Vérification de la continuité de l’admissibilité à un permis d’arme à feu dans le cadre du Programme canadien des armes à feu

Rapport épuré

Février 2018

Ce rapport fut revu en considération de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Certaines parties du texte comprises dans ces documents ne peuvent pas être publiées et sont identifiées comme suit : [***]; l'information publiée est NON-CLASSIFIÉE.

Table des matières

  1. Sigles et abrévations
  2. Sommaire
  3. Réponse de la direction
  4. 1 Contexte
  5. 2 Objectif, portée et méthode
  6. 3 Constatations
  7. 4 Conclusion
  8. 5 Recommandations
  9. Annexe A – Objectif et critères de vérification

Sigles et abréviations

BCT
Bureau central de traitement
CAF
Contrôleur des armes à feu
CIPC
Centre d'information de la police canadienne
CMV
Comité ministériel de vérification
DAARAF
Direction de l'amélioration des activités relatives aux armes à feu
DG
Direction générale
GRC
Gendarmerie royale du Canada
MPCAF
Manuel du Programme canadien des armes à feu
PAF
Préposé aux armes à feu
PCAF
Programme canadien des armes à feu
PRIME
Police Records Information Management Environment
RO
Renseignements organisationnels
SCIRAF
Système canadien d'information relativement aux armes à feu
SGDO
Système de gestion des dossiers opérationnels
SIRP
Système d'incidents et de rapports de police
VA
Vérification accrue

Sommaire

Le Programme canadien des armes à feu (PCAF) a pour mission de renforcer la sécurité publique en réduisant le risque de préjudice résultant du mauvais usage des armes à feu. Par l'entremise des bureaux des contrôleurs des armes à feu (CAF), le PCAF collabore avec les provinces et territoires pour gérer la délivrance de permis d'arme à feu, les autorisations de port et de transport et l'admissibilité continue des titulaires de permis à l'échelle du pays. Dans le cadre du régime actuel, l'admissibilité du client est évaluée au moment de la présentation d'une demande de permis, de façon continue pendant la période de validité du permis et lors du renouvellement (aux cinq ans).

La vérification avait pour objectif d'évaluer l'efficacité des processus établis pour confirmer l'admissibilité des demandeurs et des titulaires de permis d'arme à feu et l'efficacité du cadre de contrôle de gestion connexe.

La vérification a révélé qu'il existe un cadre de contrôle de gestion efficace et que les processus et enquêtes visant à déterminer l'admissibilité de clients sont conformes aux lois et aux politiques applicables. Cependant, il existe des possibilités d'améliorer les processus existants et de réduire les risques inhérents au processus de vérification de l'admissibilité. Divers défis se posent au niveau des politiques, de la formation, de la disponibilité et rapidité de communication de renseignements, des délais de traitement et de la surveillance et priorisation des files d'attente.

En ce qui a trait aux politiques et normes de formation nationales, il existe des possibilités d'améliorer l'uniformité et la qualité des décisions en actualisant le Manuel du Programme canadien des armes à feu et en normalisant la formation offerte aux employés jouant un rôle clé dans le processus décisionnel.

Les renseignements nécessaires à l'évaluation de l'admissibilité auxquels a directement accès le PCAF sont généralement disponibles sans délai. Il peut y avoir des retards dans la communication d'information que doit obtenir le PCAF auprès de tiers, retardant les enquêtes sur l'admissibilité et augmentant ainsi les risques éventuels pour la sécurité publique.

Il serait possible d'atténuer davantage ces risques en élaborant d'autres mécanismes visant la surveillance et le repérage de dossiers prioritaires et en évaluant diverses options en vue d'accélérer la communication de renseignements provenant de tiers. À cette fin, le PCAF pourrait mettre à profit sa capacité actuelle d'effectuer des analyses de données à l'aide d'outils de renseignements organisationnels pour assurer une surveillance proactive et établir la priorité de dossiers en attente en fonction de facteurs de risque prédéterminés.

Le PCAF pourrait également analyser et évaluer de façon plus approfondie les risques résiduels associés au nouveau processus de vérification accrue. La réponse de la direction incluse dans le présent rapport témoigne de sa détermination à donner suite aux conclusions et aux recommandations découlant de la vérification. La direction élabore un plan d'action détaillé à cette fin. Lorsque le plan sera approuvé, la Vérification interne de la GRC en surveillera la mise en œuvre et procédera, au besoin, à une vérification de suivi.

Réponse de la direction

Les Services de police spécialisés, convenant des constatations et des recommandations de la vérification énoncées respectivement à la section 3 et 5 du présent rapport, ont pris des mesures en conséquence.

Le PCAF a entrepris un projet pour achever le manuel auxiliaire du PCAF et en assurer la tenue et mise à jour grâce à un cadre de contrôle de gestion. Le projet vise également l'élaboration de méthodes de fonctionnement normalisées (MFN) à l'échelle nationale pour les activités clés du programme.

Le PCAF a entamé des discussions pour mettre en poste un coordonnateur national de la formation chargé de la mise en œuvre d'un programme de formation national portant entre autres sur la Loi sur les armes à feu et les règlements connexes, les méthodes et techniques d'enquête, les politiques et MFN du PCAF et les outils automatisés à l'appui de l'application de la Loi sur les armes à feu.

Le PCAF mène actuellement des discussions avec les Services de police contractuels et autochtones (SPCA) et la direction des Services du CIPC en vue de modifier la politique actuelle du PCAF sur l'utilisation du SIRP pour assurer l'accessibilité rapide aux renseignements servant à évaluer l'admissibilité de clients à acquérir ou à posséder des armes à feu. Le contrôleur des armes à feu (CAF) de la Colombie-Britannique (C.-B.) et du Yukon est en pourparlers avec le ministère de la Sécurité publique et du Solliciteur général de la C.-B. pour améliorer l'accès de son bureau au système PRIME, suite à la recommandation 37 formulée dans le rapport du groupe de travail sur les armes à feu illégales de la C.-B. visant un meilleur accès à ce système de gestion de l'information.

En octobre 2017, le PCAF a lancé un projet pilote visant la restructuration du protocole de vérification accrue afin d'obtenir les renseignements pertinents *** dont a besoin le CAF pour établir l'admissibilité d'un client à acquérir ou à posséder des armes à feu. Le PCAF a également intégré à sa carte stratégique de 2018‑2019 une initiative visant l'élaboration de processus améliorés et d'une formation supplémentaire pour renforcer les vérifications et les enquêtes dans le cas de problèmes de santé mentale.

Le PCAF a effectué un examen organisationnel et opérationnel des CAF fédéraux (suivi de l'examen de 2013) à l'automne 2017 pour évaluer le volume de travail, l'établissement de priorités et les rôles et responsabilités. Le rapport, qui sera publié au début du printemps de 2018, précise les mesures de suivi à prendre relativement au triage de la charge de travail et à l'utilisation de mesures de rendement pour mieux prioriser et gérer le travail.

Le PCAF élaborera un plan d'action à l'égard de chaque recommandation présentée dans le rapport de vérification. Les Services de police spécialisés désirent remercier la Vérification interne pour ses efforts considérables et l'exhaustivité du rapport.

Commissaire adjoint François Bidal
Sous-commissaire intérimaire aux Services de police spécialisés

1 Contexte

Le Programme canadien des armes à feu (PCAF) a pour mission de renforcer la sécurité publique en réduisant le risque de préjudice résultant du mauvais usage des armes à feu. Il offre des services directs au public dans le cadre de l'application de la Loi sur les armes à feu (la Loi) et des règlements connexes, qui régissent les permis, la possession, le transport, l'utilisation, l'enregistrement et l'entreposage d'armes à feu au Canada. Le PCAF effectue des vérifications pour confirmer l'admissibilité de particuliers à posséder des armes à feu et fait la promotion de la possession, de l'entreposage et de l'utilisation responsables des armes à feu. De plus, le PCAF fournit un soutien opérationnel direct aux organismes d'application de la loi pour toutes les enquêtes et demandes d'information ayant trait aux armes à feu.note de bas de page 1

En 2006, la gestion du PCAF a été confiée à la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Le PCAF relève du commissaire aux armes à feu, qui est aussi le commissaire de la GRC.

