Gendarmerie royale du Canada
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Renseignements personnels sur les individus

Nom Numéro du dossier 
Dossiers opérationnels de renseignements sur la criminalité (fichier inconsultable) GRC PPU 015
Dossiers des enquêtes relatives à la sécurité nationale (fichier inconsultable) GRC PPU 025
Dossiers opérationnels GRC PPU 005
Services aux victimes GRC PPU 139
Passeports perdus ou volés GRC PPU 040
Programme Protection des passagers - Liste des personnes précisées GRC PPU 011
Protection du personnel et des biens de la Couronne GRC PPU 055

Registre national des délinquants sexuels

GRC PPU 095

Les Services des sciences judiciaires et de l'identité et le Service canadien d'identification criminelle en temps réels

GRC PPU 030
Programme canadien des armes à feu GRC PPU 100
Système canadien d'information relativement aux armes à feu (SCIRAF) GRC PPU 037
Demandes de renseignements faites par des propriétaires d'armes à feu, des demandeurs de permis et le grand public GRC PPU 007
Cours donnés par la GRC GRC PPU 080
Dossiers administratifs généraux de la GRC GRC PPE 807
Distinctions et récompenses GRC PPU 090
Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) GRC PPU 013
Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale GRC PPU 085
Programme d'équité en matière d'emploi GRC PPE 818
Dossiers médicaux des membres de la GRC et d'autres personnes demandant une affectation à des fonctions policières à l'étranger GRC PPE 808
Dossiers relatifs à la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat GRC PPE 815
Dossiers disciplinaires des membres de la GRC GRC PPE 805
Dossiers des griefs des membres de la GRC GRC PPE 804
Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC GRC PPE 806
Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC GRC PPE 801
Dossiers de service des membres de la GRC GRC PPE 802
Employés civils temporaires GRC PPE 810
Dossiers de vérification de sécurité/fiabilité GRC PPU 065
Auxiliaires de police GRC PPE 809
Services de police communautaires GRC PPU 010
Consultation des fichiers - Pour la protection des dignitaires et des événements canadiens et étrangers GRC PPU 060
Dossiers des employés municipaux à l'emploi de la GRC GRC PPE 811
Dossiers des postulants et des cadets GRC PPU 070
Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC GRC PPE 803
Dossiers relatifs aux demandes de consultation GRC PPU 045
Renseignements divulgués en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels GRC PPU 200
Accidents des voitures de police de la GRC demandes de règlements de sinistre déposées par la GRC ou contre celle-ci GRC PPU 075
Système d'enregistrement des armes à autorisation restreinte (SEAAR) GRC PPU 101
Programme de gestion intégrée du risque fondée sur les signes précurseurs (Early Warning Integrated Risk Management Program / EWIRMP) GRC PPE 812

Dossiers opérationnels de renseignements sur la criminalité (fichier inconsultable)

Description: On verse à cette banque des renseignements personnels recueillis par des policiers dans l'exercice de leurs fonctions sur des individus impliqués dans le crime organisé ou d'autres crimes graves. On y trouve des rapports d'enquête et des rapports d'incidents, des déclarations et la documentation connexe. On y trouve aussi des dossiers comportant des renseignements personnels pour les besoins de l'administration et de la gestion des sources humaines confidentielles et des témoins qui ont besoin de protection en rapport avec des activités criminelles. Le gouverneur en conseil a désigné ces dossiers  fichiers inconsultables , comme prévu au paragraphe 18(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, parce qu'y dominent les renseignements visés à l'article 22 de la Loi. Les renseignements de cette banque peuvent être conservés sur papier ou sous forme électronique, soit dans le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP), le Police Records Information Management Environnement (PRIME) la Banque nationale de données criminelles (BNDC), et le Système de renseignements sur la criminalité (SARC).

Catégorie de personnes : Les individus impliqués, associés ou qui font l'objet d'une enquête, de même que les sources humaines confidentielles et les témoins.

But : Compilé pour l'administration ou l'application des lois et pour la détection, la prévention ou la suppression de la criminalité.

Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés par des organismes d'application de la loi et services d'enquêtes autorisés, canadiens et étrangers, pour l'administration et l'application de la loi et pour la détection, la prévention et la suppression de la criminalité. Les renseignements personnels sur les sources humaines et les témoins servent à l'administration et à la gestion de ces mêmes personnes. Ils sont aussi utilisés par les agents de la sécurité des ministères fédéraux pour les besoins des habilitations de sécurité et vérifications de fiabilité ainsi qu'aux fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques. On peut les comparer aux renseignements versés à d'autres banques de renseignements personnels ou fichiers de programmes. Toutes les associations pour les besoins de l'administration ou de l'application de la loi et pour la détection, la prévention et la suppression de la criminalité sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 95/009, 95/011, 96/024 & 99/006

Renvoi au document no. : GRC OPS 1111, GRC OPS 1112, GRC OPS 1113, GRC OPS 1114, GRC OPS 1121, GRC OPS 1122, GRC OPS 1123, GRC OPS 1124, GRC OPS 1125, GRC OPS 1126, GRC OPS 1127, GRC OPS 1131, GRC OPS 1132, GRC OPS 1133, GRC OPS 1134, GRC OPS 1135, GRC OPS 1137, GRC OPS 1211, GRC OPS 1212, GRC OPS 1213, GRC OPS 1214, GRC OPS 1215, GRC OPS 1216, GRC OPS 1217, GRC OPS 1218, GRC OPS 1222, GRC OPS 2121, GRC OPS 2122, GRC OPS 2123, GRC OPS 2124, GRC OPS 2125

Enregistrement (SCT) : 000999

Numéro de fichier : GRC PPU 015

Dossiers des enquêtes relatives à la sécurité nationale (fichier inconsultable)

Description: Ce fichier contient des renseignements personnels sur les individus auxquels la GRC s'est intéressée dans ses dossiers sur les enquêtes criminelles relatives à la sécurité nationale, notamment des renseignements recueillis dans le cours des activités en lien avec l'application du paragraphe 6(1) de la Loi sur les infractions en matière de sécurité, et surtout des renseignements obtenus ou préparés aux fins d'enquête relativement à une infraction à toute loi du Canada où a) l'infraction alléguée découle d'une conduite qui constitue une menace à la sécurité du Canada au sens où l'entend la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité ou b) la victime est une personne jouissant d'une protection internationale selon la définition qu'en donne l'article 2 du Code criminel ou aux fins d'une arrestation pour la perpétration d'une telle infraction. Le fichier renferme des évaluations de la sécurité faites pour des personnes jouissant d'une protection internationale ainsi que des renseignements sur la gestion des services de protection de sources confidentielles et de témoins utilisés dans des enquêtes criminelles relatives à la sécurité nationale. On y trouve des renseignements personnels sur des individus qui ont fait l'objet d'enquêtes relativement à des menaces, des soupçons de menaces ou des incidents à l'égard de personnes d'importance nationale ou internationale, ou de biens de la Couronne. Le fichier contient des rapports d'enquête et des rapports d'incidents, des déclarations et la correspondance connexe, de même que des renseignements personnels sur plusieurs personnes que la GRC a eu le mandat de protéger. Le gouverneur en conseil a désigné ces dossiers  fichiers inconsultables , comme prévu au paragraphe 18(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, parce qu'y dominent les renseignements visés aux articles 21 et 22 de la loi. Les renseignements de ce fichier peuvent être conservés sur papier ou sous forme électronique, soit dans le Système de renseignements protégés sur la criminalité(SRPC) et dans le Système d'incidents et de rapports de police protégé (SIRPP).

Catégorie de personnes : Personnes qui intéressent les enquêtes criminelles relatives à la sécurité nationale, notamment celles sur qui la GRC a recueilli des renseignements aux termes du paragraphe 6(1) de la Loi sur les infractions en matière de sécurité, personnes profitant d'une protection internationale et personnes fournissant de renseignements confidentiels servant aux enquêtes criminelles relatives à la sécurité nationale.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements afin que la GRC, dont la tâche est l'application de la loi et la prévention du crime, puisse s'acquitter de ses responsabilités aux enquêtes criminelles relatives à la sécurité nationale et d'enquêtes d'habilitation sécuritaire.

Usages compatibles : La Gendarmerie utilise ces renseignements afin d'assurer la sécurité nationale et de s'acquitter des responsabilités que lui confère le paragraphe 6(1) de la Loi sur les infractions en matière de sécurité, et aussi aux fins des enquêtes de sécurité et de fiabilité. Ces renseignements sont nécessaires pour que la GRC puisse s'acquitter de ses responsabilités en matière de sécurité nationale et d'habilitation sécuritaire. Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers reconnus chargés de l'exécution de la loi et de la tenue d'enquêtes afin de remplir leur mandat en matière de sécurité nationale. Ils peuvent également servir au Service canadien du renseignement de sécurité (SCHUSS) ainsi qu'aux agents ministériels (fédéraux) de la sécurité en vue des évaluations de la sécurité et de la fiabilité. On peut se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : La Gendarmerie utilise ces renseignements afin d'assurer la sécurité nationale et de s'acquitter des responsabilités que lui confère le paragraphe 6(1) de la Loi sur les infractions en matière de sécurité, et aussi aux fins des enquêtes de sécurité et de fiabilité. Ces renseignements sont nécessaires pour que la GRC puisse s'acquitter de ses responsabilités en matière de sécurité nationale et d'habilitation sécuritaire. Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers reconnus chargés de l'exécution de la loi et de la tenue d'enquêtes afin de remplir leur mandat en matière de sécurité nationale. Ils peuvent également servir au Service canadien du renseignement de sécurité (SCHUSS) ainsi qu'aux agents ministériels (fédéraux) de la sécurité en vue des évaluations de la sécurité et de la fiabilité. On peut se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

No. ADD : 95/009, 96/023, 96/024 and 99/006

Renvoi au document no. : GRC OPS 1111, GRC OPS 1112, GRC OPS 1113, GRC OPS 1114, GRC OPS 1121, GRC OPS 1122, GRC OPS 1123, GRC OPS 1124, GRC OPS 1125, GRC OPS 1126, GRC OPS 1127, GRC OPS 1131, GRC OPS 1132, GRC OPS 1133, GRC OPS 1134, GRC OPS 1135, GRC OPS 1137, GRC OPS 1211, GRC OPS 1212, GRC OPS 1213, GRC OPS 1214, GRC OPS 1215, GRC OPS 1216, GRC OPS 1217, GRC OPS 1218, GRC OPS 1222, GRC OPS 2121, GRC OPS 2122, GRC OPS 2123, GRC OPS 2124, GRC OPS 2125

Enregistrement (SCT) : 001001

Numéro de fichier : GRC PPU 025

Dossiers opérationnels

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes qui ont fait l'objet d'enquêtes instituées aux termes du Code criminel, des lois provinciales et fédérales, d'un règlement municipal ou d'une ordonnance territoriale. Il contient également des rapports d'enquêtes et d'incidents, des déclarations, des rapports de pièces à conviction, des exemplaires des documents remis par les tribunaux, tels que des sommations et des mandats de perquisition, des exposés et, dans certains cas, des dossiers relatifs aux antécédents criminels. Cette banque de renseignements est entièrement interrogeable, mais certains renseignements ne peuvent être visionnés par tous les groupes d'utilisateurs, selon la nature délicate de ces données et l'autorisation que possède l'utilisateur de consulter ces renseignements. Les personnes qui veulent consulter ces renseignements doivent satisfaire aux exigences spécifiées sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels et également indiquer leur nom, leur date de naissance et l'endroit où l'enquête a été tenue. Celles qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent préciser les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée, par exemple, dans des systèmes tels que le Centre d'information de la police canadienne (CIPC), le Système de récupération de renseignements judiciaires (SRRJ), le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP), le Système d'incidents et de rapports de police protégé (SIRPP), l'Environnement de gestion de l'information sur les dossiers de police (PRIME), le Système de gestion des dossiers (SGD) de la police de la Municipalité régionale d'Halifax, l'Outil de recherche intégré, le Portail d'informations policières, Outil d'accès de la police (OAP), le Service d'information intégrée protégée, le Centre national pour les personnes disparues et les restes non identifiés (CNPDRN), le Système d'analyse des liens de la violence associée au crimes (SALVAC), la Banque nationale de données génétiques, le Système de renseignements protégés sur la criminalité (SRPC), l'Environnement collaboratif intégré (ECI), la Banque nationale des données criminelles (BNDC), le Système de renseignements sur la criminalité (SARC), la Banque des données d'utilisation d'une arme à impulsions (AI), la Banque Nationale de Données sur le Recyclage d'Argent (BNDRA), le signalement en direct des délits économiques (SEDDE) un site Web unique où les citoyens peuvent signaler tout type de fraude, de la fraude par carte de crédit à la corruption d'entreprises, la Ligne Info Sécurité Nationale crée pour encourager tous les canadiens à informer la GRC de toutes activités criminelles pouvant être reliées au terrorisme, le Système canadien d'enregistrement des armes à feu (SCEAF) établi pour recueillir de l'information concernant les armes à feu et pour faire un suivi des dossiers, le Système de gestion de l'information des laboratoires (SGIL), une application commerciale standard qui tourne sur la plate-forme du réseau longue distance (RLD) de la GRC, ce qui permet aux six laboratoires judiciaires de la Gendarmerie de fonctionner comme un système unique de laboratoires virtuels. Cela facilite ainsi l'échange et la communication des informations liées à un dossier et requises en vue de fournir un service national d'interventions judiciaires à des organismes d'application de la loi reconnus et au système judiciaire canadien. Le SGIL-Plus contient des profils d'ADN générés à partir de preuves biologiques recueillies sur le lieu de crime. Le SGIL-Plus contient très peu de renseignements personnels (nom de famille, prénom1, prénom2, date de naissance, sexe et genre de sujet); est conforme aux exigences en matière d'établissement de rapports du Système de récupération de renseignements judiciaires (SRRJ) et est régi par les lois sur les archives et la protection des renseignements personnels. Le SGIL-Plus fonctionne dans un milieu sécuritaire Protégé B par l'entremise de Contivity. L'information sur les personnes de type Protégé C, Secret ou Très secret n'est pas entrée ni tenue à jour dans le SGIL-Plus. L'administration du SGIL-Plus dispose d'une fonction permettant d'isoler l'information de nature délicate afin d'en limiter l'accès à un utilisateur précis.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont participé à des enquêtes criminelles en vertu des lois municipales, provinciales et fédérales ou qui ont été l'objet d'une telle enquête.

