes isolés ne correspondaient pas à la description des postes isolés figurant dans la DPILE. Le manque d'intégrité des données agit sur les activités de contrôle. En revanche, l'analyse de données pourrait aider la direction à repérer et à corriger ce problème en temps opportun. Grâce à des données complètes et exactes, la direction peut élaborer des processus plus efficaces pour contrôler les pratiques de gestion actuelles, détecter les anomalies ou déterminer de façon proactive l'admissibilité aux prestations et aux indemnités. La sélection d'éléments de données essentiels et leur enregistrement dans les systèmes d'information internes rendraient les activités de contrôle plus efficaces et favoriseraient la prise de décisions.

Le contrôle et la surveillance permettraient également de s'assurer que les processus de gestion actuels s'harmonisent avec les directives fédérales complexes et les exigences des politiques, et qu'ils sont appliqués de manière uniforme et efficace. Comme il a déjà été mentionné, l'utilisation de deux méthodes pour calculer l'ISP a entraîné des erreurs et des incohérences. Les activités d'examen actuelles sont indépendantes et n'ont pas permis de relever ces problèmes ni d'autres problèmes liés à la conformité que le contrôle et la surveillance continus en utilisant l'analyse de données pourraient aider à repérer.

Les activités de contrôle et de surveillance axées sur le risque s'appuyant sur l'analyse de données s'avèrent être un moyen efficace de déterminer le caractère raisonnable des prestations et indemnités de façon continue. Elles seraient utiles à l'évaluation des pratiques et processus de gestion actuels, et permettraient de détecter des problèmes systémiques en vue d'une prise de décisions éclairées.

4. Recommandations

Recommandation 1

Le s.-comm. à la Police fédérale, en consultation avec le dirigeant principal des Finances et de l'Administration et le dirigeant principal des Ressources humaines, doit éclaircir les rôles et les responsabilités pour assurer une gestion coordonnée des prestations et indemnités du service à l'étranger.

Recommandation 2

Le dirigeant principal des Ressources humaines, en consultation avec le s.-comm. à la Police fédérale et le dirigeant principal des Finances et de l'Administration, doit déterminer les éléments de données clés requis pour la gestion saine des prestations et indemnités et s'assurer qu'ils sont saisis dans les systèmes d'information internes.

Recommandation 3

Le dirigeant principal des Ressources humaines, en consultation avec le s.-comm. à la Police fédérale et le dirigeant principal des Finances et de l'Administration, doit mettre sur pied des activités de contrôle et d'assurance de la qualité axées sur le risque, en mettant l'accent sur les rapports informatisés, afin de détecter les anomalies et d'évaluer le rendement des pratiques de gestion liées à l'administration des prestations et indemnités.

5. Conclusion

Même si les paiements des prestations et indemnités étaient généralement considérés comme rapides, il reste à renforcer les processus de gestion actuels par le recours à des activités de contrôle. Ces dernières serviraient à améliorer l'exactitude et la qualité des transactions ainsi que l'information disponible aux fins de rapports financiers et de prise de décisions par la haute direction.

Les activités d'examen en place servant à détecter les erreurs et les problèmes de non-conformité s'effectuent, pour la plupart, manuellement. L'exécution plus rigoureuse des activités d'assurance de la qualité axée sur le risque et la mise en œuvre de mesures de contrôle efficaces permettront d'assurer continuellement l'exactitude des paiements et leur conformité aux politiques.

Les problèmes relevés durant la vérification ne se limitent pas aux prestations et indemnités à l'étude. Des problèmes qui augmentent le risque d'inexactitudes sont également présents pour d'autres prestations et indemnités administrées par la GRC. Si on éclaircit les rôles et les responsabilités des divers centres de décision et administrateurs de la paye et des avantages, on aboutira à un traitement plus efficace des prestations et indemnités.

Annexe A - Objectif et critères

La vérification avait pour objectif de déterminer si les processus de gestion actuels favorisent le versement en temps opportun du montant exact des prestations et indemnités.

Critère 1 :

Le processus de paiement des prestations et indemnités est bien défini, et les contrôles en place sont rigoureux.

Critère 2 :

Les paiements sont exacts, se font dans des délais raisonnables et sont conformes aux politiques.

Annexe B - Références relatives aux politiques

Politiques et directives fédérales

Directive sur les postes isolés et les logements de l'État

Directives sur le service extérieur

Chap. 10 - Directives sur le service militaire à l'étranger (DSME), Directives sur la rémunération et les avantages sociaux de la Défense nationale et des Forces canadiennes

Politiques de la GRC

Manuel national de la rémunération, Partie 2 - Conditions d'emploi des membres réguliers et des membres civils, chapitre 8 - Indemnités

• Article 5 : Indemnité de poste isolé et de logement de l'État
• Article 8 : Indemnité provisoire pour gendarme supérieur

Manuel de la procédure salariale, Partie VI - Procédures spéciales, chapitre 7 - Indemnités de service extérieur

Bureau du Contrôleur général du Canada

Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes, mars 2011