Vérification de la destruction des documents papiers relatifs aux dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule

Rapport final : Avril 2014

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

Acronymes et abréviations

CAF
Contrôleur des armes à feu
GRC
Gendarmerie royale du Canada
PCAF
Programme canadien des armes à feu
SCIRAF
Système canadien d'information relatif aux armes à feu
SPS
Services de police spécialisés

Sommaire exécutif

La Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule qui est entrée en vigueur le 5 avril 2012 a supprimé l'obligation d'enregistrer les armes à feu sans restrictions. Les dispositions transitoires de la loi prévoient l'obligation de détruire tous les documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu.

Le présent rapport de vérification est le deuxième produit sur l'issue des mesures prises par le Programme canadien des armes à feu pour appliquer la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule et ses dispositions transitoires. Le rapport précédent portait sur la destruction des données électroniques relatives à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions et celui-ci porte sur la destruction des documents papiers (papier, CD, ruban) relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu.

Les résultats de la vérification indiquent que globalement, une stratégie rigoureuse et structurée a été élaborée et mise en œuvre pour que les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec Note de bas de page 1 et les agences publiques Note de bas de page 2) soient caviardés ou détruits, comme l'exigeaient les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Réponse de la gestion à la vérification

La Gestion accepte les résultats de la vérification. Un plan de mise en œuvre a été élaboré pour appliquer les modifications à la Loi sur les armes à feu et à ses règlements d'application découlant du projet de loi C-19. Le plan de mise en œuvre prévoyait la destruction de toutes les données associées aux fichiers d'enregistrement des armes à feu sans restrictions détenues dans le Système canadien d'information relatif aux armes à feu (SCIRAF), à l'exception des armes enregistrées par des entreprises ou des particuliers résidant dans la Province de Québec et des armes enregistrées au nom des agences publiques. La destruction s'est achevée avec succès le 31 octobre 2012.

Bien que les fichiers d'enregistrement officiel aient été détruits en octobre 2012, l'on s'attendait à trouver certaines données sur des supports tangibles, à l'extérieur du SCIRAF. Par conséquent, un plan d'examen national a été élaboré et mis en œuvre. Il prévoyait l'examen manuel des dossiers matériels et la destruction ou le caviardage de tout renseignement relatif aux armes à feu sans restrictions. Nous sommes heureux de savoir que la vérification indépendante a pu constater que notre plan a été mis en œuvre avec succès.

Le PCAF a aussi mis en œuvre une pratique de diligence raisonnable permanente pour veiller à ce qu'aucun renseignement relatif aux armes à feu sans restrictions ne soit recueilli dans l'avenir.

J'aimerais remercier le personnel du Programme canadien des armes à feu pour son travail acharné et pour son dévouement qui ont contribué directement au succès de cette tâche complexe.

Peter Henschel, sous-commissaire
Services de police spécialisés
Gendarmerie royale du Canada

1. Contexte

Le Programme canadien des armes à feu (PCAF), aux Services de police spécialisés (SPS) de la GRC, est le secteur de service responsable de l'administration de la Loi sur les armes à feu et de ses règlements d'application concernant les permis ainsi que la possession, le transport, l'utilisation et l'entreposage des armes à feu au Canada de même que du soutien opérationnel direct à l'application de la loi pour toutes les enquêtes et demandes d'information ayant trait aux armes à feu.

Le 25 octobre 2011, la Loi modifiant le Code criminel et la Loi sur les armes à feu (projet de loi C-19) visant à supprimer l'obligation pour les particuliers et les entreprises d'enregistrer les armes à feu sans restrictions Note de bas de page 3 a été déposée à la Chambre des communes. Le projet de loi C-19 (sous son titre abrégé - Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule) a reçu la sanction royale le 5 avril 2012, supprimant l'obligation d'enregistrer les armes à feu sans restrictions. La Province de Québec a demandé une injonction pour porter en appel la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule et le 5 avril 2012, la Cour supérieure du Québec a émis une ordonnance en vertu de laquelle les résidents et les entreprises du Québec doivent continuer d'enregistrer les armes à feu sans restrictions. Depuis, le gouvernement du Canada et la Province de Québec sont devant les tribunaux pour trancher la remise à la Province de Québec par le gouvernement du Canada des données d'enregistrement des armes à feu sans restrictions liées aux résidents et aux entreprises du Québec. En mars 2014, l'affaire était devant la Cour suprême du Canada et devrait être entendue à l'automne 2014. Dans l'intervalle, le PCAF a été avisé de ne pas appliquer les changements entraînés par la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule aux particuliers et aux entreprises établis au Québec.

La Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule comporte l'obligation de détruire tous les documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions qui relèvent du commissaire aux armes à feu Note de bas de page 4 et des contrôleurs des armes à feu (CAF). De manière précise, les dispositions transitoires de la Loi exigent ce qui suit :

« 29. (1) Le commissaire aux armes à feu veille à ce que, dès que possible, tous les registres et fichiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu autres que les armes à feu prohibées ou les armes à feu à autorisation restreinte qui se trouvent dans le Registre canadien des armes à feu, ainsi que toute copie de ceux-ci qui relève de lui soient détruits.

(2) Chaque contrôleur des armes à feu veille à ce que, dès que possible, tous les registres et fichiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu autres que les armes à feu prohibées ou les armes à feu à autorisation restreinte qui relèvent de lui, ainsi que toute copie de ceux-ci qui relève de lui soient détruits. »

L'organisation du PCAF compte un CAF désigné pour chaque province et territoire. Les CAF sont chargés de la prise de décision et du travail administratif en ce qui a trait aux permis, aux autorisations de transport et de port d'armes à feu. Ils sont aussi chargés de confirmer la raison de la cession des armes à feu à autorisation restreinte et des armes à feu prohibées par les particuliers et les entreprises. Le lien entre le permis et l'enregistrement peut amener le CAF à conserver une copie tangible du fichier d'enregistrement d'une arme à feu sans restrictions, d'où la précision dans les dispositions transitoires qu'elles s'appliquent aussi aux CAF. Sauf dans cinq provinces, les CAF sont nommés par le gouvernement fédéral et relèvent du directeur des Services de réglementation sur les armes à feu au PCAF. Dans les cinq autres provinces - l'Ontario, le Québec, le Nouveau-Brunswick, l'Île-du-Prince-Édouard et la Nouvelle-Écosse - les CAF sont nommés par les provinces et rendent compte au ministre fédéral de la Sécurité publique en vertu d'accords de contribution.

Le 5 avril 2012, le PCAF a cessé de délivrer des certificats d'enregistrement pour les armes à feu sans restrictions, sauf pour les particuliers et les entreprises établis au Québec. Le 20 mai 2012, le PCAF a désactivé ses systèmes en ligne pour éviter que des particuliers et des entreprises n'enregistrent des armes à feu sans restrictions, à moins qu'ils soient établis dans la province de Québec. Ces mesures avaient été mises au point par le PCAF pour se conformer à la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule et à ses dispositions transitoires. Les étapes prévues détaillent le travail que nécessitait la destruction de tous les dossiers, électroniques et tangibles, des entrepôts d'information de la GRC et du PCAF, exception faite des fichiers concernant les agences publiques Note de bas de page 5 et les particuliers et les entreprises établis au Québec, qui seront conservés.

En octobre 2012, tous les fichiers électroniques relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions que contenait le SCIRAF (à l'exception des fichiers concernant le Québec et les agences publiques) ont été détruits. La destruction a fait l'objet d'une vérification effectuée par la Vérification interne de la GRC. Le rapport de vérification connexe a été approuvé par le commissaire de la GRC en janvier 2013. Note de bas de page 6

Une fois détruits les fichiers électroniques du SCIRAF, le PCAF a pris des mesures pour détruire tous les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu. Le CAF de l'Ontario n'a pas participé à cette procédure, en raison d'une instance portée devant les tribunaux. L'issue de ces mesures prises par le PCAF fait l'objet du présent rapport de vérification.

Les mesures prises par le PCAF pour détruire tous les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) comportaient de repérer toutes les formes de support tangible (papier, CD et ruban) qu'on trouvait dans les bureaux du PCAF et des CAF et de déterminer la probabilité que ces dossiers renferment des données relatives à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Ces dossiers couvraient les permis, les cours sur la sécurité des armes à feu, l'entreposage des armes à feu, le dépistage des armes à feu et leur destruction, ainsi que le soutien aux enquêtes. Les dossiers devaient faire l'objet d'un examen manuel pour que les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) soient caviardés ou détruits. La procédure prévoyait aussi la préservation de l'information nécessaire pour assurer la conformité à la Loi sur les armes à feu. Le caviardage, qui consiste à noircir des renseignements pour qu'ils ne puissent être ni lus ni copiés, a été retenu lorsqu'un document présentait à la fois des renseignements relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions et des renseignements qu'il fallait conserver. La destruction était appliquée aux documents qui ne renfermaient que des données relatives à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions sans aucun renseignement qu'il aurait fallu conserver.