But : Ce fichier a pour but de recueillir des renseignements en vue de l'administration ou de l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime en général. Les renseignements dans ce fichier sont recueillis en vertu de l'article 18 de la Loi sur la Gendarmerie Royale du Canada (GRC) et de l'article 17 du Règlement de la GRC. Conformément à la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor sur le numéro d'assurance sociale (NAS) et dans le contexte d'une enquête légitime, de la collecte et de l'utilisation du NAS, le NAS n'est utilisé que pour les raisons suivantes : établir l'identité exacte d'une personne, identifier une personne décédée et trouver son plus proche parent, ou identifier et trouver le propriétaire de biens perdus ou volés portant le numéro d'assurance sociale.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés par ou peuvent être couplés avec des renseignements utilisés par les organismes canadiens et étrangers reconnus chargés de l'exécution de la loi et les organismes étrangers chargés de la tenue d'enquêtes, les groupes et organismes de soutien aux enquêtes tels qu'établis et/ou autorisés par la loi, ainsi que par les tribunaux et les services du système de justice pénale aux fins de l'administration ou de l'exécution de la loi et de la détection, la prévention ou la suppression du crime en général. Ces renseignements peuvent aussi faire l'objet de couplage de données avec des renseignements qui se trouvent dans d'autres fichiers de renseignements personnels ou dossiers de programmes de la GRC. Ils peuvent également servir aux agents ministériels de la sécurité en vue des évaluations de la sécurité et de la fiabilité. Les dossiers sont créés par les services de recrutement de la GRC qui tiennent compte des vérifications des fichiers effectuées en vue de déterminer la pertinence des postulants de la GRC. Les préposés aux armes à feu ont accès à un sous-ensemble de renseignements du SRRJ, du SIRP, du système PRIME, du SGD de Halifax, ce qui leur permet d'administrer le Programme des permis d'armes à feu. En fait, les préposés aux armes à feu bénéficient d'un accès direct à un sous-ensemble limité de données du SRRJ. Ces données servent à compléter l'information dans la catégorie Personne d'intérêt-armes à feu (PIAF) du Centre d'information de la police canadienne (CIPC), qui répond aux critères généraux du paragraphe 5 (2) de la Loi sur les armes à feu. Ces renseignements peuvent aussi servir aux fins de la recherche, de la planification, formation, de l'évaluation et de la vérification et des statistiques. On peut se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'information recueillie et conservée dans la Banque nationale de données génétiques (BNDG) peut être transmise à Interpol, aux Services canadiens d'identification criminelle en temps réel (SCICTR), au Centre d'information de la police canadienne (CIPC), au laboratoire judiciaire public et aux Services nationaux de police (SNP).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit ou rendu anonyme si conservé pour des fins statistiques ou de recherche. L'information dans le fichier de criminalistique et le fichier des condamnées et les échantillons génétiques (substances corporelles) seront détruits conformément aux articles 8.1 à 10.1 de la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques.

No. ADD : 91/015, 95/003, 95/009, 95/011, 96

Renvoi au document no. : GRC OPS 1111, GRC OPS 1112, GRC OPS 1113, GRC OPS 1114, GRC OPS 1121, GRC OPS 1122, GRC OPS 1123, GRC OPS 1124, GRC OPS 1125, GRC OPS 1126, GRC OPS 1127, GRC OPS 1131, GRC OPS 1132, GRC OPS 1133, GRC OPS 1134, GRC OPS 1135, GRC OPS 1137, GRC OPS 1211, GRC OPS 1212, GRC OPS 1213, GRC OPS 1214, GRC OPS 1215, GRC OPS 1216, GRC OPS 1217, GRC OPS 1218, GRC OPS 1222, GRC OPS 2121, GRC OPS 2122, GRC OPS 2123, GRC OPS 2124, GRC OPS 2125

Enregistrement (SCT) : 000997

Numéro de fichier : GRC PPU 005

Nota : L'information du fichier de criminalistique que renferme la BNDG est transmise électroniquement au moyen d'un lien sécurisé de transmission de données chiffrées à l'aide du programme Combined DNA Index System (CODIS). Le système de suivi et de contrôle des échantillons d'ADN (STaCs) sert à gérer le traitement des échantillons d'ADN de condamnés soumis à la BNDG du Canada.

Services aux victimes

Description: Le FRP contient des renseignements sur les victimes d'un crime ou d'un traumatisme. Les renseignements colligés comprennent le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'âge et le sexe des victimes. Ils peuvent être conservés en version imprimée et électronique dans des systèmes de gestion des dossiers opérationnels tels le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP) et le Projet d'environnement de gestion de l'information sur les dossiers de la police (PRIME).

Catégorie de personnes : Les personnes visées par les systèmes de justice pénale municipaux, provinciaux et fédéraux, y compris les victimes de crimes ou de traumatismes (adultes et mineurs) ou leur plus proche parent.

But : Les renseignements consignés dans le FRP permettent de fournir une gamme de services aux victimes de crimes ou de traumatismes dans le cadre du processus de justice pénale. Seuls certains renseignements personnels sont communiqués aux organismes de services d'aide aux victimes dans le cadre du processus

Usages compatibles : La GRC utilise ces renseignements dans l'application et l'exécution de la loi ainsi que, de manière générale, pour la détection, la prévention et la répression du crime.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans le FRP sont conservés pendant au moins deux années civiles. Lorsqu'un dossier est désigné comme ayant une valeur archivistique ou historique, il est transféré à Bibliothèque et Archives Canada; s'il n'est pas désigné ainsi, il est détruit.

No. ADD : 2005/006, 99/017, 96/010, 95/009, 95/003, 91/015, 91/015-

Renvoi au document no.: GRC OPS 1111

Enregistrement (SCT) : 20120180

Numéro de fichier : CMP PPU 139

Passeports perdus ou volés

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes dont le passeport a été perdu ou volé. Les renseignements contenus dans ce fichier sont fournis par le Bureau des passeports du ministère des Affaires extérieures et du Commerce international. En plus de se conformer aux exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes intéressées doivent indiquer leurs noms, prénoms, date et lieu de naissance et numéro de passeport, si possible. Les personnes qui ne veulent obtenir que certains renseignements doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Les renseignements de ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers en papier ainsi que sous forme automatisée au Centre d'information de la police canadienne (CIPC).

Catégorie de personnes : Personnes qui ont perdu ou se sont fait voler leur passeport.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements afin de localiser les Passeports perdus ou volés pour prévenir leurs utilisations illégales.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers relevant d'un gouvernement provincial ou fédéral, d'un conseil municipal ou d'un État et chargés de l'exécution de la loi et de la tenue d'enquêtes dans le but de retrouver des Passeports perdus ou volés et de déterminer l'utilisation illégale de ces documents. On peut se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins cinq ans après que le passeport ait été déclaré perdu, trouvé/retrouvé ou volé. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/025, 91/015, 95/009, 96/010, 96

Renvoi au document no. : GRC OPS 1122

Enregistrement (SCT) : 001004

Numéro de fichier : GRC PPU 040

Programme Protection des passagers - Liste des personnes précisées

Description: Ce fichier décrit les renseignements relatifs au programme Protection des passagers et, en particulier, à la Liste des personnes précisées (LPP).Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, la citoyenneté, le numéro du passeport, du visa ou du document de résidence, tout autre numéro d'identification ou document connu émis par le gouvernement, tout autre renseignement financier connu, des descriptions des particuliers, y compris des photographies, des descriptions des actes ou des activités connus ou présumés de la personne, tout faux document connu présenté ou utilisé par la personne, toute affiliation connue à des organisations terroristes ou criminelles, tout casier judiciaire connu, et les détails des voyages, comme le nom de l'agence de voyage et de l'agent de voyage, le genre de billet d'avion (aller simple) et les villes de l'itinéraire où la personne doit embarquer. L'annexe A de la Loi sur l'aéronautique fournit des détails des renseignements précis qui peuvent être recueillis.

Catégorie de personnes : Personnes qui, de l'avis de Transports Canada (TC), constituent une menace immédiate à la sûreté aérienne.

But : Les renseignements servent à établir la Liste des personnes précisées et à aider les transporteurs aériens dans les cas où la présence de la police est requise. Les renseignements sont utilisés par les employés de la GRC désignés par le Commissaire en vertu du paragraphe 4.82(4) de la Loi sur l'aéronautique aux fins de la sûreté du transport.

Usages compatibles : Les renseignements provenant de rapports de renseignements et d'autre correspondance sont communiqués à Transports Canada pour établir la Liste des personnes précisées (programme Protection des passagers - Liste des personnes précisées, Fichier de renseignements personnels no DOT PPU 001).La GRC peut utiliser les renseignements que TC lui fournit en vertu de l'article 4.82 de la Loi sur l'aéronautique dans la conduite d'enquêtes aux termes du Code criminel et de la Loi antiterroriste, lorsqu'elle détermine qu'il y a une menace immédiate à la sûreté aérienne. Si une personne désignée communique des renseignements à une autre personne au sein de la GRC en vertu du paragraphe 4.82(8) ou du paragraphe 4.82(9) de la Loi sur l'aéronautique, ces renseignements peuvent également servir au maintien de la paix et à la prévention et à la suppression du crime en général. Les données peuvent être mises en concordance avec d'autres renseignements personnels contenus dans les fichiers opérationnels de la GRC dans le Système protégé d'incidents et de rapports de police (SPIRP), le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP), le Système de récupération des renseignements judiciaires (SRRJ), le Système de renseignements protégés sur la criminalité (SRPC), la Banque nationale de données criminelles (BNDC) et le Centre d'information de la police canadienne (CIPC). En vertu du paragraphe 4.82(10) de la Loi sur l'aéronautique, une personne désignée peut communiquer en urgence des renseignements à une personne en situation d'autorité, si elle a des raisons de croire qu'il y a une menace immédiate à la sûreté du transport ou à la vie, la santé ou la sécurité d'une personne, et que la personne à qui les renseignements doivent être communiqués peut prendre des mesures pour réagir à la menace et a besoin des renseignements à cette fin.

Retention and Disposal Standards: Conformément au paragraphe 4.82(14) de la Loi sur l'aéronautique, les renseignements qui ne concordent pas clairement avec des renseignements relatifs aux entrées dans la Liste des personnes précisées (LPP) doivent être détruits dans les sept jours de leur communication. Lorsque des renseignements concordent avec des renseignements relatifs aux entrées de la GRC dans la LPP, ils font partie des fonds de renseignements de la GRC et sont assujettis au calendrier de conservation et de destruction visant tous les autres fonds de renseignements opérationnels dans le SPIRP. En vertu du paragraphe 4.82(14) également, lorsque des renseignements sont communiqués à la GRC, un dossier est préparé et conservé, qui indique les raisons pour lesquelles la GRC les conserve et les mettra à la disposition du Commissaire aux fins d'un examen annuel, aux termes du paragraphe 4.82(15) de la Loi sur l'aéronautique. Les renseignements peuvent être utilisés aux fins de vérification, d'évaluation, de recherche et/ou de statistique.

No. ADD : À déterminer

Renvoi au document no. : GRC OPS 1126

Enregistrement (SCT) : 20090799

Numéro de fichier : GRC PPU 011

Protection du personnel et des biens de la Couronne

Description: Ce fichier contient des renseignements personnels sur les individus qui ont fait l'objet d'enquêtes relativement à des menaces, des soupçons de menaces ou des incidents survenus à des personnes d'importance nationale ou internationale, ou impliquant des biens de la Couronne de même que les informations personnelles se rapportant à plusieurs personnes qui jouissaient de la protection de la GRC tel que l'indique son mandat. Il contient des rapports sur les enquêtes ou les événements, des déclarations et la correspondance connexe. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée, par exemple, dans des systèmes tels que le Système de récupération de renseignements de la Police de protection sur les clients et partenaires (SRRPPCP). Les personnes qui veulent consulter ces renseignements doivent satisfaire aux exigences spécifiées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et indiquer leur nom, leur date de naissance et le lieu où sera effectuée la recherche.

Catégorie de personnes : Toute personne qui pourrait représenter un danger réel ou possible ou être victime de ces dangers.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui visent à évaluer si l'individu représente un danger ou est victime d'un danger, ainsi que de favoriser l'administration et l'application de la loi et la détection et la prévention du crime.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers reconnus chargés de l'exécution de la loi et visant la détection et la prévention du crime. Ils peuvent également servir aux agents ministériels (fédéraux) de la sécurité dans des évaluations de la sécurité et de la fiabilité. Ils servent aussi à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de la vérification et de statistiques et peut aussi servir pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/025, 91/015, 95/009, 96/023, 96

Renvoi au document no. : GRC OPS 1126

Enregistrement (SCT) : 001006

Numéro de fichier : GRC PPU 055

Registre national des délinquants sexuels

Description: Cette banque décrit l'information sur les délinquants sexuels condamnés qui font l'objet d'une ordonnance des tribunaux exigeant qu'ils fassent une déclaration chaque année et dans des circonstances précises, au Registre national des délinquants sexuels (RNDS). Les renseignements personnels peuvent comprendre : nom(s), date de naissance, Numéro de la Section Dactyloscopique (Numéro SED), adresse(s) postale(s) courante(s) et passée(s), numéro(s) de téléphone, race, caractéristiques physiques, nom de l'employeur, type d'emploi et poste, organismes bénévoles, type de bénévolat et poste, description de véhicule(s) au nom du délinquant ou utilisé(s) par celui-ci, historique des infractions de nature sexuelle, information sur la victime (âge, sexe et liens avec le délinquant, tel que prévu dans la Loi sur l'enregistrement des renseignements sur les délinquants sexuels), dates et lieux de condamnation, pseudonymes.

