Vérification des congés de maladie de longue durée

Table des matières

• Acronymes et abréviations
• Sommaire exécutif
• Réponse de la gestion à la vérification
• 1 Contexte
• 2 Objectif, portée et méthode
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• 3 Principales constatations
  • 3.1 Chefs de service - Connaissance des exigences
  • 3.2 Activités de contrôle et de surveillance
  • 3.3 Pratiques de gestion - congés de maladie de longue durée et retours au travail
• 4 Recommandations
• 5 Conclusion
• Annexe A - Objectif et critères de vérification
• Notes de bas de page

Acronymes et abréviations

CNSI

Comité national des services intégrés

CSI

Comité des services intégrés

DPRH

Dirigeant principal des Ressources humaines

DREE

Dirigeant des relations employeur-employés

GRC

Gendarmerie royale du Canada

PVAR

Plan de vérification axé sur les risques

SIGRH

Système d'information sur la gestion des ressources humaines

TEAM

Système de gestion des dépenses globales et des actifs (Système financier départemental)

Sommaire exécutif

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) a procédé à une vérification afin d'évaluer la gestion des congés de maladie de longue durée. La vérification a porté sur la mesure dans laquelle la politique est bien connue des chefs de service, qui ont la responsabilité de gérer les membres en congé de maladie de longue durée, et sur le soutien assuré par le personnel clé.

Les résultats de la vérification montrent que les chefs de service doivent pleinement assumer leurs responsabilités afin que les décisions nécessaires puissent se prendre à partir de données exactes et à jour sur les congés de maladie de longue durée. Il y a également lieu d'établir des critères de mesure du rendement ainsi que de renforcer les activités de contrôle et de surveillance afin de favoriser la gestion efficace des congés de maladie de longue durée et des retours au travail.

En l'absence de renseignements exacts et complets, il est difficile pour la GRC d'évaluer l'incidence des congés de maladie de longue durée sur ses opérations à l'échelle du pays. L'effet véritable de ces congés sur les ressources restera inconnu tant que les chefs de service et les autres employés clés chargés d'encadrer les membres en congé de maladie de longue durée ne travailleront pas efficacement à la documentation exacte de tous ces cas. En renforçant ses activités de contrôle et de surveillance, l'organisation sera en mesure de déterminer les causes des congés de maladie de longue durée et de relever les abus. Ces activités appuieront par ailleurs la mise en œuvre de pratiques d'intervention précoce ayant pour but d'accélérer les retours au travail.

Le présent rapport de vérification comporte des recommandations visant à améliorer la gestion de l'information et la surveillance de manière que le processus de gestion des cas d'invalidité soit efficace et qu'il offre le soutien voulu aux membres concernés. Nous sommes encouragés de voir que la haute direction a récemment lancé des initiatives pour examiner et améliorer la gestion des cas d'invalidité au sein de la Gendarmerie. Sa réponse à la vérification témoigne d'un engagement soutenu à donner suite aux constatations et aux recommandations qui en ressortent. La direction travaille d'ailleurs présentement à l'élaboration d'un plan d'action détaillé à cette fin. Une fois ce plan approuvé, la Vérification interne de la GRC en surveillera la mise en œuvre et réalisera une vérification de suivi au besoin.

Réponse de la gestion à la vérification

Je suis heureux de pouvoir commenter la vérification des congés de maladie de longue durée. J'aimerais tout d'abord remercier l'équipe de vérificateurs pour le professionnalisme et la minutie dont elle a fait preuve tout au long de cet important processus.

Afin de mettre en contexte les constatations faites lors de la vérification et les recommandations qui en découlent, il importe de souligner que bon nombre d'entre elles avaient déjà été soulevées et sont maintenant abordées explicitement dans notre modèle de gestion améliorée des cas d'invalidité, puisque les problèmes qu'elles concernent sont visés par des initiatives que le Secteur des ressources humaines s'est engagé à entreprendre dans le Plan d'action pour la réduction du déficit faisant suite au budget 2012, dont le projet de modernisation des services de santé.