Par l'entremise des bureaux des contrôleurs des armes à feu (CAF), le PCAF collabore avec les provinces et territoires pour gérer la délivrance de permis d'arme à feu, les autorisations de port et de transport et l'admissibilité continue des titulaires de permis à l'échelle du pays. Il y a un CAF dans chaque province et territoire. L'Ontario, le Québec, le Nouveau-Brunswick, l'Île-du-Prince-Édouard et la Nouvelle-Écosse ont décidé d'administrer eux-mêmes la Loi et les règlements connexes dans leur territoire. Dans ces « provinces participantes », le CAF est nommé par la province et rend compte au ministre fédéral de la Sécurité publique en vertu d'accords de contribution. Dans les « provinces et territoires non participants » (Alberta/Territoires du Nord-Ouest, Colombie-Britannique/Yukon, Manitoba/Nunavut, Saskatchewan et Terre-Neuve-et-Labrador), le CAF est nommé par le gouvernement fédéral et relève directement du PCAF. Ces CAF dits fédéraux sont des employés de la GRC relevant du directeur général (DG) du PCAF, par l'entremise du directeur des Services de réglementation sur les armes à feu.

Relevant de la Direction de la prestation de services en matière d'armes à feu, le Bureau central de traitement (BCT), situé à Miramichi (Nouveau-Brunswick), exerce des fonctions de traitement centralisé pour l'ensemble du PCAF. Le BCT est constitué d'un centre d'appels et de diverses installations de traitement, dont les groupes de traitement de données et la salle du courrier, qui reçoivent et traitent environ 260 000 demandes de permis et de renouvellement par année, et le Groupe du soutien des CAF, qui fournit un appui administratif et opérationnel aux CAF à l'échelle du pays.

Au Canada, les personnes qui possèdent ou utilisent des armes à feu doivent être titulaires d'un permis, à moins qu'elles ne soient sous la surveillance directe et immédiate d'un titulaire de permis. De même, toute personne qui fait l'acquisition d'armes à feu ou de munitions doit détenir un permis. Le permis de possession et d'acquisition (PPA) est le seul permis d'arme à feu que peuvent obtenir les demandeurs âgés de 18 ans et plus.note de bas de page 2 En 2016, le PCAF a délivré 406 592 nouveaux permis, pour un total de 2 076 840 particuliers en possession de permis valides au Canada.note de bas de page 3

En vertu de la Loi, le CAF a le pouvoir de rejeter une demande de permis d'arme à feu ou de révoquer un permis sur la foi de son évaluation du risque éventuel que le particulier représente pour la sécurité publique. En 2016, 2 223 permis ont été révoqués et 771 demandes ont été rejetées pour diverses raisons liées à la sécurité publique.note de bas de page 4 Dans le cadre du régime actuel, l'admissibilité du client est évaluée au moment de la présentation d'une demande de permis, de façon continue pendant la période de validité du permis et lors du renouvellement (aux cinq ans).

La vérification continue de l'admissibilité, selon laquelle des vérifications régulières sont menées pour confirmer que les titulaires actuels demeurent admissibles au permis d'arme à feu, permet d'assurer le respect de la Loi. Si un titulaire de permis est impliqué dans un incident violent (ou toute autre infraction énoncée à l'article 5 de la Loi), un rapport intitulé Personne d'intérêt – Armes à feu (PIAF) est généré dans le Système canadien d'information relativement aux armes à feu (SCIRAF) et acheminé au CAF compétent aux fins de suivi. En 2016, un total de 29 487 rapports PIAF visant des titulaires de permis d'arme à feu ont été générés.note de bas de page 5

Le plan de vérification fondé sur le risque de 2016-2019, approuvé par le commissaire, comprenait une vérification du PCAF. La grande visibilité du PCAF et une surveillance accrue résultant d'enquêtes du coroner justifiaient un examen indépendant de la vérification de l'admissibilité à un permis d'arme à feu.

2 Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

La vérification visait à évaluer l'efficacité des processus établis pour confirmer l'admissibilité des demandeurs et des titulaires de permis d'arme à feu et l'efficacité du cadre de contrôle de gestion connexe.

2.2 Portée

La vérification a examiné les processus établis pour confirmer l'admissibilité des demandeurs de permis d'arme à feu, des titulaires actuels de permis et des clients cherchant à renouveler leur permis. L'équipe de vérification a examiné les procédures entreprises par les CAF dans les provinces et territoires non participants et les opérations de soutien du BCT et du centre de décision du PCAF, situé à la Direction générale (DG). Puisque les bureaux des CAF fédéraux et le BCT sont dotés d'employés de la GRC relevant du DG du PCAF, leurs activités sont visées par le mandat de vérification de la Vérification interne de la GRC. Le CAF et le personnel du PCAF dans les provinces participantes sont des employés du ministère provincial de la Justice ou du Solliciteur général. Puisqu'ils ne sont pas des employés de la GRC, leurs activités ne sont pas visées par le mandat de la Vérification interne de la GRC et n'ont pas été examinées.

Les dossiers examinés dans le cadre de la vérification étaient datés du 1er janvier 2016 au 31 décembre 2016.

La vérification n'a pas évalué la qualité des données du SCIRAF.

2.3 Méthode

La vérification a été effectuée conformément aux normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne (2015) de l'Institut des vérificateurs internes et à la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor (2017).

Pendant l'étape de la planification en mai 2017, l'équipe de vérification a tenu des entrevues, procédé à une revue générale des modalités en vigueur et examiné les politiques et procédures pertinentes et les résultats d'examens antérieurs.

Les critères et tests de vérification ont été élaborés en fonction de la Loi sur les armes à feu et des règlements connexes et des politiques et directives de la GRC. L'objectif et les critères de vérification figurent à l'annexe A.

Pendant la phase d'examen, terminée en novembre 2017, l'équipe a eu recours à diverses techniques de vérification, dont des entrevues, l'examen de documents et des tests de vérification des dossiers de clients. Les vérificateurs ont fait des visites sur place – au BCT et à deux bureaux des CAF dans les provinces et territoires non participants (C.-B./Yukon et Alberta/T.N.-O.) – pour examiner les dossiers et évaluer les pratiques. Après son examen, l'équipe a tenu des réunions afin de valider ses constatations auprès du personnel et a présenté les conclusions pertinentes à la haute direction.

Le Tableau 1 résume le nombre de dossiers examinés dans le cadre de la vérification. Un échantillonnage aléatoire a été effectué à partir de données du SCIRAF obtenues du PCAF. Pour examiner le processus de présentation de demandes, l'équipe de vérification a analysé un échantillon aléatoire de demandes initiales et de demandes de renouvellement visant divers types d'armes à feu (sans restriction [SR], à autorisation restreinte [AR] et prohibées [P]) qui ont été approuvées, ainsi que des demandes initiales et des demandes de renouvellement qui ont été rejetées. Pour évaluer le processus de vérification continue de l'admissibilité, l'équipe a examiné un échantillon de dossiers de clients qui ont fait l'objet de rapports d'incident en 2016.