Catégorie de personnes : Les personnes qui ont été condamnées pour une infraction désignée de naturelle sexuelle (article 490.011 du Code criminel) et à qui les tribunaux ont ordonné de s'inscrire au Registre national des délinquants sexuels ou les personnes qui purgeaient leur peine au moment où la Loi sur l'enregistrement des renseignements sur les délinquants sexuels est entrée en vigueur (15 décembre 2004) et qui ont reçu un Avis d'obligation ou une Obligation de se conformer à la LERDS. Les informations sur le sexe, l'âge de toutes les victimes et la nature de la relation entre la victime et le délinquant sont recueillies et versées dans le dossier du délinquant dans le Registre.

But : L'information contenue dans le Registre national des délinquants sexuels sert à appuyer les services de police canadiens accrédités dans la prévention et l'enquête sur les crimes de nature sexuelle.

Usages compatibles : Cette information peut seulement être utilisée conformément à la Loi sur l'enregistrement des renseignements sur les délinquants sexuels. Il est possible d'établir des correspondances avec d'autres sources seulement lorsqu'il s'agit de prévenir des crimes particuliers de nature sexuelle ou d'enquêter sur ceux-ci, ou encore à des fins de recherche. Cette information peut aussi être utilisée aux fins de vérification, de recherche, d'évaluation et de vérification et de statistiques.

Normes de conservation et de destruction : Tous les renseignements sont gardés pendant une période indéterminée à moins que le sujet reçoive soit une dispense en vertu de la Loi sur l'enregistrement de renseignements sur les délinquants sexuels, soit une suspension du casier d'une prérogative royale de clémence, ou si le sujet du dossier est acquitté de toute infraction auquel l'obligation ou l'ordonnance de la Loi est lié. Dans ce dernier cas, les renseignements du dossier devraient être supprimés.

No. ADD : En voie d'élaboration

Renvoi au document no. : GRC OPS 1135

Enregistrement (SCT) : 20090546

Numéro de fichier : GRC PPU 095

Les Services des sciences judiciaires et de l'identité et le Service canadien d'identification criminelle en temps réels

Description: Ce fichier contient de l'information sur les casiers judiciaires appuyée par des empreintes digitales (des déclarations de culpabilité et des absolutions à certifier en vertu de l'article 667 du Code criminel du Canada), des résumés d'informations de police concernant d'autres accusations et les dispositions relatives à ces accusations, des casiers judiciaires suspendus, des empreintes digitales, des informations archivées, des documents connexes et des changements de noms légaux soutenus par des empreintes digitales. Il renferme également l'information des sources canadiennes et étrangères et les renseignements personnels (empreintes digitales, nom, date de naissance, sexe, adresse, description signalétiques , lieu de naissance, nom des parents, adresse et port d'entrée) de personnes arrivées au pays en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés. Le ficher contient aussi les empreintes digitales, le nom, la date de naissance, le sexe et l'adresse des employés de la GRC. Il contient également les empreintes digitales, le nom, la date de naissances, l'adresse, le sexe, l'ordonnance de la cour, le numéro des empreintes digitales et le numéro d'identification unique des personnes pour qui une ordonnance de la cour a été obtenue pour le prélèvement d'échantillons d'ADN en vertu de la Loi sur l'identification par les empreintes génétiques. Le fichier ne contient pas d'information sur les profils génétiques. En plus de se conformer aux exigences décrites dans la formule de demande de renseignements personnels, la personne qui veut obtenir copie a) de son casier judiciaire, b) du résumé des renseignements judiciaires la concernant ou c) de casier judiciaire suspendu ou dossier archivés ou d) de son profil génétique, doit faire prélever ses empreintes digitales reconnaissables auprès d'un service de police ou d'une compagnie privée autorisée et les faire parvenir au directeur, des Services canadiens d'identification criminelle en temps réel, Direction générale de la Gendarmerie royale du Canada, Immeuble des SNP, 1200 promenade Vanier, Ottawa (Ontario), K1A 0R2, en précisant qu'elle souhaite obtenir son casier judiciaire seulement, son casier judiciaire et le résumé des informations de police ou son casier judiciaire suspendu. La demande sera traitée de manière informelle et dès que possible. Les empreintes servent uniquement à la recherche et à l'identification de la personne en question, elles ne et seront pas retournées au requérant en même temps que la réponse à sa demande car elles seront détruites. À l'exception des empreintes digitales soumises pour la recherche seulement, les informations contenues dans le fichier sont conservées sur papier , sous forme d'images électroniques et sous forme automatisée dans le système du Centre d'information de la police canadienne (CIPC) ou dans le Système de saisie, de mise à jour et de contrôle directs des casiers judiciaires(SSMCDCJ) et dans le Système automatisé d'identification dactyloscopique (SAID). Les dossiers sont conservés à la Direction Général de la G.R.C. et par divers détachements de la G.R.C.

Catégorie de personnes : Les personnes dont on a pris les empreintes à la suite d'une accusation criminelle, les personnes qui ont obtenu un changement de nom légal, les personnes accusées d'infractions criminelles à l'étranger, les personnes dont on a prélevé les empreintes digitales à des fins d'identification, les personnes dont on a prélevé les empreintes en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, les employés de la GRC et les personnes qui cherchent à obtenir une habilitation sécuritaire.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements aux fins d'identification des personnes, de l'application de la loi , à des fins judiciaires, des habilitations de sécurité ou de fiabilité, d'identification de personnes et d'immigration.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers relevant d'un gouvernement provincial ou fédéral, d'un administration territoriale, d'un conseil municipal ou d'un État qui sont chargés de l'exécution de la loi et de la tenue d'enquêtes ainsi que par les services du système de justice pénale et les tribunaux aux fins de l'administration ou de l'exécution de la loi ainsi que de la détection, de la prévention et de l'élimination de la criminalité en général. Ces renseignements sont utilisés par les services anti-crime des assureurs dans la lutte contre les incendies criminels ainsi que par les organismes fédéraux, provinciaux et municipaux, les entreprises privées et les organismes à but non lucratif autorisés par les personnes qui font l'objet d'une enquête de sécurité et fiabilité, par le Service canadien du renseignement de sécurité dans le cadre de ses enquêtes sur les menaces à la sécurité du Canada et de ses rapports d'évaluation de la sécurité. L'information est également utilisée à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques ainsi qu'à des fins de comparaison avec l'information d'autres fichiers de renseignements personnels ou dossiers de programmes. Tous les liens établis pour l'administration ou l'application de la loi et aux fins de la détection, de la prévention ou de l'élimination du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les empreintes digitales prises en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés sont utilisées pour immigration, les enquêtes et à des fins d'identification. Celles des employés de la GRC servent à mettre à jour les habilitations relatives à la sécurité et à la fiabilité.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements personnels contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins un an. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit..

Document Types: Formules dactyloscopiques électroniques et papier, messages narratifs électroniques et papier, documents judiciaires, imprimés de systèmes de gestion de dossiers juridiques et de police, notes au dossier, formules de demande de destruction, formules de réponse de recherche d'empreintes digitales et imprimés des fonds de renseignements électroniques de la GRC.

No. ADD : 91/015 & 96/023

No. ADD : 91/015 & 96/023

Renvoi au document no. : GRC OPS 1211, GRC OPS 1212, GRC OPS 1214

Enregistrement (SCT) : 001002

Numéro de fichier : GRC PPU 030

Notes: Les casiers judiciaires suspendus sont transmis uniquement aux personnes autorisées à les recevoir, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou avec l'assentiment du Ministre de la Sécurité publique. Le titre de ce fichier était originalement : Services des sciences judiciaires Services Canadiens d'identité et Service Canadien d'identification criminelle en temps réel.

Programme canadien des armes à feu

Description: Les renseignements personnels se trouvant dans cette banque de données sont recueillis en vertu de la Loi sur les armes à feu et des règlements connexes et ils sont utilisés par les fonctionnaires fédéraux et provinciaux pour appliquer cette loi. La banque de données contient des renseignements sur les demandes de permis pour particuliers, pour entreprises d'armes à feu, pour transporteurs et pour musées; sur les demandes de numéros d'identification d'agence de services publics; sur les demandes d'enregistrement d'armes à feu à autorisation restreinte et prohibées; sur les demandes établies par des non résidants pour l'importation d'armes à feu, lesquelles demandes, une fois approuvées par un agent des services frontaliers, servent à la fois de permis et de certificat d'enregistrement; sur les demandes établies par les particuliers pour suivre des cours sur le maniement sécuritaire des armes à feu et les résultats obtenus par ces particuliers à la fin de ces cours. La plupart des renseignements personnels se trouvant dans la banque de données viennent des formulaires de demande de permis de possession seulement, de permis de possession et d'acquisition, de permis pour mineur ou de permis d'armes à feu pour entreprises ainsi que des demandes d'enregistrement d'armes à feu à autorisation restreinte et prohibées. De plus, cette banque de données contient des renseignements sur les permis pour entreprises, pour particuliers et pour transporteurs; sur les certificats d'enregistrement; sur les armes à feu qui sont enregistrées au nom de services de police, de ministères gouvernementaux ou d'autres organismes ainsi que sur des permis interprovinciaux et internationaux pour transporteurs; sur les particuliers (leurs noms) qui sont des vérificateurs approuvés; sur les autorisations d'importation et d'exportation d'armes à feu qui sont requises conformément à la Loi sur les armes à feu (une fois que la réglementation relative à l'importation et à l'exportation des armes à feu entrera en vigueur). La banque de données contient aussi des renseignements sur les demandes refusées et sur les révocations de certificats d'enregistrement, de permis pour transporteurs et d'autorisations d'importation et d'exportation. Elle contient aussi des renseignements sur les demandes qui ont été établies par des particuliers ou des entreprises en vue d'obtenir des permis ou des autorisations et qui ont été refusées par le contrôleur des armes à feu (CAF) ou sur des permis ou des autorisations qui ont été révoqués par le CAF ainsi que des documents sur des ordonnances d'interdiction dont le CAF a été mis au courant conformément à l'article 89 de la Loi sur les armes à feu. Il faut noter que bon nombre des exigences en matière d'importation et d'exportation ne sont pas encore en vigueur, sauf pour ce qui est des articles portant sur la déclaration des non résidants. Les renseignements personnels tirés de ces demandes peuvent comprendre : nom, adresse, numéro de téléphone, armes à feu à autorisation restreinte et prohibées que le particulier possède ainsi que d'autres renseignements (venant des cases qui ont été cochées par le demandeur), notamment les refus de demandes de permis d'armes à feu, les révocations ou les ordonnances d'interdiction, les condamnations au criminel ou les renvois, les troubles émotionnels ou du comportement, les incidents de comportement violent, l'état civil et la citoyenneté. La banque de données peut aussi contenir le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'époux/l'épouse ou du conjoint(e) de fait, des répondants et des personnes dont le nom a été donné à titre de référence ainsi que des personnes liées par règlement à une entreprise. La banque de données peut aussi contenir des renseignements personnels supplémentaires, comme la mention d'un rapport d'incident de la police ou d'entrevues réalisées auprès des répondants ou des conjoints ainsi que la mention de rapports d'enquête qui ont été rédigés au cours du processus de délivrance d'un permis ou d'un certificat d'enregistrement en application de la Loi sur les armes à feu. Elle peut aussi indiquer que des dossiers médicaux ont été examinés après avoir reçu le consentement écrit du demandeur. Les renseignements recueillis au cours d'entrevues et ceux tirés des rapports sont conservés par les provinces et les territoires. On garde des traces des transactions effectuées par l'intermédiaire du centre d'appels (ligne 1-800), de demandes de renseignements faites par courriel et du site Web sécurisé. Les renseignements se trouvant dans cette banque de données peuvent être conservés sur papier, sur microfilm ou sur un autre support de données à long terme ainsi qu'en format électronique dans le Système canadien d'information relativement aux armes à feu (SCIRAF).

Catégorie de personnes : Non-résidants ayant déclaré leurs armes à feu et résidants ayant établi une demande de permis, de certificat d'enregistrement ou d'autres privilèges ou autorisations conformément à la Loi sur les armes à feu et ayant obtenu le document en question ou les résidants à qui on a refusé une demande de permis, de certificat d'enregistrement ou d'autorisation ou dont le permis, le certificat ou l'autorisation a été révoqué; les particuliers à qui on a interdit la possession d'armes à feu, de munitions ou d'autres substances explosives.

But : Gestion et application des dispositions législatives et de la réglementation relatives au contrôle des armes à feu au Canada et aux frontières canadiennes.

Usages compatibles : Des organismes canadiens et étrangers accrédités chargés de l'application de la loi peuvent utiliser certains renseignements contenus dans cette banque pour exécuter et mettre en application la loi et pour détecter, prévenir ou réprimer la criminalité. Les renseignements peuvent aussi servir à mener des sondages visant à améliorer la prestation de services. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de vérification, de recherche, d'évaluation et de statistique. Tous les couplages exécutés pour appliquer ou exécuter la loi et pour détecter, prévenir ou réprimer le crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Bibliothèque et Archives Canada n'ont pas émis une autorisation de disposer des documents (ADD) pour que les renseignements dans cette base de données soient supprimés à ce moment.