Des mesures sont déjà en cours pour donner suite au rapport de vérification. Par exemple, le commissaire a donné comme directive aux commandants divisionnaires de veiller activement au respect des politiques et des modalités liées aux congés de maladie de longue durée. J'ai moi-même discuté du contenu du rapport avec les agents de l'administration et du personnel de toutes les divisions. Ils sont parfaitement au courant de ce que dit le rapport et participeront à l'élaboration de notre plan d'action.

Nous prenons ce rapport au sérieux, et je m'engage dans cet esprit à rédiger un plan d'action détaillé pour y donner suite d'ici le 20 décembre 2013. Ce plan fera état d'échéances et de jalons précis que la GRC respectera.

La mise en œuvre des mesures correctives ne se fera pas sans difficulté, surtout compte tenu des pressions budgétaires qui pèsent sur l'organisation en ce moment. Quoi qu'il en soit, nous acceptons les résultats de la vérification des congés de maladie de longue durée.

Le dirigeant principal des Ressources humaines,

D. G. J. (Daniel) Dubeau, sous-commissaire

1 Contexte

Quand des membres sont incapables de travailler, leur absence a une répercussion sur la capacité de maintenir le niveau de service que requièrent les besoins opérationnels et peut entraîner des coûts supplémentaires considérables. Les congés de maladie sont toutefois un élément essentiel du régime d'avantages sociaux des membres. Ils leur permettent de continuer de recevoir leur salaire sans interruption lorsqu'ils ne peuvent pas travailler pour cause de maladie ou d'accident. L'actuel régime de rémunération de la GRC offre aux membres des congés de maladie illimités, sans réduction du salaire ni des avantages sociaux.

La GRC gère son propre programme de congés d'invalidité et de maladie (de courte et de longue durée) pour les blessures et les maladies liées ou non au travail. Il s'agit d'un programme national qui vise à aider les membres à reprendre le travail en toute sécurité dans un délai raisonnable. Un congé de maladie est dit « de longue durée » quand il est de plus de 30 jours consécutifs. Les membres qui ne retournent pas directement au service actif peuvent faire un retour progressif au travail.

Le dirigeant principal des Ressources humaines (DPRH) voit à toutes les questions liées à la rémunération et au bien-être des employés de la GRC. Il supervise par ailleurs les Services de santé et les Services de relations en milieu de travail (programmes de gestion des présences et de retour au travail). Le principal responsable de la gestion des cas individuels de congé de maladie de longue durée et de retour au travail est le chef de service. ^{Note de bas de page 1} Les médecins-chefs, les psychologues, les responsables des cas d'invalidité, les facilitateurs en matière de retour au travail et les dirigeants des relations employeur-employés (DREE) participent aussi au processus.

La politique de la GRC décrit les responsabilités des intervenants clés dans la gestion des congés de maladie ainsi que celles de ses membres. Outre cette politique, il existe plusieurs guides à l'intention des superviseurs. Les chefs de service sont entièrement responsables de la gestion des 30 premiers jours de congé de maladie. Par la suite, le personnel divisionnaire des Services de santé apporte son soutien au membre et au chef de service pour la gestion du dossier, y compris les évaluations de la santé, la mise en œuvre des plans de traitement et la coordination du retour au travail.

Le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) est le système officiel de la GRC pour la documentation et le compte rendu de tous les congés. Le système financier de la GRC, soit le Système de gestion des dépenses globales et des actifs (TEAM), fait état des coûts liés aux congés de maladie de longue durée au moyen de centres de coûts médicaux.

En juin 2012, le commissaire a approuvé une vérification de la gestion de l'effectif (retour au travail) dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) pour la période allant de 2012 à 2015. Cette activité a été incluse dans le PVAR parce que la GRC compte plus de 22 000 membres réguliers et membres civils engagés aux termes de la Loi sur la GRC et que le travail effectué par ces membres comporte des risques inhérents.

Au cours de la phase de planification de la vérification, les initiatives en cours au chapitre de la modernisation des Services de santé de la GRC ont été répertoriées. Il a été déterminé que la vérification mettrait l'accent sur les aspects de la gestion des congés de maladie de longue durée qui ne changeraient pas à court terme, soit le rôle du chef de service et les activités de contrôle et de surveillance exercées aux différents échelons de la hiérarchie. Ces éléments influent directement sur la gestion efficace des congés de maladie de longue durée.