Le PCAF a transmis des instructions aux bureaux des CAF qui ont participé à la procédure pour les orienter sur l'examen des dossiers à la recherche de documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions et pour les aider à faire l'examen manuel des dossiers, au besoin.

2. Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

La vérification visait à évaluer si les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu qui ne sont ni prohibées ni à autorisation restreinte ont été détruits conformément aux exigences inscrites dans les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

2.2 Portée

La portée de la mission de vérification englobait tous les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (exception faite du Québec et des agences publiques) sous la garde du commissaire aux armes à feu et des contrôleurs des armes à feu participants.

La vérification ne comportait pas la vérification des dossiers matériels qui ont été conservés par le PCAF conformément à la Loi sur les armes à feu, puisqu'elle ne cadrait pas dans la portée de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

2.3 Méthode

La planification de la vérification a pris fin en juillet 2013 et a compris l'examen de documents, une revue générale du processus et l'entrevue de membres du personnel du PCAF. Les sources utilisées pour élaborer les critères de vérification comprenaient la Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle du Conseil du Trésor, le Guide d'équipement de sécurité de la GRC et les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion élaborés par le Bureau du Contrôleur général. L'objectif et les critères de vérification sont présentés à l'Annexe A.

L'équipe de vérification a utilisé un échantillonnage statistique pour déterminer le nombre de documents papiers à examiner à chaque endroit visité. On a utilisé un échantillonnage aléatoire simple pour choisir les dossiers papiers à examiner.

La partie examen de la vérification a été achevée en février 2014 et a compris :

  • quatre visites sur place
  • l'observation des processus de caviardage et de destruction des documents;
  • des entrevues pour vérifier que l'obligation et la procédure de caviardage et de destruction étaient bien comprises par les bureaux des CAF participants;
  • l'examen des dossiers papiers à la recherche de preuves de caviardage et de destruction;
  • la confirmation obtenue de la haute gestion de chacun des lieux visités que les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions ont été détruits.

Pour clore chaque visite sur place, l'équipe de vérification a rencontré la gestion pour l'informer de ses constatations.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3. Principale constatation

3.1 Destruction des documents papiers

Une stratégie rigoureuse et structurée a été élaborée et mise en œuvre pour que les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) soient caviardés ou détruits, comme l'exigeaient les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

L'on s'attendait à ce que tous les dossiers papiers et renseignements que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (exception faite du Québec et des agences publiques) aient été caviardés pour en rendre la lecture impossible ou détruits, au besoin. L'on s'attendait aussi à trouver dans chaque dossier une preuve qu'il ait été révisé en conformité avec les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Le PCAF a déterminé les supports tangibles (papier, CD, ruban) des dossiers qu'on trouve dans les bureaux du PCAF et des CAF et établi la probabilité que ces dossiers renferment des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Les dossiers présentant une probabilité moyenne à élevée de renfermer des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions traitaient des permis, du dépistage des armes à feu et du soutien aux enquêtes. Les dossiers présentant une probabilité faible de renfermer des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions traitaient de cours sur la sécurité des armes à feu, des autorisations de porter et des autorisations de transporter des armes à feu.

Le PCAF a transmis aux bureaux des CAF participants des instructions pour procéder à l'examen des dossiers à la recherche de documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Les instructions précisaient les types de dossiers à examiner, la priorité devant être accordée aux types de dossiers présentant une probabilité moyenne à élevée de renfermer des documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions Les instructions précisaient aussi les méthodes recommandées pour caviarder ou détruire les documents. Le caviardage nécessitait l'usage combiné de marqueurs permanents noirs et de marqueurs gras noirs. La destruction nécessitait le déchiquetage des documents à l'aide du matériel et des méthodes conformes aux exigences de sécurité de la GRC.