No. ADD : En voie d'élaboration

Renvoi au document no. : GRC ADM 1221/1690

Enregistrement (SCT) : 005478

Numéro de fichier : GRC PPU 100

Système canadien d'information relativement aux armes à feu (SCIRAF)

Description: Les renseignements se trouvant dans cette banque de données sont recueillis et conservés par le PCAF en vertu de la Loi sur les armes à feu et du Règlement sur les registres d'armes à feu. Cette banque de données contient des renseignements sur chaque permis, certificat d'enregistrement et autorisation qui est délivré ou révoqué par le PCAF, sur chaque demande de permis, de certificat d'enregistrement ou d'autorisation qui a été refusée par le PCAF, y compris tous les renseignements accompagnant la demande, sur chaque cession d'arme à feu dont le PCAF est informé conformément aux articles 26 ou 27 de la Loi sur les armes à feu, sur chaque exportation ou importation d'armes à feu dont le PCAF est informé conformément aux articles 42 ou 50 de la Loi sur les armes à feu, sur chaque cas où une arme à feu perdue, trouvée, volée ou détruite qui est porté à l'attention du PCAF conformément à l'article 88 de la Loi sur les armes à feu, sur les armes à feu acquises et utilisées par un agent public dans le cadre de ses fonctions, sur les armes à feu acquises par des particuliers ou en leur possession au nom ou sous l'autorité d'un service de police, d'un ministère du gouvernement du Canada ou d'une province ou sur tout autre cas prévu par la réglementation. Cette banque de données contient aussi les renseignements transmis au PCAF sur les armes à feu qui ont été saisies en vertu de la Loi sur les armes à feu ou de toute autre loi du Parlement, les noms des personnes désignées comme contrôleurs des armes à feu ou préposés aux armes à feu conformément à la Loi sur les armes à feu, des renseignements concernant les ordonnances d'interdiction délivrées en vertu de l'article 147.1 de la Loi sur la défense nationale, les noms des personnes qui sont des vérificateurs approuvés selon le Règlement sur les conditions visant la cession des armes à feu et autres armes et tout renseignement sur des questions se rapportant aux responsabilités du PCAF aux termes de la Loi sur les armes à feu ou de tout autre loi du Parlement. Cette banque de données contient aussi des renseignements sur chaque permis et autorisation qui est délivré ou révoqué par le CAF et sur chaque demande de permis ou d'autorisation qui est refusée par le CAF. En plus des exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les particuliers doivent fournir leur nom au complet, leur date de naissance et leur adresse. Les renseignements relatifs aux certificats d'enregistrement, aux refus de demandes ou aux révocations de certificats d'enregistrement ainsi que de permis pour transporteurs et d'autorisations d'importation et d'exportation sont conservés à la Direction générale de la GRC à Ottawa. Les renseignements relatifs aux permis d'armes à feu, aux autres autorisations et aux interdictions sont conservés par le CAF. Les particuliers qui veulent accéder aux renseignements qui ne sont pas conservés à Ottawa doivent indiquer l'endroit où a été établie la demande ou le nom du CAF, ou encore l'endroit où a été délivré le permis ou l'autorisation. Les particuliers qui veulent accéder seulement à des renseignements particuliers doivent indiquer ce qu'ils veulent savoir afin d'accélérer le traitement de leurs demandes. Les renseignements se trouvant dans cette banque de données peuvent être conservés sur papier, sur microfilm, dans un système de traitement informatique ou de stockage de données ou en format électronique dans le Centre d'information de la police canadienne (CIPC), le Système de suivi et de gestion de dossiers (SSGD) ou le Système canadien d'information relativement aux armes à feu (SCIRAF).

Catégorie de personnes : Particuliers ou entreprises ayant établi une demande d'enregistrement d'armes à feu à autorisation restreinte ou prohibées au Canada et à qui on a délivré un certificat d'enregistrement ou dont la demande d'enregistrement a été refusée, ou dont le permis, l'autorisation ou le certificat a été révoqué. Particuliers ou entreprises ayant établi une demande de permis, d'autorisation ou de certificat, à qui on a refusé une demande ou dont le permis, l'autorisation ou le certificat a été révoqué ou encore à qui on a interdit de posséder des armes à feu. Agences de services publics ayant déclaré des stocks d'armes à feu qui sont utilisées par leurs employés et agences de services publics qui ont déclaré des armes à feu protégées qu'elles ont en leur possession à la suite d'une saisie ou pour toute autre raison.

But : Application de la loi en matière de contrôle des armes à feu au Canada.

Usages compatibles : Les renseignements contenus dans cette banque de données sont utilisés par les organismes d'application de la loi fédéraux, provinciaux, des États et municipaux du Canada et d'ailleurs qui sont accrédités par le PCAF et sont aussi utilisés par les contrôleurs des armes à feu pour appliquer la loi et pour détecter, prévenir et éliminer la criminalité en général. Une correspondance peut être établie entre ces renseignements et des renseignements se trouvant dans d'autres banques de données contenant des renseignements personnels ou dans d'autres dossiers de programmes. Tous les liens servant à appliquer la loi et à détecter, à prévenir ou à éliminer la criminalité sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements peuvent aussi être utilisés pour réaliser des sondages visant à améliorer la prestation de services et être utilisés à des fins de vérification, de recherche, d'évaluation et de vérification et de statistiques.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements se trouvant dans cette banque de données sont conservés conformément au Règlement sur les registres d'armes à feu pendant au moins dix années civiles suivant la date à laquelle la dernière mesure administrative a été prise concernant les renseignements dans le dossier, sauf pour ce qui est des certificats d'enregistrement d'arme à feu qui sont délivrés ou révoqués; dans ces cas-là, les renseignements sont conservés indéfiniment. Les renseignements contenus dans les dossiers relatifs aux cours sur le maniement sécuritaire des armes à feu ainsi que les renseignements sur les autres types de certificats de formation du même genre seront conservés jusqu'après la mort de la personne sur qui portent les renseignements en question. Les ordonnances d'interdiction conservées en vertu de la Loi sur les armes à feu et les dossiers d'ordonnances d'interdiction créés conformément à l'article 147.1 de la Loi sur la défense nationale seront conservés jusqu'après la mort de la personne sur qui porte les renseignements en question, à moins que la personne remplisse les exigences mentionnées au paragraphe 7(3) de la Loi sur les armes à feu.Lorsque le dossier est désigné comme ayant une valeur archivistique ou historique, il est transféré sous le contrôle de la Bibliothèque et Archives du Canada; lorsque le dossier n'est pas été ainsi désigné, il est détruit.

No. ADD : 96/023

Renvoi au document no. : GRC ADM 1221/1690

Enregistrement (SCT) : 005046

Numéro de fichier : GRC PPU 037

Notes: Le titre du FRP était à l'origine : Système canadien d'enregistrement des armes à feu.

Demandes de renseignements faites par des propriétaires d'armes à feu, des demandeurs de permis et le grand public

Description: Cette banque de données contient des renseignements utilisés pour répondre aux questions des personnes ayant établi une demande d'enregistrement et de permis sur l'interprétation d'un article, d'un paragraphe, etc. de la Loi sur les armes à feu. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom du particulier, son adresse postale, son numéro de téléphone et peut-être le numéro d'enregistrement et le numéro de permis des armes à feu, si ces renseignements ont été fournis dans la demande de renseignements.

Catégorie de personnes : Personnes ayant établi une demande d'enregistrement ou de permis et membres du public ayant fait des demandes de renseignements.

But : Gérer, d'une manière uniforme et efficace, les demandes de renseignements reçues et les réponses à ces demandes en ce qui a trait à l'interprétation de la Loi sur les armes à feu ainsi qu'effectuer un examen de l'assurance de la qualité de la correspondance envoyée au client. Ces renseignements sont aussi utilisés comme outil de recherche par les agents qui doivent répondre à des demandes de renseignements sur la Loi sur les armes à feu ou interpréter des passages de cette loi afin d'assurer l'uniformité des réponses données.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés à des fins de planification, de vérification et d'évaluation.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins cinq ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : En voie d'élaboration

Renvoi au document no. : GRC ADM 1221/1690, GRC ADM 1690, GRC ADM 1466

Enregistrement (SCT) : 005935

Numéro de fichier : GRC PPU 007

Cours donnés par la GRC

Description: Ce fichier renferme un registre des listes de candidats et dans certains cas, des évaluations de candidats comprenant des résultats d'examen, de tests et autres formes de mesure de rendement ainsi que la documentation connexe. Cette banque contient également des renseignements personnels, y compris le code d'identification du dossier personnel (CIDP) ou numéro d'employé, des personnes qui se sont inscrites ou ont participé, à titre de candidats ou chargés de cours, aux cours de formation, de perfectionnement ou aux cours éducatifs donnés par la GRC ou les autres institutions de formation qui sont régies par les modalités d'enregistrement de la GRC. On recueille ces renseignements en vertu de la Loi sur l'emploi dans la Fonction publique. Pour ce qui est des membres de la GRC, les évaluations sont également conservées dans le fichier GRC PPE 801 sur les dossiers d'évaluation de rendement des membres. En plus de se conformer aux exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes intéressées doivent indiquer leur nom, prénoms, numéro de matricule et s'il y a lieu, le titre, l'endroit et la date du cours, ainsi que leur rôle au cours (candidat ou chargé de cours). Les personnes qui ne veulent obtenir que certains renseignements particuliers doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui se sont inscrites ou ont participé, à titre de candidats ou chargés de cours, aux cours de formation, de perfectionnement ou aux cours éducatifs donnés par la GRC et/ou l'École de la Fonction publique, ou les autres institutions de formation et d'évaluation.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés pour attester des compétences des candidats pour l'obtention d'un certificat, de récompenses ou de diplômes, pour déterminer l'admissibilité des candidats à de prochains cours, pour appuyer le renouvellement du contrat de service personnel d'un chargé de cours.

Usages compatibles : La banque de données est utilisée à des fins statistiques et aux fins de la planification des ressources humaines. Les gestionnaires et les superviseurs utilisent l'information sur la formation des employés afin d'élaborer des plans de formation ministériels, de vérifier les cours de formation et de répondre aux exigences du Code canadien du travail. Cette information sert également à produire des rapports de gestion, de recherche, de planification, d'évaluation et de la vérification, des analyses statistiques et des rapports exigés par la législation. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC), GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC),GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC), GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC), GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC), GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale), GRC POE 901 (Dossier personnel d'un employé), GRC POE 902 (Dotation), GRC POE 905 (Formation et perfectionnement), GRC POE 910 (Griefs), GRC POE 911 (Mesures disciplinaires) et GRC POE 912 (Évaluation de la gestion du rendement). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins trente ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 95/009, 95/011, 96/023, 96/024, 98/005 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 565, GRC ADM 2124/565, GRC ADM 2112/565, GRC ADM 2111/1466, GRC ADM 1232/565, GRC ADM 1231/565

Enregistrement (SCT) : 001010

Numéro de fichier : GRC PPU 080

Dossiers administratifs généraux de la GRC

Description: Ce fichier renferme des dossiers et de la correspondance connexe sur l'acquisition, la distribution et l'élimination des uniformes et de l'équipement de la GRC, l'enregistrement des armes réglementaires, les cartes de circulation et les permis de stationnement. Il convient de noter que les données des accès aux édifices seront stockées dans le Système de sécurité corporatif intégrées (SSCI). Il contient en outre d'autres renseignements sur divers sujets où la GRC peut accorder ou refuser certains avantages ou privilèges. En raison de la nature des dossiers administratifs généraux, les données contenues dans ce fichier ne sont pas toujours répertoriées sous le nom d'une personne en particulier. En plus de se conformer aux exigences indiquées sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes doivent donner suffisamment de détails concernant leur premier contact avec la GRC, y compris la date approximative, le lieu, le numéro matricule et la nature de l'avantage ou du privilège concerné. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les renseignements personnels recueillis dans ce fichier comprennent : La date de naissance, les noms et prénom(s), la langue, coordonnées (dont adresse électronique et numéro de téléphone et cellulaire au travail, adresse et numéro de téléphone à domicile, coordonnée en cas d'urgence (nom, prénom et numéro de téléphone), renseignements personnels de l'employé (niveau de sécurité), renseignements médicaux (groupe sanguin, conditions médicales, autres numéros d'identité (permis de conduire).

Catégorie de personnes : Personnes qui sont ou qui ont été à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada en vertu d'un contrat de service.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés au niveau de l'administration interne de la Gendarmerie royale du Canada et ce, en conformité avec les Règlements de la GRC, 1988 et le Décret C.P 178/2502 daté du 19 juin 1946.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également servir aux fins de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de la vérification et des analyses statistiques et servir pour le couplage de données dans les fichiers suivants : GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC) ainsi que dans les systèmes d'entretien d'équipements et parade comme répertoire. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Dans le cas du dossier sur les effets et équipements, les dossiers sont conservés pour une période de douze mois après la date de la transaction et conservés sur ruban d'appui pour une période additionnelle de quatre ans. Dans le cas du Système de sécurité corporative intégré (SSCI), les dossiers sont conservés pendant cinq années civiles dans un stockage sécurisé après que la transaction a eu lieu. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 98/001 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 245, GRC ADM 518, GRC ADM 1040

Enregistrement (SCT) : 001019

Numéro de fichier : GRC PPE 807

Notes : Des renseignements personnels liés à l'émission de cartes d'identité et d'accès aux bâtiments seront conservés dans le SSCI. Les renseignements personnels recueillis peuvent avoir un lien avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Distinctions et récompenses

Description: Ce fichier renferme des recommandations, des documents à l'appui des recommandations, le numéro d'assurance sociale dans certains cas et toute évaluation relative à l'attribution d'une distinction ou d'une récompense. Le numéro d'assurance sociale est utilisé aux termes de l'article 7 de la Loi sur l'administration financière aux fins de la conservation de renseignements concernant la politique de reconnaissance du Conseil du trésor du Canada. En plus de se conformer aux exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes intéressées doivent indiquer l'endroit et suffisamment de détails concernant les circonstances qui font l'objet de la demande. Les personnes qui ne veulent obtenir que certains renseignements particuliers doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Les personnes recommandées pour une distinction ou une récompense (généralement pour un acte de bravoure ou pour services rendus au pays), lorsque la GRC a fourni à l'autorité concernée des renseignements pour appuyer la recommandation.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés par les autorités qui décernent les diverses Distinctions et récompenses afin de les aider à déterminer s'il convient de les décerner. Le numéro d'assurance sociale est utilisé aux fins de l'attribution de primes d'encouragement (chèques et formule T4,1A pour fins d'impôt) en vertu de la politique de reconnaissance du Conseil du trésor du Canada, du programme de distinction canadien et du règlement de la GRC sur la médaille d'ancienneté.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et vérification et de statistiques ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets), GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC), GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC), GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC), GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC), GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC), GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale), GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC), GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit..