2 Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

La vérification avait pour objectif d'évaluer la gestion des congés de maladie de longue durée.

2.2 Portée

La vérification s'est faite à l'échelle nationale et a porté sur la gestion des congés de maladie de longue durée des membres réguliers et des membres civils pendant l'exercice 2012-2013.

Plus précisément, la vérification visait les éléments suivants :

• la connaissance des exigences relatives aux congés de maladie de longue durée;
• le contrôle et la surveillance des congés de maladie de longue durée;
• les principales activités de contrôle devant assurer la documentation exacte des congés de maladie en temps opportun.

2.3 Méthode

La planification de la vérification s'est achevée en février 2013. Au cours de cette phase, les vérificateurs ont mené des entrevues préliminaires avec les gestionnaires des centres de décision relevant du DPRH et les chefs de service divisionnaires, se sont penchés sur les politiques et les procédures pertinentes et ont examiné les initiatives en cours dans le domaine des ressources humaines.

L'élaboration des critères de vérification s'est fondée sur les politiques de la GRC ainsi que sur les politiques et les lignes directrices du Conseil du Trésor. L'objectif et les critères de vérification sont énoncés à l'annexe A.

Au cours de la phase d'examen, qui s'est terminée en juillet 2013, les vérificateurs ont eu recours à diverses techniques de vérification, dont la conduite d'entrevues, l'examen de documents et de dossiers et l'analyse de renseignements. Les quatre sites évalués représentaient 65 % du nombre total de congés de maladie signalés au 1^er mars 2013 et ont permis d'examiner la situation dans des divisions chargées de fonctions tant fédérales que contractuelles. Un échantillon discrétionnaire de 61 dossiers a été choisi et examiné pour vérifier leur conformité aux politiques de la GRC.

2.4 Énoncé de conformité

L'exercice de vérification a été planifié, conduit et présenté sous forme de rapport dans le respect des normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

3 Principales constatations

3.1 Chefs de service - Connaissance des exigences

Les chefs de service contribuent de façon essentielle à la gestion appropriée des congés de maladie de longue durée. Ils ont les responsabilités suivantes :

• signaler tout changement quant au statut opérationnel;
• voir à ce que les heures de congé soient inscrites au SIGRH;
• obtenir un certificat médical tous les 30 jours;
• communiquer régulièrement avec le membre;
• récupérer le matériel d'intervention (pistolets, chargeurs contenant des munitions, etc.)

Modification du statut opérationnel

Il est essentiel de consigner le statut opérationnel d'un membre en congé de maladie afin qu'il soit remplacé au besoin et que sa situation soit correctement documentée. La politique exige que le membre soit retiré du centre de coûts du service et ajouté au centre de coûts médicaux dès le 31^e jour de congé de maladie, sur avis du chef de service. Le service cesse alors de financer le salaire du membre. Il a été constaté que, dans les divisions contractantes, les chefs de service s'occupent avec diligence de signaler rapidement l'absence d'un membre afin d'accélérer son remplacement pour répondre aux exigences de l'entente sur les services de police. Ils sont toutefois plus lents à rajouter le membre au centre de coûts du service à son retour à temps partiel ou à temps plein. En outre, plusieurs situations ont été constatées où un chef de service avait signalé un congé de maladie de longue durée aux Services de santé mais n'avait jamais documenté le changement de statut du membre dans le SIGRH. L'omission de documenter rapidement le statut exact d'un membre affaiblit l'intégrité des données disponibles aux fins de la prise de décisions et empêche la haute direction d'avoir un portrait juste des congés de maladie et de leurs répercussions budgétaires. Le processus de documentation des changements de statut a été informatisé en avril 2013, mais il dépend toujours entièrement de la volonté du chef de service de faire les démarches nécessaires pour que l'information soit documentée.