Tableau 1 : Échantillonnage
Nota : Les chiffres entre parenthèses représentent le nombre total de dossiers de même catégorie au moment de l'échantillonnage.
C.-B. Yukon Total C.-B. / Yukon Alberta T.N.-O. Total Alberta/T.N.-O. Total général
Demandes
Demandes initiales approuvées (SR) 9 (11 893) 4 (492) 13 7 (15 041) 4 (547) 11 24
Demandes initiales approuvées (AR) 9 (12 491) 4 (164) 13 8 (14 151) 4 (143) 12 25
Renouvellements approuvés (SR) 10 (16 193) 4 (581) 14 9 (17 041) 4 (434) 13 27
Renouvellements approuvés (AR) 6 (11 674) 4 (201) 10 9 (12 006) 3 (137) 12 22
Renouvellements approuvés (P) 4 (1 346) 2 (36) 6 4 (1 078) 2 (16) 6 12
Demandes approuvées total partiel 110
Demandes rejetées 4 (15) 2 (2) 6 6 (14) 0 (0) 6 12
Admissibilité continue (statut de la décision)
Révocations 6 (142) 2 (6) 8 6 (97) 2 (3) 8 16
Réception d'une suggestion de révocation 2 (791) 1 (9) 3 4 (1 131) 1 (85) 5 8
En voie d'examen 8 (90) 2 (11) 10 8 (182) 1 (2) 9 19
Permis valides 7 (215) 1 (50) 8 4 (415) 2 (15) 6 14
Permis expirés 4 (140) 1 (5) 5 3 (203) 1 (19) 4 9
Dossiers d'admissibilité continue total partiel 66
Total général 69 27 96 68 24 92 188

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme au cadre d'exercice professionnel international de l'Institut des vérificateurs internes et à la Directive sur l'audit interne du CT, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3 Constatations

3.1 Gouvernance

Des politiques et procédures cadrant avec la Loi sur les armes à feu et les règlements connexes sont en place et sont respectées de façon systématique. Il existe des possibilités d'actualiser le Manuel du Programme canadien des armes à feu et de mieux gérer la charge de travail et l'arriéré de dossiers dans les bureaux des CAF.

Politiques et procédures

La Loi sur les armes à feu et ses règlements d'application régissent l'administration du PCAF. La Loi énonce les critères d'admissibilité dont doit tenir compte le CAF avant de délivrer un permis d'arme à feu, par exemple si le demandeur a été déclaré coupable d'infractions précises au Code criminel, s'il a été traité pour une maladie mentale, si l'historique de son comportement atteste l'usage de violence ou s'il fait l'objet d'une ordonnance d'interdiction lui interdisant la possession d'une arme à feu. De plus, le particulier doit réussir les cours sur la sécurité des armes à feu requis. Seul le CAF peut décider de l'admissibilité à un permis. Conformément à l'article 98 de la Loi, les préposés aux armes à feu (PAF) désignés par écrit par le CAF peuvent exercer les attributions conférées à ce dernier.

L'équipe de vérification a constaté que les processus de vérification mis en place pour évaluer l'admissibilité sont axés sur l'obtention de renseignements permettant d'évaluer les divers critères énoncés dans la Loi. Pour savoir si le demandeur a été déclaré coupable d'une infraction criminelle, une recherche est effectuée dans le Centre d'information de la police canadienne (CIPC). L'existence éventuelle d'ordonnances d'interdiction exige la consultation de dossiers des tribunaux. L'équipe de vérification a confirmé que les politiques et procédures établies cadrent avec les exigences de la Loi.

L'équipe de vérification s'attendait à ce qu'il existe une politique nationale régissant les activités de vérification de l'admissibilité à l'échelle du programme et servant de base à l'élaboration de politiques et procédures plus détaillées au sein des services.

Le Manuel du Programme canadien des armes à feu (MPCAF) est le manuel de politique national. Le MPCAF traite d'une variété de sujets, dont la délivrance de permis. Malheureusement, plusieurs rubriques de la Partie 2 (Permis, autorisations et agréments) n'ont aucun contenu : Admissibilité continue (section 7), Ordonnances judiciaires (section 8) et Refus de délivrance et révocations (section 10).

Pour pallier cette lacune, le BCT et les bureaux des CAF ont établi des politiques et des directives détaillées à l'interne relativement aux processus de vérification de l'admissibilité. Étant donné la nature répétitive des étapes à suivre dans le traitement des demandes et l'examen des préoccupations quant à l'admissibilité continue, ces MFN détaillées contribuent à la normalisation des processus.

Au niveau des services, l'équipe de vérification a constaté que les employés du BCT et des bureaux des CAF connaissent bien les politiques puisqu'ils les consultent au quotidien dans l'exercice de leurs fonctions. Les gestionnaires et les superviseurs leur communiquent rapidement les mises à jour et modifications éventuelles. Les employés ont recours à divers mécanismes, dont des sites Intranet, qui permettent l'entreposage centralisé des politiques et procédures pertinentes et la communication de mises à jour et de renseignements importants.

Après l'examen opérationnel de 2013 visant la centralisation des processus administratifs communs, de nombreuses démarches administratives et décisions comportant de faibles risques ont été transférées des CAF au Groupe du soutien des CAF (BCT). Divers mécanismes de contrôle ont été mis en place pour assurer une transition efficace, dont une matrice précisant les décisions que peuvent prendre les employés du Groupe du soutien des CAF et les questions devant être renvoyées aux bureaux des CAF aux fins d'examen. La matrice a évolué avec le temps et des discussions sont en cours au sein du programme pour la délégation éventuelle de pouvoirs de décision accrus au Groupe du soutien des CAF.

Conformité

Pour évaluer l'intégrité du processus de vérification de l'admissibilité, l'équipe de vérification a examiné différents types de dossiers figurant dans le SCIRAF et se trouvant dans les bureaux des CAF afin de déterminer si les procédures applicables sont suivies et si les dossiers contiennent des preuves suffisantes à l'appui des décisions prises en matière d'admissibilité.

Demandes de permis et de renouvellement

Les tests de vérification portant sur l'échantillon de 110 demandes de permis et de renouvellement approuvées ont révélé que les vérifications nécessaires en matière d'admissibilité ont été effectuées dans 100 % des cas avant la délivrance du permis, y compris la consultation de systèmes automatisés et les vérifications manuelles, au besoin.

Les vérifications nécessaires ont également été effectuées dans les 12 dossiers (100 %) faisant partie de l'échantillon de demandes de permis et de renouvellement rejetées. Les motifs du refus, conformes aux critères d'admissibilité énoncés dans la Loi, figurent au dossier dans tous les cas. Au besoin, une enquête sur l'admissibilité a été menée pour appuyer la décision de rejeter la demande.

Vérification continue de l'admissibilité

Pour évaluer l'efficacité du processus de vérification continue de l'admissibilité, l'équipe a examiné un total de 66 dossiers faisant l'objet d'un rapport PIAF – dans certains cas, l'enquête sur l'admissibilité était encore en cours.

En général, l'examen des dossiers a montré que les incidents PIAF sont acheminés au PCAF assez rapidement (en moyenne deux jours) dans le cadre du processus de vérification continue de l'admissibilité et que le BCT, à son tour, obtient la divulgation et en avise les bureaux des CAF sans délai. Malheureusement, il y a des retards importants avant le début des enquêtes sur l'admissibilité, qui s'éternisent souvent. Dans de nombreux cas, lorsque des accusations ont été déposées contre le client, le PCAF semble attendre le jugement du tribunal avant de rendre sa décision sur l'admissibilité.