No. ADD : 89/013, 96/024 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 350, GRC EMP 001, GRC EMP 003, GRC EMP 002, GRC ADM 720

Enregistrement (SCT) : 001012

Numéro de fichier : GRC PPU 090

Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH)

Description: Ce fichier donne un aperçu chronologique des états de service du personnel de la GRC. Le SIGRH est un système automatique de gestion des ressources humaines utilisé par les spécialistes des Ressources humaines (RH), les gestionnaires et les employés. Les renseignements personnels saisis comprennent le nom complet des personnes, leur adresse et numéro de téléphone à la maison, le titre et le numéro du poste, le groupe et le niveau, le nom du service, le rapport de subordination (le numéro du poste et le titre du superviseur), les connaissances en langues officielles et en autres langues, les aspirations professionnelles, la date de la dernière évaluation du rendement, la date de naissance, les mesures disciplinaires, la scolarité, les personnes à contacter en cas d'urgence, le type d'employé (temps plein, temps partiel, etc.), les antécédents professionnels, le profil médical et le profil d'emploi, le sexe, des photographies, des renseignements médicaux, la date de début d'emploi, des renseignements liés à l'équité en matière d'emploi, les griefs, les rapports relatifs à la santé et à la sécurité et aux accidents de travail, les prix et distinctions, les congés et les droits aux congés, les licences et les certificats (par exemple : médecine, sciences infirmières, pilotage (privé), comptabilité générale ou neutralisation des engins explosifs), l'emplacement et le numéro de téléphone, le nom de jeune fille et les autres noms connus, la situation de famille, les affiliations, la mobilité, le code d'identification de dossier personnel (CDIP), l'expérience professionnelle antérieure, les plaintes du public déposées contre une personne, la race, les états de service à la GRC (qui comprennent les postes occupés par l'employé et les promotions auxquelles il a eu droit durant sa carrière à la GRC), l'information sur le salaire, l'information relative à l'habilitation sécuritaire, les compétences, les cours suivis (par exemple : aérosol capsique ou négociation de libération d'otage) et les résultats obtenus, les dates de début et de fin de détachements, d'affectations et de nominations intérimaires, et les résultats obtenus aux épreuves (promotions et conditionnement physique).

Catégorie de personnes : Postulants, employés permanents (y compris les employés actifs, renvoyés ou retraités) de la GRC, employés nommés pour une période déterminée, employés occasionnels et à temps partiel, personnel d'agence, étudiants, fournisseurs, personnel des ressources d'instruction et citoyens qui ont déposé une plainte contre la GRC.

But : Ce fichier sert à l'administration des ressources humaines, notamment la rémunération, la discipline, l'équité en matière d'emploi, les griefs, la planification et le développement des ressources humaines, les relations de travail, la santé et la sécurité au travail, les langues officielles, la conception organisationnelle, la paye et les présences, les vérifications de la fiabilité, l'émission de carte d'identité, de carte d'accès aux bâtiment et les permis de stationnement, la réinstallation, la dotation et la formation; à mener des sondages auprès des employés de la GRC et à traiter les plaintes déposées contre la GRC. Les informations relatives à la formation des employés permettent aux gestionnaires et aux superviseurs d'élaborer des plans ministériels de formation, de vérifier les cours de formation et de satisfaire aux exigences du Code canadien du travail. Les informations sur les personnes à contacter en cas d'urgence permettent aux gestionnaires et aux superviseurs d'aviser ces personnes en cas de nécessité.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés aux fins de la recherche, de la planification, de l'évaluation, des statistiques, de l'établissement de rapports exigé par la loi, ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC (GRC PPE 801); Dossiers de service des membres de la GRC (GRC PPE 802); Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC (GRC PPE 803); Dossiers des griefs des membres de la GRC (GRC PPE 804); Dossiers disciplinaires des membres de la GRC (GRC PPE 805); Dossiers médicaux des membres de la GRC et d'autres personnes demandant une affectation à des fonctions policières à l'étranger (GRC PPE 808); Auxiliaires de police (GRC PPE 809); Employés civils temporaires (GRC PPE 810); Dossiers des employés municipaux à l'emploi de la GRC (GRC PPE 811); Programme d'équité en matière d'emploi (GRC PPE 818); Dossiers d'habilitation sécuritaire et relative à la fiabilité (GRC PPU 065); Dossiers des postulants et des cadets (GRC PPU 070); Cours donnés par la GRC (GRC PPU 080); Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale (GRC PPU 085); Distinctions et récompenses (GRC PPU 090); Dossiers administratifs généraux de la GRC (GRC PPE 807); Dossier personnel d'un employé (POE 901); Présences et congés (POE 903); Langues officielles (POE 906); Autorisation de sécurité (POE 909); Programme d'équité en matière d'emploi (POE 918).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins cinq ans après que l'individu ait été rayé de l'effectif (RE). Si la GRC juge que le dossier n'ait plus de valeur d'affaire, il sera détruit.

No. ADD : ADD 98/005 et ADD 2000/30 ADD 89/025, 96/023, 96/024 sont applicable à l'information des plaintes. ADD 89/013, 96/024 sont applicable aux distinctions et récompenses. ADD 95/009, 95/011, 96/023/ 96/024, 98/005 sont applicable à la formation. ADD 95/009, 96

Renvoi au document no. : GRC EMP 001, GRC EMP 002, GRC EMP 003, GRC ADM 565, GRC ADM 485 GRC ADM 445, GRC ADM 500, GRC ADM 390, GRC ADM 635, GRC ADM 374, GRC ADM 415, GRC ADM 450, GRC ADM 252, GRC ADM 500, GRC ADM 485, GRC ADM 442, GRC ADM 642, GRC ADM 645, GRC ADM 380

Enregistrement (SCT) : 006879

Numéro de fichier : GRC PPU 013

Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale

Description: Ce fichier renferme des rapports d'enquêtes criminelles et sur plaintes du public visées à la partie VII de la Loi sur la GRC, des rapports d'incidents, des déclarations de membres données volontairement, des déclarations de témoins et de plaignants et la correspondance connexe transmise aux membres et aux plaignants. En plus de se conformer aux exigences indiquées sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels, les individus doivent indiquer leur nom, prénoms et date de naissance et suffisamment de détails concernant l'incident et le lieu où la recherche sera effectuée. Les personnes qui ne veulent obtenir que certains renseignements particuliers doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Une copie des enquêtes sur plaintes du public visées à la partie VII de la Loi sur la GRC occasionnant des mesures disciplinaires contre un membre se trouve dans le fichier GRC PPE 805.

Catégorie de personnes : Les personnes qui ont été impliquées dans des plaintes déposées contre la Gendarmerie ou ses membres, sur des demandes de renseignements généraux concernant la GRC et sur des cas d'aide générale au public par cet organisme.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés aux fins d'administration interne de la Gendarmerie.

Usages compatibles : Le Comité externe d'examen de la GRC et la Commission des plaintes du public contre la GRC peuvent utiliser ces renseignements pour s'enquérir d'un grief ou enquêter sur une plainte contre la GRC ou un de ses membres. Ces renseignements sont également utilisés à des fins de recherche, de planification, d'évaluation, de communiqués de presse et de statistiques. Cette Information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/025, 96/023, 96/024 & 2006/00

Renvoi au document no. : GRC ADM 380, GRC ADM 460

Enregistrement (SCT) : 001011

Numéro de fichier : GRC PPU 085

Programme d'équité en matière d'emploi

Description: Ce fichier contient des renseignements personnels sur les membres réguliers, civils, et spéciaux, ainsi que sur les postulants de la GRC. Il permet d'évaluer la participation des groupes cibles (e.g. les autochtones, les minorités visibles et les personnes handicapées) conformément au paragraphe 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Les renseignements indiquent si les membres et postulants sont autochtones, de race blanche ou d'une autre race; leur origine ethnique; leurs incapacités. Les renseignements se rapportant au Programme d'équité en matière d'emploi seront conservés à la Direction générale à Ottawa et ils seront accessibles uniquement aux personnes affectées aux programmes d'équité en matière d'emploi. Outre ce qui est demandé sur la formule de renseignements personnels, les membres doivent donner leur nom complet et leur numéro de matricule. Les postulants doivent donner leur nom complet seulement.

Catégorie de personnes : Membres réguliers, civils et membres spéciaux ainsi que les postulants de la GRC.

But : Ces données servent à dresser un tableau complet de la répartition des membres par groupes cibles par rapport aux membres des autres groupes. Ces renseignements permettent de connaître le profil du personnel, des membres, et des postulants, de connaître le taux de participation des membres de groupes cibles et d'établir des objectifs touchant leur participation à la GRC en conformité avec la Loi sur l'équité en matière d'emploi

Usages compatibles : Les renseignements seront utilisés à des fins de gestion des ressources humaines dans le cadre du Programme d'équité en matière d'emploi du gouvernement en vue de relever et de supprimer toute forme de discrimination systémique au chapitre de l'emploi et d'adopter des mesures permettant d'assurer la participation et la représentation équitable des groupes cibles à la Gendarmerie. Ces renseignements peuvent être utilisés à des fins de réglementation et de planification touchant l'équité en matière d'emploi ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC; GRC PPE 806(Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après mandat). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins jusqu'à ce que le sujet du dossier ait atteint 100 ans pour les employés et un minimum de cinq ans pour les requérants. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001, GRC EMP 003, GRC ADM 530, GRC EMP 002, GRC ADM 720

Enregistrement (SCT) : 002103

Numéro de fichier : GRC PPE 818

Dossiers médicaux des membres de la GRC et d'autres personnes demandant une affectation à des fonctions policières à l'étranger

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes qui ont été ou qui sont actuellement à l'emploi de la GRC comme membres réguliers, membres spéciaux ou membres civils ainsi que sur d'autres personnes affectées à des fonctions policières à l'étranger. Les renseignements contenus dans ce fichier donnent un aperçu de l'histoire médicale du membre alors qu'il était à l'emploi de la GRC ou après son licenciement, s'il continue à recevoir des traitements médicaux aux frais de l'État. Les renseignements portent en outre sur le dossier médical des personnes affectées à des fonctions policières à l'étranger. Les dossiers médicaux peuvent contenir de la correspondance, des rapports et des formules se rapportant à l'hospitalisation, aux traitements chirurgicaux, médicaux et dentaires, aux évaluations psychiatriques et psychologiques, aux épreuves de condition physique et aux résultats des épreuves de condition physique et des résultats, aux services reçus en vertu du programme d'assistance aux membres et aux employés, ainsi que des rapports portant sur les blessures subies et les maladies contractées en cours de service et des renseignements sur les profils médicaux des membres. On peut aussi y trouver des renseignements sur l'état de santé d'une personne à charge si le membre demande une affectation à l'étranger ou dans un lieu isolé. Dans le passé, on pouvait trouver le numéro d'assurance sociale des membres dans les dossiers médicaux ou les documents reçus du Centre médical de la Défense nationale au sujet des membres qui ont reçu des soins ou des traitements médicaux de cet organisme. Afin d'avoir accès à ce fichier, les membres doivent se conformer aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, et indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule, ainsi que leur numéro d'insigne ou leur numéro d'employé de la fonction publique. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. On peut trouver aussi des renseignements médicaux dans le répertoire de renseignements personnels au chapitre Affaires des anciens combattants.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont été ou qui sont actuellement à l'emploi de la GRC comme membres réguliers, membres spéciaux ou membres civils et autres personnes affectées à des fonctions policières à l'étranger.

But :En ce qui concerne les membres réguliers, les membres spéciaux et les membres civils, ce fichier sert à établir s'ils sont aptes à exécuter leurs fonctions et à formuler des recommandations touchant les affectations, l'avancement ou le service continu dans les cas où la santé mentale ou la santé physique est un facteur déterminant de l'admissibilité aux congés de maladie et aux prestations d'assurance. Ils fournissent également un dossier complet des problèmes de santé physique ou de santé mentale, des blessures et du traitement lié à la capacité fonctionnelle : ils peuvent également être utilisés au chapitre des indemnités d'incapacité relativement à des blessures, à des maladies ou à un décès survenus en cours de service en vertu de l'article 32 de la Loi sur la pension de retraite de la GRC ou de l'article 5 de la Loi sur la continuation des pensions de la GRC. Ces renseignements peuvent également être utilisés aux fins de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de l'analyse statistique. On se sert des renseignements sur les personnes à charge en vue d'établir le bien fondé d'une affectation d'un membre dans certaines régions, lorsque les personnes à charge accompagnent le membre, ou pour accorder des affectations pour raisons de famille fondées sur l'état de santé ou pour déterminer si le membre est apte à être affecté à l'étranger. En ce qui concerne les autres personnes demandant une affectation à des fonctions policières à l'étranger, ce fichier sert à déterminer leur capacité de réaliser de telles fonctions; à surveiller de façon continue leurs problèmes de santé physique ou de santé mentale pendant qu'ils réalisent ces fonctions policières et à fournir un dossier complet des problèmes de santé physique ou de santé mentale, des blessures et du traitement lié à ces fonctions.