Documentation des heures de congé de maladie

Peu de chefs de service vérifiaient si les heures de congé des membres étaient enregistrées dans le SIGRH. Pour 75 % de l'échantillon de 57 membres qui étaient en congé de maladie de longue durée lors de la phase d'examen, aucune heure de congé n'avait été inscrite au système, et pour les 25 % restants, les heures de congé n'étaient pas entièrement enregistrées. Certains chefs de service ne savaient pas qu'ils devaient faire inscrire les heures de congé au nom du membre, mais la plupart ont décidé de laisser ce dernier s'en occuper lui-même à son retour au travail. Cette pratique donne lieu à des entrées rétroactives qui peuvent être incomplètes si la période de congé a commencé avant le début de l'exercice en cours ou, plus important encore, à des situations où les heures de congé ne sont pas inscrites du tout, comme l'a révélé les tests de vérification. Il est impossible de surveiller les absences des membres quand leurs heures de congé ne sont pas inscrites au SIGRH.

Obtention des certificats médicaux

Un certificat médical d'un professionnel de la santé est requis pour chaque période de 30 jours afin de justifier l'absence du membre et l'approbation du congé par le chef de service. La vérification de l'échantillon a révélé que cette exigence était rarement respectée : la plupart des certificats médicaux en dossier visaient une période de plusieurs mois plutôt qu'une période de 30 jours, et certains visaient une période « indéterminée ». Les chefs de service s'assuraient que leur approbation des congés de maladie était sur la recommandation du professionnel de la santé au lieu de respecter l'exigence voulant qu'ils obtiennent un nouveau certificat tous les 30 jours. Malgré leurs efforts, il y avait des lacunes où de nombreuses périodes de congé n'étaient justifiées par aucun certificat médical. Dans une division, les chefs de service se fiaient aux profils médicaux établis par le médecin-chef de la GRC au lieu d'exiger des certificats médicaux du médecin traitant, bien que cette pratique ne soit pas autorisée dans la politique. Certains ont affirmé ne pas être en mesure de contester ou d'approuver les certificats médicaux sans connaître l'information sur la santé du membre et jugeaient que les Services de santé seraient mieux placés pour remplir ce rôle. Les chefs de service disaient aussi recevoir un soutien limité du médecin-chef lorsqu'ils remettaient en question la légitimité d'un congé de maladie. Ils estimaient que ce dernier se fiait beaucoup aux notes du médecin et se montrait parfois réticent à tenir compte de l'information qu'ils avaient au sujet de la situation du membre. Plusieurs ont reconnu qu'ils manquaient de rigueur dans le processus d'approbation des congés et qu'il leur serait utile de recevoir un soutien accru de la part des Services de santé.

Communication avec le membre

Les chefs de service ont fait savoir qu'ils respectaient l'exigence voulant qu'ils communiquent régulièrement avec les membres en congé de maladie de longue durée. En cas d'attitude récalcitrante chez ces derniers, les chefs de service prenaient le parti de ne pas communiquer avec eux régulièrement ou déléguaient cette responsabilité à quelqu'un d'autre. Quelquefois, ils prenaient des mesures administratives. Il serait utile de donner des directives aux chefs de service en ce qui concerne la fréquence et la nature des communications attendues d'eux, ainsi qu'au sujet de toute exigence relative à la documentation de ces communications. Les chefs de service ne notent pas toujours leurs communications avec les membres, ce qui peut nuire à la capacité de la Gendarmerie à défendre les mesures qu'elle a prises en cas de contestation devant un comité médical ou de plainte pour négligence.

Récupération du matériel d'intervention

Aucun problème grave n'a été constaté en ce qui concerne la récupération du matériel d'intervention (pistolets, chargeurs contenant des munitions, etc.) en cas de congé de maladie de longue durée. Les chefs de service étaient conscients de leurs responsabilités à cet égard, même si certains d'entre eux ne documentaient pas la récupération du matériel de la manière prescrite dans la politique et qu'ils entreposaient parfois l'équipement dans leurs propres locaux au lieu de le remettre à l'Armurerie.