  • Révocations et permis valides – L'équipe de vérification a déterminé que toutes les révocations (16) et tous les permis redéclarés « valides » au terme d'une enquête amorcée après le signalement de préoccupations en matière d'admissibilité (14) sont entièrement conformes aux critères d'admissibilité énoncés à l'article 5 de la Loi. Pour les révocations, le délai moyen entre la création de l'incident PIAF et la décision du CAF sur l'admissibilité du client est de 110 joursnote de bas de page 6 (80 jours pour le bureau de la C.-B./Yukon et 140 jours pour le bureau de l'Alberta/T.N.-O.). Pour les permis redéclarés « valides », le délai moyen entre la création de l'incident PIAF et la décision du CAF est de 231 joursnote de bas de page 7 (203 jours pour le bureau de la C.-B./Yukon et 268 jours pour le bureau de l'Alberta/T.N.-O.).
  • Réception d'une suggestion de révocation et dossiers en voie d'examen – L'équipe a examiné 27 dossiers provenant des deux bureaux des CAF pour lesquels un rapport PIAF a été généré mais aucune décision finale n'avait encore été prise (c.-à-dire réception d'une suggestion de révocation ou en voie d'examen). Le délai moyen écoulé depuis la création de l'incident PIAF est de 331 joursnote de bas de page 8 (324 jours pour le bureau de la C.-B./Yukon et 337 jours pour le bureau de l'Alberta/T.N.-O.).
  • Permis expirés – L'équipe de vérification a examiné neuf dossiers faisant l'objet d'un rapport PIAF dans lesquels le permis était « expiré » au moment de l'examen. Dans tous les cas, le permis avait expiré avant que le PCAF ne puisse procéder à un examen ou à une enquête en vue d'une décision finale sur l'admissibilité du titulaire. Le délai moyen entre la création de l'incident PIAF et l'expiration du permis est de 189 joursnote de bas de page 9 (142 jours pour le bureau de la C.-B./Yukon et 249 jours pour le bureau de l'Alberta/T.N.-O.).

Les risques pour la sécurité publique causés par les retards sont souvent atténués par le fait que les services d'application de la loi ont saisi l'arme et le permis du particulier. La vérification a constaté que les CAF se fixent comme priorité de déterminer si la saisie a effectivement eu lieu, en consultant les détails de l'incident PIAF et en communiquant avec le policier en cause, au besoin.

Les risques pour la sécurité publique seraient plus élevés lorsque l'examen initial par le CAF des dossiers ayant généré un incident PIAF tarde à se faire. Le volume de dossiers à traiter est semblable en C.-B. et en Alberta, mais il existe une mesure d'atténuation supplémentaire en C.-B., à savoir l'examen de chaque dossier dès la réception dans la file d'attente aux fins de « triage » initial. Cela n'est pas fait au bureau du CAF de l'Alberta/T.N.-O., qui explique que les retards sont attribuables au manque de personnel. À l'échelle nationale, le PCAF envisage de redistribuer la charge de travail entre les CAF pour aider à réduire l'arriéré en Alberta, c'est-à-dire envoyer des dossiers à traiter du bureau de l'Alberta au bureau du CAF du Manitoba/Nunavut. La section 3.3 du présent rapport traite plus à fond de la surveillance et de la gestion de l'arriéré de dossiers.

3.2 Formation, exhaustivité et rapidité de communication de renseignements

La majorité des employés du PCAF sont bien formés, mais la mise en oeuvre d'une norme de formation nationale à l'intention des PAF contribuerait à l'uniformité des pratiques et du processus décisionnel. De plus, l'amélioration des renseignements et un accès élargi à divers systèmes favoriseraient la prise de décisions éclairées et rapides en matière d'admissibilité.

Formation

La formation des employés est essentielle au respect des processus établis et favorise la normalisation et l'efficacité. L'équipe de vérification s'attendait à ce qu'il existe des normes de formation nationales et à ce que les employés aient reçu la formation nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.

La majorité des tâches liées à l'évaluation de l'admissibilité sont de nature administrative. La plupart des nouveaux employés sont donc jumelés avec un collègue plus chevronné. Puisque le travail est souvent répétitif, des directives sur la façon de procéder ont été élaborées au sein du service pour aider les employés à exécuter les diverses tâches. Outre la formation en cours d'emploi visant l'apprentissage de divers rôles, une formation officielle portant sur l'utilisation d'outils de travail précisnote de bas de page 10 est offerte, en plus de divers cours obligatoires que doivent suivre tous les nouveaux employés de la GRC en ligne dans AGORA. Les conseillers juridiques affectés aux bureaux des CAF de l'Alberta/T.N.-O. et de la C.-B./Yukon offrent aussi des cours sur la Loi et les règlements connexes au nouveau personnel et des séances de formation sur des questions juridiques spécialisées propres aux PAF. Les bureaux des CAF de l'Alberta/T.N.-O. et de la C.-B./Yukon ont tous deux des exigences de formation documentées à l'intention des nouveaux employés dans divers rôles (c'est-à-dire des renseignements particuliers auxquels sont exposés les employés) pour faciliter l'élaboration de plans de formation individuelle.

Depuis octobre 2016, un service d'expertise est responsable de l'élaboration et de l'administration de la formation visant les nouveaux employés de divers groupes du BCT (centre d'appels, traitement de données, soutien des CAF). Le service d'expertise entend offrir cette formation aux autres groupes du BCT à l'avenir (salle du courrier et des dossiers, traitement des exceptions). De plus, le service d'expertise est responsable de fournir des conseils techniques et de veiller à l'assurance de la qualité.

L'équipe de vérification a relevé la pratique exemplaire de formation polyvalente du personnel de groupes fonctionnels pour la réalisation d'une variété de tâches. Cette pratique offre une certaine souplesse permettant la réaffectation d'employés au sein du BCT ou entre les divers bureaux des CAF pour aider à réduire les arriérés et répondre aux priorités. À part les employés exerçant les fonctions de PAF, les employés du BCT et des bureaux des CAF interviewés estimaient en général que la formation reçue leur permettait d'accomplir les tâches liées au poste.

Les CAF et PAF interviewés se plaignent de l'absence d'une norme de formation à l'intention des employés exerçant les fonctions de PAF, un rôle exigeant un large éventail de compétences. Les PAF sont chargés de mener des enquêtes en cas de non-admissibilité éventuelle et de rendre des décisions finales sur l'admissibilité du client en fonction des résultats de ces enquêtes. Compte tenu du rôle de PAF, l'expérience de travail dans un milieu de la réglementation ou de la tenue d'enquêtes constitue un atout. Cependant, les CAF ont indiqué qu'il est difficile de trouver des candidats compétents avec l'expérience voulue et que les PAF actuels proviennent de milieux différents.

L'élaboration d'une norme de formation à l'intention des PAF en collaboration avec Apprentissage et Perfectionnement de la GRC pourrait aider à compenser le manque d'expérience des employés et à favoriser l'uniformité des pratiques et du processus décisionnel. L'un des CAF dirige une initiative visant la formation des PAF à l'échelle nationale, en tirant parti des modules de formation de la GRC existants (techniques d'enquête, prise de notes, entrevues) et en relevant les lacunes éventuelles exigeant l'élaboration de formation particulière.

Exhaustivité et rapidité de communication de renseignements

Diverses sources d'information sont utilisées pour déterminer l'admissibilité d'un particulier à un permis d'arme à feu, dont le CIPC, le SIRP, le système PRIME-BC, d'autres systèmes de gestion des dossiers (SGD) de la police, les dossiers de tribunaux, les réponses aux questions sur les antécédents personnels fournies dans les demandes de permis d'arme à feu et les résultats de la vérification accrue de l'admissibilité.