Usages compatibles : Le directeur des services de santé au travail, les médecins-chefs ou les représentants des services de santé régionaux ou divisionnaires se servent de ces dossiers pour déterminer si les membres réguliers et civils sont aptes à exécuter leurs fonctions, y compris des fonctions policières à l'étranger et pour formuler des recommandations touchant les affectations, l'avancement ou le service continu dans les cas où leur santé physique ou mentale est un facteur déterminant ainsi que l'admissibilité aux congés de maladie et aux prestations d'assurance. Ils peuvent également être utilisés pour déterminer l'admissibilité aux indemnités d'incapacité accordées par Anciens Combattants Canada (article 32 de la Loi sur la pension de retraite de la GRC ou article 5 de la Loi sur la continuation des pensions de la GRC) et pour établir la pertinence d'une affectation lorsque la santé physique ou la santé mentale est un facteur à considérer. L'information peut être révélée à un commandant, à l'officier approprié ou au service de police compétent si, selon l'opinion du directeur des services de santé au travail ou des médecins-chefs, des circonstances exceptionnelles le justifient afin d'assurer la sécurité du public ou de collègues; l'information peut aussi être révélée à des médecins ou psychologues appointés à une commission médicale et à un médecin pour assurer la continuité d'un traitement et au responsable du programme dentaire. Ces renseignements peuvent également être utilisés aux fins de la recherche, de la planification de l'évaluation et de la vérification et des statistiques ainsi que pour le couplage des données avec les systèmes SIGRH et SNGDA de la GRC. De l'information sur la condition physique peut être divulguée aux entraîneur(e)s pour des fins de production des rapports et de contrôler l'observation des exigences des Tests d'aptitudes physiques essentielles (TAPE). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : En ce qui concerne les membres et d'autres personnes affectées à des fonctions policières à l'étranger, les dossiers sont conservés au moins jusqu'à ce que le sujet ait atteint 100 ans. Lorsque le dossier du membre de la GRC est désigné comme ayant une valeur archivistique ou historique, il est transféré sous le contrôle de la Bibliothèque et Archives du Canada; lorsque le dossier n'est pas ainsi désigné, il est détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001, GRC EMP 002, GRC EMP 003, GRC EMP 004

Enregistrement (SCT) : 001020

Numéro de fichier : GRC PPE 808

Dossiers relatifs à la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat

Description :

Ce fichier contient l'information reliée aux conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels. La documentation inclut mais n'est pas limitée à la demande par un membre ou leur directeur pour l'évaluation de situations de conflit d'intérêts. La documentation inclut des rapports de nature délicate qui traitent des situations de conflits d'intérêts, y compris mais pas limité à ; les relations interpersonnelles au travail, les biens et passifs et les activités extérieures. Sur le formulaire de demande de postulation à un emploi secondaire/activité extérieure, le membre doit fournir son nom, prénoms et les renseignements relatifs à l'emploi secondaire/activité extérieure convoitée; des rapports confidentiels sur le signalement des biens/passifs soumis par le membre lesquels inclut leur nom, prénoms ainsi qu'une description des biens/passifs reliés au conflit apparent ou potentiel ; les rapports de relations interpersonnelles au travail soumises par un membre doivent inclure leur nom , prénoms ainsi le nom de l'employé avec qui la relation est avec, et les détails de chaque rôles de l'employé et les relations hiérarchiques entre les employés. Également inclus sont les rapports d'enquêtes et la correspondance concernant les conflits réels ou potentiels, entre les intérêts privés et les fonctions et responsabilités officielles du membre.

Catégorie de personnes : Tous les membres de la GRC.

But : Ce fichier a pour but de relever les situations de conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels chez les membres de la GRC, de consigner les conflits d'intérêts potentiels. Les renseignements personnels sont recueillis dans ce fichier en vertu des articles 37 et 39 de la Loi sur la GRC qui établit un Code de déontologie, défini par les règlements de la GRC, applicable à tous les membres de la GRC.

Usages compatibles : Les renseignements servent à régler les situations de conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels et supporte des mesures et décisions atténuantes prises au sujet des mutations, des mesures disciplinaires et des cessations d'emploi. Il permet également a l'évaluation réel, apparent ou potentiel du conflit d'intérêts après-mandat, d'établir et d'assuré la conformité avec les mesures relative a l'après-mandat. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation du rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC);GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans après que l'individu ait été rayé de l'effectif (RE). Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 98/005 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC EMP 002

Enregistrement (SCT) : 002102

Numéro de fichier : GRC PPE 815

Dossiers disciplinaires des membres de la GRC

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les membres réguliers, les membres spéciaux et les membres civils qui ont été ou qui sont présentement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada et qui ont fait l'objet de mesures disciplinaires ou qui ont fait preuve de mauvaise conduite. Les dossiers disciplinaires peuvent contenir les rapports d'enquête relative au Code de déontologie en vertu de la Partie IV de la Loi sur la GRC qui justifient les mesures disciplinaires prises à l'égard du membre ; les réprimandes, les avertissements, les rapports de tribunaux de services et de comités d'arbitrage, les mesures disciplinaires simples et graves, les appels, les comités et toute la documentation pertinente ; les suspensions, les décisions annulées, les dossiers relatifs aux infractions statutaires commises par des membres y compris les enquêtes relatives aux plaintes du public qui entraînent des mesures disciplinaires contre un membre et peuvent être conservées dans le fichier GRC PPU 085 ; les décisions des tribunaux et les appels, la documentation concernant la mauvaise conduite présumée, la documentation relative au licenciement obligatoire résultant de mauvaise conduite et des infractions criminelles, y compris les comités, les audiences et les décisions. La documentation relative au licenciement obligatoire pour des raisons autres que l'inconduite et les infractions criminelles peut être conservée dans le fichier GRC PPE 801 Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC ou le fichier GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC.) Pour avoir le droit de consulter les dossiers qui les concernent, les intéressés doivent se conformer aux exigences qui figurent sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels et doivent également y indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée, par exemple, dans des systèmes tels que le système de soutien bureaucratique de la GRC (ROSS).

Catégorie de personnes : Membres réguliers, membres spéciaux et membres civils qui ont été ou sont présentement à l'emploi de la Gendarmerie et qui ont été l'objet de mesures disciplinaires ou qui ont fait preuve de mauvaise conduite.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements afin de prendre des décisions concernant les suspensions, les réprimandes, les avertissements, les peines du tribunal de service, les sanctions d'un comité d'arbitrage, mesures disciplinaires graves ou simples, les amendes, les faiblesses, les licenciements, les rétrogradations, les affectations, l'avancement, le service continu, les appels, les poursuites criminelles et civiles, les enquêtes, l'admissibilité au traitement médical et les pensions.

Usages compatibles : Le Comité externe d'examen de la GRC et la Commission des plaintes du public contre la GRC peuvent utiliser ces renseignements pour s'enquérir d'un grief ou enquêter sur une plainte contre la GRC ou un de ses membres. Les procureurs de la Couronne peuvent divulguer cette information dans les poursuites criminelles conformément à la décision de la Cour Suprême du Canada dans R c. McNeil 2009 CSC 3, [2009] R.C.S. 66. Les mesures disciplinaires prises contre un membre de la GRC suite à une plainte de harcèlement peuvent être divulguées au plaignant lors de plainte fondée. Ces renseignements peuvent aussi être utilisés pour la recherche, la planification, l'évaluation et la vérification et l'analyse. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi); GRC CMP PPU 085 ( Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générales). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins jusqu'à ce que le sujet du dossier ait atteint 100 ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001017

Numéro de fichier : GRC PPE 805

Dossiers des griefs des membres de la GRC

Description: Ce fichier renferme des renseignements sur les griefs présentés par des membres réguliers, des membres spéciaux ou des membres civils de la GRC. Il renferme aussi les réponses aux griefs et leur règlement définitif. Pour avoir le droit de consulter les dossiers qui les concernent, les intéressés doivent se conformer aux exigences qui figurent sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels et doivent également y indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent aussi indiquer leur division. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée, par exemple, dans des systèmes tels que le système de soutien bureaucratique de la GRC (ROSS).

Catégorie de personnes : Membres réguliers ou civils de la GRC qui ont présenté des griefs.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés par la GRC afin de résoudre les griefs et les appels qui ont été formulés en vertu de la partie III de la Loi sur la GRC ou en vertu d'une autre procédure révisée par cette partie.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés aux fins de la recherche, de la formation, de la planification, de l'évaluation et la vérification et des statistiques et par le Comité externe d'examen de la GRC dans le cadre des griefs. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC); GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins trois ans après la date de la résolution ou de la décision. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001016

Numéro de fichier : GRC PPE 804

Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC

Description: Ce fichier contient des renseignements qui donnent un aperçu chronologique de la solde du membre, des allocations, une copie du formulaire 1733 Demande de Renvoi, des heures supplémentaires, des retenues et autres sujets pertinents, y compris la correspondance envoyée au ministère des Travaux publics et services gouvernementaux Canada qui s'occupe du fonctionnement du système de paye. Le numéro d'assurance sociale est utilisé et conservé dans ce fichier à la demande de l'Agence canadienne du revenu. Pour avoir le droit de consulter les dossiers qui les concernent, les intéressés doivent se conformer aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et ils doivent également y indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont été ou qui sont actuellement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada comme employés autre que les employés de la Fonction Publique.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés au niveau de l'administration interne de la Gendarmerie royale du Canada et de son régime d'avantages sociaux. Une liste des destinataires est maintenue de concert avec le ministère des Travaux publics et services gouvernementaux Canada pour raison de pension. Le numéro d'assurance sociale est utilisé pour les gains et déductions qui doivent apparaître sur les formulaires T-4 et Relevé 1. Cette information est éventuellement transmise à Santé et Bien-être Social Canada pour l'administration du Régime de pensions du Canada. L'information de cette banque de données est fournie à la compagnie contractuelle dans le but de l'administration des régimes de retraite et d'assurance. On donne à cette information la protection requise telle qu'exigée par la GRC et est comprise dans les clauses du contrat.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés aux fins de la vérification, de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de la vérification et des analyses statistiques et peut aussi servir pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); Zyindex, un système d'exploitation utilisé pour verser des données suite à des demandes de réclame. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins jusqu'à ce que le sujet du dossier ait atteint 70 ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001018

Numéro de fichier : GRC PPE 806

Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC

Description: Ce fichier renferme des renseignements qui donnent un aperçu du rendement du membre au travail. Il contient les documents suivants, rapports d'entrevues, appréciations de rendement, conseils et orientation fournis, les citations, les médailles, les avis d'erreur et les documents pertinents des copies de demandes de formation, les résultats d'examen, et les relevés de paiement lorsque la formation est identifiée dans le RERR Ce fichier contient également de la documentation dans le cas où un membre de la GRC est licencié ou rétrogradé pour motif de rendement insatisfaisant. Les évaluations faites à la suite de la formation peuvent aussi être conservées dans le fichier GRC PPU 080. Pour avoir le droit de consulter les dossiers qui les concernent, les intéressés doivent se conformer aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et doivent également y indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter le traitement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont été ou qui sont actuellement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada comme membres réguliers, membres spéciaux, membres civils ou membres de la réserve.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements afin de prendre des décisions relatives à la formation, la mutation, l'avancement, la rétrogradation, l'aide aux employés, aux affectations et à la fin de l'emploi.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés au chapitre de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de la vérification et des analyses statistiques ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC); GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générales); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins jusqu'à ce que le sujet du dossier ait atteint 100 ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001013

Numéro de fichier : GRC PPE 801

Dossiers de service des membres de la GRC

Description: Ce fichier renferme des renseignements qui donnent un aperçu chronologique de la carrière du membre. Les dossiers contiennent les documents relatifs aux demandes d'emploi et d'engagement, les résultats du programme de formation de base des cadets ou des recrues (système informatique LAN), évaluations faites suite à la formation, recommandations en vue d'une promotion ou d'une mutation, les avis de mutation et de changement, les certificats personnels, des renseignements sur les assurances, les déclarations de blessures et d'incapacité des membres et des témoins, les pensions, la documentation sur le retour au travail et sur les besoins d'accommodement, les lettres de licenciement, y compris pour raisons médicales, et les licenciements obligatoires, le formulaire 1733 Demande de Renvoi, les documents de démotion, les lettres de nomination et de licenciement, créances à recouvrer, les mutations pour raisons personnelles, résultats d'évaluation de la langue seconde, profil linguistique, le certificat de triage sécuritaire ainsi que le numéro d'assurance sociale (NAS), obtenu des lois fédérales, pour l'administration du Régime de pensions du Canada, de la Loi sur l'assurance-emploi et de la Loi de l'impôt sur le revenu. Pour avoir le droit de consulter les dossiers qui les concernent, les intéressés doivent se conformer aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et doivent également indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Des dossiers supplémentaires sont également retenus à la Direction générale et aux divisions sur les individus qui ont réussi le cours d'agent d'infiltration et obtenu de la Direction générale un numéro de code. Si vous désirez avoir accès à ces dossiers, veuillez indiquer si vous avez reçu une formation comme agent d'infiltration ou un numéro de code. De plus, indiquez dans quelle division ou dans quel service les dossiers sont retenus. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée, par exemple, dans un système tel que le système de soutien bureaucratique de la GRC (ROSS).