Définition claire des rôles et des responsabilités

La gestion réussie des congés de maladie dépend du soutien et de la participation des Ressources humaines, de la haute direction et des spécialistes de la santé. Il importe de définir clairement les rôles de ces intervenants clés afin qu'ils soient bien compris et que les congés de maladie de longue durée soient gérés efficacement. Bien que la politique énonce les responsabilités des chefs de service et que des guides soient mis à la disposition des gestionnaires dans quelques divisions, il persiste une ambiguïté qui peut contribuer à un manque de conformité dans l'accomplissement de certaines tâches. Aucune consigne détaillée n'est donnée au sujet de la gestion des congés de maladie de longue durée, et les chefs de service ne sont pas encouragés à faire de l'intervention précoce. De plus, il manque à ces derniers des renseignements qui leur permettraient de surveiller les heures de congé des membres et de reconnaître les tendances en matière d'absentéisme ou les signes pouvant laisser présager des abus. La documentation complète et exacte des congés favoriserait des pratiques d'intervention précoce qui pourraient avoir une incidence positive sur la présence des membres au travail.

3.2 Activités de contrôle et de surveillance

La GRC a l'obligation de surveiller de près les congés de maladie et d'intervenir s'il y a lieu pour s'assurer qu'ils sont utilisés à bon escient et que la productivité ne baisse pas à cause d'absences excessives ou injustifiées. La documentation complète et exacte des congés que prennent les membres est essentielle à l'efficacité de tout programme de surveillance.

Des activités de contrôle limitées étaient en place pour favoriser la saisie de données exactes et complètes en temps opportun. Il n'y avait aucune indication de contrôle de la qualité ni de rapprochement entre les diverses listes et bases de données servant à consigner les congés de maladie de longue durée. D'importantes erreurs et omissions ont été relevées dans le SIGRH. Quatre divisions avaient signalé un total de 494 congés de maladie de longue durée au 1^er mars 2013. Le statut inscrit pour au moins 181 des membres visés était inexact : le SIGRH indiquait l'absence en congé de maladie de longue durée de 80 membres qui avaient pourtant repris le travail à temps partiel ou à temps plein et n'indiquait pas le statut de congé de maladie de longue durée de 101 membres qui étaient en fait absents pour cette raison. Ces incohérences étaient attribuables en partie à des écarts de temps, mais principalement au fait que le chef de service n'avait pas mis à jour le statut du membre.

Également, il y avait un contrôle limité et une nette sous-déclaration des cas de retour progressif au travail. Par exemple, dans une division, les Services de santé signalaient 98 membres en retour progressif au travail, mais seulement 39 avaient ce statut dans le SIGRH. L'examen des données contenues dans le SIGRH a aussi révélé qu'une autre division n'utilisait jamais le statut de retour progressif au travail dans ses inscriptions. Les Services de santé savaient que les données relatives au statut des membres n'étaient pas exactes, mais n'avaient aucune responsabilité à cet égard puisque la documentation du statut des membres incombe principalement au chef de service.

La documentation inexacte du statut des membres, qu'ils soient en congé de maladie de longue durée ou en retour progressif au travail, fausse également la répartition des coûts dans le système TEAM. Des économies budgétaires sont réalisées par le service d'attache lorsqu'un membre est en congé de maladie de longue durée ou en retour progressif au travail. Le salaire du membre ne vient pas du budget de son service d'attache alors que le service d'attache bénéficie de sa contribution et productivité. Dans bien des cas, le retrait du statut de retour progressif au travail ne s'est pas fait en temps opportun. Aucune fonction de contrôle n'était établie pour le repérage et la correction des anomalies.

Activités de surveillance

Il n'existait aucun organe décisionnel chargé de surveiller le processus de gestion des cas d'invalidité, mais le Comité national des services intégrés (CNSI) mis sur pied sous la direction du DPRH avait comme responsabilité de donner des directives et de formuler de recommandations sur les questions concernant l'obligation de prendre des mesures d'adaptation en milieu de travail. Selon son mandat, le CNSI devait se réunir tous les deux mois, mais il était inactif depuis février 2012. Il a donc fallu que les comités de services intégrés (CSI) divisionnaires examinent et surveillent la gestion de leurs propres cas de congé de maladie de longue durée.