La vérification continue de l'admissibilité entraîne généralement la consultation d'autres sources d'information dans le cadre d'une enquête sur un incident PIAF, par exemple obtenir des précisions en interviewant le client, communiquer avec le service de police compétent pour demander la divulgation d'un incident ou, dans le cas de problèmes de santé mentale (Loi sur la santé mentale), obtenir des renseignements auprès d'un médecin (formulaire 6423 de la GRC). Afin que le CAF puisse bien évaluer l'admissibilité du client, des renseignements complets doivent lui être accessibles et disponibles.

L'équipe de vérification a déterminé que le personnel du PCAF a généralement accès à des renseignements suffisants pour déterminer l'admissibilité du client. Cependant, diverses améliorations sont possibles.

Codes d'incident

Dans le cadre de la vérification continue de l'admissibilité, les données sur les clients figurant dans le SCIRAF (système d'information du PCAF) sont comparées continuellement au contenu du CIPC pour repérer les interactions pertinentes de clients avec les services d'application de la loi. Le personnel du PCAF s'inquiète du risque lié à l'utilisation par les policiers de codes génériques pour définir des incidents d'importance éventuelle pour l'évaluation de l'admissibilité de clients. Un bureau du CAF a indiqué relever un ou deux cas par semaine, mais l'équipe de vérification n'a trouvé qu'un seul exemple de ceci dans l'échantillon de dossiers examinés. Le PCAF a tenté d'atténuer le risque par l'entremise d'un programme de sensibilisation proactif auprès des partenaires policiers, leur soulignant l'importance d'utiliser les codes d'incident voulus pour assurer l'efficacité du processus des rapports PIAF. En consultation avec le PCAF, les SPAC ont récemment modifié la politique applicable aux incidents de violence dans les relations où le suspect souffre de maladie mentale et a accès à des armes à feu.note de bas de page 11

Accès aux renseignements du CIPC

À titre d'organisme de réglementation, le PCAF est lié par des considérations de respect de la vie privée et a donc un accès limité au SIRP et au système PRIME.

Le PCAF est un service utilisateur du CIPC de catégorie III, à savoir un organisme ayant un rôle complémentaire à l'application de la loi. Le chapitre 2.6. du MPCAF limite l'accès aux systèmes par le personnel du PCAF. Tel qu'indiqué au paragraphe 4.2., le CAF ou son représentant doit seulement consulter l'incident lié à l'entrée PIAF ou à l'enquête connexe lorsqu'il effectue une recherche dans le Système de gestion des dossiers opérationnels (SGDO). Le paragraphe 4.4. précise que toute recherche effectuée au moyen d'un nom de famille, d'une adresse ou d'un élément de recherche autre que le numéro d'incident opérationnel lié à l'inscription PIAF sera considérée comme une atteinte à la sécurité et pourrait entraîner la suspension de l'accès, un examen de l'autorisation de sécurité de la personne ou des mesures disciplinairesnote de bas de page 12

En discutant avec le service de police compétent au sujet d'un incident PIAF, le PCAF découvre parfois que le SGDO contient d'autres renseignements pertinents quant à l'admissibilité du client. Dans de tels cas, une autre demande de divulgation doit être envoyée au service de police compétent afin que le PCAF puisse accéder aux renseignements. Le personnel du PCAF et les CAF ont indiqué que l'accès à d'autres incidents historiques leur permettrait d'obtenir plus de renseignements et donc de mieux évaluer l'admissibilité de clients, mais il s'agirait d'un libre accès à tous les renseignements personnels qui n'ont peut-être rien à voir avec leur évaluation. L'organisation doit donc analyser de façon plus approfondie les préoccupations en matière de protection de la vie privée.

Communication de renseignements

Le délai de transmission de l'information nécessaire à l'évaluation de l'admissibilité pose aussi un problème. Selon les entrevues et les résultats des tests de vérification, le délai de transmission varie selon la source de l'information et que le personnel du PCAF ait accès directement aux renseignements ou qu'il ait à les demander auprès d'un tiers. Les retards dans l'obtention d'information sont le plus souvent hors du contrôle du PCAF.

Le PCAF reçoit généralement l'information du CIPC, des tribunaux et du SIRP dans un ou deux jours. En moyenne, le personnel du BCT obtient les divulgations nécessaires pour les incidents inscrits dans le SIRP dans un délai d'un jour. Le bureau du CAF de l'Alberta/T.N.-O. a un accès libre et direct au système JOIN (système d'information des dossiers judiciaires de l'Alberta) et aux SGD des services de police d'Edmonton et de Calgary. Il est donc en mesure d'obtenir les renseignements nécessaires rapidement. Pour leur part, les employés du CAF de la C.-B./Yukon ont un accès libre et direct au système JUSTIN (système d'information des dossiers judiciaires de la C.-B.).

L'équipe de vérification a constaté des retards dans l'obtention de divulgations liées à des systèmes autres que le SIRP (PRIME-BC ou autres SGD). Dans ces cas, les divulgations pouvaient prendre de quelques jours à quelques semaines, selon le partenaire policier en cause. Le BCT ne peut pas effectuer les divulgations dans le système PRIME pour le CAF de la C.-B./Yukon, donc tous les incidents PIAF générés en C.-B. sont envoyés au CAF de la C.-B./Yukon aux fins de divulgation. Le CAF de la C.-B./Yukon effectue une vérification initiale dans le système PRIME et envoie les demandes de divulgation au service de police compétent. Parmi les dossiers du bureau de CAF de la C.-B./Yukon examinés dans le cadre de la vérification, cinq ont été renvoyés à un PAF aux fins d'enquête, avec divers délais de transmission des divulgations dans le système PRIME (quatre mois, quatre mois, quatre semaines, trois semaines, deux semaines). Le bureau du CAF de l'Alberta/T.N.-O. compte sur le BCT pour les divulgations liées au SIRP, mais le personnel envoie des demandes de divulgation à des services de police autres que la GRC (Medicine Hat, Lethbridge) au besoin.

L'équipe a aussi relevé des retards dans l'obtention de renseignements médicaux nécessaires à l'évaluation des risques liés à la santé mentale (SM) et de l'admissibilité du demandeur ou du client. De tels retards peuvent influer sur la prise de décision sur l'admissibilité puisque l'avis du médecin peut aider le PAF à déterminer l'admissibilité du particulier à obtenir ou à conserver un permis d'arme à feu.

Le demandeur ou le client doit demander à son médecin de remplir un questionnaire médical (formulaire 6423 de la GRC) et de l'envoyer au PCAF. Pour éviter les retards dans l'obtention de renseignements médicaux, le PCAF a établi une politique selon laquelle le formulaire médical doit être rempli et renvoyé dans un délai de 60 jours. Si le PCAF ne reçoit pas les renseignements médicaux à la fin de la période de 60 jours, le permis d'arme à feu peut être refusé ou révoqué. La période de 60 jours peut être prorogée dans des circonstances spéciales. Le PCAF a recours à des initiatives de sensibilisation auprès des partenaires policiers et des associations médicales pour leur souligner l'importance de fournir sans délai les renseignements nécessaires à l'évaluation de l'admissibilité d'un particulier à un permis d'arme à feu.

Vérification accrue

Dans le cadre du régime de vérification accrue (VA), mis en œuvre en 2007, le demandeur et deux répondants étaient interrogés par téléphone pour déterminer si la délivrance d'un permis d'arme à feu entraînait des risques éventuels pour la sécurité publique. En 2010, le PCAF a effectué un examen de l'efficacité de la VA pour déterminer si le régime permettait de relever des obstacles éventuels à l'admissibilité. Fort des résultats de l'examen, le PCAF a décidé en avril 2014 de limiter la VA à une seule entrevue téléphonique auprès d'un répondant.