Les communications du PCAF aux bureaux des CAF formulaient clairement les exigences quant au caviardage et à la destruction des documents et quant aux mécanismes pour rendre compte des résultats obtenus. La collaboration a été grande entre le PCAF et les bureaux des CAF dans l'exécution de l'examen des dossiers et le PCAF a offert de l'aide aux CAF pour l'examen manuel des dossiers. Cinq des CAF participants se sont prévalu de l'aide du PCAF pour l'examen manuel des dossiers. Le personnel des bureaux des CAF a aussi été formé pour procéder à l'examen des dossiers.

Le PCAF exigeait de chaque bureau de CAF participant qu'il tienne un registre de tous les dossiers papiers examinés et qu'il lui en rende compte. Le registre de l'examen des dossiers précisait les types de dossiers examinés, la date de l'examen et le nombre de pages caviardées ou détruites. La date de l'examen était apposée dans le dossier, pour indiquer qu'il avait été examiné pour les fins de conformité avec la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule. Les CAF ont régulièrement informé le PCAF des progrès de l'examen des dossiers. Le PCAF a aussi apporté aide et soutien aux CAF à mesure que des problèmes surgissaient.

Le PCAF et le personnel des bureaux des CAF ont bien compris les rôles et les responsabilités qui leur incombaient dans cette procédure ainsi que l'obligation de caviarder ou de détruire les documents relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Les bureaux des CAF ont suivi les étapes du PCAF de façon uniforme. Ainsi, les dossiers ont systématiquement été marqués examinés et le registre de l'examen des dossiers a été dûment rempli.

Devant les résultats de notre vérification, nous sommes d'avis que pratiquement tous les renseignements relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions contenus dans les dossiers échantillonnés ont été caviardés ou détruits comme prévu. Comme on s'y attendait, on a relevé quelques cas où le caviardage était insuffisant, puisque les renseignements étaient encore lisibles, mais chaque fois, des mesures correctives ont été prises. Dans quelques autres cas, dans des dossiers particuliers, des renseignements sur l'enregistrement des armes à feu sans restrictions n'avaient pas été caviardés ou détruits, mais là aussi, des mesures correctives ont été prises. Il est raisonnable d'avoir trouvé quelques erreurs, compte tenu du volume de dossiers que devaient examiner le PCAF et les bureaux des CAF et du délai imparti pour ce faire.

Le PCAF et les CAF ont mis en place une stratégie pour contrôler et examiner en permanence tous les dossiers afin que les renseignements relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions soient caviardés ou détruits, comme il se doit.

Bien qu'il n'existe plus d'obligation d'enregistrer les armes à feu sans restrictions, des particuliers et des entreprises continuent de transmettre au PCAF des renseignements papiers sur leurs armes à feu sans restrictions. Le PCAF a un rôle de surveillance à remplir pour veiller à ce que ces renseignements ne soient pas conservés. Il conservera ce rôle en permanence.

4. Conclusion

Nous sommes d'avis qu'une stratégie rigoureuse et structurée a été élaborée et mise en œuvre pour que les documents papiers relatifs à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception des documents concernant le Québec et les agences publiques) soient caviardés ou détruits, comme l'exigeaient les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Étant donné le volume phénoménal de documents papiers qu'ont dû examiner à la main le PCAF et les bureaux des CAF, des efforts considérables ont été faits et continuent de l'être pour examiner les dossiers. Une stratégie est en place pour perpétuer les exigences d'examen et pour veiller à ce que toute nouvelle correspondance et tout nouveau document ne comporte aucun renseignement relatif à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions. Étant donné les exigences législatives auxquelles doivent se conformer le commissaire aux armes à feu et les CAF, et la stratégie du PCAF pour veiller à ce que les dossiers ne comportent aucun renseignement relatif à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions, une recommandation de la Vérification interne à cet égard aurait une valeur limitée.

Annexe A - Objectif et critères de vérification

Objectif : Évaluer si les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu qui ne sont ni prohibées ni à autorisation restreinte ont été détruits conformément aux exigences inscrites dans les dispositions transitoires de la Loi sur l'abolition du registre des armes d'épaule.

Critère 1 : Un plan a été établi pour la destruction des documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception du Québec et des agences publiques) sous la garde du Programme canadien des armes à feu.

Critère 2 : Les documents papiers que l'on savait liés à l'enregistrement des armes à feu sans restrictions (à l'exception du Québec et des agences publiques) ont été effectivement détruits.

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