Catégorie de personnes : Personnes qui ont été ou qui sont actuellement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada comme membres réguliers, membres spéciaux, membres civils ou membres de la réserve

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements, y compris les numéros d'assurance sociale qui sont utilisés pour l'administration interne de la Gendarmerie royale du Canada et de son régime d'avantages sociaux et pension. ll sert aussi à consigner les renseignements nécessaires à la détermination de l'admissibilité à divers régimes; au calcul de la pension de retraite ou de la pension de survivant; à la tenue des relevés d'emploi; à l'établissement de l'état des avantages sociaux des employés; à la formulation de réponses aux demandes de renseignements de participants à d'autres régimes et d'exécuteurs testamentaires; à la détermination de l'admissibilité au régime d'assurance-dentaire. Ces données sont communiquées à Santé Canada pour l'application du Régime de pensions du Canada. Les renseignements contenus dans cette banque sont fournis à l'entrepreneur chargé de l'administration des régimes de pension et d'assurance. Ces renseignements font l'objet de la protection nécessaire et sont inclus dans les conditions du contrat.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour la recherche, la planification, l'évaluation et la vérification et les statistiques ainsi que pour le couplage des données, l'analyse statistique et la validation de la protection en matière de pension. Ils peuvent accompagner les renseignements contenus dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets); GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 803 ( Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC); GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); ); MDN PPE 859 (Banque de données sur la pension des Forces canadiennes); TPSGC PCU 702 (Administration des pensions fédérales); SBSC PPU 155 (Base de données principale du régime de pensions du Canada et le régime de retraite Québec);GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi) Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont transmis Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour ce qui est des fonds de pension et des demandes d'indemnités d'assurance. Ces dossiers sont conservés dans les fichiers de renseignements personnels à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Ils peuvent également être utilisés pour justifier les demandes d'indemnités pour incapacité en cas de blessure ou de décès survenu en cours de service, en vertu de l'article 32 de la Loi sur la pension de retraite de la GRC, ou de l'article 5 de la Loi sur la continuation des pensions de la GRC. Les évaluations concernant les pensions pour incapacité ou décès sont conservées dans les fichiers de renseignements personnels du ministère des Affaires des anciens combattants et doivent être consultées par l'entremise de ce ministère. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins jusqu'à ce que le sujet du dossier ait atteint 100 ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001014

Numéro de fichier : GRC PPE 802

Employés civils temporaires

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes qui ont été ou qui sont actuellement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada comme Employés civils temporaires. Ces renseignements donnent un aperçu chronologique de la carrière de ces personnes au sein de la Gendarmerie. Ils englobent notamment les demandes d'emploi, les certificats d'habilitations sécuritaires ou relatives à la fiabilité, une copie du formulaire 2036 "Offre emploi - employé civil temporaire", le traitement, les évaluations et les notes de service indiquant les raisons de la cessation d'emploi. Le numéro d'assurance sociale est obtenu en vertu de la Loi sur l'administration financière. Les personnes qui veulent le consulter doivent satisfaire aux exigences qui figurent sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels et indiquer leur nom, prénoms, date de naissance, genre de travail et l'endroit où elles ont servi afin d'obtenir des renseignements pertinents. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui désirent obtenir des renseignements particuliers doivent préciser les documents qu'elles veulent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont postulé et obtenu un emploi d'employé civil temporaire au sein de la GRC.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui ont été compilés dans le cadre du processus d'engagement des Employés civils temporaires. Le numéro d'assurance sociale est utilisé pour la tenue des relevés comptables d'emploi.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour prendre des décisions concernant l'engagement, la solde, les affectations et la continuation du service. Il peut également servir aux fins de la recherche, de la planification de l'évaluation et de la vérification et des statistiques. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 065 (Dossiers d'habilitation sécuritaires et relative à la fiabilité); GRC PPU 807 (Dossiers administratifs généraux de la GRC). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans après que l'individu ait été rayé de l'effectif (RE). Ensuite, les renseignements liés à cet employé seront transférés au Centre de services régional du Manitoba (CSRM) de Bibliothèque et Archives Canada pour une période de 80 ans après l'anniversaire de naissance de l'individu, ou deux ans après l'anniversaire de son décès.
No. ADD : 2000/030

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC EMP 001

Enregistrement (SCT) : 001022

Numéro de fichier : GRC PPE 810

Dossiers de vérification de sécurité/fiabilité

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur des personnes qui ont obtenu une habilitation sécuritaire ou une cote de fiabilité de la GRC au moment ou elles étaient membres ou employés de la GRC ou lorsqu'elles ont postulé un emploi de membre ou d'employé de la GRC ou pendant qu'elles étaient à l'emploi d'entreprises privées ayant un contrat avec la GRC ou avec des personnes qui ont un partenariat avec la GRC. L'habilitation sécuritaire vise à évaluer la loyauté de la personne et sa fiabilité relativement à la loyauté. La vérification de la fiabilité sert à apprécier la fiabilité de la personne ou autres qui cohabitent/vivent sous le même toit. Le fichier renferme des renseignements personnels sur le postulant ou l'employé et sur sa famille immédiate. Il peut contenir également les renseignements recueillis relatifs au et les résultats de l'entrevue et test polygraphique préalable à l'emploi, les résultats de vérification des casiers judiciaires ou des fichiers d'empreintes digitales, des vérifications auprès des services d'information financières, des rapports d'enquête sur des entrevues avec d'anciens employeurs, des personnes citées à titre de référence, et une analyse de ces renseignements. De plus, le fichier indique le niveau d'habilitation sécuritaire ou de fiabilité accordé ou la raison pour laquelle ce niveau a été refusé ou révoqué.

Catégorie de personnes : Membres ou employés de la GRC ou postulants à un poste de membre ou d'employé de la GRC ou employés d'entreprises privées ayant un contrat avec la GRC ou avec des personnes qui ont un partenariat avec la GRC.

But : L'habilitation sécuritaire vise à évaluer la loyauté de la personne et sa fiabilité relativement à la loyauté. La vérification de la fiabilité sert à apprécier la fiabilité de la personne

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés par des organismes canadiens et étrangers reconnus chargés de l'exécution de la loi et visant la détection et la prévention du crime. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers. Tous les liens concernant l'administration ou l'application de la loi et la détection, la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) et avec les dossiers des postulants et des cadets GRC PPU 070.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés au moins deux ans après la date limite d'une cote de sécurité, cinq ans après la date limite d'une vérification pour l'accès aux installations, ou cinq ans après la date d'une décision pour les requérants non retenus. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit..

No. ADD : 95/009, 96/023, 98/001

Related PR#: CMP ADM 001

Enregistrement (SCT) : 003208

Numéro de fichier : GRC PPU 065

Auxiliaires de police

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes qui ont été ou qui sont présentement à l'emploi de la Gendarmerie royale du Canada comme Auxiliaires de police. Ces renseignements portent sur l'embauche, le service et la cessation d'emploi des Auxiliaires de police de la GRC. Le fichier peut aussi contenir des rapports d'activités et d'appréciation, ainsi que les certificats d'habilitation sécuritaire ou relatifs à la fiabilité. Les personnes qui veulent consulter ce fichier doivent satisfaire aux exigences qui figurent sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels et indiquer leur nom, prénoms, date de naissance, genre de travail et l'endroit où elles ont travaillé afin d'obtenir des renseignements pertinents. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui désirent obtenir des renseignements particuliers doivent préciser les documents qu'elles veulent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont postulé et obtenu un emploi d'auxiliaire de police.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui ont été recueillis dans le cadre de processus d'engagement des postulants à un poste d'auxiliaire de police.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour prendre des décisions concernant la continuation du service au sein de la GRC. Les renseignements qu'il contient peuvent également servir aux fins de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de la vérification et des statistiques ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 065 (Dossiers d'habilitation sécuritaire et relative à la fiabilité); GRC PPU 807 Dossiers administratifs généraux de la GRC ainsi que le système d'entretien d'équipement. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins dix ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC ADM 720

Enregistrement (SCT) : 001021

Numéro de fichier : GRC PPE 809

Services de police communautaires

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes qui participent aux programmes nationaux, régionaux et divisionnaires de police communautaire et de prévention criminelle de la GRC. Ces programmes comprennent les services à la jeunesse, le programme national des policiers éducateurs, les initiatives de lutte contre la violence familiale et les mauvais traitements infligés aux personnes âgées, l'intervention et la déjudiciarisation, l'engagement communautaire, le programme des agents communautaires, les services de police sans préjugés et autres programmes de police communautaire et de prévention criminelle. Ils visent à promouvoir et à soutenir des interventions efficaces, axées sur l'éducation, la prévention et l'exécution, contre les activités criminelles, la victimisation et les problèmes communautaires. Les renseignements ne sont généralement pas classés sous le nom d'une personne. Les personnes qui veulent consulter ce fichier doivent, en plus de satisfaire aux exigences précisées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, fournir suffisamment de détails concernant leur participation à un programme de la GRC, y compris l'endroit, les dates et le nom du programme en question. Celles qui ne désirent obtenir que certains renseignements particuliers doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont demandé de participer et qui ont participé à des programmes nationaux, régionaux et divisionnaires de police communautaire et de prévention criminelle de la GRC.

But :Ce fichier a pour but d'appuyer les programmes de police communautaire et de prévention criminelle de la GRC.

Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier sont aussi utilisés à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques. On peut se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030 & 96/023

Renvoi au document no. : GRC ADM 1466, GRC ADM 205 GRC ADM 720

Enregistrement (SCT) : 000998

Numéro de fichier : GRC PPU 010

Consultation des fichiers - Pour la protection des dignitaires et des événements canadiens et étrangers

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels ayant trait aux personnes qui ont soumis une demande d'accréditation de la presse et de volontaires ou qui, en raison de leur emploi, côtoieront de près des dignitaires canadiens et étrangers en visite dans notre pays ou en dedans d'une zone sécuritaire pertinente à un événement désigné. Il renferme aussi des renseignements biographiques fournis par des particuliers, qui servent à déterminer si les requérants sont admissibles à l'accréditation de la presse, ainsi que des données biographiques sur ceux qui auront accès aux zones où peut se trouver un dignitaire canadien ou étranger en visite ainsi qu'au cours d'un événement. L'information de ce fichier peut être entrée dans le système de gestion de l'accréditation de sécurité. En plus des renseignements exigés sur la formule de demande d'accès à des renseignements personnels, il faut donner les détails concernant la visite du dignitaire comme son nom, les dates et le lieu de la visite pour faciliter l'extraction des données et accélérer le traitement de la demande.

Catégorie de personnes : Employés de la presse, volontaires, techniciens, et personnes qui pourraient côtoyer de près les personnalités en raison de leur emploi.

But :Ce fichier a pour but de déterminer si ces personnes sont admissibles à l'accréditation de la presse ou de service pour une visite précise conformément au mandat de la Police de protection.

Usages compatibles : Les services de police canadiens reconnus se servent de ces données pour appuyer la décision d'accorder ou non l'accréditation de la presse, du service et de volontaires. On peut se servir de cette information pour le couplage des données avec d'autres fichiers ou dossiers de programmes. Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/025, 91/015, 95/009, 96/023, 96

Renvoi au document no. : GRC ADM 720, GRC ADM 340, GRC ADM 445

Enregistrement (SCT) : 001007

Numéro de fichier : GRC PPU 060

Dossiers des employés municipaux à l'emploi de la GRC

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les employés municipaux qui travaillent ou qui ont travaillé pour la Gendarmerie royale du Canada aux termes d'une entente contractuelle avec la municipalité concernée. Ces renseignements donnent un aperçu chronologique de la carrière de la personne au sein de la Gendarmerie royale du Canada. Ils englobent notamment les formules relatives à l'emploi, les certificats d'habilitation sécuritaire ou relatifs à la fiabilité, le traitement initial, les certificats de paye, les demandes d'augmentation salariale, les dossiers des congés de maladie ou de congé, et les évaluations et notes de service stipulant la raison de la cessation d'emploi. Le numéro d'assurance sociale est obtenu en vertu de la Loi sur l'administration financière. Les personnes qui veulent le consulter doivent satisfaire aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et indiquer également leur nom, prénoms, date de naissance, genre de travail et l'endroit où elles ont travaillé afin d'obtenir des renseignements pertinents. Les membres actifs doivent indiquer l'endroit où les renseignements auxquels ils désirent avoir accès peuvent être conservés. Les personnes qui désirent obtenir des renseignements particuliers doivent préciser les documents qu'elles veulent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont postulé un emploi et travaillé à la Gendarmerie en qualité d'employés municipaux.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui ont été recueillis dans le cadre du processus d'engagement des postulants à un poste d'employé municipal à la GRC. Le numéro d'assurance sociale est utilisé pour la tenue des relevés comptables d'emploi.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour prendre des décisions concernant l'engagement et la continuation du service. On peut aussi se servir de cette information pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 065 (Dossiers d'habilitation sécuritaires et relative à la fiabilité); GRC PPU 807 (Dossiers administratifs généraux de la GRC). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins cinq ans après que l'individu ait été rayé de l'effectif (RE). Ensuite, les renseignements liés à cet individu seront transférés au ministère ou agence de celui-ci.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC ADM 530

Enregistrement (SCT) : 001023

Numéro de fichier : GRC PPE 811

Dossiers des postulants et des cadets

Description: Ce fichier et le système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) renferme les documents relatifs aux évaluations des postulants, les résultats des examens de sélection des recrues, les évaluations des candidats, la feuille de contrôle pour l'engagement, le certificat TAPE (Test d'Aptitudes Physiques Essentielles) et la correspondance connexe, la mise à jour des données du rapport entrevue du personnel. Les renseignements relatifs aux postulants qui sont inscrits comme cadets par la GRC sont conservés dans les dossiers des cadets. Les dossiers de cadets contiennent aussi des documents relatifs à l'indemnité de recrutement des cadets. Les renseignements relatifs aux postulants qui sont engagés sont conservés dans les dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC (fichier GRC PPE 801), les dossiers de service (fichier GRC PPE 802 et les dossiers médicaux (fichier GRC PPE 808). En plus de se conformer aux exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes intéressées doit indiquer leur nom, prénoms, et date de naissance et l'endroit où la dernière demande a été faite. Les personnes qui veulent obtenir que certains renseignements particuliers doivent indiquer les documents visés afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Pour consulter les dossiers d'habilitation sécuritaire et de fiabilité, il faut préciser le fichier GRC PPU 065. Les plaintes concernant la fiabilité des personnes se trouvent dans le fichier GRC PPU 085.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont postulé un emploi au sein de la GRC à titre de membres réguliers, de membres civils ou de gendarmes spéciaux.

But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés pour déterminer l'aptitude des personnes pour ce qui est de leur engagement au sein de la GRC.