En 2017,note de bas de page 13 dans le cadre d'un projet pilote, l'interrogation de répondants par téléphone a été graduellement abandonnée ***. Le projet pilote se poursuit, permettant d'élaborer et d'officialiser des politiques et des MFN. On estime qu'environ 14 400 demandeurs répondraient aux critères de vérification annuellement dans le cadre du nouveau processus de VA. Le PCAF compte évaluer l'efficacité du nouveau processus quand le projet pilote aura été en place pendant quatre mois.

L'équipe de vérification estime qu'une analyse plus approfondie s'impose pour évaluer le risque résiduel lié à l'adoption du nouveau régime de VA et les compromis éventuels. ***. Le PCAF devrait tenir compte de tels facteurs au moment d'examiner les résultats du projet pilote.

En vue d'améliorer l'utilité et la pertinence de l'information recueillie aux fins de vérification de l'admissibilité de demandeurs, le PCAF compte revoir les questions sur les antécédents personnelsnote de bas de page 14 figurant dans la demande de permis actuelle. Les questions sont les mêmes depuis de nombreuses années et le programme veut s'assurer qu'elles cadrent effectivement avec les facteurs de risque actuels.

3.3 Contrôle et surveillance

Des renseignements sur le rendement sont saisis et utilisés pour examiner l'efficacité des activitiés de vérification de l'admissibilité et assurer l'amélioration continue des processus. Les files d'attente sont généralement surveillées et priorisées, mais les priorités ne sont pas établies en fonction de facteurs de risque dans tous les bureaux des CAF. Il faudrait examiner ces pratiques pour s'assurer que les mesures nécessaires sont prises pour atténuer les risques éventuels.

L'équipe de vérification s'attendait à qu'il existe des processus visant l'examen des activités de vérification de l'admissibilité menées par le PCAF aux fins d'améliorations éventuelles et à ce que des renseignements sur le rendement soient saisis et utilisés par la direction dans le cadre du processus décisionnel. L'équipe s'attendait aussi à ce qu'il existe des processus d'assurance de la qualité (AQ) au sein du service pour surveiller la conformité des activités de vérification de l'admissibilité et à ce que les files d'attente soient surveillées et priorisées en fonction de facteurs de risque.

Au sein du PCAF, la Direction de l'amélioration des activités relatives aux armes à feu (DAARAF) dirige la conception des processus de travail en fonction des politiques applicables et des exigences opérationnelles. Elle utilise les renseignements organisationnels (RO) et effectue des examens opérationnels internes pour évaluer les processus en vue d'accroître l'efficacité et l'efficience. La DAARAF a dirigé l'examen de l'efficacité de la VA et les modifications proposées au régime de VA mentionnés à la section précédente du présent rapport.

En 2013, la DAARAF a dirigé un examen organisationnel et opérationnel (EOO) des bureaux des CAF à l'échelle nationale portant sur les activités principales, le volume de travail lié à chaque activité, le niveau d'efforts requis pour chaque activité (étude des temps et mouvements) et les besoins en matière de ressources. L'examen a également évalué la possibilité de centraliser les activités administratives communes et l'incidence d'un tel changement. Cela a donné lieu à la création du Groupe du soutien des CAF au sein du BCT. Depuis l'EOO de 2013, la direction et le personnel du PCAF ont indiqué que les bureaux des CAF pourraient probablement déléguer plus de travail au Groupe du soutien des CAF afin qu'ils puissent se concentrer sur des fonctions d'enquête comportant des risques plus élevés. Conformément à l'évaluation de l'équipe d'évaluation, il convient d'étudier la possibilité d'un partage accru de tâches entre le BCT et les bureaux des CAF.

En septembre 2017, la DAARAF a entrepris un examen organisationnel de suivi ciblant les Services des CAF (BCT)note de bas de page 15. Il s'agissait d'une évaluation analytique globale du déroulement des activités des CAF et du Groupe du soutien des CAF pour déceler les écarts, les anomalies et les problèmes éventuels et cerner les risques pour la sécurité publique. Les résultats de l'examen n'étaient pas disponibles avant la fin de la présente vérification.

Le groupe des RO de la DAARAF effectue des analyses de données à partir de renseignements figurant dans le SCIRAF pour produire des rapports à l'intention des autres directions du PCAF à l'appui de la prise de décisions éclairées. Des rapports sont transmis régulièrement au directeur des Services de réglementation sur les armes à feu et au directeur de la Prestation de services en matière d'armes à feu concernant les volumes de travail, les files d'attente et les arriérés. Le groupe des RO peut également effectuer des analyses plus approfondies afin d'aider les autres directions du PCAF à surveiller des aspects préoccupants et à favoriser des améliorations continues. Les analyses de données effectuées par la DAARAF ont cerné les améliorations qui s'imposent pour assurer l'intervention en temps voulu des Services juridiques dans le processus de révocation et la rédaction d'un modèle de lettre de révocation en 2017. La vérification a confirmé que la DAARAF contribue à la surveillance des processus de vérification de l'admissibilité du PCAF et à l'examen de ceux-ci aux fins d'amélioration, mais il existe des possibilités de mettre davantage à profit la capacité d'analyse de données de la DAARAF afin de surveiller la nature des volumes de travail et des arriérés au sein des bureaux des CAF et de cibler les risques d'importance particulière pour l'ensemble du PCAF (p. ex. risques liés à l'arriéré considérable au bureau du CAF de l'Alberta/T.N.-O.). Le PCAF jouirait ainsi d'une plus grande visibilité à l'égard des arriérés et serait en mesure d'élaborer des stratégies supplémentaires en conséquence, en plus de la stratégie visant le transfert de dossiers entre bureaux des CAF.

Assurance de la qualité

La responsabilité du contrôle de l'AQ des processus de vérification de l'admissibilité incombe au BCT et au CAF compétent (le bureau au sein duquel ont eu lieu les activités).

Le groupe de service d'expertise au sein du BCT effectue l'AQ du rendement de divers groupes (centre d'appels, traitement des données, soutien des CAF). Un analyste du service d'expertise examine régulièrement un échantillon du travail de chaque membre de ces groupes et fournit de la rétroaction. Le mandat du groupe de service d'expertise est relativement nouveau, et la fonction d'AQ n'a pas encore été élaborée pour les autres processus du BCT. La salle du courrier et des dossiers et le groupe de l'accréditation et du traitement des exceptions ne font toujours pas l'objet de processus d'AQ.

Divers processus visant l'AQ des activités de vérification de l'admissibilité étaient en place dans les bureaux des CAF au moment de la vérification. Les dossiers examinés contenaient des listes de contrôle et des gabarits visant à assurer l'exhaustivité et la normalisation des processus. Les PAF doivent faire appel à leur superviseur (gestionnaire des opérations ou chef d'équipe) et au CAF dans le cas de dossiers de nature délicate, et le conseiller juridique passe en revue tous les dossiers dans lesquels le refus ou la révocation est recommandé.

Depuis quelques années, le PCAF confie aux CAF le processus d'assurance de la qualité au sein du service (AQSS) lié à la qualité des enquêtes. L'équipe de vérification a analysé les résultats de l'AQSS de 2016 des deux bureaux des CAF visités, laquelle visait l'examen interne de plus de 110 dossiers. Aux deux endroits, les lacunes relevées portaient sur le besoin de consigner dans le SCIRAF toutes les démarches d'enquête entreprises par le personnel. Les résultats de l'AQSS indiquent dans les deux cas qu'un examen par le superviseur aiderait à régler le problème.

Les éléments probants recueillis dans le cadre de la vérification grâce à l'examen de dossiers et aux entrevues indiquent le besoin de supervision accrue. À l'heure actuelle, le superviseur examine uniquement les dossiers dans lesquels la décision sur l'admissibilité à un permis d'arme à feu est négative. Le processus d'AQ serait plus efficace si tous les types de dossiers (décisions positives et négatives) étaient examinés pour assurer l'uniformité et la conformité, puisqu'il existe des risques inhérents à l'obtention ou à la conservation par un particulier d'un permis d'arme à feu au terme d'une enquête sur l'admissibilité.