Dans les divisions, les CSI se réunissaient, mais de façon sporadique. Les DREE choisissaient des dossiers complexes à leur discrétion afin de les aborder lors de ces réunions. Les résultats visés n'étaient pas clairement définis et la documentation sur les décisions était limitée. Devant le caractère incomplet des renseignements historiques conservés, il n'a pas été possible d'évaluer la contribution des CSI à l'atteinte des objectifs en matière de retour au travail. Ces comités se concentraient davantage sur les renvois pour raisons médicales dans les cas où la probabilité d'un retour au travail était faible que sur le règlement de problèmes dans le but de faciliter la reprise des fonctions.

Les mécanismes de contrôle et de surveillance en place ne suffisaient pas à assurer l'identification exacte et complète des membres en congé de maladie de longue durée. Des rapports ont été produits à partir du SIGRH à des fins statistiques, mais les mesures visant à surveiller le processus de gestion des cas d'invalidité et à en évaluer l'efficacité étaient limitées. Les nouvelles initiatives lancées pour améliorer le contrôle mettent l'accent sur l'avancement du membre dans le processus de gestion des cas d'invalidité selon un schéma récent du processus. Ces initiatives ne tiennent cependant aucun compte de l'exactitude de l'information consignée dans le SIGRH et le système TEAM, ce qui affaiblit la capacité de la haute direction à assurer une surveillance judicieuse.

3.3 Pratiques de gestion - congés de maladie de longue durée et retours au travail

Les pratiques judicieuses en matière de gestion des congés de maladie de longue durée sont axées sur l'intervention précoce et l'établissement de plans d'action pour aider les employés à reprendre leur travail en toute sécurité dans un délai raisonnable. Elles tiennent compte du besoin d'instaurer une culture organisationnelle où les employés sentent que leur présence au travail est importante et que des mesures de soutien adéquates sont en place pour composer avec les cas de blessure ou de maladie.

Dans l'ensemble, le personnel clé des Services de santé était conscient de ses responsabilités et s'en acquittait conformément aux exigences de la politique. L'absence de normes et de critères de mesure du rendement faisait toutefois obstacle à l'évaluation de l'efficacité de ses pratiques de gestion de cas et à l'amélioration des résultats. Les Services de santé ont reconnu qu'ils avaient de la difficulté à intervenir rapidement auprès des membres pour établir et maintenir un contact avec eux ainsi que pour fixer des rendez-vous. D'après les pratiques en vigueur dans l'industrie, le potentiel de retour rapide au travail diminue quand l'intervention se fait attendre. Les cas de congé de maladie déclaré de 30 jours ou plus sont transmis aux Services de santé, mais bien souvent, ces derniers n'interviennent activement dans le dossier que beaucoup plus tard. L'organisation s'efforce de promouvoir un milieu de travail sain en appliquant une stratégie de prévention qui comprend des programmes de conditionnement physique et des initiatives de conciliation travail-vie. Aucune mesure n'a toutefois été mise en place pour aider les gestionnaires à surveiller les congés de maladie de courte durée, ce qui limite les possibilités d'offrir un soutien précoce aux membres ou de repérer les éventuels abus.

Il a été constaté que l'information permettant de surveiller les retours progressifs au travail était insuffisante. La norme ^{Note de bas de page 2} établie pour le retour au travail d'un employé à la suite d'une maladie ou d'une blessure est de 1,5 à 3 mois. Il est pourtant ressorti de la vérification que la durée des retours progressifs au travail dépassait de beaucoup cette norme. Les dossiers étaient évalués au cas par cas, et la date de retour au travail se fondait principalement sur les recommandations du médecin traitant. Les Services de santé ne surveillaient pas les dossiers de près pour s'assurer que les chefs de service ne prolongeaient pas inutilement les congés.

Comme le démontre le tableau 1 ci-dessous, malgré le manque de données complètes et exactes dans le SIGRH, les délais de retour progressif au travail dépassaient considérablement la norme dans les divisions évaluées.