Usages compatibles : On les utilise également à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques. Cette information peut aussi servir pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses), GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC), GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC), GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC), GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale), GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC), GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins cinq ans pour les requérants non retenus et six exercices financiers pour les cadets non retenus. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030, 89/013 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 530, GRC EMP 003, GRC ADM 445

Enregistrement (SCT) : 001008

Numéro de fichier : GRC PPU 070

Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC

Description: Ce fichier renferme des curriculum vitae, des indicateurs de rendement, des recommandations des comités de promotion ou des conseils d'évaluation, les résultats d'examens de promotion et/ou les résultats d'entrevues devant le comité de promotion, ou des renseignements sur les postes qui sont comblés, des tableaux de comparaison concernant la sélection du personnel et des descriptions de tâches. Afin d'avoir accès à ce fichier, les membres doivent se conformer aux exigences qui figurent sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels et indiquer leur nom, prénoms et numéro matricule. Les membres actifs doivent aussi indiquer leur division. Les renseignements suivants concernant le poste pour lequel les mesures de dotation ont été prises sont également nécessaires : division/direction, fonction, année et si possible Service. Pour les aspirants officiers, la date à laquelle le conseil d'appréciation des aspirants officiers a été tenu doit figurer. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être conservés dans des dossiers ou encore sous forme automatisée, par exemple, dans le système "Information sur les examens".

Catégorie de personnes : Tous les gendarmes, les sous-officiers, les gendarmes spéciaux, les membres spéciaux et les membres civils qui ont écrit l'examen de promotion et/ou se sont présentés devant le comité de promotion ou qui ont été considérés pour une promotion ou une mutation latérale par les jurys des promotions/ mutations et qui se sont présentés devant le conseil d'appréciation des aspirants officiers en tant que postulants au grade d'officier et tous les officiers, les membres civils et les gendarmes spéciaux, les membres spéciaux ou grade équivalant à celui d'un officier, qui ont été considérés pour de l'avancement par le Commissaire ou son délégué.

But :Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui servent à choisir des candidats en vue de promotions et de nominations au grade d'officier, ainsi qu'à remplir des postes ainsi que dans la révision des griefs découlant de ces mesures.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés aux fins de la recherche, de la planification, de l'évaluation et de la vérification et des statistiques ainsi que pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets) ; GRC PPU 090 (Distinctions et récompenses); GRC PPE 801 Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC); GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC); GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC); GRC PPE 805 Dossiers disciplinaires des membres de la GRC; GRC CMP PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, enquêtes et assistance générale); GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC); GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat) GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi). Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette d'information peut être reliée avec le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins trois ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 2000/030

Renvoi au document no. : GRC ADM 442

Enregistrement (SCT) : 001015

Numéro de fichier : GRC PPE 803

Dossiers relatifs aux demandes de consultation

Description: Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les personnes qui ont déjà présenté des demandes d'accès à des renseignements personnels ou des demandes d'accès à l'information, reliées aux fichiers de la GRC, ainsi que sur les individus visés par une demande de consultation d'une autre institution gouvernementale. Il contient les demandes d'accès à des renseignements personnels, demandes de correction, d'accès à l'information qui ont été présentées, les réponses à ces demandes et aux appels, et les renseignements sur leur traitement (ATIP Flow et ATIP Image). En plus de se conformer aux exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels ou d'accès à l'information, les personnes intéressées doivent également indiquer leur nom, prénoms, date de naissance pour pouvoir consulter ce fichier.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont déjà présenté des demandes d'accès à des renseignements personnels ou d'accès à l'information pour des données obtenues de la GRC ou préparées par elle.

But :Ce fichier a pour but de consigner des renseignements conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information. Il sert au traitement des demandes d'accès à des renseignements personnels et à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de statistiques.

Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés pour le traitement des demandes d'accès à des renseignements personnels ou d'accès à l'information des autres fichiers de la GRC. Ils sont également utilisés à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/025, 91/015, 96/023, 99/006 & 2005/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 1516, GRC ADM 1517

Enregistrement (SCT) : 001005

Numéro de fichier : GRC PPU 045

Renseignements divulgués en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Description: Cette banque de données renferme une copie des renseignements personnels divulgués en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que de la correspondance interne et de la correspondance avec le commissaire à la protection de la vie privée..

Catégorie de personnes : Personnes dont les renseignements personnels ont été communiqués parce que des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou parce que la personne concernée en tirerait un avantage certain.

But :On utilise cette banque de données pour consigner les communications de renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et pour rendre compte du nombre de ces demandes.

Usages compatibles : Les organismes reconnus d'exécution de la loi des gouvernements fédéraux, provinciaux et municipaux du Canada et de l'étranger ainsi que les contrôleurs des armes à feu provinciaux et territoriaux utilisent les données de cette banque aux fins de la gestion ou de l'exécution de la loi et de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime en général. Ces renseignements peuvent être combinés à des renseignements provenant d'autres banques de données ou de dossiers de programmes. L'établissement de liens aux fins de l'administration ou de l'exécution de la loi et de la prévention, de la détection et de la suppression du crime est conforme aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Bibliothèque et Archives Canada n'ont pas émis une autorisation de disposer des documents (ADD) pour que les renseignements dans cette basse de données soient supprimés à ce moment.

No. ADD : En voie d'élaboration

Renvoi au document no. : GRC ADM 1518

Enregistrement (SCT) : 005476

Numéro de fichier : GRC PPU 200

Accidents des voitures de police de la GRC demandes de règlements de sinistre déposées par la GRC ou contre celle-ci

Description: Ce fichier renferme des rapports d'enquête ou d'incident, des déclarations, des demandes de règlements pour dommages, des décisions juridiques et la documentation connexe. En plus de se conformer aux exigences indiquées dans la formule de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes intéressées doivent donner suffisamment de détails concernant leur contact avec la GRC y compris la date, la nature et l'endroit où s'est produit l'incident en question. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements particuliers doivent indiquer les documents qu'elles désirent consulter afin de faciliter l'acheminement de leur demande.

Catégorie de personnes : Les personnes qui ont été impliquées dans des accidents de la circulation avec des véhicules de la GRC ou sur les évaluations et réclamations concernant les dommages ou les pertes subis relativement aux biens ainsi que d'autres réclamations similaires déposées par la Gendarmerie ou contre celle ci.

But :Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui sont utilisés pour déterminer la responsabilité en ce qui concerne les accidents impliquant des véhicules automobiles, pour conclure un accord relativement aux dommages subis.

Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier sont également utilisés pour le compte de l'administration interne de la Gendarmerie ainsi qu'à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de vérification et de statistiques. Cette information peut aussi servir pour le couplage des données dans les fichiers suivants : GRC PPU 070 (Dossiers des postulants et des cadets), GRC PPE 801 (Dossiers d'évaluation de rendement des membres de la GRC), GRC PPE 802 (Dossiers de service des membres de la GRC), GRC PPE 803 (Dossiers relatifs aux débats des comités d'avancement des membres de la GRC), GRC PPE 805 (Dossiers disciplinaires des membres de la GRC), GRC PPU 085 (Plaintes contre la GRC ou un de ses membres, assistance générale), GRC PPE 806 (Dossiers sur la solde et les indemnités des membres de la GRC), GRC PPE 815 (Dossiers relatifs au Code régissant la conduite des membres de la GRC en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après mandat), GRC PPE 818 (Programme d'équité en matière d'emploi) et GRC PPE 804 (Dossiers des griefs des membres de la GRC). Toutes les liaisons concernant l'administration ou l'application de la loi et aussi aux fins de la détection, de la prévention ou la suppression du crime sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans cette base sont gardés par la GRC au moins deux ans. Le dossier sera transféré et contrôlé par Bibliothèque et Archives Canada si l'on détermine qu'il ait une valeur durable. Sinon, le dossier sera retenu par la GRC jusqu'à ce qu'il n'ait plus de valeur d'affaire advenant quoi il sera détruit.

No. ADD : 89/013, 95/009, 96/023, 96/024 & 2006/006

Renvoi au document no. : GRC ADM 105, GRC ADM 188, GRC ADM 372

Enregistrement (SCT) : 001009

Numéro de fichier : GRC PPU 075

Système d'enregistrement des armes à autorisation restreinte (SEAAR)

Description: Cette banque de données contient d'anciens dossiers relatifs aux certificats d'enregistrement conservés en application de l'article 114 de l'ancienne loi. Elle a été transférée au PCAF aux fins de la tenue de dossiers en vertu de la Loi sur les armes à feu. Elle contient d'anciennes demandes d'enregistrement d'armes à autorisation restreinte et d'armes prohibées, des certificats d'enregistrement et les données sur les autres armes qui sont enregistrées, notamment au nom des services de police, des ministères, des musées et des entreprises d'armes à feu, ainsi que les autorisations interprovinciales de port ou de transport d'armes à autorisation restreinte qu'exigeait l'ancienne partie III du Code criminel (avant le 1er décembre 1998). La banque de données contient aussi des documents sur les ordonnances d'interdiction, les refus et les révocations de certificats d'enregistrement et d'autorisations interprovinciales de port d'armes à feu. Selon la Loi sur les armes à feu, le directeur de l'enregistrement des armes à feu a le pouvoir de tenir un registre de tous les certificats d'enregistrement des armes à feu. En plus des données inscrites sur le formulaire de demande d'accès aux renseignements personnels, les demandeurs doivent fournir leur nom complet, leur date de naissance et leur adresse. Les données relatives aux certificats d'enregistrement, aux refus et aux révocations de certificats d'enregistrement et aux autorisations interprovinciales de port d'armes à autorisation restreinte sont conservées à la Direction générale de la GRC, à Ottawa (Ontario). Les personnes qui désirent consulter seulement certains renseignements doivent indiquer les documents qu'elles veulent consulter afin d'accélérer le traitement des demandes. Les données de cette banque peuvent être conservées sur papier, sur microfilm et sur support automatisé.

Catégorie de personnes : Personnes qui ont présenté une demande d'enregistrement d'une arme à autorisation restreinte ou une arme prohibée au Canada et qui ont obtenu un certificat d'enregistrement; personnes qui ont présenté au contrôleur des armes à feu (CAF) une demande d'autorisation de port ou de transport d'une arme à autorisation restreinte ou d'une arme prohibée au Canada; personnes à qui on a refusé d'accorder un certificat ou un permis ou dont le certificat ou le permis a été révoqué ou qui ont fait l'objet d'une ordonnance d'interdiction de possession d'une arme à feu.

But :Application et exécution des lois sur le contrôle des armes à feu au Canada.

Usages compatibles : Le PCAF utilise les données de cette banque pour confirmer que les personnes en possession légitime d'armes à feu en vertu de l'ancienne loi les ont enregistrées conformément à la Loi sur les armes à feu. Les organismes reconnus d'exécution de la loi fédéraux, provinciaux/étatiques et municipaux du Canada et de pays étrangers ainsi que les contrôleurs des armes à feu utilisent les données de cette banque aux fins de l'administration ou de l'exécution de la loi et de la détection, de la prévention ou de la suppression du crime en général. Une correspondance peut être établie entre ces renseignements et les renseignements provenant d'autres fichiers de renseignements personnels ou dossiers de programmes. L'établissement de liens aux fins de la gestion ou de l'exécution de la loi et de la prévention, de la détection et de la suppression du crime est conforme aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de destruction : Bibliothèque et Archives Canada n'ont pas émis une autorisation de disposer des documents (ADD) pour que les renseignements dans cette basse de données soient supprimés à ce moment.

No. ADD : En voie d'élaboration

Renvoi au document no. : GRC ADM 1690

Enregistrement (SCT) : 005477

Numéro de fichier : GRC PPU 101

Programme de gestion intégrée du risque fondée sur les signes précurseurs (Early Warning Integrated Risk Management Program / EWIRMP)

Description: Ce fichier contient des renseignements, sous forme d'aperçu chronologique, sur des personnes en cause dans des affaires relatives à des plaintes du public, au code de déontologie et à des collisions impliquant un véhicule de police. Le Programme de gestion intégrée du risque fondée sur les signes précurseurs est un outil permettant de reconnaître et de régler de façon proactive les problèmes qui pourraient avoir une incidence sur le comportement du membre ou son rendement au travail à la GRC. Les renseignements contenus dans ce fichier sont tenus à jour à l'aide du logiciel IAPro (Internal Affairs Professional Standards), un système automatisé de gestion des ressources humaines utilisé par le Groupe des normes professionnelles. Les renseignements personnels saisis comprennent le nom complet, le poste et le titre de la personne, le lieu du service pour lequel il travaille, la date et un résumé de l'incident, les mesures disciplinaires imposées, les détails de la plainte du public et les conclusions à cet égard, le numéro d'identification d'employé et des renseignements personnels sur l'employé. Les fichiers qui y sont joints peuvent comprendre des images, des vidéos et des liens audio pour analyse.

Catégorie de personnes : Tous les membres réguliers et membres civils de la GRC dans les divisions K et E.

But : Ces renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme ou l'activité de gestion du risque fondée sur les signes précurseurs. Ils sont recueillis conformément au sous-alinéa 21(1)b) de la Loi sur la GRC et aux dispositions du règlement connexe. Ils peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : permettre aux cadres supérieurs d'appliquer des stratégies d'intervention appropriées pour prévenir d'autres incidents qui pourraient nuire au bien-être du membre et pour réduire les risques pour la GRC; fournir des statistiques aux autorités provinciales, conformément aux dispositions de la PARTIE VII, Plaintes du public, de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada et des dispositions du règlement connexe.

Usages compatibles : Ces renseignements sont aussi utilisés pour produire des rapports de gestion, à des fins de recherches, de planification, d'évaluation, de vérification et d'analyse statistique, et pour la présentation des rapports exigés par la loi. Ils peuvent aussi être utilisés pour le couplage des données avec les fichiers suivants : Système d'information sur la gestion des ressources humaines (GRC PPU 013); Dossiers disciplinaires des membres de la GRC (GRC PPE 805); Plaintes contre la GRC (GRC PPU 085); Dossiers opérationnels (GRC PPU 005); Accidents des voitures de police de la GRC/demandes de règlements de sinistre déposées par la GRC ou contre celle-ci (GRC PPU 075); Procédures civiles et services juridiques (JUS PPU 010).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans ce fichier sont détruits deux ans après la fermeture du dossier de l'affaire.

No. ADD : En voie d'élaboration

Renvoi au document no. : GRC ADM 415, GRC ADM 380, GRC ADM 390, GRC ADM 448, GRC ADM 372, GRC ADM 105

Enregistrement (SCT) : 20140096

Numéro de fichier : GRC PPE 812