Surveillance et gestion des arriérés

Puisque le milieu opérationnel dans lequel est effectuée la délivrance de permis par le PCAF comporte de nombreux processus, l'équipe de vérification s'attendait à ce que les files d'attente soient surveillées pour éviter les arriérés et les engorgements et à ce qu'il existe des mécanismes pour établir la priorité des dossiers en fonction de facteurs de risque prédéterminés.

L'équipe a constaté que l'ensemble des groupes du programme s'entendent sur les risques les plus importants en matière d'admissibilité à un permis d'arme à feu. La charge de travail est donc gérée de façon assez uniforme pour repérer les dossiers prioritaires (problèmes de SM, risques pour la sécurité publique, incidents PIAF visant des clients existants). Le dossier d'un particulier présentant une première demande qui suscite des préoccupations quant à l'admissibilité est jugé moins prioritaire puisqu'on suppose qu'il n'a pas légalement accès à des armes à feu et le risque pour la sécurité publique est donc moindre.

Pour assurer le traitement prioritaire de dossiers de SM, une file d'attente de CAF réservée aux dossiers mettant en cause des problèmes de SM a été créé au printemps de 2017. La file d'attente permet au BCT d'aviser sans délai les bureaux des CAF compétents de tels dossiers prioritaires. Pour leur part, les bureaux des CAF s'assurent que les dossiers figurant dans cette file d'attente font l'objet d'enquêtes prioritaires par le personnel. Cependant, la nouvelle file d'attente ne vise pas les dossiers de la C.-B. Puisque les incidents PIAF de la C.-B. proviennent du système PRIME-BC et que le BCT n'a pas accès à ce système, le BCT ne peut pas procéder au triage initial de ces dossiers. Le bureau du CAF de la C.-B./Yukon effectue donc lui-même le triage de ses incidents PIAF et identifie à l'interne les dossiers de SM en inscrivant le descripteur « PRIORITÉ » dans l'en-tête. Il procède de cette façon depuis 2013.

La vérification a confirmé que la charge de travail est surveillée régulièrement au BCT et dans les bureaux des CAF. Au BCT, les groupes surveillent de près les files d'attente de diverses sous-tâches pour repérer les retards et les arriérés. Puisque le BCT est axé en grande partie sur les normes de service, cette surveillance fournit aux superviseurs les renseignements qu'il leur faut pour rajuster les priorités et réaffecter les ressources afin de cibler les secteurs ayant des arriérés importants. Les employés reçoivent une formation polyvalente et sont donc en mesure d'exécuter plus d'une tâche au sein de leur service.

Les bureaux des CAF ont recours aux capacités de production de rapports du SCIRAF pour surveiller le volume de travail, les arriérés et les files d'attente des employés. Outre le SCIRAF, une feuille de calcul (Workload Support Tool) est utilisée aux fins de suivi et de surveillance des progrès réalisés dans les dossiers ouverts dont s'occupent les PAF.

Malgré les mécanismes en place, les deux bureaux des CAF visités accusent des arriérés importants au niveau des demandes soulevant des préoccupations en matière d'admissibilité et des incidents PIAF visant des titulaires actuels. Ces arriérés entraînent des retards dans le règlement de situations problématiques, un dilemme d'autant plus pressant dans le cas des titulaires actuels, qui ont accès à des armes à feu.

Les deux bureaux des CAF visités accusaient des arriérés semblables au niveau des incidents PIAF, mais il existe des possibilités d'améliorer la façon dont le bureau de l'Alberta/T.N.-O. surveille cet arriéré. À part les dossiers de SM, le bureau du CAF de l'Alberta/T.N.-O. traite tous les rapports PIAF selon la méthode du premier entré, premier servi. Il existe donc une accumulation de dossiers comportant des préoccupations liées à l'admissibilité qui n'ont pas encore été ouverts ou examinés par le personnel du bureau. Aucune analyse n'a été effectuée pour établir les priorités ou évaluer le niveau de risque des dossiers en attente. En l'absence d'un quelconque examen des dossiers au moment de la réception, les titulaires qui ne sont peut-être plus admissibles à un permis d'arme à feu conservent celui-ci en attendant qu'une enquête soit amorcée et qu'une décision soit rendue quant à leur admissibilité au permis.

Au contraire, au bureau du CAF de la C.-B., tous les dossiers dans la file d'attente sont examinés dans les 24 heures suivant leur réception du BCT au niveau de l'agent des armes à feu avant l'acheminement au PAF, au besoin. Cette pratique permet d'avoir une idée des incidents PIAF et des types de dossiers afin de pouvoir établir les priorités selon la nature du problème (SM, violence, etc.). En juillet 2017, le bureau du CAF de la C.‑B./Yukon avait un arriéré de 2 930 demandes (préoccupations liées à l'admissibilité) et de 2 092 incidents PIAF (avis) en attente de traitement.

Pour sa part, le bureau du CAF de l'Alberta/T.N.-O. avait en juin 2017 un arriéré de 1 713 demandes de permis (admissibilité incertaine) et de 3 188 incidents PIAF (enquête requise). À titre comparatif, en avril 2016, il y avait 1 550 demandes et 2 264 incidents PIAF en attente – l'arriéré d'incidents PIAF a augmenté de 41 % de 2016 à 2017.

Les files d'attente sont généralement surveillées et priorisées, mais les priorités ne sont pas établies en fonction de facteurs de risque dans tous les bureaux des CAF. Il faudrait examiner ces pratiques pour s'assurer que les mesures nécessaires sont prises pour atténuer les risques éventuels.

3.4 Gestion des risques

Le PCAF a mis en place des mécanismes efficaces pour cerner et évaluer les risques liés aux processus de vérification de l'admissibilité. Il faudrait maintenant élaborer des stratégies pour atténuer les risques systémiques touchant la prestation du programme.

L'équipe de vérification s'attendait à ce qu'il existe au sein du PCAF des processus selon lesquels les risques sont cernés, évalués, placés en ordre de priorité et associés aux priorités du programme, conformément à la méthode privilégiée par la GRC dans le cadre de sa stratégie de gestion intégrée du risque, présentée au chapitre 18.3 du Manuel d'administration.

En général, le PCAF semble disposer d'un processus adéquat permettant de cerner et d'évaluer les risques. Le recensement et l'évaluation des risques à l'échelle du programme, y compris les risques liés aux activités de vérification de l'admissibilité, font partie du processus officiel de planification des activités, lequel prévoit l'élaboration d'un plan d'activités quinquennal et la tenue de réunions semestrielles dirigées par le CAF pour discuter des risques et des stratégies d'atténuation applicables.

La section du Plan d'activités de 2012-2017 du PCAF portant sur l'analyse des risques énumère une série de risques relevés au sein des processus de vérification de l'admissibilité (accès de clients inadmissibles à des armes à feu, manque de ressources, uniformité des pratiques, accessibilité de renseignements contenus dans des bases de données policières). Des entrevues ont permis à l'équipe de vérification de confirmer que les risques soulignés initialement dans le plan de 2012‑2017 cadrent toujours avec les principaux risques touchant l'admissibilité tels que perçus par la direction. Selon les entrevues menées auprès d'employés du PCAF de tous les niveaux, la priorité du PCAF est de minimiser les risques pour la sécurité publique résultant de l'usage d'armes à feu tout en limitant les risques liés à la SM et à la non-admissibilité éventuelle de titulaires actuels.