Tableau 1 : Durée moyenne des retours progressifs au travail au 1^er mars 2013 :

Division	Nombre de retours progressifs au travail inscrits au SIGRH	Nombre moyen de mois
1	7	7.1
2	187	9.4
3	39	7.1
4	28	7.5
Total	261	7.78

Les membres en congé de maladie de longue durée doivent rester en communication avec l'organisation et participer activement au processus de retour au travail. La politique sur les congés de maladie ne prévoit toutefois aucune conséquence pour décourager les comportements indésirables. Le niveau de collaboration offert par les membres et leurs médecins traitants a eu une forte incidence sur la capacité des chefs de service et des Services de santé à faire progresser les cas de congé de maladie de longue durée. Les médecins-chefs n'avaient pas les pouvoirs voulus pour prendre des mesures disciplinaires, et les mesures administratives limitées auxquelles peuvent recourir les chefs de service en cas de non-conformité se sont avérées inefficaces. D'autre part, il peut être délicat de contester l'évaluation et le plan de traitement d'un médecin et d'encourager un membre à reprendre le travail, que ce soit graduellement ou non. Il faut améliorer les façons de composer avec les divergences d'opinion sur le plan médical ou avec le manque de collaboration des membres afin de favoriser la gestion efficace des cas d'invalidité.

Les dossiers complexes de congé de maladie de longue durée qui ne progressent pas peuvent être choisis aux fins de présentation au CSI. La pratique courante veut que l'on examine les absences continues de plus de deux ans. Ainsi, les cas de membres qui s'absentent pour cause de maladie pendant plusieurs mois, reviennent brièvement au travail puis retombent en congé de maladie de longue durée ne sont généralement pas retenus aux fins d'examen. En raison de la documentation insuffisante tenue par les chefs de service et les Services de santé au sujet des membres affichant plusieurs congés de maladie de longue durée, il n'a pas été possible de faire une évaluation juste de l'ampleur du problème.

Le manque d'intégration et de coordination avec d'autres fonctions contribue également à ralentir le processus de retour au travail. Par exemple, un membre qui est absent depuis plus d'un an et qui est prêt à revenir au travail verra probablement retarder son retour le temps que son habilitation de sécurité soit renouvelée conformément aux exigences à cet égard.

Les pratiques actuelles de gestion des congés de maladie de longue durée ne favorisent pas le retour au travail dans un délai raisonnable. Il serait utile de clarifier les attentes à l'égard des chefs de service et du personnel des Services de santé et d'offrir un soutien à ces intervenants pour la gestion des congés de maladie et le règlement des cas d'absence de longue durée.

4 Recommandations

1. Le DPRH devrait mettre en œuvre des mesures pour assurer la documentation exacte et rapide des congés de maladie de longue durée dans les systèmes organisationnels (SIGRH et système TEAM).
2. Le DPRH devrait élaborer des normes de service à l'égard des modalités de gestion des cas d'invalidité et de retour progressif au travail afin qu'il soit possible d'en évaluer l'efficacité.
3. Le DPRH devrait élaborer un processus qui permettrait à l'organisation de contrôler et de surveiller continuellement la gestion des congés de maladie de longue durée, y compris l'exactitude des renseignements sur les congés et leur inscription en temps opportun.

5 Conclusion

Il faut des améliorations au chapitre de la gestion des congés de maladie de longue durée afin de mieux documenter le statut opérationnel des membres et d'élaborer des normes qui permettront d'évaluer l'efficacité des processus. Les politiques et les modalités actuelles de la GRC en matière de congés de maladie de longue durée et de retour au travail ne sont pas suffisamment détaillées et intégrées pour favoriser le retour au travail des membres dans un délai raisonnable et le règlement des dossiers complexes. Une meilleure communication des attentes de l'organisation et une bonne gestion de l'information pour appuyer la prise de décision contribueront à des processus plus cohérents et mieux gérés.

Annexe A - Objectif et critères de vérification ^{Note de bas de page 3}

Objectif :

La vérification avait pour objectif d'évaluer la gestion des congés de maladie de longue durée.

Critère 1 :

Les pratiques de gestion et les principales activités de contrôle suffisent à assurer la documentation exacte des congés de maladie de longue durée en temps opportun.

Critère 2 :

Les gestionnaires et le personnel clé sont conscients de leurs responsabilités quant à la gestion des congés de maladie.

Critère 3 :

Des activités de contrôle et de surveillance sont en place pour appuyer la gestion des congés de maladie de longue durée et la prise de décisions.