Les risques touchant précisément les activités de vérification de l'admissibilité sont relevés et évalués, et des stratégies visant l'atténuation de ces risques au niveau opérationnel sont discutées aux conférences des CAF, lesquelles regroupent deux fois par année les CAF, le directeur de la Prestation de services en matière d'armes à feu, le directeur des Services de réglementation sur les armes à feu et le directeur de l'Amélioration des activités relatives aux armes à feu. Les stratégies mises en œuvre font partie des discussions sur les processus de travail lors des téléconférences mensuelles du Comité de gouvernance (BCT, bureaux des CAF des provinces et territoires non participants, PCAF) et de l'Équipe intégrée des opérations du programme (représentants de tous les bureaux des CAF et des principales directions du PCAF liées aux opérations). L'Équipe intégrée des opérations du programme sert de cadre pour dégager les problèmes opérationnels, assurer la sensibilisation et formuler des recommandations pour régler la situation.

Le rapport de décisions de la conférence des CAF tenue en février 2017 montre que les décisions, les mesures de suivi, les personnes responsables et les dates d'échéance sont suivies pour relever les questions liées aux risques qui sont discutées à ces réunions. La vérification a aussi établi que les risques liés aux activités de vérification de l'admissibilité sont connus à l'échelle du programme. Par exemple, la décision de donner la priorité aux clients existants plutôt qu'aux nouveaux demandeurs est basée sur le fait que les clients existants, qui ont déjà un permis et donc accès à des armes à feu, posent un plus grand risque pour la sécurité publique que des particuliers qui en sont à leur première demande.

La surveillance continue des risques se fait également à divers niveaux au sein du PCAF. Les CAF, avec l'appui des chefs d'équipe et des gestionnaires des opérations, surveillent les risques dans le cadre de leurs activités quotidiennes respectives. Le BCT utilise le SCIRAF pour surveiller les dossiers problématiques en fonction des files d'attente, par exemple assurer le suivi de dossiers de SM aux fins d'intervention par le CAF. Au centre de décision, le groupe des RO surveille les files d'attente et les volumes de travail à l'échelle du programme pour assurer la prise de décisions éclairées au sein des diverses directions. Tel qu'indiqué à la section 3.1 du présent rapport, cette information est utilisée par le PCAF en vue de la redistribution éventuelle de travail entre les bureaux des CAF, mais des mesures supplémentaires peuvent aussi être prises pour réduire les arriérés et limiter les risques connexes. Il existe d'autres possibilités de mettre à profit la capacité de la DAARAF d'effectuer des analyses de données pour améliorer la surveillance et le triage de la charge de travail dans les bureaux des CAF en fonction de facteurs de risque prédéterminés et élaborer de nouvelles stratégies ciblant les arriérés.

Un autre aspect du processus de gestion des risques évalué dans le cadre de la vérification est la mise en œuvre de stratégies visant à atténuer les risques cernés. L'équipe de vérification n'a pu confirmer l'efficacité des mesures d'atténuation comme telles, mais elle a constaté que des mesures sont effectivement prises pour contrer les risques importants touchant le programme. Voici des exemples de telles initiatives.

  • Pour réduire encore davantage le risque que des demandeurs inadmissibles n'obtiennent un permis d'arme à feu, le PCAF a lancé un projet pilote qui modifie le processus de VA applicable aux particuliers présentant une première demande.
  • Pour assurer le traitement prioritaire des dossiers de SM à l'échelle nationale, le SCIRAF a été modifié en avril/mai 2017 afin de permettre l'acheminement de tels dossiers à une file d'attente distincte après un triage initial par le BCT.
  • Les bureaux des CAF intensifient leurs efforts de sensibilisation auprès d'organismes policiers visant les codes de Déclaration uniforme de la criminalité (DUC) et auprès de la collectivité médicale aux fins de collaboration pour la divulgation de renseignements médicaux.

La vérification a confirmé l'élaboration et la mise en œuvre d'activités d'atténuation des risques relevés. Cependant, plusieurs de ces initiatives n'en sont qu'à leurs débuts, donc il est prématuré d'en évaluer l'intégralité et l'incidence éventuelle. Afin d'atténuer efficacement les risques, les stratégies doivent être bien mises en œuvre et surveillées de façon continue.

4 Conclusion

La vérification a confirmé qu'il existe un cadre de contrôle de gestion efficace et que les processus et enquêtes visant à déterminer l'admissibilité sont conformes aux lois et aux politiques applicables.

Cependant, il existe des possibilités d'améliorer les processus existants et de réduire les risques inhérents au processus de vérification de l'admissibilité. Divers défis se posent au niveau des politiques, de la formation, de la disponibilité et rapidité de communication de renseignements, des délais de traitement et de la surveillance et priorisation des dossiers en attente.

En ce qui a trait aux politiques et normes de formation nationales, il existe des possibilités d'améliorer l'uniformité et la qualité des décisions en actualisant le Manuel du Programme canadien des armes à feu et en normalisant la formation offerte aux employés jouant un rôle clé dans le processus décisionnel.

Il serait possible d'atténuer davantage ces risques en élaborant d'autres mécanismes visant la surveillance et le repérage de dossiers prioritaires et en évaluant diverses options en vue d'accélérer la communication de renseignements provenant de tiers. À cette fin, le PCAF pourrait mettre à profit sa capacité actuelle d'effectuer des analyses de données à l'aide d'outils de renseignements organisationnels pour assurer de façon proactive la surveillance et le triage de dossiers en attente en fonction de facteurs de risque prédéterminés.

De plus, il serait possible d'analyser et d'évaluer de façon plus approfondie les risques résiduels associés au nouveau processus de vérification accrue.

5 Recommandations

  1. Le sous-commissaire aux Services de police spécialisés devrait veiller à ce que le PCAF favorise la normalisation des processus à l'échelle nationale grâce à la mise à jour du Manuel du Programme canadien des armes à feu.
  2. Le sous-commissaire aux Services de police spécialisés devrait veiller à ce que le PCAF, en collaboration avec Apprentissage et Perfectionnement, élabore un programme de formation national à l'intention des préposés aux armes à feu.
  3. Le sous-commissaire aux Services de police spécialisés devrait poursuivre les efforts en cours pour évaluer la rapidité de communication de renseignements provenant de tiers nécessaires à la prise de décisions sur l'admissibilité.
  4. Le sous-commissaire aux Services de police spécialisés devait veiller à ce que le PCAF analyse de façon plus approfondie les processus actuels en vue d'améliorer l'efficacité de la vérification de l'admissibilité.
  5. Le sous-commissaire aux Services de police spécialisés devrait veiller à ce que le PCAF mette à profit sa capacité d'effectuer des analyses de données pour surveiller et établir la priorité de dossiers en attente en fonction de facteurs de risque prédéterminés.

Annexe A – Objectif et critères de vérification

Objectif : La vérification visait à évaluer l'efficacité des processus établis pour confirmer l'admissibilité des demandeurs et des titulaires de permis d'arme à feu et l'efficacité du cadre de contrôle de gestion connexe.

Critère 1 : Les politiques et procédures du PCAF régissant les activités de vérification de l'admissibilité cadrent avec la Loi sur les armes à feu et les règlements connexes et sont appliquées de façon systématique.

Critère 2 : Les employés du PCAF participant aux activités de vérification de l'admissibilité sont bien formés et ont accès sans délai aux renseignements requis pour s'acquitter efficacement de leurs responsabilités.

Critère 3 : Des mécanismes de contrôle et de surveillance sont en place pour s'assurer que les activités de vérification de l'admissibilité réalisent les objectifs fixés.

Critère 4 : La direction a établi, évalué et atténué les risques éventuels liés à l'efficacité des activités de vérification de l'admissibilité.


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